PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES

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1 PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 1 de 5

2 PROCEDIMIENTO ADQUIICIONES I. OBJETVO Estandarizar criterios y requisitos para la gestión de adquisiciones de bienes y servicios de la Corporación Municipal de Lo Prado. II. ALCANCE Aplica a todos los procesos de la administración Central de la Corporación Municipal de Lo Prado. III. DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO La palabra compra es aplicada a la acción de adquirir un producto, a cambio del otorgamiento de pago monetario o de una suma de dinero, puede ser un producto así como también puede ser un servicio. La noción de solicitud de compra, por lo tanto, refiere a un pedido que alguien realiza con el objetivo de adquirir un bien. Es habitual que el concepto se utilice a nivel interno de una corporación, cuando un cierto sector solicita al responsable de las compras que adquiera determinados productos. Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin. El requisito Proceso de compras de la norma ISO 9001:2008 establece que la organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. La evaluación y reevaluación, se realiza de acuerdo al comportamiento en el cumplimiento de los requisitos definidos para esa compra. Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 2 de 5

3 IV. DIAGRAMA PROCESO ADQUISICIONES Procedimiento de CMLP Solicitud de compras (correo_memorandum) Recepción de Solicitudes de compra, se revisa información mínima que debe contener (según indica Instructivo de Solicita de Compra). Solicitud debe tener V B (firma) de Director de área solicitante y firma de. / Administrativo Se envia a solcitante para su corrección No Esta correcta? Si Se consulta lista de proveedores seleccionados, en caso de no tener el proveedor pertinente, se debe buscar proveedor en el mercado según siguientes criterio: crédito, precio y calidad. Se solicita vía correo electrónico cotización de compras a proveedor para compras menores a 10 UTM, sobre ese monto se solicita mínimo 2 cotizaciones. Se selecciona proveedor y se genera orden de compra, el encargado de firma la orden y solicita a Jefe de Finanzas y Director de Finanzas aprobación mediante firma. Encargado DAF Autorización de Encargado Finanzas y Directo de Finanzas Se devuelve a adquisiciones como nulo No Autoriza Si Se envía a proveedor copia de Orden de compra vía correo electrónico 2 Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 3 de 5

4 Procedimiento de CMLP 2 Se archiva copia de solicitud de compra, cotizaciones y orden de compra (físico) Archivador de ordenes de compra por área para administración central) Se registra en planilla de seguimiento de orden de compra todos los documentos generados en el proceso (N OC, estado de orden, fechas OC, fecha datos del proveedor, Rut proveedor, monto OC, N Factura, Monto Factura, Área, observaciones, programa (si corresponde), devolución del producto (motivo devolución) Cuando se recepcionan el producto se debe firmar Factura guia de despacho conforme, en caso de no estar conforme, se envía a como devolución, Solictante Se ingresa a planilla de PNC y se solicita a proveedor su reposición. Fin Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 4 de 5

5 Procedimiento de Evaluación Reevaluación Proveedores Entrada Actividades Responsabe Planilla Productos No Conformes Anualmente, durante el ultimo trimestre de cada año, se evalúa el comportamiento de los proveedores de acuerdo a los siguientes criterios: Tiempo de entrega: Cumplimiento plazos definidos en OC. Crédito Disponible: Mantención créditos acordados Calidad de Productos: Cumplimiento de especificaciones técnicas (PNC) La escala de evaluación para cada criterio es de 1 a 5, donde según el resultado, se debe tomar las siguientes acciones: 1 a 2= Eliminar a proveedor, a menos que sea único. 3 = Se debe reevaluar en la próxima compra, para ver su mantención. 4 = Se mantiene, pero no como prioridad 5 = Se mantiene y es prioridad en las compras Se solicita vía correo electrónico cotización de compras a proveedor para compras menores a 10 UTM, sobre ese monto se solicita mínimo 2 cotizaciones. Se debe elaborar informe con resultados de evaluación de proveedores, análisis y acciones a seguir, respecto a los resultados obtenidos y debe ser enviado al Representante de la Dirección para informar a la Secretaria General. Fin V. CONTROL DE MODIFICACIÓN VERSION ITEM FECHA MODIFICACION 00 Todos Elaboración del procedimiento 01 Todos Estandarización Diseño Organizacional 02 Todos Estandarización y revisión flujos y actividades. I y II Se mejora redacción de objetivo y alcance 03 III Se agregan criterios de aplicación de procedimiento IV Reestructuración de todo el procedimiento en flujograma, V Se implementa control de modificaciones por cada documento 04 v Se mejora redacción de diagrama de flujo- tamaño de letra y logo Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 5 de 5