PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PRESUPUESTO

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PRESUPUESTO 1. PROPÓSITO Velar por el cumplimiento de la Gestión Financiera de acuerdo con la normativa vigente y las metas y objetivos previamente establecidos, mediante mecanismos de control y seguimiento de las actividades con el fin de asegurar la ejecución correcta de los recursos y así obtener información oportuna y confiable para la toma de decisiones a futuro. 2. DESCRIPCIÓN 2.1. Este documento consta de los siguientes apartados: Control en la Formulación del Presupuesto (2.4) Control en la Ejecución del Presupuesto (2.5) Seguimiento en la Ejecución del Presupuesto (2.6) 2.2 La aplicación de este documento es responsabilidad de: Despachos ministeriales Unidades Ejecutoras de Programas Presupuestarios (UEPP) Jefe de Departamento Financiero Contable Coordinadores de las áreas de presupuesto y tesorería Analistas Financieros Encargado de caja 2.3 Control en la Formulación del Presupuesto El Coordinador del Área de Presupuesto recibe el 6F76, Anteproyecto de Presupuesto por Programa, según el apartado del procedimiento 6P03-1 Formulación de Presupuesto, verifica y consolida la información numérica presentada. R: 24/08/15 V.02 Página 1 de 6

2 2.4 Control en la Ejecución del Presupuesto El Coordinador del Área de Presupuesto, verifica y consolida la información numérica por título, fuente de financiamiento y clasificación, preparado por el Analista Financiero, según el apartado Programación Financiera de la Ejecución Presupuestaria (Cuota) y Proyección Gasto Efectivo, traslada la información al Jefe del Departamento Financiero Contable para su aprobación interna El Coordinador del Área de Presupuesto recibe la autorización de parte del Ministerio de Hacienda, verifica que las cifras contenidas sean consecuentes con la propuesta solicitada según los 6F19, Programación de Cuota y Flujo de Efectivo, según del apartado Programación Financiera de la Ejecución Presupuestaria (Cuota) y Proyección Gasto Efectivo y lo traslada al Analista Financiero El Coordinador del Área de Presupuesto verifica la información incluida en la 6F137, Boleta de Visado de Reserva de Recursos para su posterior liberación, según la actividad del apartado de Apertura de Reservas El Coordinador del Área de Tesorería consolida y autoriza los compromisos adquiridos, mediante 6F141, Informe de Autorización para Emisión de Pagos de Caja Chica verificando las cuentas a cancelar versus el disponible de Caja Chica, previo al ingreso al sistema, según apartado Cancelación de Compromisos Adquiridos por el MAG El Analista Financiero verifica las transacciones realizadas mediante el Sistema Internet Banking con el libro de diario automatizado y elabora 6F142, Informe trimestral arqueo fondo de caja chica y lo traslada para firmas, según actividad , apartado 2.5 Cancelación de Compromisos Adquiridos por el MAG El Coordinador del Área de Tesorería solicita la información de registro e identificación de los bienes duraderos adquiridos con fondos de caja chica al responsable de la administración del bien, según el procedimiento 6P04 02 Control de Bienes, apartado 2.3 Identificación y Registro de Bienes y actividad , apartado 2.5 Cancelación de Compromisos Adquiridos por el MAG. R: 24/08/15 V.02 Página 2 de 6

3 2.4.7 El Jefe del Departamento Financiero Contable en conjunto con el Coordinador del Área de Tesorería, confrontan la cuota de pago asignada contra el monto total de los compromisos a cancelar, analizan para priorizar los pagos y redireccionar las cuentas clientes necesarias para la ejecución de la propuesta de pago Institucional. Basados en 6E50, Circular TN , Disposiciones relativas a la adecuada gestión de pago y 6E51 Circular TN , Reglas de ejecución de transferencia a entidades de caja única según procedimiento 6P03-02, Gestión de Ejecución del Presupuesto, apartado 2.5 Cancelación de Compromisos Adquiridos por el MAG actividad El Analista Financiero verifica que los documentos y facturas comerciales originales junto al 6F54, Formulario de resumen para la aplicación de reserva de recursos sean entregados a la Tesorería con las firma del Director del Programa correspondiente, según la actividad , del apartado 2.5 Cancelación de Compromisos Adquiridos por el MAG El coordinador del área de Tesorería, coteja y verifica en el SIGAF contra los documentos físicos que conforman la propuesta y lo trasladan a la jefatura para su ajuste según sea necesario, tomando en cuenta lo establecido en la actividad del apartado 2.5 Cancelación de Compromisos Adquiridos por el MAG El Analista Financiero verifica que la información generada en el reporte de documentos contabilizados en el SIGAF para DECLARA@7, sea consecuente con los Borradores de los acuse de recibo de D-150 Declaración Anual de Resumen de Retenciones y D-151 Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos, según la actividad del apartado 2.5 Cancelación de compromisos adquiridos por el MAG El Analista Financiero concilia en conjunto con el Encargado de Caja, los recibos generados contra el efectivo por concepto de Devoluciones de Gastos de Viaje al Interior y Exterior del País y prepara el 6F130, Informe por Concepto de Devoluciones de Adelantos de Gastos de Viajes al Interior y Exterior del País, según la actividad del apartado 2.5 Cancelación de Compromisos Adquiridos por el MAG El Coordinador del Área de Presupuesto y el Jefe de Departamento reciben el 6F138, Informe de ejecución presupuestaria para su revisión, aprobación y envío a los Directores de Programa, según la actividad del apartado 2.5 Cancelación de Compromisos Adquiridos por el MAG. R: 24/08/15 V.02 Página 3 de 6

4 El Coordinador del Área de Presupuesto verifica la información consolidada, emite la certificación de saldos para ser firmada por el Jefe de Departamento y procede a registrar los ajustes de cuota en los sistemas (SIGAF y SIFICO), en consecuencia del apartado Traslado de Partidas Presupuestarias (modificaciones internas, externas y presupuestos extraordinarios). Lo traslada al Analista Financiero El Analista Financiero consolida y verifica el contenido presupuestario de los Compromisos no Devengados para mantener el recurso disponible para la liquidación posterior en el SIGAF, según la actividad del apartado 2.7 Reglas de Arrastre y Cierre del Periodo Presupuestario. 2.5 Seguimiento en la Ejecución del Presupuesto El Analista Financiero, verifica trimestralmente que los documentos que conforman las propuestas de pago, cumplan con todos los requisitos que están estipulados según el (6I01, Liquidación y Compensación Anticipo de Viatico, 6I03, Solicitud Anticipo de Viáticos Acreedor, 6I05, Trámite de cesión de facturas, 6I13, Facturas liberadas no contabilizadas, 6I24, Interfaces ZSOA ZLAV, 6I25, Liberación, aprobación, rechazo y modificación de facturas, 6I26, Registro preliminar de facturas y 6I27, Procesamiento de facturas de acreedores), y se encuentren todos los documentos físicos referidos en la propuesta de pago y elabora informe 6F143, Informe de seguimiento y control de hallazgos revelados en propuestas de pago según procedimiento 6P03-02 Gestión de Ejecución del Presupuesto, apartado El Coordinador del Área de Tesorería o quien designe, verifica los registros que soportan las transacciones realizadas mediante el sistema de caja chica en un periodo dado, además del cumplimiento de la normativa que rige y los mecanismos de control estipulados y proceden a elaborar el Compendio de Arqueo de Subcaja Chica que contiene (6F126, Arqueo de efectivo y documentos en trámite, 6F127, Acta de arqueo no efectuado y el 6F128, Informe de arqueo de efectivo). Basado en la actividad del apartado 2.5 Cancelación de compromisos adquiridos por el MAG. R: 24/08/15 V.02 Página 4 de 6

5 2.5.3 El Coordinador del Área de Presupuesto o el Analista Financiero asignado, verifican que la Programación Financiera del proyecto sea consecuente con el uso de los recursos al momento de la fiscalización de los Informes de Ejecución Presupuestaria y la revisión física de la documentación de respaldo, de acuerdo con 7E11, Ley 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y 6E29, Decreto ejecutivo H-MP-PLAN y sus reformas reglamento a la Ley. su Reglamento, 7P06-01, Ejecución, Seguimiento y Evaluación de Proyectos que opten por recursos financieros, 6E54, Decreto H Reglamento para Transferencias de la Administración Central a Entidades Beneficiarias, 6E33, Circulares Transferencia a sujetos privados, 6E35, Circulares Transferencia a sujetos privados 2, 6E36, Circulares Transferencia a sujetos privados 3.Basado en la actividad del apartado 2.5 Cancelación de compromisos adquiridos por el MAG El Coordinador del Área de Presupuesto o el Analista Financiero, verifica que los registros presupuestarios y método de control de las UEPP y las Direcciones Regionales sobre la ejecución presupuestaria sean consecuentes con la información registrada en los sistemas informáticos acorde con 7E11, Ley 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Público, 5E10, Ley General de Control Interno N 8292 y el presupuesto asignado. Basado en la actividad del apartado 2.5, Cancelación de compromisos adquiridos por el MAG. 1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6F19, Programación de Cuota y Flujo de Efectivo 6F54, Formulario de resumen para la aplicación de reserva de recursos 6F76, Anteproyecto de Presupuesto por Programa 6F126, Arqueo de efectivo y documentos en trámite. 6F127, Acta de arqueo no efectuado 6F128, Informe de arqueo de efectivo 6F130, Informe por Concepto de Devoluciones de Adelantos de Gastos de Viajes al Interior y Exterior del País 6F137, Boleta de Visado de Reserva de Recursos 6F138, Informe de ejecución presupuestaria 6F141, Informe de Autorización para Emisión de Pagos de Caja Chica 6F142, Informe trimestral arqueo fondo de caja chica 6F143, Informe de seguimiento y control de hallazgos revelados en propuestas de pago. 5E10, Ley General de Control Interno N 8292 R: 24/08/15 V.02 Página 5 de 6

6 6E29, Decreto ejecutivo H-MP-PLAN y sus reformas reglamento a la Ley. su Reglamento 6E33, Circulares Transferencia a sujetos privados 6E35, Circulares Transferencia a sujetos privados 2 6E36, Circulares Transferencia a sujetos privados 3 6E50, Circular TN , Disposiciones relativas a la adecuada gestión de pago. 6E51 Circular TN , Reglas de ejecución de transferencia a entidades de caja única 6E54, Decreto H Reglamento para Transferencias de la Administración Central a Entidades Beneficiarias 7E11, Ley 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos 6I01, Liquidación y Compensación Anticipo de Viatico 6I03, Solicitud Anticipo de Viáticos Acreedor 6I05, Trámite de cesión de facturas 6I13, Facturas liberadas no contabilizadas 6I24, Interfaces ZSOA ZLAV 6I25, Liberación, aprobación, rechazo y modificación de facturas 6I26, Registro preliminar de facturas 6I27, Procesamiento de facturas de acreedores 6P03-01 Formulación de Presupuesto 6P03-02, Gestión de Ejecución del Presupuesto 6P04 02 Control de Bienes 7P06-01, Ejecución, Seguimiento y Evaluación de Proyectos que opten por recursos financieros. 2. CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha Origen del cambio 01 29/04/2015 Ajustes según talleres realizados para replantear procesos y procedimientos, según solicitud de acuerdo al oficio DFC , sustituye el procedimiento 6P03 y sus respectivos instructivos REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN LÍDER DEL PROCESO MINISTRO/A O SU REPRESENTANTE R: 24/08/15 V.02 Página 6 de 6