ESCUELA DE GOBIERNO POR LA RENOVACION ABSOLUTA INSTRUCTIVO DE INDUCCIÓN HOMÓLOGOS, FORMADORES Y TUTORES TABLA DE CONTENIDOS
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- Juan Peralta Herrera
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1 ESCUELA DE GOBIERNO POR LA RENOVACION ABSOLUTA INSTRUCTIVO DE INDUCCIÓN HOMÓLOGOS, FORMADORES Y TUTORES TABLA DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN 2. MISIÓN 3. VISIÓN 4. OBJETIVOS 5. ESTRUCTURA DEL EQUIPO ESCUELA DE GOBIERNO 5.1. Descripción de Perfiles en el Equipo Escuela de Gobierno Qué hace un Homologo Departamental? Qué hace un Homologo Municipal? Qué perfil debe tener un Homólogo? Qué perfil debe tener un Formador? Qué hace un Formador? Qué perfil debe tener un Tutor virtual? Qué hace un Tutor virtual? Cómo y quién delega al Equipo de Escuela de Gobierno? 6. QUÉ FUNCIONES TIENE A CARGO EL HOMOLOGO DEPARTAMENTAL? 6.1. Conocer los procesos 6.2. Inducción 6.3. Identificar las herramientas administrativas 6.4. Reconocer y manejar la plataforma de Escuela de Gobierno y SUIIM 6.5. Elaborar reportes solicitudes y requerimientos 6.6. Identificar Cursos y elaborar cronograma de trabajo 7. QUÉ FUNCIONES TIENE A CARGO EL HOMOLOGO MUNICIPAL? 7.1. Conocer los procesos 7.2. Inducción
2 7.3. Identificar las herramientas administrativas 7.4. Reconocer y manejar la plataforma de Escuela de Gobierno y SUIIM (Herramientas tecnológicas) 7.5. Elaborar reportes solicitudes y requerimientos 7.6. Identificar cursos y elaborar cronograma de trabajo 8. QUÉ FUNCIONES TIENE A CARGO EL FORMADOR? 8.1. Conocer los procesos 8.2. Identificar las herramientas administrativas 8.3. Reconocer y manjar la plataforma de Escuela de Gobierno y SUIIM 8.4. Elaborar reportes solicitudes y requerimientos 8.5. Identificar cursos y elaborar cronogramas de trabajo 9. QUÉ FUNCIONES TIENE EL TUTOR VIRTUAL? 9.1. Identificar herramientas administrativas 9.2. Reconocer y manejar la plataforma de Escuela de Gobierno y SUIIM 9.3. Elaborar reportes solicitudes y requerimientos 9.4. Identificar cursos y elaborar cronograma de trabajo 9.5. Gestión Administrativa de Escuela de Gobierno 10. PROCESOS DE LA ESCUELA DE GOBIERNO Homólogos Departamentales Convocatoria Solicitud de accesos a la plataforma de Escuela de Gobierno Crear actividad(es) en el SUIIM Comunicar y enviar el cronograma de trabajo Apoyar la gestión de los recursos para adquisición de material Confirmar accesos y comunicar a formadores Seguimiento y Control Consolidar los reportes de notas, asistencia y encuestas de calidad Entregar Constancias Homólogos Municipales: Convocatoria Solicitud de accesos a la plataforma Crear actividad (es) en el SUIIM Comunicar y enviar el cronograma de trabajo Apoyar la gestión de los recursos para adquisición de material Confirmar accesos y comunicar a formadores Seguimiento y Control
3 Consolidar los reportes de notas y asistencia Entrega de constancias Formadores Convocatoria Crear actividad(es) en el SUIIM Comunicar y enviar el cronograma de trabajo Apoyar la gestión de los recursos para adquisición de material Confirmar accesos y comunicar a formadores Seguimiento y Control Tutores virtuales Convocatoria Solicitud de accesos a la plataforma Comunicar y enviar el cronograma de trabajo Confirmar accesos y comunicar a estudiantes Seguimiento y Control
4 1. INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como propósito dar a conocer las funciones generales de todos aquellos actores que intervienen en los procesos de formación de la Escuela de Gobierno por la Renovación Absoluta, así como sus interacciones y alcances. 2. MISIÓN La Escuela de Gobierno por la Renovación Absoluta, es una institución del MOVIMIENTO POLÍTICO MIRA, que tiene como propósito brindar las herramientas conceptuales, metodológicas y políticas que sustentan la labor social, comunitaria y política del Movimiento, teniendo como soporte de efectividad los Valores, los Principios Superiores y los Fundamentos Filosóficos de la Renovación Absoluta. 3. VISIÓN La Escuela de Gobierno por la Renovación Absoluta estará constituida como una entidad de Educación Formal, siendo reconocida por su fundamentación axiológica y por su autenticidad en los procesos de formación en lo social, en lo comunitario y en lo político. 4. OBJETIVOS Facilitar los elementos ideológicos de la Renovación Absoluta, que orientan el que hacer social, comunitario y político, para garantizar la aplicación uniforme de los principios de veracidad, coherencia y practicidad. Diseñar e implementar procesos de enseñanza aprendizaje que promuevan la aplicación de los conocimientos, métodos y prácticas de la Renovación Absoluta, en el orden social, comunitario, y político. Brindar los elementos necesarios para la elaboración e implementación de Planes de Gobierno bajo los principios superiores de la Renovación Absoluta y sus Valores.
5 Diseñar e implementar procesos de evaluación que brinden criterios de valoración integral, del proceso de formación de los Actores de la Renovación Absoluta. Promover la investigación aplicada en el área social, comunitaria y política, bajo los principios superiores de la Renovación Absoluta, con el fin de garantizar un mejor servicio a la sociedad.
6 5. ESTRUCTURA DEL EQUIPO ESCUELA DE GOBIERNO La Escuela de Gobierno trabaja en equipo, de manera cooperativa, solidaria y estructurada, en pro de un mismo objetivo que es fomentar el conocimiento y las habilidades necesarias en los actores del Miraísmo a fin de que puedan contribuir al logro de una nueva cultura transcendente y transgeneracional. Esta estructura de trabajo está compuesta por la Dirección Nacional de Formación y liderazgo, apoyados por los Homólogos Departamentales, Homólogos Municipales, quienes tienen a cargo la labor táctica, administrativa y operativa de la Escuela y cuyas funciones se describirán posteriormente. A este grupo se unen los formadores de cada uno de los municipio y tutores virtuales quienes junto con los Homólogos del territorio, trabajan de manera articulada para el logro de los objetivos propuestos en cada uno de los procesos de formación Descripción de Perfiles en el Equipo Escuela de Gobierno Perfil del Homólogo de Escuela de Gobierno Qué hace un Homologo Departamental? Son los encargados de coordinar, informar y darle seguimiento y control a la ejecución de los procesos de formación orientados a través de la Dirección de Formación de Liderazgo y Gobierno y velar por su cumplimiento en el orden departamental Qué hace un Homologo Municipal? Son los encargados de coordinar, informar y darle seguimiento y control a la ejecución de las actividades que conciernen al desarrollo de los cursos emitidos por la Dirección Departamental de Liderazgo y Gobierno y velar por su cumplimiento en el orden municipal.
7 Qué perfil debe tener un Homólogo? Un Homologo de Escuela de Gobierno se recomienda que cumpla con las siguientes características esto con el fin de manejar instrucciones, procesos, análisis y reportes: Saber leer y escribir. Conocimientos mínimos en sistemas. Comprometido y responsable. Conocer sus funciones. Contar con una disponibilidad de tiempo para el desarrollo de sus funciones. Perfil de los formadores Qué perfil debe tener un Formador? Un Formador de Escuela de Gobierno se recomienda que cumpla con los siguientes aspectos: Tener la voluntad y el ánimo para desarrollar la labor de formación. Haber recibido las capacitaciones de Formador de Formadores. Tener la previa preparación al proceso de formación del cual hará parte. Comprometido y responsable. Estar articulado con el Homólogo del territorio en todo lo referente a los procesos administrativos de la formación Qué hace un Formador? Tienen a cargo la responsabilidad de realizar las capacitaciones, siguiendo los lineamientos trazados por la Dirección Nacional de Formación y Liderazgo, a través de las guías y el material suministrado para el desarrollo de los cursos. También velarán por un ambiente apto para el aprendizaje y un correcto uso de las herramientas para transmitir el conocimiento a los estudiantes.
8 Qué perfil debe tener un Tutor virtual? Un Tutor de Escuela de Gobierno debe cumplir con los siguientes aspectos: Haber recibido las capacitaciones de Formador de Formadores. Tener la disponibilidad de tiempo. Conocimientos en sistemas, particularmente de la plataforma moodle. Comprometido y responsable Estar articulado con el Homólogo del territorio en todo lo referente a los procesos administrativos de la formación Qué hace un Tutor virtual? Los tutores virtuales, son los encargados brindar el acompañamiento, hacer el seguimiento y reporte de notas a través de la plataforma de Escuela de Gobierno y presentarlo a su Homologo Municipal de aquellos estudiantes que han elegido la modalidad virtual para adelantar su proceso de formación Cómo y quién delega al Equipo de Escuela de Gobierno? Para ser delegado como integrante del Equipo de Escuela de Gobierno en cualquiera de sus diferentes roles, deberá contar con el aval del Director Político municipal y departamental respectivamente, quien dará a conocer dicha designación Dirección Política Regional y Gobierno. a la ella a su vez a la Dirección de Formación de Liderazgo y
9 6. QUÉ FUNCIONES TIENE A CARGO EL HOMOLOGO DEPARTAMENTAL? Objetivo: Velar para que los procesos de capacitación enviados por la Dirección Nacional de Formación de Liderazgo y Gobierno se desarrollen de manera fluida y oportuna. Para ello estarán atentos en el acompañamiento y atender a las diferentes preguntas o inquietudes que se presenten. Las funciones principales donde deben intervenir serán: 6.1. Conocer los procesos: conocer el Proceso General de Escuela de Gobierno y el presente instructivo de inducción Inducción: elaborar acta de entrega del cargo y documentos de apoyo en caso de posibles cambios en el equipo de trabajo Identificar las herramientas administrativas: Archivo. Direcciones de correo electrónico y claves de acceso de correo institucional, plataforma Escuela de Gobierno, SUIIM. Bases de datos de Homólogos Municipales, Formadores, Estudiantes. Cronogramas de plan de trabajo. Formatos o plantillas de seguimiento. Instructivos de descarga del material. Hojas de vida de Voluntarios. Todo material pertinente que corresponda al desarrollo de la labor Reconocer y manejar la plataforma de Escuela de Gobierno y SUIIM Conocer el manejo de la plataforma de Escuela de gobierno para la respectiva monitorización y control de los estudiantes. Anexo 1. Instructivo plataforma de Escuela de Gobierno) Conocer el manejo del SUIIM. Para la creación de actividades y reporte de asistencias y notas. Anexo 2. Instructivo Creación de Actividades para el reporte y seguimiento de Cursos Escuela de Gobierno.
10 6.5. Elaborar reportes solicitudes y requerimientos Estar atento al correo institucional designado a su departamento en donde se estarán comunicando las novedades y requerimientos de la Escuela. Asimismo, estar atento a las comunicaciones que se dan a conocer para los procesos de Escuela de Gobierno a través de los correos regionales, para el caso de Colombia. Conocer y ponerse en contacto con sus homólogos municipales Consolidar y reportar los listados de los formadores y estudiantes. Acompañar periódicamente a sus homólogos municipales, para darles el apoyo en la creación y confirmación de accesos a la plataforma, descargas de material (Cartillas, Vídeos, etc). Consolidar reportes de notas y presentación de informes de evaluación y desempeño del departamento, tal como el número de estudiantes, formadores, tutores. Preparar informe y presentación de rendición de cuentas de los cursos con sus respectivos análisis. Reportar y hacer entrega de las respectivas constancias Identificar Cursos y elaborar cronograma de trabajo Revisar el informe de gestión final. NOTA: En caso de presentarse un cambio de Homologo Departamental, éste deberá elaborar un informe final de gestión, que deberá contener: Estado actual de los cursos en desarrollo es decir en que fase de desarrollo esta cada curso junto con su cronograma de trabajo. Listados y documentos pertinentes que den claridad y continuidad al proceso.
11 7. QUÉ FUNCIONES TIENE A CARGO EL HOMOLOGO MUNICIPAL? Objetivo: velar para que los procesos de capacitación enviados por la Dirección Departamental de Formación y Liderazgo se desarrollen de manera fluida y oportuna. Para contarán con el acompañamiento y la atención a las diferentes preguntas o inquietudes que se presenten. Las funciones principales donde deben intervenir serán: 7.1. Conocer los procesos: conocer el proceso general de Escuela de Gobierno y el presente instructivo de inducción Inducción: acta de entrega del cargo y documentos de apoyo Identificar las herramientas administrativas: Archivo. Direcciones de correo electrónico y claves de acceso de correo institucional, Plataforma Escuela de Gobierno, SUIIM. Bases de datos de Formadores, Estudiantes. Cronogramas de plan de trabajo. Formatos o plantillas de seguimiento. Instructivos de descarga del material. Hojas de vida de Voluntarios. Todo material pertinente que corresponda al desarrollo de la labor Reconocer y manejar la plataforma de Escuela de Gobierno y SUIIM (Herramientas tecnológicas) Conocer el manejo de la plataforma de Escuela de gobierno para la respectiva monitorización y control de los estudiantes. Anexo 1. Manual Instructivo Plataforma de Escuela de Gobierno) Conocer el manejo del SUIIM. Para la creación de actividades y reporte de asistencias y notas. Anexo 2. Instructivo Creación de Actividades para el reporte y
12 seguimiento de Cursos Escuela de Gobierno Elaborar reportes solicitudes y requerimientos Estar atento al correo institucional designado a su municipio en donde se estarán comunicando las novedades y requerimientos de la Escuela. Conocer y ponerse en contacto con sus formadores Consolidar y reportar los listados de los formadores y estudiantes. Acompañar periódicamente a sus formadores, para darles el apoyo en: Creación y confirmación de accesos a la plataforma, descargas de material (Cartillas, Vídeos, formatos, etc). Consolidar reportes de notas y presentación de informes de evaluación y desempeño de los formadores, tal como el numero de estudiantes, formadores, tutores. Preparar informe y presentación de rendición de cuentas de los cursos con sus respectivos análisis. Reportar y hacer entrega de las respectivas constancias Identificar cursos y elaborar cronograma de trabajo Revisar el informe de gestión final. NOTA: en caso de presentarse un cambio de Homologo Municipal, éste deberá elaborar un informe final de gestión, que deberá contener: Estado actual de los cursos en desarrollo es decir en que fase de desarrollo esta cada curso junto con su cronograma de trabajo. Listados y documentos pertinentes que den claridad y continuidad al proceso.
13 8. QUÉ FUNCIONES TIENE A CARGO EL FORMADOR? Impartir las clases a los estudiantes inscritos al proceso de formación y velar para que los procesos de capacitación enviados por la Dirección Municipal de Formación y Liderazgo se desarrollen de manera fluida y oportuna. Durante su proceso contarán con el acompañamiento de los homólogos municipales y departamentales Las funciones principales donde deben intervenir serán: 8.1. Conocer los procesos Conocer el Proceso General de Escuela de Gobierno y el presente instructivo de inducción Identificar las herramientas administrativas Archivo. Direcciones de correo electrónico y claves de acceso de: correo institucional, Plataforma Escuela de Gobierno, SUIIM. Bases de datos de estudiantes presenciales y virtuales. Cronogramas de plan de trabajo. Formatos o plantillas de seguimiento. Instructivos de descarga del material. Todo material pertinente que corresponda al desarrollo de la labor Reconocer y manjar la plataforma de Escuela de Gobierno y SUIIM Conocer el manejo de la plataforma de Escuela de gobierno para la descarga del material. Anexo 1. Instructivo plataforma de Escuela de Gobierno. Conocer el manejo del SUIIM. Para la creación de actividades y reporte de asistencias y notas. (Foros Grandes), Anexo 2. Instructivo Creación de Actividades para el reporte y seguimiento de Cursos Escuela de Gobierno Elaborar reportes solicitudes y requerimientos Estar atento al correo en donde se estarán comunicando las novedades y requerimientos de la Escuela de Gobierno.
14 Consolidar y reportar los listados de los estudiantes presenciales y virtuales con sus respectivas notas y asistencias. Presentar las novedades al Homologo Municipal de la creación y confirmación de accesos a la plataforma, descargas de material (Cartillas, Vídeos, formatos, etc.). Elaborar el reporte de notas y presentación de informe de evaluación y desempeño de los estudiantes presenciales y virtuales Identificar cursos y elaborar cronogramas de trabajo Revisar el informe de gestión final. NOTA: En caso de presentarse un cambio de Formador de un curso en proceso, este deberá elaborar un informe final de gestión, que deberá contener: Estado actual de los cursos en desarrollo es decir en que fase de desarrollo esta cada curso junto con su cronograma de trabajo. Listados y documentos pertinentes que den claridad y continuidad al proceso
15 9. QUÉ FUNCIONES TIENE EL TUTOR VIRTUAL? Objetivo Velar para que los procesos de capacitación virtual enviados por la Dirección Municipal de Formación y Liderazgo se desarrollen de manera fluida y oportuna, para ello estarán atentos en el acompañamiento y atender a las diferentes preguntas o inquietudes que se presenten. Las funciones principales donde deben intervenir serán: 9.1. Identificar herramientas administrativas Archivo. Direcciones de correo electrónico y claves de acceso de: (correo institucional, Plataforma Escuela de Gobierno). Bases de datos de: (Estudiantes virtuales). Cronogramas de plan de trabajo. Formatos o plantillas de seguimiento. Instructivos de descarga del material. Todo material pertinente que corresponda al desarrollo de la labor Reconocer y manejar la plataforma de Escuela de Gobierno y SUIIM Orienta y dar a conocer el manejo de la plataforma de Escuela de gobierno a los estudiantes virtuales. Anexo 1. Manual plataforma de Escuela de Gobierno. Conocer el manejo del SUIIM. Para la creación de actividades y reporte de asistencias y notas. (Foros Grandes) Anexo 2. Instructivo Creación de Actividades para el reporte y seguimiento de Cursos Escuela de Gobierno Elaborar reportes solicitudes y requerimientos Estar atento al correo en donde se estarán comunicando las novedades y requerimientos de la Escuela De Gobierno.
16 Conocer y ponerse en contacto con sus estudiantes virtuales para informar las novedades del curso. Presentar las novedades al Homologo Municipal, para la creación y confirmación de accesos a la plataforma de Escuela de Gobierno y descargas de material (Cartillas, Vídeos, formatos, etc). Elaborar el reporte de notas y presentación de informe de evaluación y desempeño de los Estudiantes virtuales y presentarlo al homologo Municipal Identificar cursos y elaborar cronograma de trabajo Revisar el informe de gestión final. NOTA: En caso de presentarse un cambio de Tutor de un curso en proceso, este deberá elaborar un informe final de gestión, que deberá contener: Estado actual de los cursos en desarrollo es decir en que fase de desarrollo esta cada curso junto con su cronograma de trabajo. Listados y documentos pertinentes que den claridad y continuidad al proceso Gestión Administrativa de Escuela de Gobierno Para el desarrollo de los cursos será necesario conocer el manejo administrativo y los canales de comunicación para la gestión de la información, durante las diferentes etapas del proceso de formación (Inicio, Planeación, Ejecución, Cierre). Para ello veremos (Esquema 1.) las funciones que tienen a cargo cada uno de los integrantes del equipo de Escuela de Gobierno y posteriormente la descripción de cada una de ellas.
17 10. PROCESOS DE LA ESCUELA DE GOBIERNO Homólogos Departamentales: Esquema 1 Gestión Administrativa de Homólogos Departamentales de E.G Convocatoria Apoyar la difusión de la convocatoria del curso en cuestión. Realizar las inscripciones correspondientes tanto de estudiantes como de formadores. Consolidar los listados de estudiantes y formadores inscritos reportados por los municipios Solicitud de accesos a la plataforma de Escuela de Gobierno. Tanto los Formadores y Tutores como Estudiantes presenciales y virtuales deberán ser reportados en una base que contenga como mínimo la información del formulario que se muestra a continuación.
18 Anexo 3. Formulario Relación de Formadores y Tutores de E.G. Al momento de diligenciar la plantilla colocar todos los datos requeridos. Enviar esta plantilla diligenciada a la Dirección Nacional de Formación y Liderazgo, para que se inscriban y matriculen Formadores, Tutores, o Estudiantes virtuales a y puedan acceder los la plataforma de Escuela de Gobierno Crear actividad(es) en el SUIIM Crear la respectiva actividad del curso en el SUIIM. Anexo 2. Instructivo Creación de Actividades para el reporte y seguimiento de Cursos Escuela de Gobierno.
19 Anexo 2. Instructivo Creación de Actividades para el reporte y seguimiento de Cursos Escuela de Gobierno. NOTA: Para las creaciones de actividad solamente podrán hacerlo los Homólogos Departamentales o Municipales o Formadores que tengan acceso al SUIIM. Si no lo tienen y es necesario deberán solicitarlo a la Oficina de Planeación de su territorio con la autorización del Director Político Comunicar y enviar el cronograma de trabajo Elaborar el cronograma de trabajo del desarrollo del curso. Socializar el cronograma con los Homólogos Municipales y concertar las fechas de inicio y desarrollo del mismo Apoyar la gestión de los recursos para adquisición de material Verificar con los Homólogos Municipales la disponibilidad logística (Lugar, equipos, material, etc.); para el desarrollo de los cursos. Quien autoriza el recurso financiero para el material a los estudiantes, así como el permiso para el uso de los espacios y los equipos esta a cargo del Director Político.
20 Confirmar accesos y comunicar a formadores Una vez la Dirección Nacional de Formación y Liderazgo, haya inscrito y matriculado a sus estudiantes, confirmarán a los homólogos departamentales. Los homólogos departamentales verificarán los accesos e informarán a sus homólogos municipales, quienes a su ves informarán a sus formadores y tutores reportados. Si presenta alguna novedad con los accesos a la plataforma de Escuela de Gobierno, informarlo a la Dirección Nacional de Formación y Liderazgo Seguimiento y Control Dar seguimiento al proceso y velar por el cumplimiento del cronograma de trabajo establecido. Consolidar el número de las actividades con las que ha sido creado el curso e informar a la Dirección Nacional de Formación y Liderazgo, diligenciando el siguiente formulario:
21 Anexo 4. Formulario Reporte de Seguimiento Departamental Consolidar los reportes de notas, asistencia y encuestas de calidad Una ves terminado un ciclo o un curso, se elaborará un informe con el desempeño del curso y se enviará a la Dirección Nacional de formación y Liderazgo. Este informe debe incluir: El reporte consolidado de las notas y asistencia del departamento, incluido el reporte de nivelación. Consolidando en el formato que se muestra a continuación. Ver Anexo 5 Instructivo de manejo de Notas. Y Anexo 6 Formulario Reporte de Notas y Asistencia.
22 Anexo 6. Formulario Reporte de Notas y Asistencia. NOTA: Las encuestas de calidad: Las encuestas sobre la calidad del curso serán aplicadas durante el desarrollo del mismo, al terminar cada bloque temático (Tabulación 1). Las encuestas que corresponden al desempeño del formador (Tabulación 2) y el desempeño del curso (Tabulación 3) serán aplicadas al finalizar el curso. NOTA: sobre los formatos de encuestas se podrán diligenciar con una "X"; pero los formatos de tabulación de las encuestas deberán ser diligenciados en numero "1". para facilitar el manejo cuantitativo y estadístico de la misma. Asimismo, serán reportadas las tabulaciones consolidadas del departamento de las encuestas de calidad del Ciclo del curso en cuestión, como se muestran en los siguientes formatos:
23 TABULACIÓN 1: ENCUESTA CALIDAD DEL BLOQUE TEMÁTICO TABULACION 2: ENCUESTA_PROCESO_DE_FORMADORES
24 TABULACIÓN 3: DESEMPEÑO DE CURSO NOTA: Los formatos de las encuestas así como los formatos de tabulación variarán dependiendo del curso en desarrollo Entregar Constancias Una vez enviado el reporte de notas a la Dirección Nacional de Formación y Liderazgo, se esperará a la confirmación y el listado con las cartas, emitido por la Dirección Nacional para la elaboración de las actas de constancia.
25 10.2. Homólogos Municipales: Esquema 2. Gestión Administrativa de Homólogos Municipales de E.G Convocatoria Dar apoyo en la convocatoria del curso en cuestión Realizar las inscripciones correspondientes tanto de estudiantes como de formadores. Consolidar los listados de estudiantes y formadores inscritos reportados por los municipios Solicitud de accesos a la plataforma Tanto los Formadores, Tutores y Estudiantes virtuales deberán ser reportados en una base E.G. establecida. Anexo 3. Formulario Relación de Formadores y Tutores de
26 Al momento de diligenciar la plantilla, colocar todos los datos requeridos. Enviar esta plantilla diligenciada al Homologo Departamental, para que inscriban y matriculen en la plataforma de Escuela de Gobierno. (Formadores, Tutores, o estudiantes virtuales Crear actividad (es) en el SUIIM Crear la respectiva actividad del curso en el SUIIM. Ver Anexo 2. Instructivo Creación de Actividades para el reporte y seguimiento de Cursos Escuela de Gobierno. NOTA: para las creaciones de actividad solamente podrán hacerlo los homólogos departamentales o municipales o formadores que tengan acceso al SUIIM. Si no lo tienen y es necesario deberán solicitarlo a la Oficina de Planeación de su territorio con la respectiva aprobación del Director Político del territorio, de tal manera que para un mismo curso se tendrá una o varias actividades reportadas por el mismo departamento Comunicar y enviar el cronograma de trabajo Elaborar el cronograma programático del desarrollo del curso. Socializar el cronograma con los homólogos municipales y concertar las fechas de inicio y desarrollo del mismo Apoyar la gestión de los recursos para adquisición de material Verificar con los Formadores la disponibilidad logística (Lugar, equipos, material etc.); para el desarrollo de los cursos. Quien autoriza el recurso financiero para el material a los estudiantes, así como el permiso para el uso de los espacios y los equipos esta a cargo del Director Político Confirmar accesos y comunicar a formadores Una vez el Homologo Departamental haya revisado los accesos de sus Homólogos municipales, Formadores, Tutores y Estudiantes virtuales, informara a estos el acceso a la plataforma de Escuelas de Gobierno, si surge alguna novedad en la inscripción deberá
27 reportarla al Homologo Departamental Seguimiento y Control Dar seguimiento al proceso y velar por el cumplimiento del cronograma de trabajo establecido. Consolidar el número de las actividades en SUIIM con las que ha sido creado el curso, e informar al Homólogo Departamental Consolidar los reportes de notas y asistencia Una vez terminado un ciclo o un curso, se elaborará un informe con el desempeño del curso y se enviará al Homologo Departamental este informe debe incluir: El reporte consolidado de las notas y asistencia del municipio, incluido el reporte de nivelación. Consolidando en el formato que se muestra a continuación. Anexo 5. Instructivo de manejo de Notas y Asistencia, y Anexo 6. Formulario Reporte de Notas y Asistencia. NOTA: Las encuestas de calidad: Las encuestas sobre la calidad del curso serán aplicadas durante el desarrollo del curso, al terminar cada bloque temático (Tabulación 1). Las encuestas que corresponden al desempeño del formador (Tabulación 2) y el desempeño del curso (Tabulación 3) serán aplicadas al finalizar el curso. NOTA: sobre los formatos de encuestas se podrán diligenciar con una "X"; pero los formatos de tabulación de las encuestas deberán ser diligenciados en número "1". para facilitar el manejo cuantitativo y estadístico de la encuestas. Asimismo serán reportadas las tabulaciones consolidadas del municipio de las encuestas de calidad del Ciclo del curso en cuestión. NOTA: Los formatos de las encuestas así como los formatos de tabulación variarán dependiendo del curso en desarrollo Entrega de constancias Una vez enviado el reporte de notas al Homologo Departamental, se esperará a la confirmación y el listado con las cartas, emitido por la Dirección Nacional para la
28 elaboración de las actas de constancia. Este reporte deberá ser dado a la Dirección departamental de Formación a fin consolidar un único documento que será enviado a la Dirección Nacional de Formación Formadores: Esquema 3. Gestión Administrativa de Formadores de E.G Convocatoria Apoyar la convocatoria y el proceso de inscripción de los estudiantes Crear actividad(es) en el SUIIM Si usted es un Formador de un foro grande y la cantidad de estudiantes es considerable, se sugiere que tenga acceso al SUIIM, para apoyar con la labor del Homologo Municipal. Ver Anexo 2. Instructivo Creación de Actividades para el reporte y seguimiento de Cursos Escuela de Gobierno. Recuerde que los informes de los cursos deberán ser reportados a su Homologo Municipal, quien se encargará de consolidar los reportes del municipio.
29 Comunicar y enviar el cronograma de trabajo Conocer y aportar a la construcción del cronograma, de tal manera se ajuste a la disponibilidad de su horario Apoyar la gestión de los recursos para adquisición de material Solicitar el material y los equipos necesarios, así como el lugar en la sede para el desarrollo de las clases, apoyado en el Homologo Municipal y el Coordinador de la Sede. Quien autoriza el recurso financiero para el material a los estudiantes, así como el permiso para el uso de los espacios y los equipos esta a cargo del Director Político Confirmar accesos y comunicar a formadores Revisar y confirmar a su Homologo municipal, el acceso a su cuenta de usuario de la plataforma de Escuela de Gobierno donde encontrara todo el material necesario para el desarrollo del curso. Si tiene inconveniente con el acceso o la descarga del material, consultarlo al homologo Municipal. Dar seguimiento a los estudiantes, recordarles los días y el horario de las clases. Avisar oportunamente las novedades del curso tales como: El inicio y cierre del curso. (Cronograma) Seguimiento y Control Una ves terminado el curso, se elaborara un informe con el desempeño del curso y se enviará al Homólogo Municipal, este informe deberá incluir: El reporte consolidado de las notas y asistencia de los estudiantes a cargo; incluido el reporte de aquellos que presenten nivelación. Anexo 5. Instructivo de manejo de Notas y Asistencia. Anexo 6. Formulario Reporte de Notas y Asistencia. La Tabulación consolidada de las encuestas de calidad del Ciclo de los estudiantes a cargo.
30 NOTA: Sobre los formatos de encuestas se podrán diligenciar con una "X"; pero los formatos de tabulación de las encuestas(tablas excel), deberán ser diliegenciados en numero "1". para facilitar el manejo cuantitativo y estadístico de las mismas Tutores virtuales: Esquema 4. Gestión Administrativa de Tutores virtuales de E.G Convocatoria Apoyar la convocatoria y el proceso de inscripción de los estudiantes Solicitud de accesos a la plataforma Realizar las solicitudes de los accesos de estudiantes virtuales a la plataforma de Escuela de Gobierno, al Homólogo Municipal. Usando el formato del Anexo 3. Formulario Relación de Formadores y Tutores de E.G.
31 Comunicar y enviar el cronograma de trabajo Conocer y aportar a la construcción del cronograma y comunicar a los Estudiantes virtuales los plazos para el desarrollo del curso Confirmar accesos y comunicar a estudiantes Revisar y confirmar a su Homologo municipal, el acceso a su cuenta de usuario y la de los Estudiantes virtuales en la plataforma de Escuela de Gobierno donde encontrara todo el material necesario para el desarrollo del curso. Si tiene inconveniente o los Estudiantes virtuales presentan novedades con el acceso o la descarga del material, consultarlo al homologo Municipal. Dar seguimiento a los Estudiantes virtuales y recordarles los plazos para seguir el curso. Anexo 7. Monitorización y Reporte de Notas de Estudiantes Virtuales Avisar oportunamente las novedades del curso tales como: El inicio y cierre del curso. (Según Cronograma) Seguimiento y Control Una vez terminado el curso, se elaborará un informe con el desempeño del curso y se enviará al Homólogo Municipal, este informe deberá incluir: El reporte consolidado de las notas y asistencia de los Estudiantes virtuales a cargo; incluido el reporte de aquellos que presenten nivelación. Siguiendo el formato del Anexo 5. Instructivo de manejo de Notas y Asistencia. Anexo 6. Formulario Reporte de Notas y Asistencia.
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