LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA

Transcripción

1 LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA F692(11)14 TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUIISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS AL CONTADO, CON ORDEN DE COMPRA, CANCELADOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO DE LA OFICINA PRINCIPAL. RV. -1 VIGENTE A PARTIR DE: 11 de junio de 2001 PREPARADO LOURDES TRELLES JAÉN JEFE LOURDES TRELLES JAÉN VERIFICADO Y ACEPTADO LIC. YOLANDA DE CORTÉS LIC. ADOLFO HERRERA SRA. LUZ RELUZ DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS AUTORIZADO LIC. YARIELA M. DE HERRERA DIRECCIÓN DE FINANZAS SECCIÓN Y DEPARTAMENTOS RESPONSABLES APROBADO PROF. MARÍA RAMÍREZ DE GARCÍA DIRECCIÓN GENERAL A. OBJETIVO Adquirir bienes y servicios al contado con Orden de Compra, canceladas a través del Fondo Rotativo de la Oficina Principal. B. FUNDAMENTO LEGAL Decreto de Gabinete N. 224 de 16 de julio de 1969, Orgánico de la Lotería Nacional de Beneficencia. Resolución N del *Ministerio de Hacienda y Tesoro de 18 de septiembre de ( *Actualmente Ministerio de Economía y Finanzas). Resolución N. 683 del Ministerio de Hacienda y Tesoro de 30 de junio de (*Actualmente Ministerio de Economía y Finanzas). Ley 56 de 27 de diciembre de Decreto Ejecutivo N. 18 de 25 de enero de C. DEFINICIÓN ORDEN DE COMPRA: Documento que utilizan las entidades estatales contratantes, mediante el cual se formaliza la relación contractual con los Proveedores, para la adquisición de bienes y servicios.

2 DE COMPRA, CANCELADOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO DE LA OFICINA PRINCIPAL. PÁG. 2 D. ORIGEN El formulario Orden de Compra será utilizado por el Departamento de Compras y Proveeduría para la adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con las necesidades de la Institución, los cuales serán sufragados a través del Fondo Rotativo de la Oficina Principal. E. CARACTERÍSTICAS La Dirección de Finanzas es la Dirección que autoriza la cancelación de los bienes y servicios, a través del Fondo Rotativo. Sólo podrá utilizarse este procedimiento para la adquisición de bienes y servicios contemplados en el listado de gastos aplicables, establecidos en el Manual de Procedimientos para la Apertura y Manejo de los Fondos Rotativos. La Orden de Compra debe estar libre de alteraciones (tachones y borrones) y llevar adjunto todos los documentos sustentadores. F. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS APROBACIÓN DE LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS UNIDAD ADMINISTRATIVA GESTORA Previo análisis de las necesidades de la unidad administrativa, la Secretaria confecciona y el Jefe firma la forma Solicitud Mensual de Impresos, Materiales y Equipo en donde se detalla(n) el (los) bien(es) y servicio(s) requerido(s), (Ejm. cantidad, nombre, tipo, modelo, etc.), y remite a la Sección de Almacén. SECCIÓN DE ALMACÉN Recibe de la unidad administrativa gestora la forma Solicitud Mensual de Impresos, Materiales y Equipo y verifica la existencia del (de los) bien(es) o servicio(s) solicitado(s). Si no se tiene(n) en existencia el(los) bien(es) o servicio(s) solicitados, se confecciona la forma Requisición, se firma, se le adjunta una copia de la Solicitud Mensual de Impresos, Materiales y Equipo, con el sello No hay en Existencia y se envía al Departamento de Compras y Proveeduría.

3 DE COMPRA, CANCELADOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO DE LA OFICINA PRINCIPAL. PÁG. 3 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA Recibe de la Sección de Almacén la forma Requisición, con el detalle del (de los) bien(es) o servicio(s) que se requieren en las unidades administrativas, las verifica y remite a la Sección de Cotización. SECCIÓN DE COTIZACIÓN Recibe la forma Requisición, si el(los) bien(es) o servicio(s) solicitado(s) se pueden adquirir mediante el Fondo Rotativo, el Cotizador analiza las solicitudes, realiza tres (3) cotizaciones para su adquisición, confecciona la forma Análisis de Cotización de Impresos, Materiales, Equipo, Bienes y Servicios, selecciona la oferta más ventajosa para la Institución en cuanto a precio, calidad del producto o servicio requerido, firma y remite al Jefe de la Sección de Cotización y del Departamento de Compras y Proveeduría, para sus firmas. SECCIÓN DE COMPRAS Confecciona la(s) Orden(es) de Compra al Contado por Fondo Rotativo y la(s) envía con sus documentos sustentadores al Jefe del Departamento de Compras y Proveeduría para su firma. Luego la Recepcionista la(s) registra en el libro de control y la(s) envía a la Dirección Administrativa para que inicie(n) su trámite de aprobación. APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA AL CONTADO, POR FONDO ROTATIVO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Recibe la(s) Orden(es) de Compra al Contado por Fondo Rotativo, con los documentos sustentadores, por montos hasta de B/.2,700.00; la(s) verifica, autoriza, firma y remite al Departamento de Presupuesto y Estadística, para su codificación presupuestaria. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y ESTADÍSTICA Recibe las Orden(es) de Compra al Contado por Fondo Rotativo con los documentos sustentadores y de acuerdo al tipo de gasto, consulta la disponibilidad de la partida asignada previamente y compromete el valor de la(s) Orden(es) de Compra, la(s) codifica presupuestariamente, la(s) sella, la(s) firma, la(s) registra en el libro de control y envía a la Sección de Control de Fondos, para la confección del (de los) cheque(s).

4 DE COMPRA, CANCELADOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO DE LA OFICINA PRINCIPAL. PÁG. 4 APROBACIÓN Y REFRENDO DEL(DE LOS) CHEQUE(S) SECCIÓN DE CONTROL DE FONDOS Recibe la(s) Orden(es) de Compra al Contado por Fondo Rotativo, con los documentos sustentadores, verifica los mismos y sobre la base de la(s) información(es) que refleja(n) la(s) Orden(es) de Compra, procede a confeccionar el(los) cheque(s). Confeccionado(s) el(los) cheque(s) se verifica(n), registra(n) en el libro de control de la correspondencia y se envía(n) con la(s) Orden(es) de Compra y la documentación adjunta, a la Dirección de Finanzas para su(s) firma(s). DIRECCIÓN DE FINANZAS Recibe(n) de la Sección de Control de Fondos el(los) cheque(s), para la compra O cancelación de bien(es) o servicios, con sus documentos sustentadores. (Orden(es) de Compra, Cotización(s)). Verifica(n) el(los) cheque(s), lo(s) firma(n) y envía(n) con toda su documentación adjunta, a la Oficina de Control Fiscal para su refrendo. OFICINA DE CONTROL FISCAL Recibe(n) el(los) cheque(s) y la(s) Orden(es) de Compra al Contado por Fondo Rotativo con sus documentos sustentadores adjuntos; establecen el registro y control de todos los documentos y se le(s) entrega al Fiscalizador asignado, quien verifica y revisa toda la documentación adjunta. Si el Fiscalizador no encuentra inconsistencia en el(los) cheque(s), la(s) Orden(es) de Compra o en la documentación sustentadora, lo(s) sella, firma y remite al funcionario de la Unidad de Teleproceso, quien registra el(los) gasto(s) presupuestariamente. Finalizada la etapa de verificación y registro, se le remite(n) el(los) cheque(s), la(s) Orden(es) de Compra y la documentación sustentadora al Fiscalizador Jefe o al Fiscalizador que éste designe, para su refrendo. Refrendado(s) el(los) cheque(s) y la(s) Orden(es) de Compra, se registran con los documentos sustentadores adjuntos, en el libro control de la correspondencia para su envío ala Sección de Control de Fondos.

5 DE COMPRA, CANCELADOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO DE LA OFICINA PRINCIPAL. PÁG. 5 SECCIÓN DE CONTROL DE FONDOS Recibe el(los) cheque(s) y la(s) Orden(es) de Compra al Contado por Fondo Rotativo y anota el(los) cheque(s) en el libro control de cheques. Retira el original de la(s) Orden(es) de Compra, para su envío posterior al Departamento de Contabilidad, en la Caja de Egresos, junto con el(los) talonario(s) del(de los) cheque(s) debidamente firmados y con el sello de V : B. y el(los) original(es) de la(s) factura(s), para el reembolso respectivo, siempre y cuando se haya utilizado el 25% del monto total del Fondo. Confecciona y firma dos(2) Memorandos, uno para el Departamento de Compras y Proveeduría, al cual se le adjuntan la(s) copia(s) de la(s) Orden(es) de Compra para su distribución y el otro para la Sección de Recepción de Cuentas y Pagaduría, al cual se le adjuntan el(los) cheque(s), para su entrega posterior al Comprador del Departamento de Compras y Proveeduría. Utilizado el 25% del monto total del Fondo Rotativo, el (la) encargado(a) envía el cheque de reembolso, debidamente aprobado, a la Sección de Caja General para su depósito. Una vez realizado el depósito, la Sección de Caja General, remite la boleta numerada del depósito y dos(2) copias, al funcionario(a) encargado del Fondo. ADQUISICIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA SECCIÓN DE COMPRAS Recibe la(s) copia(s) de la(s) Orden(es) de Compra al Contado por Fondo Rotativo, con sus documentos sustentadores. Registra en el libro de control la(s) copia(s) de las Orden(es) de Compra, para su distribución y entrega al Comprador o Proveedor la(s) copia(s) respectiva(s) para que puedan retirar el(los) cheque(s), en la ventanilla de la Sección de Recepción de Cuentas y Pagaduría. En el caso del Proveedor, firma el libro de control y retira una copia de la Orden de Compra y luego se dirige a la Sección de Almacén para la entrega del (de los) bien(es) y a la de Recepción de Cuentas y Pagaduría para el retiro de su cheque. SECCIÓN DE ALMACÉN Recibe del Comprador o Proveedor el(los) bien(es) solicitado(s) por la(s) unidad(es) administrativa(s), lo(s) coteja con la información que refleja(n) la(s) Orden(es) de Compra al Contado por Fondo Rotativo y la(s) factura(s).

6 DE COMPRA, CANCELADOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO DE LA OFICINA PRINCIPAL. PÁG. 6 Si el(los) material(es) recibido(s) concuerda(n) con los documentos citados, sella y firma la(s) factura(s) y le da entrada a el(los) bien(es). SECCIÓN DE RECEPCIÓN DE CUENTAS Y PAGADURÍA Al apersonarse el Proveedor a la ventanilla de la Sección de Recepción de Cuentas y Pagaduría, debe presentarle al (la) funcionario(a) asignado(a) su cédula de identidad personal, la copia de la Orden de Compra y la(s) factura(s) originales, debidamente selladas y firmadas por el Almacén, para que se le haga entrega el cheque respectivo, luego firma el libro de control y el talonario del cheque como constancia de entrega de su cheque. SECCIÓN DE COMPRAS El Comprador entrega a la Recepcionista para su envío a la Sección de Control de Fondos, el(los) talonario(s) del(de los) cheque(s) firmados, los cuales le fueron entregados previamente y la(s) factura(s) original(es) debidamente sellada(s) y firmada(s) por el funcionario de la Sección de Almacén. En caso de que exista diferencia entre el cheque, la Orden de Compra al Contado por Fondo Rotativo y la factura, se confecciona la forma Adenda de la Orden de Compra. Luego se le entrega al Jefe del Departamento de Compras y Proveeduría, para su verificación y firma y se envía a su trámite de aprobación. Aprobado el Suplemento de la Orden de Compra, el(la) funcionario(a) asignado(a) remite el original del formulario con la(s) factura(s) y el talonario del cheque a la Sección de Control de Fondos, para su reembolso. En el caso de que el Departamento de Compras y Proveeduría tenga que reintegrar dinero o cheque a los fondos de la Institución, porque se ha disminuido el valor de la Orden de Compra, confecciona y firma Memorando, en original y tres(3) copias, dirigido al Departamento de Tesorería, a través del cual se deposita el efectivo o el cheque, quien a su vez remite a la Sección de Caja General a través del cual se deposita el efectivo. Una vez realizado el depósito, la Sección de Caja General remite la boleta del depósito numerada y dos(2) copias, al funcionario encargado del Fondo Rotativo. Es importante destacar que al hacerse el reintegro del dinero al Fondo Rotativo, debe hacerse a la Cuenta

7 DE COMPRA, CANCELADOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO DE LA OFICINA PRINCIPAL. PÁG.7 G. DISTRIBUCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA AL CONTADO, POR FONDO ROTATIVO Original : Departamento de Contabilidad (Caja de Egresos). 1ª. Copia : Departamento de Compras y Proveeduría. 2ª. Copia : Sección de Compras. 3ª. Copia : Sección de Almacén. 4ª. Copia : Contraloría General 5ª. Copia : Unidad Administrativa Gestora. 6ª. Copia : Departamento de Presupuesto y Estadística. 7ª. Copia : Dirección Administrativa. Panamá, 22 de marzo de Departamento de Organización y Sistemas Administrativos. LTJ/ltj