Caso de Éxito : Grupo Intesa

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1 Soluciones ERP Caso de Éxito : Grupo Intesa Sage ERP X3 Unifica la gestión de todas sus áreas de negocio con Sage ERP X3 y Totware. Sumario Perfil del cliente: La empresa pública municipal, Grupo INTESA, gestiona instalaciones y servicios vinculados al transporte de la ciudad de Elche. Fundada en 1983, tiene el objetivo de gestionar los servicios públicos desde una perspectiva empresarial, con eficacia, rentabilidad y calidad. Situación: Grupo INTESA necesitaba implantar una solución de gestión empresarial global para integrar la información de sus diferentes áreas de negocios. Solución: Sage ERP X3 Cobertura funcional: Gestión Financiera, Compras, Ventas y Gestión de Stocks. Beneficios: Se han unificado los datos de todos los sistemas de información verticales, creando una fuente única desde donde explotar y analizar la información de negocio de una manera global. Perfil de Grupo Intesa Iniciativas de Transporte de Elche S.A. (Grupo INTESA) es la empresa pública municipal que gestiona instalaciones y servicios directamente vinculados al transporte de la ciudad de Elche. Fundada en 1983 por iniciativa del Ayuntamiento de Elche, el Grupo tiene el objeto de gestionar servicios públicos desde una perspectiva empresarial, alcanzando una rentabilidad económica y cotas máximas de eficacia y calidad, donde los beneficios resultantes se reinvierten en la propia ciudad. Desde su fundación, Grupo INTESA asumió la gestión de la estación de Autobuses de Elche, coordinando tanto las empresas privadas de transporte, como el servicio de información a los usuarios de líneas y servicios. Fruto de los resultados positivos, en 1992 amplió su cometido, asumiendo la construcción y posterior gestión de la Estación de servicios 24 horas anexa a la Estación, integrando también en sus servicios, tres años más tarde, la gestión de su Cafetería. El compromiso adquirido con los servicios de la ciudad y la calidad en la gestión por parte de Grupo INTESA han hecho que, en años posteriores, sus competencias crezcan continuamente, incorporando: la gestión del Servicio de Grúa Municipal; la regulación y control de la Ordenación y Regulación de Aparcamiento (ORA); el control de acceso a las piscinas municipales mediante máquinas expendedoras de entradas (controlando en la actualidad 8 centros públicos); y la construcción y gestión del aparcamiento Gran Teatre, en el centro histórico de la ciudad. El último servicio, encargado a Grupo INTESA en 2006, ha sido la construcción de un aparcamiento de 486 plazas para residentes en el centro del barrio de Altabix, llevando a cabo la promoción y venta de las plazas. Sage ERP X3 permite a la organización llevar a cabo un control centralizado de su información, garantizando el servicio con altos ratios de rentabilidad.

2 Caso de Éxito Sage ERP X3 : Grupo Intesa Pag. 2 de 6 Con 85 empleados volcados en el servicio al ciudadano, Grupo INTESA siempre ha tenido presente la importancia de las nuevas tecnologías para la mejora de los servicios al ciudadano, por lo que la misma ha ido incorporando los últimos adelantos en todas sus áreas de negocio. Esta apuesta por las TI se ha trasladado, también, a su gestión interna, donde las herramientas informáticas de última generación, como Sage ERP X3, permiten que la organización lleve a cabo un control centralizado de su información, garantizando el servicio con altos ratios de rentabilidad. Integrar la información de negocio La necesidad del Grupo para implantar una solución de gestión empresarial global era básicamente la de integrar la información proveniente de nuestras diferentes áreas de negocio, explica Antonio Hernández, gerente de Grupo INTESA. La gestión de unos servicios tan diversos, la particularidad de cada uno de los cuales exige la aplicación de sistemas de información específicos, hizo que la organización necesitara un apoyo eficaz a nivel de TI para unificar los datos de todas sus actividades, poder consolidarlos y analizarlos para el control global del negocio y para devolver, a continuación, a cada responsable de área los informes y análisis pertinentes y específicos que le ayuden a tomar decisiones. Antes de la implantación de la solución Sage ERP X3, el grupo llevaba a cabo esta integración de datos y la correspondiente validación de liquidaciones, el cuadre de la recaudación y de tesorería, con el apoyo de ficheros Excel. Este sistema no funcionaba mal, gracias a que nuestro departamento financiero estaba muy bien estructurado, pero echábamos de menos una integración única de los datos de la empresa y de todas sus actividades, explica Hernández. Con el objetivo de localizar la solución ERP más adecuada, en 2005 Grupo INTESA inició una prospección del mercado, analizando en profundidad tres de las principales herramientas disponibles, para decantarse finalmente por la aplicación de Sage. Seleccionamos Sage ERP X3porque ofrecía mayores capacidades de adaptación, lo que nos permitiría contar con la potencia necesaria para recoger toda la información proveniente de nuestras diferentes áreas de servicio, sin perder la estructura de la solución, expone el gerente de la firma. Estación de autobuses de Elche gestionada por el Grupo INTESA. A la decisión de Grupo INTESA también ayudó la cercanía y experiencia de Totware, partner de Sage en la zona con el que les puso en contacto el proveedor, y que acababa de desarrollar un complejo vertical sobre la plataforma de Sage ERP X3 para el sector de la piedra, lo que nos dio garantías adicionales en cuanto a su experiencia en las adaptaciones a medida sobre el ERP, añade Hernández. El proyecto se inició en el mes de marzo, dedicando varios meses a un estudio previo de las necesidades de la empresa, al igual que a formar al departamento de sistemas de la propia organización. A continuación, entre octubre y diciembre, se desarrolló un prototipo de solución con desarrollos a medida y adaptaciones llevadas a cabo por Totware, arrancando el proyecto en real el 1 de enero del año 2006, cuando se dejó de utilizar el sistema de gestión anterior. Seleccionamos el ERP de Sage porque ofrecía mayores capacidades de adaptación, lo que nos permitiría contar con la potencia necesaria para recoger toda la información proveniente de nuestras diferentes áreas de servicio sin perder la estructura de la solución. Las principales funcionalidades de Sage ERP X3 puestas en marcha fueron el módulo de gestión financiera (con liquidaciones), el módulo de compras, gestión de stocks y ventas, donde los dos primeros se desplegaron con adaptaciones puntuales. En cuanto al módulo de ventas, fue objeto del mayor número de desarrollos a medida, con el fin de adaptarlo al Grupo. Para la gestión de sus inmovilizados, asimismo, Grupo INTESA utiliza la solución Sage X3 Activos Fijos. Dicha solución, fue implantada a la vez que Sage ERP X3, y su total integración con el ERP facilitó aún más el control rentable de los activos fijos.

3 Caso de Éxito Sage ERP X3 : Grupo Intesa Pag. 3 de 6 En la actualidad, Grupo INTESA cuenta con diez usuarios concurrentes de Sage ERP X3, donde la solución es utilizada por todo su departamento de administración, por su equipo de TI y también por personal de las áreas de producción y de compras (como herramienta para la gestión de pedidos, devoluciones y control de movimientos en stock). Para la generación de todo tipo de informes operativos y de negocios, asimismo, las funcionalidades del ERP se han visto completadas con la herramienta Crystal Reports. integran todas las liquidaciones de las áreas de negocio, facilitando de manera importante su validación. En el ERP también se han integrado la conciliación y la tesorería, permitiendo incorporar la recaudación al flujo de gestión. La solución permite integrar, tanto la información de ventas proporcionada por los TPVs, como los datos de recaudación reales, conciliando las ventas al contado y las abonadas con tarjetas de crédito. Para estos últimos, los totalizadores de cargos, enviados por cada entidad bancaria, se incorporan a su vez a la aplicación de gestión para la conciliación de operaciones. En la parte financiera, también se crearon informes específicos de pérdidas y ganancias, al igual que un amplio abanico de reports para el control presupuestario, del consumo interno, de las periodificaciones, etc. Entrada a las oficinas del Grupo INTESA situadas en la localidad de Elche. Coordinación entre la gestión operativa y de negocio Con el despliegue de Sage ERP X3, Grupo INTESA ha creado dos áreas globales dentro de sus sistemas de información: el operativo, compuesto por las soluciones verticales específicas que rigen la operativa diaria de sus diferentes áreas de servicio y donde siguen coexistiendo varios aplicativos, desarrollados en su mayoría a medida por la propia empresa; y el área de gestión, representado por la solución ERP de Sage, que integra y analiza toda la información de negocio en su conjunto. Grupo INTESA ha llevado a cabo la creación de dos áreas globales (operativa y de gestión) de sus sistemas de información gracias al despliegue de Sage ERP X3. Para la gestión de la zona azul, Grupo INTESA utiliza, además de una solución concreta, un sistema de información para la captación de datos móviles, dotado de un interface específico con Sage ERP X3. Entre todos los sistemas de gestión verticales y la solución ERP de Sage se ha hecho un interface específico que permite capturar la información global de las áreas operativas y volcarla en Sage ERP X3 en un formato único, para su tratamiento posterior, manifiesta Antonio Hernández. Gracias a este interface, en Sage ERP X3 se Problemática de compras ventas e inventarios En el área de gestión de compras, el principal reto de Grupo INTESA era la codificación de artículos. Por un lado, gestionamos artículos con la codificación original del proveedor y, por otro, controlamos productos que se pueden aplicar en diferentes áreas de nuestro negocio, como por ejemplo los gastos de mantenimiento de instalaciones, explica el gerente de la firma. Algunas de nuestras actividades no se gravan con el mismo IVA, por lo que necesitamos desglosar los artículos adquiridos por cada tipo de actividad, y para ello necesitábamos gran agilidad en los pedidos, que hemos alcanzado con la solución Sage ERP X3. En el circuito de compras, Grupo INTESA cuenta además con un apartado específico que son las propuestas de inversión. La gestión de estas propuestas también se está integrando en Sage ERP X3, para que al realizar una propuesta de inversión para una nueva implantación que generará varios pedidos a lo largo de un año, se pueda valorar fácilmente la propuesta inicial y lo que ha costado el proyecto al final. La gestión de propuestas de inversión en Sage ERP X3 también se apoya en un sistema de firmas, necesarias para el inicio del proyecto y el lanzamiento de cada pedido. Sage X3 Activos Fijos nos ha permitido aplicar nuevas formas para la gestión del inmovilizado, que llevamos a cabo de manera separada de la operativa por cada línea de negocio. A su vez, la principal dificultad para el uso de un aplicativo de gestión estándar en la parte de ventas de Grupo INTESA se debía a sus múltiples y diversas actividades, cada una de las cuales se rige por un

4 Caso de Éxito Sage ERP X3 : Grupo Intesa Pag. 4 de 6 sistema de información distinto. Necesitábamos adaptarnos a los sistemas de gestión que ya teníamos en cada área, ya que cada uno de ellos está diseñado conforme a una actividad concreta (como por ejemplo, la integración de datos de surtidores en la gestión de una gasolinera), declara Antonio Hernández, de modo que debíamos capturar sus formatos de liquidación y volcarlos en el sistema de gestión central, para su lectura y uso. Estas necesidades fueron cubiertas por Totware con la integración entre los sistemas de información operativos de la firma y Sage ERP X3. Vista panorámica de la estación de autobuses de la localidad alicantina. Empleados del Grupo INTESA, utilizando la solución Sage ERP X3. Otro área, cubierto por la solución de Sage, fue la gestión de stocks, integrada con compras y ventas. Debido al altísimo volumen de ventas, Grupo INTESA no transmite desde los sistemas operativos al sistema de gestión central cada apunte de inventario, sino que en el sistema se genera un stock temporal, que integra las ventas de todas las actividades, días y turnos, susceptibles de cambiar. Al cierre del período y de las liquidaciones, en Sage ERP X3 se genera un diario de stock definitivo. Esta generación global, y no apunte por apunte, mejora la eficacia en la gestión total de los stocks, evitando posibles cambios y devoluciones, sin dificultar las consultas ya que Sage ERP X3 permite tener en cuenta en la gestión y generación de informes, tanto las salidas y entradas en el diario de stock temporales, como las definitivas, dotando a todo el proceso de una mayor eficacia y agilidad. En la gestión de inmovilizados, con anterioridad a la implantación de la herramienta de Sage, Grupo INTESA no usaba un sistema específico, sino que integraba todos los datos a nivel contable en plataforma AS/400 para explotarlos luego con hojas de cálculo. Sage X3 Activos Fijos nos ha permitido aplicar nuevas formas para la gestión del inmovilizado, que llevamos a cabo de manera separada de la operativa por cada línea de negocio, explica el gerente de la firma. De esta forma, la gestión es más ágil y precisa, además de solventar nuestras necesidades para la gestión de venta de inmovilizados, por ejemplo, en el caso de aparcamientos subterráneos donde además comercializamos las plazas. Con la integración entre Sage X3 Activos Fijos y Sage ERP X3, además, las fichas de inmovilizado se crean de manera automática a partir de los pedidos de inmovilizado hechos en la solución ERP. En cuanto al área de producción, si bien su gestión todavía no está integrada en Sage ERP X3, Grupo INTESA cuenta con un proyecto para integrar los pedidos planificados en producción, para que cada responsable de sección pueda realizar sus propios pedidos semanales y mensuales por proveedor de manera automática, cotejados con los mínimos y máximos de stock y donde el sistema de gestión haga propuestas al proveedor automatizadas. En la actualidad, los pedidos de compra se están llevando a cabo a vía solicitudes en papel, que luego se introducen en Sage ERP X3 para efectuar el pedido en si, gestionando en la actualidad a más de 200 proveedores.

5 Caso de Éxito Sage ERP X3 : Grupo Intesa Pag. 5 de 6 Ventajas globales de la implantación Entre las principales ventajas del despliegue de Sage ERP X3 en Grupo INTESA, destacan la centralización de toda la información empresarial, de modo que la compañía puede ahora realizar consultas y análisis de sus áreas de información específicas, por separado y en su conjunto, desde una única herramienta. Gracias al ERP, ahora podemos generar a través de un único origen de datos toda la batería de informes para administración, producción, dirección o cualquier otro área de la empresa, explica Antonio Hernández, cuando antes necesitábamos bucear en los distintos sistemas verticales, cada uno con su base de datos y sistema operativo propio, con la consiguiente pérdida de tiempo y posibilidad de errores. Gracias a ello, el departamento de TI de Grupo INTESA ha reducido de manera significativa sus tiempos en la generación de informes, que cada área puede ejecutar, a su vez, de forma autónoma. El Partner Totware Software y Consultoría es una compañía dedicada a la consultoría informática y a la implantación de soluciones de gestión empresarial ERP, con más de 20 años de experiencia en procesos de gestión. Emplazada en Alicante, la empresa se convirtió en partner de Sage en el año 1999, llegando al nivel de Socio Certificado Experto de la División Gran Empresa. La compañía presta una oferta global de servicios de valor añadido para el despliegue y mantenimiento de las soluciones de Sage, destacando por su experiencia en la adaptación de esta herramienta a las necesidades y sectores más diversos, con un vertical especializado en la industria de la piedra natural. Otra ventaja a destacar para la compañía ha sido la centralización de todos los procesos de compras y de los datos de ventas, consiguiendo una trazabilidad total, donde la solicitud de compra, el pedido, su recepción y facturación, etcétera, están encadenados, permitiendo navegar hacia delante y hacia atrás en la consulta de los datos. Una funcionalidad importante de la solución, sobre todo para la gestión documental, ha sido también la posibilidad de adjuntar ofertas de proveedor a pedidos, entre otros varios documentos. Gracias al ERP de Sage, ahora podemos generar a través de un único origen de datos toda la batería de informes para administración, producción, dirección o cualquier otras área de la empresa. El hecho de que todas las tareas de obtención de información, su consolidación y análisis se puedan llevar a cabo ahora a través de una única herramienta, ha facilitado mucho el trabajo de los usuarios, sobre todo en el área de administración, declara el gerente de la firma, por lo que los empleados de la compañía reaccionaron positivamente y se adaptaron muy rápidamente a la nueva solución de gestión. La informatización del área de compras, donde antes no se utilizaba ninguna herramienta de gestión específica, ha exigido un esfuerzo adicional en la estructuración y organización de codificaciones, pedidos, informes, etcétera, que también ha resultado muy positiva para la compañía. INFORMACION COMERCIAL Tel: ES-CSX La información contenida en este documento puede ser objeto de modificaciones sin notificación.

6 Caso de Éxito Sage ERP X3 : Grupo Intesa Pag. 6 de 6

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