CENTRO COMERCIAL CRUZ AZUL, S.A. DE C.V. PORTAL DE PROVEEDORES MANUAL DE OPERACIÓN

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1 CENTRO COMERCIAL CRUZ AZUL, S.A. DE C.V. PORTAL DE PROVEEDORES MANUAL DE OPERACIÓN Manual de Operación Página: 1

2 CONTENIDO. I. DESCRIPCIÓN. II. INSTRUCCIONES DE ACCESO. III. ORDENES DE COMPRA (OC). III.1 Órdenes de Compra PDF. III.2 Aviso de Embarque. III.3 Consulta de Entradas. IV. FACTURAS ELECTRÓNICAS. IV.1 Subir Facturas. IV.2 Consultar Facturas. IV.3 Proceso Inicial de Revisión. V. CONTRARECIBOS (CR). Manual de Operación Página: 2

3 I. DESCRIPCIÓN. El PORTAL DE PROVEEDORES del Centro Comercial Cruz Azul (CECOM) es una herramienta web, cuyo propósito principal es facilitar a los proveedores la captura de facturas electrónicas para revisión, así como la consulta de órdenes de compra, contrarecibos, saldos y movimientos en su cuenta. II. INSTRUCCIONES DE ACCESO. Abrir el navegador de acceso a INTERNET y capturar la dirección El portal funciona para los navegadores Internet Explorer y Mozzila FireFox; no funciona para Google Chrome. El portal solicita inicialmente su Usuario y Contraseña. La clave de Usuario para ingresar al portal será el Número de Proveedor asignado por CECOM. Este número se localiza en la parte superior de las Órdenes de Compra. Además, a través del correo de invitación se notifica al Proveedor tanto su Usuario, como la Contraseña inicial generada por el sistema. Manual de Operación softime@2015 Página: 3

4 Ocasionalmente, el portal pudiera enviar un error cuando no se está ejecutando la última versión de la herramienta. Este problema se resuelve al refrescar el navegador, oprimiendo el botón, ubicado en la parte superior de la pantalla. A continuación, se despliega la pantalla base del portal con el menú principal. Manual de Operación softime@2015 Página: 4

5 III. ORDENES DE COMPRA (OC). Una vez que el área de COMPRAS registra una nueva ORDEN DE COMPRA (OC) en su SISTEMA DE GESTIÓN COMERCIAL, en forma inmediata esta información se sube al portal para el conocimiento del Proveedor. Una OC tiene los siguientes estados dentro del portal: Colocada (C).- registrada por el área de Compras. Leída (L).- una vez que el Proveedor ya la consultó dentro del portal. Aviso-Embarque (A).- cuando el Proveedor ya envió el Aviso de Embarque correspondiente al CECOM. Revisada (R).- cuando el área de Compras del CECOM ya ha revisado el aviso de embarque. Entregada (E).- en cuanto se registra al menos una entrada relacionada con la orden de compra en el almacén del CECOM. A través del selector el usuario puede filtrar por estado las OC`s registradas en el sistema. Manual de Operación softime@2015 Página: 5

6 III.1 Órdenes de Compra PDF. Utilizando el botón PDF, es posible guardar la OC emitida por el CECOM como un archivo en formato PDF. El usuario determina la ubicación y nombre del archivo. Manual de Operación softime@2015 Página: 6

7 Una vez que la OC se baja como un archivo PDF, entonces puede ser consultada y/o impresa por el Proveedor. III.2 Aviso de Embarque. Oprimiendo el botón de EMBARQUE, el Proveedor ingresa a una pantalla donde registra el AVISO DE EMBARQUE; esto es, le notifica al CECOM para cada partida de la OC, la cantidad que surtirá así como el importe y el descuento que le aplicará a cada producto. El Proveedor modificará por excepción, puesto que se asume que hubo una negociación previa entre él y un funcionario del CECOM, en la que se establecieron todos estos atributos. Manual de Operación softime@2015 Página: 7

8 Mientras que el botón de GUARDAR almacena los cambios registrados por el Proveedor en el Aviso de Embarque, el botón de GUARDAR Y ENVIAR además envía al CECOM la notificación de que el Proveedor ya realizó el Aviso de Embarque. III.3 Consulta de Entradas. Al oprimir el botón circular ubicado a la izquierda de cada OC, el sistema despliega las entradas registradas en el almacén del CECOM, asociadas a la OC señalada. Manual de Operación softime@2015 Página: 8

9 Desde esta pantalla, el usuario puede descargar la ENTRADA en formato PDF, para posteriormente visualizarla y/o imprimirla. Simplemente, le da un click en el ícono correspondiente, selecciona la ruta y define el nombre del archivo. Manual de Operación softime@2015 Página: 9

10 IV. FACTURAS ELECTRÓNICAS. A través de este módulo, el Proveedor puede SUBIR al portal sus facturas electrónicas, CONSULTARLAS y realizar un proceso inicial de REVISIÓN. IV.1 Subir Facturas. Al ingresar a la opción de SUBIR, el portal presenta una pantalla donde el Proveedor sube a la base de datos los dos tipos de archivos que integran a una factura electrónica: PDF y XML. Manual de Operación softime@2015 Página: 10

11 A través del explorador de Windows, el Proveedor selecciona desde una carpeta los archivos XML que desea subir. Inmediatamente después, el portal le despliega la información básica de cada documento seleccionado. Manual de Operación Página: 11

12 De igual forma se suben los archivos con la representación gráfica de las facturas PDF. El botón de validar es útil para que el sistema verifique tanto la estructura, como la validez de su registro ante la autoridad fiscal (SAT) de cada uno de los archivos XML seleccionados. Manual de Operación Página: 12

13 Una vez validados positivamente, el botón de SUBIR FACTURA se habilita para que las facturas ahora sí ingresen a la base de datos del CECOM. IV.2 Consultar Facturas. A través del portal, es posible consultar las facturas del Proveedor registradas en la base de datos del CECOM. El Proveedor visualiza, entre otros atributos, el estado de pago de cada factura, el contrarecibo en el que se encuentra asociada, etc. A través de los íconos PDF y XML puede incluso bajar los archivos en una carpeta local. Una FACTURA tiene los siguientes estados dentro del portal: (M/N).- factura nueva subida a la base de datos del CECOM. (E).- factura que ya fue asociada a un contrarecibo. (P).- factura ya pagada por el CECOM. Manual de Operación softime@2015 Página: 13

14 IV.3 Proceso Inicial de Revisión. Con el propósito de que el Proveedor ya no se presente físicamente al proceso de revisión de facturas en el área de Cuentas por Pagar del CECOM, el portal permite al Proveedor realizar un proceso PREVIO DE REVISIÓN. Este proceso previo de revisión, consiste en que el Proveedor asocie las facturas y notas de crédito que previamente subió, contra las entradas y devoluciones que el CECOM registró en su almacén. Manual de Operación softime@2015 Página: 14

15 El sistema totaliza por columna y presenta una diferencia. El Proveedor puede enviar a Cuentas X Pagar este Pre-Contrarecibo, siempre y cuando la diferencia entre ambas columnas sea menor a diez pesos ($ 10.00). Una vez que se envía el Pre-Contrarecibo, el área de CXP lo revisa y lo convierte en un contrarecibo definitivo que se publica en el portal para consulta por parte del Proveedor. Desde esta pantalla, el usuario puede descargar una ENTRADA emitida por el Almacén del CECOM en formato PDF, para posteriormente visualizarla y/o imprimirla. Simplemente, elige la entrada de su interés dando un click en el ícono correspondiente, selecciona la ruta y define el nombre del archivo. Manual de Operación softime@2015 Página: 15

16 V. CONTRARECIBOS. Este módulo de la herramienta se diseñó para que se puedan consultar los CONTRARECIBOS (CR) emitidos por el CECOM en favor del Proveedor. Dando un click en el ícono PDF, el portal permite bajar el CR como un archivo PDF en la ubicación y con el nombre definido por el Proveedor. Manual de Operación softime@2015 Página: 16

17 El archivo PDF puede ser simplemente visualizado, o bien impreso, según las necesidades del Proveedor. Un CONTRARECIBO (CR) tiene los siguientes estados dentro del portal: (N).- CR recién creado por CXP de CECOM. (A).- CR en programación de pagos en CXP de CECOM. (T).- CR en Tesorería de CECOM para pago. (R).- CR ya pagado por el CECOM. (C).- CR cancelado por CECOM. Manual de Operación softime@2015 Página: 17