Llena formato de solicitud y lo entrega a la Directora Administrativa para su revisión Se Autoriza?

Transcripción

1 Procedimiento para la administración y control de Gastos 1.0. Objetivo Establecer la metodología para recepcion, revisión, registro, control y trámite de gastos del Instituto de Información Estadística y Geográfica del Estado de Jalisco Interno: Todo el personal del IIEG 2.0 Alcance Externo: Proveedores 3.0. Actividades 3.1 Pago derivado de s a proveedores DIAGRAMA DE FLUJO. Actividad Responsable Frecuencia Referencia Registro Inicio Llena formato de solicitud Llena formato de solicitud y lo entrega a la Directora Administrativa para su revisión. Usuario Se autoriza? Fin Se Autoriza? Directora Administrativa Esta en existencia? Entrega y finaliza. Esta en existencia en el almacen? De ser así, entrega el bien y finaliza. Valida partida presupuestal Es suficiente? Se requiere, se valida partida presupuestal sea sufciente. Directora Administrativa Es menor a 1,500? 1 El monto de la es menor a $1,500? De ser así, pasa a procedimiento de Caja Chica Es menor a El monto de la es menor a $12,500? Es menor a Invita a 3 proveedores y publica invitación en línea. El monto de la es menor a $200,000? De ser así, invita a 3 proveedores y publica invitación en línea. $12,500 y menor a los $200,000

2 Es menor a Invita a 6 proveedores y publica invitación en línea. El monto de la es menor a $800,000? De ser así, invita a 3 proveedores y publica invitación en línea. $12,500 y menor a los $800,000 Recibe cotizaciones Recibe las 3 cotizaciones por parte de los proveedores. 12,500 Revisa cotizaciones El Comité Interno se encarga de revisar las 3 cotizaciones. 12,500 Requiere Es necesaria la cotización? Cotiza Realiza la cotización. Adquisiciones Elabora cuadro comparativo Elabora cuadro comparativo. Se adjudica Adjudica la. Orden de Compra Orden de Servicio y/o Contrato Entrega el registro al área de Recursos Financieros Entrega el registro al área de Recursos Financieros para registrar el comprometido Recibe bien o servicio Recibe bien o servicio

3 Cumple? El bien o servicio cumple con las especificaciones y/o condiciones? Registra recepción de conformidad Registra recepción de conformidad y cumple con los Entrega el registro al área de Recursos Financieros Fin Entrega el registro al área de Recursos Financieros Reporta y/o regresa al proveedor Aplica sanción? Se aplica la sansión Reporta y/o regresa al proveedor el bien o servicio que con lo especificado. Aplica sanción, de acuerdo a lo estipulado en el contrato? Se aplica la sansión correspondiente a lo que marque el contrato. y y y Recisión? Fin Se aplica recisión con el proveedor? y

4 CÓDIGO Revisión Fecha Página 2/4 Recibe factura de junto con el bien o servicio Recibe factura de junto con el bien o servicio adquirido y la sella de recibido, registrando en sistema el momento contable del devengado. Adquisiciones Orden de, contraro o solicitud Factura sellada. Registro en sistema del momento devengado Recibe y revisa la factura Recibe y revisa la factura por parte del encargado de s, con sello de recibido. Factura sellada Es correcta la Es correcta la factura? En caso de no estar acorde, se regresa al solcitante para su corrección. y se detecta error en la factura Recibe y revisa la factura Elabora orden de pago y captura en sistema cada momento ejercido. Pasa orde de pago a firma al Director Administrativo Pasa orde de pago a firma al Director Administrativo Verifica momentos contables previos Verifica momentos contables previos (devengado y ejercido) y firma orden de pago. Director Administrativo Orden de, contraro o solicitud. Presupuesto comprometido y devengado autorizada

5 Aplica el pago en la fecha programada y firma orden de pago Aplica el pago en la fecha programada y firma orden de pago. autorizada Comprobante de transferencia electrónica bancaria Se firman las polizas Se firman las polizas. responsable de / Directora Administrativa Póliza en físico y stema Póliza en físico y stema Registra en sistema el momento contable del Pagado Registra en sistema el momento contable del Pagado responsable de Al aplicar un pago autorizada Registro en sistema del momento pagado. Escanea y archiva el expediente Escanea y archiva el expediente se concluya con el trámite de pago Archivo CÓDIGO Revisión Fecha Página 2/4 3.2 Pago con caja chica DIAGRAMA DE FLUJO. Actividad Responsable Frecuencia Referencia Registro Elabora cheque por $4, Elabora cheque por $4,000.00, se registra en sistema el fondo revolvente, envía a firmas a la DGA y firma pagaré. Cada año, el primer día hábil Cheque y póliza de cheque Envía cheque al banco para disponer del dinero en efectivo Envía cheque al banco para disponer del dinero en efectivo. Cada que se elabore un cheque para caja chica Recibe formato de solicitud Recibe formato de solicitud debidamente llenado. Usuario Gasto por Entrega el efectivo al usurio como gasto a comprobar Entrega el efectivo al usurio como gasto a comprobar y firma en recibo.

6 Recibe factura de / comprobante Recibe factura de / comprobante. se hace una emergente Es correcta la Es correcta la factura? En caso de errores, regresa la factura al solicitante para su correción se detecta error en la factura y/o soporte Formato de devolución Es reembolso? Es reembolso? Captura datos de factura Captura datos de factura hasta completar el monto del cheque de caja chica se completa el monto del cheque Registro en stema. Complementa el monto del cheque con despósito bancario Complementa el monto del cheque con despósito bancario. la suma de las facturas no cubran el monto total del cheque Ficha de depósito Elabora paquete para reposición de caja chica Elabora paquete para reposición de caja chica y se deriva a firma de la DA. /DRF se cubre el total del cheque Registra los gastos en sistema SACG Registra los gastos en sistema SACG. DRF Cada vez firmado el paquete Acuse Imprime pólizas Imprime pólizas. se envíe a SEFIN un paquete Auxiliar de cheques Firma de elaborado, revisado y autorizado las pólizas Firma de elaborado, revisado y autorizado las pólizas., Coordinador y DA respectivamente se recibe por parte de SEFIN el contrarecibo Auxiliar de cheques

7 Escanea y archiva Escanea y archiva. se concluya con el trámite de reembolso Archivo CÓDIGO Revisión Fecha Página 3/4 ELABORÓ Rosa Gabriela García Robles (Directora Administrativa) REVISÓ Rosa Gabriela García Robles (Directora Administrativa) AUTORIZÓ Mtro. David Rogelio Campos Cornejo (Director General) 5.0. ANEXOS: aplica