Entorno de Excel - Contexto de Trabajo y navegación

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1 MICROSOFT EXCEL QUË ES? Excel es el más popular de los programas de planillas de cálculo que maneja libros y hojas de calculo y se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Entorno de Excel - Contexto de Trabajo y navegación La imagen a continuación es lo que vemos cuando abrimos Excel. Por defecto nos presenta un archivo en blanco para que comencemos a trabajar Libro1 ; Libro2 Cada libro puede contener varias hojas de cálculo y organizar información en un único archivo. Cada hoja las nombra: Hoja1; Hoja2; Hoja3 Si no se ha modificado este comportamiento, cuando abrimos Excel, nos muestra un LIBRO con tres HOJAS. Cuadro de nombres Barra de fórmulas Barra de Estado

2 DEFINICIONES Libro: Es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Hoja de Cálculo: Es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto, valores numéricos, fechas y datos horarios, fórmulas o funciones matemáticas. Cada hoja contiene filas y 256 columnas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., AA, AB,..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3,..., 65536). Filas: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal Columnas: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical Celda: Es la intersección de una fila y una columna. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo: La celda que es la intersección de la fila 10 con la columna E, se denomina E10. Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la dirección de la celda de una esquina del rango (la superior izquierda), luego dos puntos y la dirección de la celda que corresponde a la esquina opuesta (la inferior derecha). Por ejemplo: Al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.

3 En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo. TRABAJAR CON LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO Como hemos definimos anteriormente un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, Hoja de Cálculo Activa pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo Para desplazarse Entre las celdas En una fila hacia arriba o hacia abajo En una columna hacia la izquierda o hacia la derecha En una ventana hacia arriba o hacia abajo En una ventana hacia la izquierda o hacia la derecha Haga esto Haga clic en cualquier celda o utilice las teclas de dirección ésta celda se convertirá en la celda activa. Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical. Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal. Haga clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. Haga clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la barra de desplazamiento horizontal.

4 Cambiar entre hojas de un libro Haga clic en la etiqueta de la otra hoja del libro en que está trabajando. Seleccionar hojas de un libro Para seleccionar Una sola hoja Dos o más hojas adyacentes Dos o más hojas NO adyacentes Todas las hojas de un libro. Haga esto Haga clic en la etiqueta de la hoja. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual. Manipular hojas: Para manipular hojas basta con hacer clic con el botón secundario del ratón sobre alguna de las etiquetas de las hojas del libro y seguir el menú contextual. Usted podrá insertar nuevas hojas, cambiar el nombre a las existentes, mover o copiar, eliminar, cambiar el color de las etiquetas y seleccionar todas las hojas a la vez. EDICIÓN Rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna Si los primeros caracteres que escriba en una celda coinciden con una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenará automáticamente los demás. Microsoft Excel rellenará sólo las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las que contengan sólo números, fechas u horas no se rellenarán.

5 Además, podrá seleccionar entre una lista de las entradas ya contenidas en la columna. Para ver la lista, presione ALT+FLECHA ABAJO o haga clic en la lista con el botón secundario del ratón.

6 Copiar celdas consecutivamente dentro de una fila o columna 1. Seleccione las celdas que contengan los datos que desee copiar. 2. Arrastre el controlador de relleno + sobre las celdas que desee rellenar y, a continuación, suelte el botón del ratón. De este modo reemplazará los valores o fórmulas existentes en las celdas que rellene. Copiar celdas no consecutivas 1. Seleccione las celdas que contengan los datos que desee copiar. 2. Seleccione Copiar en el menú Edición, sitúese en la celda destino y elija pegar en el menú Edición. También puede hacer clic con el botón secundario sobre la celda a copiar, elegir Copiar del menú contextual, luego situado el la celda destino elija pegar.

7 Autorrellenar Es posible rellenar automáticamente varios tipos de series seleccionando celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Series). Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los días, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como días de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican. La función Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda reflejado en la siguiente tabla. El cuarto ejemplo muestra cómo Microsoft Excel puede extender parte de una selección (Producto 1) y copiar otra parte (Pedido parcial). Selección inicial Lun 1-ene, 1-mar Trim3 (o T3 o Trimestre3) Producto 1, Pedido parcial texto1, textoa 1er período Serie extendida mar, mie, jue 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim4, Trim1, Trim2,... Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,... texto2, textoa, texto3, textoa,... 2do período, 3er período,... Producto 1 Producto 2, Producto 3,... 1, 2 3, 4, 5, 6,... Cancelar o deshacer una entrada Para cancelar una entrada antes de presionar ENTRAR, presione ESC. Para deshacer una entrada terminada, haga clic en Deshacer. Modificar el contenido de celdas 1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar. 2. Haga los cambios necesarios en el contenido de las celdas. 3. Para escribir los cambios, presione ENTRAR. Para cancelar los cambios, presione ESCAPE. Borrar contenido, formato o comentarios de las celdas 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar. 2. En el menú Edición, seleccione Borrar y, a continuación, haga clic en Todo, Contenido, Formatos o Comentarios. Insertar filas 1. Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5.

8 Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. 2. En el menú Insertar, haga clic en Filas. Insertar columnas 1. Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columna

9 FORMATO DE HOJAS DE CÁLCULO Formato de celdas Número: Excel puede cambiar la forma en que muestra los números. Para ello: Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 1. Llegue hasta FORMATO y luego elija la opción CELDAS 2. En la ventana abierta elija la pestaña Número. 3. Elija la categoría deseada y dé el formato de su preferencia o necesidad. También puede llegar a la ventana de Alineación: formato de celdas, parándose en la celda a dar formato, haciendo clic con el botón secundario del Mouse y eligiendo la opción Formato de celdas La segunda pestaña de la ventana Formato de celdas es Alineación en ella podemos encontrar: Alineación del texto: Horizontal: De forma predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y los valores lógicos o de error se centran, pero podemos cambiar esto. Vertical: De forma predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. Sangría: Cada incremento en este cuadro es equivalente al ancho de un carácter. Control del texto: Ajustar texto: Ajusta el texto de varias líneas en una celda. Reducir hasta ajustar: Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El tamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna. Combinar celdas: Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. Orientación: Me permite cambiar la orientación del texto. Fuente: La pestaña fuente me permite cambiar la fuente, el estilo y el color del texto Bordes: La pestaña bordes me permite cambiar aplicar bordes con diferentes líneas y colores a las celdas seleccionadas. Tramas: Esta pestaña permite sombrear y aplicar tramas a las celdas seleccionadas.

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