SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CONSULTORÍA (SIAC)

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1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CONSULTORÍA (SIAC) Ing. Marianella Arrieche Gerente de Calidad y Consultoría Ing. Carlos Perkinson Director Caracas, Abril 2010

2 AMAZING GLOBAL DE VENEZUELA Como implantador líder de Oracle JD Edwards en el mundo, Amazing ofrece soluciones de negocio sobre arquitectura 100% Internet, diseñadas para garantizar el éxito, al implementar, más que una solución tecnológica, un proyecto de optimización estratégica. Con más de 30 años de experiencia atendiendo las necesidades particulares de las diferentes industrias, Amazing lidera proyectos empresariales a nivel global. Amazing entiende las necesidades particulares de cada negocio y los asesora en cada etapa cuando de tecnología se trata. Desde la planeación y definición de un proyecto hasta el servicio post-implantación, soporte y auditorias de seguimiento. Como aliado estratégico a nivel organizacional, Amazing acompaña y asesora cada proyecto con un ejercicio de planeación estratégica, buscando determinar el impacto de la tecnología en el día a día de la empresa. La Cobertura integral de un proyecto, nos permite dimensionar todos los frentes de acción: La arquitectura óptima, el software, hardware, procesos involucrados, la gerencia de proyectos, incluyendo la consultoría, la ejecución y el control de los mismos. Misión: Vender e implementar soluciones empresariales de gestión con tecnología informática de avanzada, a precios justos que contribuyan a la optimización de integración de los procesos y al incremento de la productividad y crecimiento de nuestros clientes, generando valora a nuestros accionistas y a la comunidad a la que servimos y con oportunidades de crecimiento personal y profesional a nuestros empleados. Visión: Ser líderes reconocidos por la excelencia en América Latina y en el mundo en proveer y soportar soluciones totales de automatización, integración, planeación y control de gestión empresarial basado en talento humano, la experiencia, la innovación, el conocimiento, la pasión por el trabajo y la alta tecnología Valores: El desarrollo de nuestra actividad refleja el compromiso con el éxito, a través del trabajo en equipo, el espíritu de colaboración y la honestidad en las relaciones con nuestro personal, clientes y proveedores para el logro de las metas establecidas. Historia y Reconocimientos Amazing Global de Venezuela subsidiaria de Amazing Global Technologies, tiene una amplia experiencia en el mercado venezolano (antes BFGP Ingenieros) inició sus operaciones en 1979, cuando un grupo de emprendedores identifica la necesidad creciente de las empresas de hacer uso de las tecnologías de información. La Organización cuenta con más de 200 clientes y 150 empleados y es hasta el presente Principal canal de IBM en Venezuela, con la categoría de Premier Business Partner, desde En 1990 nos convertimos en Socios de negocios de

3 JD Edwards hoy de Oracle, construyendo una base instalada de JD Edwards con más de 100 clientes y 200 módulos implantados. En cobertura de todo el territorio de Venezuela, desde sus dos oficinas en Caracas y Valencia con el objetivo de dar respuesta eficaz y eficiente a las empresas que zoperan en los estados centrales del país, coloca a la disposición del mercado un selecto grupo de consultores, con amplia experiencia y conocimiento en las soluciones de Oracle JD Edwards, tanto en la parte técnica como funcional, orientado a satisfacer las necesidades de cada organización, apoyado en modelos de negocios tan únicos y especiales como cada uno de nuestros clientes. Así mismo ofrecemos toda la línea de productos y servicios de IBM a todos los clientes en toda la geografía del País. Partners en Vzla. - Oracle - IBM - Lenovo - Sage SOLUCIONES APLICACIONES ERP JD Edwards de Oracle constituye una suite completa de aplicaciones modulares e integradas, orientadas a múltiples industrias, diseñadas para proporcionar una implantación fácil y rápida. Las aplicaciones son ideales para organizaciones que fabrican, construyen, distribuyen, prestan servicios, o administran productos o activos. La línea de productos JD Edwards tiene un record impresionante en cuanto a brindar valor agregado a miles de empresas pequeñas y medianas, permitiéndoles lograr más, utilizando menos recursos. Ofrece flexibilidad y visibilidad de la información a un Costo Total de Propiedad muy bajo, convirtiéndose en una solución ideal para todas aquellas organizaciones que necesitan maximizar el uso de presupuestos y recursos limitados. Está disponible en dos versiones: I. JD Edwards EnterpriseOne y II. JD Edwards World. I. JD Edwards EnterpriseOne JD Edwards EnterpriseOne presenta solución con una base de datos única e integrada que traslada las transacciones eficazmente a través de su organización. Aumenta su control sobre los procesos comerciales con una sola versión de la realidad completa que está disponible para cada función de su empresa. JD Edwards EnterpriseOne ofrece una amplia variedad de configuraciones de red y aplicaciones modulares, previamente integradas que reducen sus costos de implementación y la actual carga de mantenimiento. Con funcionalidad flexible, interfaces intuitivas, e información fácilmente accesible de modo que ellos pueden focalizarse en dedicarse a la empresa, servir a los clientes, y resolver problemas.

4 JD Edwards EnterpriseOne le proporciona una sola base de datos y aplicaciones previamente integradas, de manera que usted puede obtener valor de su solución más rápidamente Familias de Productos de JD Edwards incluye: II. JD Edwards World JD Edwards World es una Suite de aplicaciones líder para la plataforma IBM iseries. Las aplicaciones están completamente integradas y previamente empaquetadas en una única Base de Datos, con una arquitectura habilitada para Web. SOLUCIONES APLICACIONES CRM Oracle /Siebel Oracle/ Siebel es el líder global en la provisión de soluciones que ayudan a organizaciones de todos los tamaños a optimizar su personal, procesos y tecnología alrededor de sus clientes. Oracle/ Siebel CRM es la suite de CRM más completa, fácil de usar y tecnológicamente más avanzada que existe, aprovecha toda la capacidad tecnológica de Oracle para aportar valor a sus procesos empresariales críticos. SOLUCIONES APLICACIONES TESORERÍA RT ofrece soluciones de software financiero diseñadas para optimizar la cadena de valor financiera de las empresas y de las grandes corporaciones internacionales. RT es un proveedor de soluciones que cubren todas las áreas de la gestión financiera (cash flow, liquidez, riesgos, cobros, pagos, así como de la comunicación banco-empresa). Las soluciones de RT permiten centrarse en las decisiones de negocio, mejorar la gestión del riesgo y reforzar las relaciones internas y externas. SOLUCIONES TECNOLOGIA Tecnología Oracle Las soluciones de Oracle de infraestructura IT, comprenden Bases de Datos, Oracle Fusion Middleware e Inteligencia de Negocios, para todo tipo de empresas dentro de los diferentes sectores económicos. Amazing ayuda a las organizaciones a mejorar su plataforma actual de IT para aumentar al máximo su rendimiento. Nuestros servicios incluyen consultoría, soporte, migraciones y servicios para productos específicos de Oracle.

5 SOLUCIONES TECNOLOGIA Tecnología IBM INFRAESTRUCTURA IT Soluciones IBM Las Soluciones de Amazing e IBM de infraestructura IT, comprenden servidores de misión crítica y soluciones de almacenamiento para todo tipo de empresas dentro de los diferentes sectores económicos. SOLUCIONES TECNOLOGIA Tecnología IBM Soluciones IBM Amazing es la primera empresa de Venezuela en poseer el nivel de Premier Business Partner de IBM, siendo este el nivel más alto en la estructura de asociados que ofrece IBM al mercado. Las soluciones de Amazing e IBM de infraestructura IT, comprenden servidores de misión crítica y soluciones de almacenamiento para todo tipo de empresas dentro de los diferentes sectores económicos tenemos la experiencia y la capacidad para diseñar y arquitectar la solución de infraestructura, mas apropiada a sus requerimientos HOME SEVICIOS APLICACIONES ON DEMAND Amazing On Demand: las pequeñas empresas tienen la opción de contar con la más avanzada tecnología en sistema de gestión empresarial sin necesidad de invertir en licencias de software ni de adquirir una compleja arquitectura de hardware, utilizando una metodología acelerada de implantación la empresas pueden entrar en operación en un tiempo aproximado de 1 mes. Siebel CRM On Demand: Siebel CRM On Demand ofrece una gestión de las relaciones con los clientes (CRM) alojada, de bajo riesgo y sin ninguna o una mínima inversión previa en TI. Siebel CRM On Demand le permite acelerar las ventas, mejorar el marketing y prestar siempre un excelente servicio al cliente.. Servicios Soporte A través de nuestro equipo de consultores funcionales y técnicos podemos brindar atención a los requerimientos post-implantación los cuales pueden ofrecerse en sitio o de manera remota dependiendo del tipo de requerimiento. Help Desk Entrenamientos Implantación de nuevas funcionalidades y desarrollos Cambio de Plataforma Entonación y Monitoreo de la plataforma

6 Servicios Desarrollos J Contamos con recursos con experiencia capaces de realizar desarrollos integrados como nuevas funcionalidades alrededor de las soluciones que ofrecemos. Estos proyectos de desarrollo típicamente implican: Interfaces con sistemas externos. Apoyo en migraciones complejas de datos. Desarrollos a la medida para complementar nuestras soluciones a funcionalidades particulares de nuestros clientes. Ejecución de desarrollos estándares dentro de los proyectos de implantación tales como formatos, reportes y generación de archivos electrónicos.

7 Objetivo General - Desarrollar un sistema integral de Administración de Consultoría para control de horas, proyectos, actividades, ordenes de trabajo y agendas de consultores asignados a clientes en el Dpto. de Consultoría de Amazing Global de Vzla. Objetivos Específicos - Módulo de Administración del Sistema: Se necesita un módulo para crear usuarios, empleados y clientes. De estos se derivan todas las transacciones que se quieren realizar con el Sistema de Administración de Consultoría. Los usuarios estarán ligados directamente a los empleados (recursos) que luego se asignarán a proyectos, se generarán reportes con ellos y se evaluará su desempeño. Adicional a esto, el módulo de Administración del sistema debe ser capaz de manejar una serie de tablas que permitan el control total del sistema. - Generación de Proyectos y actividades: Se requiere crear proyectos, con horas y días de duración, a su vez cada proyecto tiene actividades que se desean controlar detalladamente para estudios de calidad. - Agendas y ocupación de recursos: Se desea generar agendas diarias a los recursos disponibles asignándole duración (días y horas) destinadas a cada actividad de un proyecto en un cliente dado. Vale la pena destacar que cada recurso tiene una tarifa y se debe hacer el cálculo total del monto facturable al cliente. - Ordenes de trabajo: Las órdenes de trabajo consisten en asignaciones cortas y aisladas de recursos a clientes para cumplir con tareas puntuales. Esta funcionalidad de Ordenes de Trabajo debe estar ligado íntimamente con el cliente, son propuestas que se tienen que aprobar y es necesario que cualquier información en las ordenes de trabajo (cambio de estatus, fecha de inicio y fin, días y horas de duración) sean enviados al cliente vía automáticamente. - Aprobación de Horas: Cada uno de los recursos luego de registrar las actividades en las horas que tienen agendadas deben ser verificadas y aprobadas por el gerente que le asignó esas horas y así culminar el proceso de Registro de horas. - Reportes: Es necesario que se generen una serie de reportes para observar desempeño de los recursos, avance de cada proyecto, variaciones en el tiempo establecidos para las actividades, ocupación y facturación de consultoría.

8 Alcance El Siac debe ser un sistema Web al cual se debe accesar a través de la autentificación de usuarios los cuales pueden ingresar a sistema a través de una intranet o extranet. Los usuarios deben ser clasificados por roles de acceso, los cuales serían los siguientes: - Administrador del Sistema - Gerentes - Consultores En el sistema se debe tener reportes capaces de ser exportados en formatos compatibles con Excel y pdf. A continuación la lista de los reportes requeridos: Consultores sin agenda por rango de fecha Este reporte debe mostrar los consultores que no tengan agendadas actividades en un determinado rango de fechas adicionalmente debe tener la opción de generar el reporte por un consultor determinado o por todos los consultores y por sede de Amazing Global de Vzla. Agendas Consultores Este reporte debe mostrar las actividades agendadas a cada consultor, la búsqueda se debe filtrar por rango de fecha, consultor, sede de Amazing Global de Vzla. por proyecto y aunado a esto debe ser posible ordenar el reporte por los campos de consultor y proyecto. Consultores por Proyecto El reporte Consultores por proyecto debe mostrar las horas invertidas de un consultor en cada proyecto, la búsqueda se debe realizar por fecha, por consultor, por sede Amazing Global de Vzla., y por proyecto. Adicionalmente debe tener la opción de generar el reporte de la siguiente forma: 1. Detallado: Muestra las actividades realizadas en un proyecto por un rango de fechas. 2. Sumarizado: Muestra el total de horas invertidas en un proyecto. Actividades Pendientes por Registrar Este reporte debe arrojar como resultado todas aquellas actividades que están agendadas, pero que aun no han sido registradas por el consultor. Esta búsqueda se debe hacer por consultor o todos los consultores y por rango de fecha.

9 Consultores con menos de 8 horas Agendadas Este reporte debe mostrar todos los consultores que tengan menos de 8 horas agendadas en un rango de fecha determinado. Horas por Facturar Este reporte debe mostrar las horas que aun no han sido facturadas al cliente, la búsqueda debe realizarse por proyecto, por todos los proyectos y por un rango de fechas. Informe de ocupación con proyección a 6 meses Este reporte muestra el total de horas mensuales asignadas a cada consultor con un porcentaje total de ocupación en los 6 meses. La búsqueda debe ser realizada por año, mes de inicio del periodo y tipos de actividad confirmada o tentativa-. Informe de ocupación mensual vs. Facturación Este reporte muestra el total de horas ocupadas por cada uno de los consultores y horas facturadas. La búsqueda se realizara por rango de fechas. El sistema debe proveer: - Herramientas de respaldo el cual genere archivos que representen la actualidad del sistema. - Mecanismos que permitan el envío de reportes a través de canales como correo electrónico. - Mecanismos para imprimir reportes Se debe entregar documentación del sistema (manuales de uso). Se debe entrenar a los usuarios finales del sistema. Para llevar a cabo el proyecto cumpliendo con todos los requisitos de AMAZING GLOBAL DE VENEZUELA C.A., dentro del lapso de tiempo estipulado se requieren dos pasantes trabajando a tiempo completo en el desarrollo del mismo. Hemos determinado que para lograr el desarrollo del sistema SIAC de la manera más óptima separar el trabajo de los 2 pasantes solicitados por funcionalidades de roles.

10 Los roles están detallados de la siguiente manera: J Administrador del sistema Inicio (Muestra la pagina de inicio del SIAC con todas las vistas permitidas para este rol) Actas no aprobadas (Muestra las actividades registradas y pendientes por aprobar por un rango de fechas dado y por consultor) Agendar (Esta vista debe permitir agendarle al consultor o gerente las actividades planificadas para una fecha determinada, permitiendo agregar detalles tales como: Proyecto, rango de fechas, Nro. de horas diarias, Estado tentativo o definitivo- y Observaciones) Aprobar Actividades (La vista Aprobar Actividades permite a los Gerentes aprobar cada una de los registros que los consultores tienen agendados y han sido registrados) Enviar Agenda (Al agendar horas a los consultores, los Gerentes tienen la opción de enviar por correo toda la planificación a cada uno de los consultores especificando la cantidad de horas diarias, la fecha de la agenda y el detalle de la planificación) Ordenes de Trabajo (En esta vista se deben crear las Ordenes de trabajo con su respectiva descripción, cliente, producto, ciudad, rango de fechas y horas, Gerente encargado, tarifa y moneda, objetivos y condiciones) Proyecto (En esta vista se deben crear todos los proyecto y las actividades asociadas con la respectiva descripción, modalidad, cliente, producto, ciudad, rango de fechas y horas, Gerente encargado, tarifa y moneda, objetivos y condiciones) Tablas Básicas (Tablas Básicas muestra toda la información de configuración y manejo del sistema, a continuación cada una de las tablas que se muestran en esta vista: - Área - Cargo - Ciudad - Cliente - Días Festivos - Empleado - Especialidad - Estatus - Línea de Producto - Monedas - País - Productos - Usuarios - Parámetros del Sistema) Reportes (Vista que muestra todos los reportes del sistema)

11 Gerente Inicio (Explicado anteriormente) Agendar (Explicado anteriormente) Aprobar Actividades (Explicado anteriormente) Enviar Agenda (Explicado anteriormente) Órdenes de Trabajo(Explicado anteriormente) Registro de Actividades (En esta vista se muestra una lista de todas las actividades agendazas. Estas actividades deben ser registradas con su detalle de horas, modalidad, proyecto-actividad y orden de trabajo y descripción) Reportes (Explicado anteriormente) Consultor Inicio (Explicado anteriormente) Registrar Actividades (Explicado anteriormente) Revisar Agenda (Explicado anteriormente) Impresión de Actas (Esta vista permite imprimir las actas que contienen las horas registradas a ser firmadas por los Clientes y ser facturadas. Se debe poder filtrar por rango de fechas, proyecto u orden de trabajo y consultor) El trabajo de los pasantes será distribuido de la siguiente manera en cada una de las etapas del proyecto: Etapa \ Pasante Levantamiento de información Planificación Análisis y Diseño Implementación Integración Pruebas Capacitación e implantación Desempeño Individual Desempeño en pareja En la etapa de desarrollo las asignaciones de cada recurso serán las siguientes:

12 Vista \ Pasante Pasante 1 Pasante 2 Agendar Enviar Agenda Revisar Agenda Registro de Actividades Aprobar Actividades Actas no Aprobadas Impresión de Actas Ordenes de Trabajo Reportes Proyecto Tablas Básicas J Limitaciones - El sistema debe ser desarrollado en php y My Sql. - El sistema debe ser compatible con el servidor de correos Lotus Notes de IBM.

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