Plan Director de Gobierno Electrónico

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1 Plan Director de Gobierno Electrónico Gobernanza en TI Consultoría para Implementar un Plan de Gestión del Cambio para generar y/o fortalecer en la Administración Central la conciencia necesidad y beneficios de contar con un Plan Director de Gobierno Electrónico Informe de Procedimientos para elaboración y seguimiento de Plan Director de Gobierno Electrónico Versión

2 PROCESO PARA EL DESARROLLO DE UN PLAN DIRECTOR DE GOBIERNO ELECTRÓNICO El armado de un Plan Director corresponde a un proceso cíclico que se ejecuta periódicamente al realizar la elaboración y el seguimiento del Plan. Durante la Implementación del Plan se realizan actividades de seguimiento que determinan el cumplimiento o no de los objetivos buscados. La fase Entender la Dirección no debe ser ejecutada cada vez que se elabora el Plan o se hace su seguimiento. Dicha Fase se debe realizar la primera vez que se elabora el Plan o cuando se dieron situaciones o cambios en la que pueden haber impactado sobre el resultado del Plan. El apoyo por parte Alta Dirección y la constitución del equipo supone el arranque del proyecto de desarrollo de un PDGE y es necesario el involucramiento de diferentes áreas. 2

3 Divulgar la importancia del Plan es relevante para facilitar el trabajo del equipo conformado y es un elemento que demuestra el compromiso Dirección. Es probable que el Plan incluya cambios o mejoras en los procesos a través implementación futura de alternativas tecnológicas, así como el diseño de nuevos procesos acompañados por la TI como un facilitador. Es por esto que la alineación del PDGE con la estrategia y la participación de los distintos representantes son elementos críticos durante el armado del mismo, considerando en todo momento las capacidades actuales y la brecha que pueda existir con la situación futura a la que se desea llegar. Es relevante definir una clara estrategia de comunicación y mejorar los canales de difusión con las autoridades para facilitar el proceso de armado del PDGE y su posterior implementación y seguimiento. Según lo antes mencionado el armado del Plan y su posterior implantación conlleva cambios que se deberán gestionar por lo que se sugiere: Identificar las resistencias y tratarlas Comunicar el PDGE Impulsar la adaptación s personas con más antigüedad Aportar herramientas de apoyo al cambio Conquistar y motivar al personal Generar fuertes liderazgos Anticiparse a los problemas prevención Generar intercambio entre áreas ROLES INVOLUCRADOS EN EL PROCESO RTI Responsable del área de Tecnología de Información Organización. El rol puede ser desempeñado por el encargado de TI o por un equipo conformado por individuos vinculados al área de sistemas. Es relevante que se posea los conocimientos del entorno tecnológico así como implicancia Tecnología en los procesos. RPE Responsable del área de Planificación Estratégica. El rol puede ser desempeñado por el encargado de área o por un equipo conformado por individuos vinculados a la planificación estratégica. La visión estratégica y dominio de los objetivos estratégicos es prioritario para el adecuado desarrollo de un PDGE. Dentro de este rol también podemos incluir 3

4 al personal relacionado a Organización y Métodos que podrán brindar su visión operativa de los procesos y como impacta el uso TI. RGyUF Representantes s Gerencias y Usuarios Finales. Su participación es requerida para detectar las necesidades que pueden implicar alternativas de TI para la. Asimismo es relevante su participación para la selección y determinación de prioridades. Los representantes Gerencia darán su visión relacionada a la estrategia, cumplimiento de objetivos, mejora de los procesos, así como los usuarios finales de los servicios y componentes de TI podrán detallar su perspectiva y necesidades. Cabe señalar que un Gerente será también un usuario final de los servicios y componentes de TI tal como es el personal con funciones operativas. RUO Referentes s Unidades Organización. Durante el análisis de los, así como la selección de alternativas y escenarios futuros del uso TI, es necesario que participen los referentes s unidades Organización que pueden estar representados por un individuo o por un conjunto de personas. Cada deberá determinar la mejor forma de contar con la visión de los procesos y necesidades desde el punto de vista funcional. Los referentes podrán ser representantes gerencia y/o personal operativo. Estos representantes pueden coincidir con los seleccionados bajo la denominación RGyUF o pueden ser otros actores que para actividades puntuales o temas específicos posean la información y conocimiento necesario para el desarrollo del Plan. Un ejemplo de ello son individuos que para el desarrollo de determinados poseen información fundamental pero que no han sido incluidos dentro del grupo RGyUF, los mismo tendrán participaciones puntuales para profundizar sobre dichos pero luego no seguirán operando dentro del equipo de trabajo. Cada deberá identificar aquellas personas adecuadas para participar en el equipo que tendrá como objetivo el desarrollo del PDGE, los roles antes presentados es una posible definición de equipo pero se puede decidir involucrar a otros interesados y nuevos roles. La constitución del equipo de trabajo representa el arranque del proyecto de desarrollo de un PDGE y se debe convocar aquellos colaboradores que participarán de forma constructiva y con una visión estratégica y operativa por encima tecnológica. Al seleccionar los participantes se deberá cconsiderar la sobrecarga de actividades que tienen los mismos que puedan impedir la dedicación horaria y concentración necesaria. Los puntos antes mencionados determinan un factor de éxito para la generación de un PDGE, al igual que lo es el apoyo Alta Dirección y la disponibilidad de los recursos de distintas unidades durante el desarrollo y la posterior implantación del PDGE. 4

5 ENTENDER LA DIRECCION DE LA ORGANIZACIÓN Objetivos: simplificar, bajando Obtener información para entender: Las complejidades del ambiente El rol TI en la Enlaces externos TI (clientes, proveedores, etc) La importancia TI para la Los TI No debe ser ejecutada cada vez que se elabora el Plan o se hace su seguimiento. Dicha Fase se debe realizar la primera vez que se elabora el Plan o cuando se dieron situaciones o cambios en la que pueden haber impactado sobre el resultado del Plan. No siempre es necesaria la realización de todas las actividades fase. Procedimiento: 1.1 Entender el Entorno Consolidar 1.3 Entender la Dirección y TI 1.4 Consolidar la visión Visión Consolidada de TI en la 1.2 Entender la dirección y estrategia Taller de trabajo de dirección Opcional 5

6 Actividad Descripción Herramienta y documentación de soporte Template de PDGE Producto Rol 1.1 Entender el Entorno Obtener un entendimiento global de la. Lista de verificación (Anexo 1) Sección 1 - Organismo Sección 1 Organismo generada RTI RPE RGyUF 1.2 Entender la dirección y estrategia Identificar y entender la estrategia logrando establecer los objetivos o área. Documentación de estrategia Documentación de establecimiento de objetivos estratégicos Sección 1 - Organismo Sección 1 Organismo generada 1.3 Entender la dirección y TI Identificar y entender las expectativas actuales y los en relación a la TI. Obtener la visión que tiene TI de los niveles de dirección, mandos medios y los usuarios. Cuestionario para la gerencia (Anexo 2) Cuestionario de usuario final (Anexo 3) Sección 1 Organismo Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Sección 1 Organismo generada Secciones 5.2 y 5-6 parcialmente generada 6

7 1.4 Consolidar la visión Consolidar y resumir las salidas de los pasos anteriores. Información consolidada dirección Sección 1 - Organismo Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Sección 1 Organismo generada Secciones 5.2 y 5-6 parcialmente generada Visión consolidada de TI 7

8 Detalle s actividades: 1.1 Entender el Entorno Obtener una visión de alto nivel que es útil para la elaboración s decisiones estratégicas de TI. Comprender las fuerzas externas que impactan sobre la y como afectan las mismas sobre el rol TI. Expectativas de clientes y directores Desarrollo TI Requerimientos regulatorios Presiones sobre costos y margen Desarrollo y Configuración de productos y servicios Organización, crecimiento y consolidación Aumento de competencia y lineamientos del estado 1.2 Entender la dirección y la estrategia Identificar los proveedores principales y otros interesados y entender el rol de TI y la relación con ellos. Se debe comprender los valores y tener identificado la cadena de suministro. Identificar y entender la estrategia y validar dicho entendimiento con la Dirección. Se debe cubrir la estrategia y los objetivos. Identificar las iniciativas que acompañan la estrategia misma. Las iniciativas pueden ser actuales o planificadas. Se debe empezar a evaluar si la TI debe participar o no s iniciativas que soportan los objetivos. Se puede considerar la realización de un Taller de Trabajo de Dirección (actividad 1.2.1) para identificar y validar los objetivos estratégicos. La estrategia y los objetivos estratégicos pueden estar claramente identificados en la y los mismos pueden estar formalizados, en ese caso se debe centrar en la identificación s iniciativas y la participación TI. Nos podemos encontrar con situaciones don estrategia y objetivos no se encuentran formalizados o no se encuentran claramente identificados, esto no inhabilita nuestro trabajo, se sugiere que el equipo responsable de armar el PDGE identifique los objetivos de prioridad a 8

9 plasmar en el Plan y que acceda a la Dirección para validar dichos objetivos y su alineamiento con la misma. 1.3 Entender la dirección y TI Antes de finalizar esta actividad se tendrá la visión TI que tiene la y en particular la Dirección, mandos medios y los usuarios finales. Identificar la opinión que tiene la gerencia sobre las mejoras relacionadas a TI que pueden permitir alcanzar los objeticos. Esto puede incluir: Iniciativas específicas Mejoras financieras Excelencia operacional Mejoras en el servicio al cliente Mejoras en la comunicación interna Lograr comprender la visión que hay sobre la TI en cuanto a eficiencia y eficacia. 1.4 Consolidar la visión Consolidar y resumir los resultados de todos los pasos anteriores teniendo en cuenta los vínculos y las interdependencias entre los datos recogidos en cada uno de los pasos anteriores. Para el consolidado la debe proporcionar un análisis exhaustivo de los antecedentes, el estilo de funcionamiento, objetivos estratégicos y los requisitos iniciales información. Productos De entrada El organismo puede contar con documentos de alto contenido para esta etapa. En caso de existir se deberá analizar los documentos de definición estratégica, determinación de objetivos, planificación estratégica y de institucional. De salida Al finalizar la fase debería lograrse una versión del Documento del PDGE con la Sección 1 Organismo. Asimismo se logrará información sobre los relacionados a las Secciones 5.2 Portafolio de Proyectos y 5.6 Portafolio de Servicios. 9

10 En caso de aplicar los cuestionarios sobre la, gerencia y de los usuarios finales se contará con información de análisis de alto valor para esta etapa y las siguientes. También se podrá generar productos opcionales que pueden surgir de talleres de trabajo relacionados a la determinación y análisis dirección del organismo como por ejemplo documentos de estrategia y objetivos estratégicos. 10

11 EVALUAR LAS CAPACIDADES ACTUALES Objetivos: Entender y evaluar: Estructura de TI conjunto de elementos que componen el ambiente de TI y sus interacciones así como los procesos soportados Entrega el proceso, recursos y métodos de aprovisionamiento utilizados para alcanzar el estado actual de nivel de servicio de TI Gobernanza de TI sistema mediante el cual se dirige y controla el uso actual y futuro de las tecnologías información y comunicación para mejorar la información y los servicios ofrecidos a los ciudadanos, orientar la eficacia y eficiencia gestión pública e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación de los ciudadanos. Durante la evaluación capacidades de TI pueden ser varios los aspectos a considerara y esto depende del grado de madurez actual. Por ejemplo en algunos organismos puede existir mayor desarrollo estructura de TI en comparación con la entrega de servicios de TI o la gestión de TI. No siempre es necesaria la realización de todas las actividades fase. Procedimiento: 2.1 Evaluar la estructura de TI 2.2 Evaluar la entrega 2.4 Consolidar los resultados evaluación Evaluación consolidada de TI 2.3 Evaluar la Gobernanza de TI 11

12 Actividad Descripción Herramienta y documentación de soporte Template de PDGE Producto Rol 2.1 Evaluar la estructura de TI Evaluar los mayores componentes estructura de TI Modelo de proceso Información Aplicaciones Formulario de Evaluación de Activos de Información (Anexo 4) Inventario de Aplicaciones Inventario de Infraestructura Sección 2.1 Red Sección 2.2 Hardware Sección 2.3 Software Instalado Situación Actual RTI Tecnología e Infraestructura Resultado evaluación del Modelo de Madurez de Gobierno Electrónico (MMGE) 12

13 2.2 Evaluar la entrega de servicios Identificar las capacidades para proveer los servicios de TI de soporte a la. Evaluar la estructura organizacional, procesos de entrega y los recursos utilizados para proveer los servicios actuales. Identificar mejoras para cada uno de los siguientes componentes: Administración Gestión de programas Administración de cuentas de usuario Administración Financiera Visión Balanceada de TI (Anexo 5) Marco de referencia industria, por ejemplo, ITIL: Interfaz Administración financiera de servicios de TI Gestión de aplicaciones Procesos: administración de infraestructura, administración de capacidades, administración configuración. Administración Continuidad Gestión del Cambio Sección 1 Organismo Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Situación Actual Gestión de proveedores Gestión de incidentes 13

14 2.2 Evaluar la entrega (continuación) Gestión de RRHH Operaciones: Administración seguridad Gestión s operaciones Acuerdos de nivel de servicios Interfaz Resultado evaluación del MMGE Sección 1 Organismo Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Situación Actual Continuidad y Disponibilidad Gestión del cambio Gestión de servicios de TI Desarrollo Desarrollo de soluciones Mantenimiento de soluciones 14

15 2.3 Evaluar la gobernanza de TI Identificar y evaluar los procesos y estructuras que la utiliza para gobernar su ambiente de TI y sus servicios. El objetivo es comprender: Visión Balanceada de TI (Anexo 5) Sección 2.4 Portafolio actual de servicios Situación Actual Administración de inversiones Administración del Desempeño Gestión de Riesgos Alineamiento con la 2.4 Consolidar los resultados revisión Consolidar y resumir las salidas de los pasos anteriores. Información consolidada de la dirección Sección 2 Situación Actual Situación Actual 15

16 Detalle s actividades: 2.1 Evaluar la estructura de TI Identificar y evaluar los mayores componentes de TI: Modelo de proceso : Comprender como el modelo de procesos se encuentra estructurado. Las razones de realizar esta actividad es detectar las necesidades de cambios en los procesos ý poder mapear las aplicaciones existentes con los procesos. Información: Identificar la información clave así como diferentes atributos tal como dueño, importancia para la y calidad. El objetivo es identificar y comprender el modelo de datos, de los datos, procesos de administración y regulaciones específicas industria. Aplicaciones: Identificar las principales aplicaciones, la información sobre cada aplicación, dueño, importancia para la, cobertura de los procesos, calidad técnica y funcional, antigüedad y número de usuarios. Infraestructura técnica: Identificar los componentes (por ejemplo red, servidores y computadores) infraestructura. El objetivo es comprender la confiabilidad, mantenimiento, robustez y antigüedad infraestructura técnica. 2.2 Evaluar la entrega Evaluar la capacidad de entregar servicios de TI que soporten a la. Evaluar la estructura organizacional, procesos de entrega y recursos utilizados para los servicios actuales para poder identificar áreas de mejora. Administración Gestión de programas: Evaluar la capacidad de TI para realizar en forma exitosa las iniciativas de programas. Evaluar los proyectos de TI claves e identificar como los resultados de los proyectos actuales impactarán en el ambiente de TI. Administración financiera: Evaluar si los costos de TI están asociados a las iniciativas estratégicas. Distribución de los costos de TI en las unidades. Evaluar si existe un proceso de armado del presupuesto alineado con el proceso. Gestión de proveedores: Identificar y evaluar los procesos de gestión de proveedores. Comprender el valor relación de cada proveedor con la. La evaluación de los productos y servicios recibidos y los procesos de adquisición de los mismos. 16

17 Operaciones Desarrollo Gestión de RRHH: Identificar y evaluar las políticas de RRHH que incluyen: reclutamiento, entrenamiento, reconocimiento y retención. Administración seguridad: Identificar y evaluar como las políticas de seguridad han sido implementadas y gestionadas, así como la seguridad desarrollada y cuáles son los procedimientos de seguridad actuales. Gestión s operaciones: Se incluyen los procesos de Administrar la Capacidad, Administrar la Configuración y Administrar la Infraestructura. El objetivo es evaluar la habilidad TI de proveer con éxito los servicios de operaciones para la. La evaluación ayuda a identificar el nivel de madurez, como las operaciones actuales son focalizadas y desempeño s mismas. Continuidad y disponibilidad: Identificar la de los planes de continuidad y el desempeño TI con respecto a las necesidades de disponibilidad. Gestión del cambio: Identificar y evaluar los procesos que controlan los cambios en el ambiente de TI. Los cambios incluyen: cambios resultantes de proyectos, cambios en el mantenimiento de aplicaciones, cambios en la infraestructura y cualquier otro cambio de configuración del ambiente. Gestión de servicios de TI: Evaluar la fortaleza gestión de servicios de TI para detectar las necesidades y de cualquier situación que debe ser mejorada para implementar la estrategia de TI. Desarrollar soluciones: Evaluar el proceso y metodología de desarrollo. En particular evaluar el proceso de gestión de proyectos de TI. Debería revisarse: proceso para identificar prioridades del proyecto, gobernanza de proyectos, reportes de seguimiento, gestión del alcance, número de habilidades como gerente versus el número de proyectos actuales. Mantenimiento de soluciones: Identificar y evaluar el ambiente de aplicaciones: número y tipo de aplicaciones, implementación de paquetes versus sistemas a medida, número de herramientas de desarrollo, cantidad de proveedores de soporte a aplicaciones, cantidad de personal en el staff de soporte, proceso de soporte. 2.3 Evaluar la gobernanza de TI 17

18 Identificar y evaluar los procesos que la utiliza para gestionar su ambiente de TI y los servicios de TI. Administración de inversiones: Procesos para la inversión (por ejemplo creación de casos de negocio, comités de inversión). Evaluar si la priorización es en función s prioridades y los potenciales beneficios. Revisar la estrategia de uso de fondos. Administración del desempeño: Identificar y evaluar como el desempeño es gestionado. Gestión de riesgos: Evaluar los procesos de identificación, evaluación y definición de mitigación. Alineamiento con la : Identificar como la estrategia de TI se alinea con la estrategia. Evaluar el soporte estrategia de TI a las iniciativas. 2.4 Consolidar los resultados revisión El objetivo principal es poder consolidar los resultados s actividades 2.1 a la 2.3. Como resultado de esta actividad vamos a tener información valiosa para el análisis de brecha actividad 3.4. Productos De entrada Pueden existir varios productos útiles para el análisis situación actual: Inventario de hardware Inventario de aplicaciones Inventario de equipo de comunicaciones Mapa de procesos Mapa de aplicaciones Mapa de red Documento de clasificación información, por ejemplo por grado de confesionalidad Resultado evaluación del MMGE. Estándares y proceso de gestión de TI y servicios de TI Inventario de proyectos actuales de TI y futuros 18

19 De salida Al finalizar la fase debería lograrse una versión del Documento del PDGE con la Sección 1 Organismo y la Sección 2 Situación Actual. Asimismo se seguirá trabajando en las Secciones 5.2 Portafolio de Proyectos y 5.6 Portafolio de Servicios. En caso de aplicar el formulario de evaluación de activos de información se contará con información de análisis de alto valor para esta etapa y las siguientes. También se podrá generar productos opcionales que pueden surgir aplicación etapa por ejemplo inventarios de los distintos activos de TI, Procesos de Servicios de TI o de gestión de TI que se aspira lograr o mejorar. 19

20 REFORMULAR LA DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS Objetivos: Se pretende: Identificar los Requerimientos Estratégicos. Algunos de los pueden provenir de factores del mercado y otros pueden provenir del análisis de diferencias entre la estrategia y las capacidades de TI. Refinar los de TI en base a su alineación con los objetivos. Los objetivos y del organismo, así como la evaluación de las capacidades realizada en la etapa anterior son entradas de información para la ésta etapa. Es fundamental determinar la brecha entre las capacidades actuales y las necesarias para alcanzar los definidos. No siempre es necesaria la realización de todas las actividades fase. Procedimiento: Visión Consolidada (1.4) Objetivos (1.2) Requerimiento (1.3) 3.1 Examinar beneficios de alto nivel 3.2 Consolidar los 3.3 Taller de Trabajo de Requerimientos Confirmar beneficios de alto nivel Criterios de selección acordados Consensuar el rol y visión de TI 3.5 Especificar los reformulados Documento de Evaluación de las capacidades de TI (2.4) Refinar los 3.4 Analizar la brecha Documento de Brecha 20

21 Actividad Descripción Herramienta y documentación de soporte Template de PDGE Producto Rol 3.1 Examinar los beneficios de alto nivel Examine si se puede proporcionar los beneficios previstos para cada objetivo potencial con el fin de determinar si logramos justificar sus objetivos. Cuadro de beneficios esperados Sección 1 Organismo Sección 2 Situación Actual Sección Objetivos Beneficios RTI RPE RUO 3.2 Conciliar los Conciliar los objetivos identificados sobre la base actividad 1.2 con los requisitos identificados en la actividad de 1.3 a fin de identificar posibles diferencias. Documentación de estrategia Documentación de establecimiento de objetivos estratégicos Cuestionario para la gerencia (Anexo 2) Sección 5.1 Objetivos Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Requerimientos de la RTI RPE RUO Cuestionario de usuario final (Anexo 3) 21

22 3.3 Taller de Trabajo de Requerimientos Llevar a cabo un taller con el fin de identificar y justificar una lista de requisitos reformulados incluyendo el establecimiento de prioridades. Considerar: Taller de Trabajo de Requerimientos Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Requerimientos reformulados Criterios de selección Visión de TI RTI RPE RUO Un conjunto de criterios de selección pueden ser usados Resultado actividad 3.2 Rol de TI y Visión de TI 22

23 3.4 Analizar la brecha Analizar la brecha entre los requisitos reformulados (actividad 3.3) y la actual capacidad de evaluación de TI (actividad 2.4). Planillas de Evaluación del Impacto (Anexo 6) Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Análisis de brecha RTI RPE RUO Sección 7 Riesgos Sección 8 Supuestos 3.5 Especificar los reformulados Consolidar el resultado s actividades anteriores. Template de PDGE Requerimientos reformulados RTI RPE RUO 23

24 Detalle s actividades: 3.1 Examinar los beneficios de alto nivel Identificar los potenciales beneficios que se buscan para cada uno de los objetivos identificados en la actividad 1.2. Si no se detectan beneficios para algún objetivo en particular se deberá considerar esto en la actividad Consolidar los El objetivo es alinear los con los objetivos estratégicos. Basándose en la actividad 1.3 conciliar los con los objetivos actividad 1.2. Se debe identificar la brecha inicial entre los objetivos y las necesidades. Asimismo, la puede ir detectados necesidades a satisfacer con el uso de TI durante el desarrollo de sus operaciones. Dichas necesidades se pueden encontrar inventariadas y administradas por áreas como lo pueden ser Organización y Métodos, Planificación estratégica y Tecnología de Información. 3.3 Taller de trabajo de Durante este taller de trabajo se debe terminar de alinear la estrategia de TI y la estrategia. Se focaliza en los objetivos y su implementación a través TI. La salida de este taller debe incluir: una lista de reformulados y priorizado, un conjunto de criterios de selección para la fase 4, los beneficios potenciales por cada objetivo y el rol y visión de TI. Entre los criterios de selección de los podemos tener: Reducción de costos operativos de TI Mejora satisfacción de los ciudadanos Mejora productividad Retorno sobre inversión Impacto sobre la Mejorar la calidad de los servicios a los ciudadanos en su totalidad Mejora en la gestión Mejora en la gestión TI Alineación con la estrategia de TI 24

25 Durante la priorización de los se debe contar con la colaboración de personal del área de TI y del área funcional considerando en todo momento las prioridades, objetivos estratégicos, procesos claves y el impacto en función situación actual. 25

26 3.4 Análisis brecha Una vez que los han sido reformulados y se ha llegado a un acuerdo es necesario revisar las capacidades actuales de TI e identificar la brecha. El análisis de brecha es mandatorio como pre-requisito para desarrollar alternativas estratégicas. El análisis se realiza considerando la salida actividad 2.4. Al realizar el análisis de brecha pueden identificarse nuevos de TI por carencias en las capacidades o modificaciones necesarias para hacer posible los. 3.5 Especificar los reformulados El objetivo principal es poder consolidar los resultados s actividades 3.1 a la 3.4. Como resultado de esta actividad vamos a tener los especificados. Productos De entrada En esta etapa se utilizan resultados s etapas anteriores: De salida Objetivos del organismo Requerimientos del organismo Evaluación Situación Actual que incluye formularios de evaluación, procesos de gestión e inventarios entre otros. Al finalizar la fase debería lograrse una versión del Documento del PDGE con la Sección 1 Organismo, la Sección 2 Situación Actual, la Sección 5 Plan. Asimismo se trabajará en las Secciones 7 Riesgos y 8 - Supuestos como resultado de analizar la brecha entre la situación actual y el desarrollo de los. También se podrá generar productos opcionales que pueden surgir aplicación etapa por ejemplo cuadros de trazabilidad desde el objetivo estratégico pasando por el objetivo, requerimiento, requerimiento de TI hasta llegar a l factor de TI necesario para cumplir dicha línea de trabajo. 26

27 IDENTIFICAR Y SELECCIONAR ALTERNATIVAS Objetivos: Se pretende: Crear una lista de alternativas de TI para análisis, priorización y selección Aplicar criterios de selección. Incluir un análisis de alto nivel de costos, beneficios, riesgos y tiempos de implementación para las opciones seleccionadas. Identificar el impacto selección en la arquitectura, entrega, Gobernanza y la. Los criterios de selección, el análisis de brecha s capacidades de TI y los reformulados en la etapa anterior son entradas de información para la ésta etapa. Es fundamental determinar las alternativas en función de un conjunto de variables y de su impacto. No siempre es necesaria la realización de todas las actividades fase. Procedimiento: Selección de criterios (3.3) Análisis de brecha (3.4) 4.2 Generar alternativas de TI 4.3 Evaluar alternativas de TI 4.4 Seleccionar alternativas de TI Alternativas de TI seleccionadas Requerimientos reformulados (3.5) Evaluación de capacidades de TI (2.4) 4.1 Considerar impacto en TI 27

28 Actividad Descripción Herramienta y documentación de soporte Template de PDGE Producto Rol 4.1 Considerar el impacto en TI Considerar las capacidades actuales evaluadas en la Fase 2 con respecto a los reformulados Fase 3. Planillas de Evaluación del Impacto (Anexo 6) Evaluación del MMGE Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios RTI RPE RUO 4.2 Generar alternativas de TI Para cada requerimiento reformulado establecer un conjunto de alternativas para satisfacerlos. Para cada alternativa considerar los criterios de selección establecidos en la Actividad 3.3 con el fin de seleccionar una s alternativas. Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Alternativas de TI RTI RPE RUO 4.3 Evaluar alternativas de TI Para cada alternativa considerar los criterios de selección establecidos en la Actividad 3.3 con el fin de seleccionar una de las alternativas. Criterios de selección Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Alternativas de TI RTI RPE RUO 28

29 4.4 Seleccionar alternativas de TI En un ámbito de toma de decisiones a nivel organizacional priorizar y seleccionar las alternativas para satisfacer los reformulados. Taller de Trabajo Sección 5.2 Portafolio de Proyectos Sección 5.6 Portafolio de Servicios Sección 8 Supuestos Alternativas de TI seleccionadas RTI RPE RUO Sección 9 Restricciones 29

30 Detalle s actividades: 4.1 Considerar el impacto en TI En esta actividad se considera las características actuales s capacidades de TI con respecto a los y el soporte que se le puede brindar. La brecha identificada en la actividad 3.4 debe ser considerada. El resultado de esta actividad impacta sobre las alternativas a considerar en la actividad 4.2. Al analizar un requerimiento se debe evaluar si con las capacidades actuales se puede lograr el mismo. Al realizar dicho análisis se determinará el impacto que existirá y esto puede generar nuevos a considerar en la planificación a realizar. 4.2 Generar alternativas de TI En esta actividad se debe evaluar cómo se puede satisfacer los antes detectados. Por cada uno de los se debe identificar alternativas. Las alternativas pueden incluir diferentes grados de automatización así como diferente grado de impacto sobre las capacidades actuales. Es relevante la participación de representantes s unidades para poder generar y posteriormente evaluar alternativas. 4.3 Evaluar alternativas de TI El objetivo actividad es evaluar las alternativas generadas en la actividad 4.2 con respecto a los criterios de selección identificados en la actividad 3.3. Cada alternativa podría ser evaluada con criterios de selección como: Costos de alto nivel Potenciales beneficios cuantificados o cualitativos Riesgos de ejecución o implementación Tiempos de ejecución o implementación Impacto sobre los componentes Dirección Balanceada 4.4 Seleccionar alternativas de TI En función del resultado actividad 4.3 se deberá seleccionar la alternativa de TI por cada requerimiento. 30

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