Metodología ISIS. Guía para el diseño y elaboración de Planes de Sistemas en asociaciones de mujeres. Abril 2007 ISIS v1.1

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1 Metdlgía ISIS Guía para el diseñ y elabración de Planes de Sistemas en asciacines de mujeres Abril 2007 ISIS v1.1 ATOS ORIGIN Sciedad Anónima Españla Este dcument ha sid generad y es prpiedad de ATOS ORIGIN Sae para us exclusiv de CELEM y para ls fines expresamente prevists en el mism. Su cntenid es cnfidencial, pr l que n puede ser difundid a tercers n autrizads expresamente pr Ats Origin Sae. ATOS y ATOS ORIGIN sn marcas registradas. 1

2 PRESENTACIÓN DE LA GUÍA INTRODUCCIÓN Qué sn ls Sistemas de Infrmación y para qué sirven? Utilidad y uss de ls planes de sistemas en asciacines de mujeres MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES: LA METODOLOGÍA ISIS Intrducción Objetivs y aspects cmunes a las asciacines de mujeres: diagnóstic de situación Análisis Diagnóstic Situación El Mdel de Referencia y la prpuesta de 6 prgramas tecnlógics Intrducción Prgramas y pryects Cmunicación e Infrmación Gestión del cncimient Recurss humans PROCESO DE DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA. PRIMER PLAN ISIS: CONSIDERACIONES INICIALES Qué recurss se necesitarían par a diseñar un plan de sistemas de infrmación? El mdel de gestión de la tecnlgía Ls recurss humans y técnics y ls fundaments de su gestión Un equip de gestión de TI Fundaments de la Gestión de TI Ls recurss técnics necesaris para la gestión de TI Pass y recmendacines para el diseñ e implantación del Primer Plan ISIS Definición de ls pryects tecnlógics del plan a desarrllar en un añ Justificación de la necesidad de cada pryect Calendari de actividades previst Mapa de interdependencias cn trs pryects tecnlógics Plan de cntratación Plan de cmunicación y gestión del cambi Alguns apuntes sbre la Gestión de Pryects Tecnlógics La seguridad de la infrmación y del prpi sistema ANEXOS PRÁCTICOS PARA ELABORAR UN PESI Pass para la elabración del primer Plan Isis Sprtes metdlógics para realizar el diagnóstic de situación Definiend nuestr plan de sistemas: rganización y mdel de referencia Operativizand el plan de sistemas

3 0 PRESENTACIÓN DE LA GUÍA Las Nuevas Tecnlgías y las Tecnlgías de la Infrmación y la Cmunicación (NNTT y TIC) sn tdas aquellas tecnlgías basadas en la electrónica y dirigidas a la recgida, tratamient, almacenamient, administración y/ búsqueda de de la infrmación 1. En el cntext actual, se ha demstrad que la apuesta de las rganizacines pr la incrpración de las NNTT y TIC en sus estrategias, planes y prcess de trabaj ha redundand en mejras que les han permitid ptimizar sus recurss, la calidad de ls servicis que realizan, crecer y desarrllarse. Sn, además, un aspect clave para la inclusión scial. En España, tant el sectr privad cm el sectr públic ya hace tiemp que desarrllan accines encaminadas a incrprar estas innvacines en su trabaj diari cn la finalidad de aprvechar sus utilidades para la mejra cntinúa de la labr que realizan. Pr el cntrari, el acces de las rganizacines del Tercer Sectr y en especial, de asciacines de mujeres a las NNTT y las TIC es tdavía muy incipiente. A pesar de la imprtancia de su papel, y del crecimient del sectr estas asciacines recgen cierts síntmas de la denminada brecha digital 2, cntand cn carencias de dispnibilidad de recurss tecnlógics, de equipamient de frmación y de la psibilidad de incrprar metdlgías y herramientas ya existentes a un cste asequible para su capacidad ecnómica. Cn la intención de cntribuir a la reducción de la brecha digital, el Pryect ISIS, en el marc de la Cnvcatria de Subvencines del Plan Avanza 2006 para el fment de la igualdad de géner en la sciedad de la infrmación, planteó la psibilidad de acercar ls PESIs Planes Estratégics de Sistemas de Infrmación a las asciacines de mujeres. Esta Guía es frut de esa primera experiencia de acercamient. El dcument cmienza explicand la significación de ls planes de sistemas de infrmación y su utilidad para las asciacines de mujeres. A cntinuación, plantea un mdel tecnlógic y funcinal cmún a las asciacines de mujeres cm punt de partida a la hra de diseñar planes de sistemas de infrmación. Después, partiend de dich mdel, la Guía rienta sbre ls pass a seguir para el diseñ de planes de sistemas, prgramas y pryects tecnlógics y para pder iniciar la implantación de ls misms. Pr últim, la Guía facilita una serie de sprtes a partir de ls cuales una asciación puede: 1 VV.AA. Las plíticas públicas en materia de nuevas tecnlgías, las ONGs de acción scial y ls clectivs desfavrecids. Diagnóstic y Prpuestas, Fundación Luis Vives, Madrid, ener La brecha digital se refiere a la distancia entre quienes acceden y manejan las TIC y quienes van quedand marginads de su us. (ídem). Se trata, en definitiva, de un indicadr de exclusión scial. 3

4 - Realizar un diagnóstic de su situación en términs de: Objetivs y planificación estratégica Tecnlgías de la Infrmación - Identificar prcess crítics - Plantear líneas de trabaj de un plan de sistemas de infrmación - Identificar pryects tecnlógics La Guía también da pistas sbre ls cambis que una asciación deberá prever en cas de implantar sistemas de infrmación y sugiere psibilidades que permitan unir esfuerzs y ahrrar recurss. 4

5 1 INTRODUCCIÓN 1.1 Qué sn ls Sistemas de Infrmación y para qué sirven? Ls sistemas de infrmación sn herramientas tecnlógicas que facilitan la rdenación, sistematización y canalización de la infrmación que emplea una rganización en base a ls bjetivs estratégics de la misma. Ls sistemas de infrmación se estructuran a partir de un Plan. Dich plan se desglsa en prgramas y pryects tecnlógics que se realizan en fases, de acuerd a ls bjetivs estratégics y las necesidades de la rganización, adaptándse, a la vez, a ls recurss dispnibles. Las psibilidades que frecen ls planes de sistemas de infrmación a las rganizacines sn múltiples. Además de rganizar la infrmación y facilitar ls prcess, establecen sinergias y funcinalidades entre ells. De este md, agregan valr al trabaj. Se destacan las siguientes ventajas: - Respnden a la misión, visión y bjetivs estratégics de cada rganización - Ordenan y pririzan la infrmación de acuerd a dich marc estratégic - Facilitan ls prcess de trabaj cn la infrmación identificand prcess crítics y mejrándls - Facilitan el almacenaje, clasificación, y cdificación de la infrmación - Permiten la sistematización de la infrmación - Permiten el us de la infrmación para fines de investigación - Alivian la carga de trabaj prpia de ls prcess administrativs - Prprcinan herramientas de seguimient y evaluación técnica y administrativa del trabaj - En suma, facilitan el us óptim de la infrmación - Ahrran tiemp - Cntribuyen a mejrar la calidad del trabaj realizad y de ls servicis prestads - Sn adaptables a las necesidades específicas de cada rganización - Sn una inversión rentable en términs de ptimización de ls recurss y tiemp dispnibles. Ls planes de sistemas de infrmación sn idónes para rganizacines que reúnen las siguientes características: - Entidades de tamañ medi-grande y/ en crecimient- - Entidades cn una estructura rganizativa cmpleja.- Pr ell se entiende que la entidad en cuestión requiere de una rganización cmpleja del trabaj cn la infrmación para lgrar 5

6 alcanzar ls bjetivs estratégics que persigue. Este tip de rganización cntará cn una varias de las siguientes características: la participación de distintas unidades territriales, la participación de una plantilla de trabajadres amplia, la participación de una clientela estable y cuantisa y la participación de un númer imprtante de prveedres - Entidades que impliquen una estructura igualmente cmpleja de: tma de decisines canalización de prcess gestión de servicis interns y externs En cas de tratarse de rganizacines de tamañ menr per cn bjetivs y estructuras de trabaj similares, es psible la unión de fuerzas para establecer planes de sistemas cnjunts que sean útiles a tdas ellas y se desarrllen de manera cmpartida. Sn muchas las entidades que en la actualidad incrpran planes de sistemas de infrmación de mayr menr cmplejidad a sus prcess de trabaj: ministeris, rganisms de Nacines Unidas, hspitales, ONGDs, empresa cnsultras, empresas de mensajería urgente, centrs bibligráfics, muses, etc. 1.2 Utilidad y uss de ls planes de sistemas en asciacines de mujeres Actualmente, las asciacines de mujeres se encuentran en tres estadis de us de las nuevas tecnlgías. Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta aplicación infrmática. La mayría, cuenta cn al mens un rdenadr y el us del paquete Office. Pr últim, las más avanzadas, emplean crre electrónic y aplicacines más cmplejas cm sn ls sistemas de bases de dats y ls de gestión cntable. Además este grup de asciacines cuenta, nrmalmente, cn una web crprativa. La adaptación de ls planes de sistemas de infrmación a las necesidades de las asciacines de mujeres cntribuirá a la reducción de la brecha digital y a que las asciacines de mujeres puedan desempeñar mejr su labr, permitiéndles una mayr sistematización de la infrmación y el cncimient que generan, una mejr rdenación y dispnibilidad de tal infrmación y la creación de espacis cmunes de cmunicación e interacción a través de las nuevas tecnlgías que faciliten la 6

7 cmunicación y participación interna y externa. En suma, frecerá a las asciacines de mujeres la inmersión en ámbits tecnlógics que aun n han explrad y que pueden resultarles de mucha utilidad. Estas sn algunas de las psibilidades que frece la tecnlgía de ls sistemas de infrmación a las asciacines de mujeres: - Aplicacines tecnlógicas para la gestión y la evaluación de prgramas y pryect.- Ls planes de sistemas permiten dtar de herramientas a las rganizacines para que puedan desarrllar sus prgramas y pryects de frma más efectiva. Se trata de aplicacines que dtan de instrumental para dar seguimient tempral y ecnómic a ls prgramas, que alertan sbre incidencias y riesgs en la ejecución, que sistematizan infrmación y que agilizan la creación y redacción de dcuments necesaris para el desarrll y seguimient de ls prgramas y pryects. - Aplicacines de seguimient y cntrl financier.- Se trata de herramientas que permiten a la asciación una cntabilidad autmatizada, la sistematización de la infrmación ecnómica y el cruce de dats de este tip de infrmación. Permite, también, la emisión de infrmes ecnómics. Se trata de aplicacines muy útiles para el cntrl financier y la gestión de gasts e ingress. Ls ingress de las asciacines de mujeres prvienen fundamentalmente de las subvencines públicas y de las cutas de scias, asciadas y dnantes. La tendencia actual de las asciacines al increment de un ambs de ests capítuls supne una gestión cada vez más cmpleja de tds ls aspects ecnómics asciads. - Aplicacines para la gestión de ls rr.hh., scias, asciadas y vluntariad.- El rubr de recurss humans, que suele estar asciad a las subvencines cncedidas a cada rganización, genera muchas implicacines cntables y de gestión. La gestión de las cutas de scias y asciadas cuenta cn prcess pautads que requieren un tiemp precis para el persnal de las rganizacines y que pueden ser autmatizads (envió cartas renvación de cuta, enví infrmacines y memria anual, cnvcatria a asamblea general y enví dcumentación, etc.). Pr últim, el vluntariad puede mejrar a través de aplicacines que faciliten su gestión y abran la psibilidad del vluntariad n-line. - Aplicacines para la gestión del cncimient y la infrmación y para la cmunicación interna.- En este capítul ls sistemas de infrmación permiten que las asciacines de mujeres puedan dar un valr agregad a su saber: permiten rdenar y sistematizar su cncimient a partir de ls dcuments existentes; permiten difundir internamente dich cncimient, y permite, además, trabajar sbre él a partir de la creación de espacis en ls que cmpartir el cncimient tangible e intangible. De igual frma, permiten que la infrmación sea accesible a 7

8 tdas las persnas de la rganización al mism tiemp, y la creación de espacis y niveles de acces a infrmación cuand dichs niveles sean pertinentes. - Aplicacines para la difusión de infrmación y la cmunicación.- Ls sistemas de infrmación permiten también la mejra de la difusión de infrmación de las asciacines de mujeres, a partir del enví de newsletter y bletines n-line a scias, usuarias y prveedres. Pueden, además, ayudar a que la cmunicación externa fluya de manera más eficaz y eficiente, abriend espacis para que la ciudadanía se acerque a las asciacines e interactúe cn ellas: frs, blgs, etc. 8

9 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES: LA METODOLOGÍA ISIS 2.1 Intrducción Ls sistemas de infrmación surgiern principalmente cm respuesta a las necesidades de rganización y servici de grandes crpracines y entidades privadas y públicas que gestinan un vlumen de dats e infrmación alt y cmplej, ya sea en términs de prcess, de persnal, de prducción de tds a la vez. Si bien existen numerss métds aplicables a grandes empresas (COBIT, ITIL, CMMI, etc.), ests n resultan adecuads para rganizacines de tamañ medi pequeñ, cn l que se hace necesaria su adaptación. Pr tant, el mdel de metdlgía que se presenta en esta Guía supne una adaptación de ests métds a ls bjetivs y el tamañ prpis de las asciacines de mujeres. Este mdel de metdlgía se ha denminad Metdlgía ISIS y cnsiste en un cnjunt de directrices, prácticas y métds que han de aplicarse en el cntext de las Asciacines de Mujeres cn el fin de elabrar Planes Estratégics de Sistemas de Infrmación (PESI). El tip de trabaj prpi de las asciacines de mujeres, su estructura rganizativa y sus fines cuentan cn aspects cmunes que han permitid generar un mdel metdlógic de planes de sistemas de infrmación cmún para tdas ellas. En tras palabras: las necesidades funcinales sn muy similares para las diferentes asciacines de mujeres, pr l que se ha cnsiderad adecuad que la Metdlgía ISIS incrpre n slamente pautas para la elabración de PESIs, sin también un mdel de referencia tecnlógic y funcinal cmún del cual partir, (cm se explicará en ls siguientes capítuls). A partir de las ideas dadas pr la Guía sbre ests aspects cmunes, las asciacines pueden adaptar la metdlgía detalland las particularidades necesarias en cada cas para diseñar pryects de planes de sistemas que pdrán ser realizads en cmún separadamente. 9

10 Cuadr 1.- Qué diferencia hay entre plan de sistemas, prgrama tecnlógic y pryect tecnlógic? Plan de Sistemas de Infrmación.- Es un cnjunt de prgramas y pryects tecnlógics que tienen uns bjetivs cmunes y respnden a una serie de necesidades pririzadas en distints añs/etapas de ejecución pr una entidad. Prgrama tecnlógic.- Es un cnjunt de pryects tecnlógics que respnde a un aspect cncret de las necesidades de una rganización y da slución a las mismas, pririzándse sus distints pryects en añs/etapas de ejecución. Puede frmar parte de un PESI. Pryect tecnlógic.- Es un cnjunt de accines y tareas que permiten el establecimient y mantenimient de un sistema de infrmación que respnde a un aspect cncret de las necesidades de una entidad y da slución a las mismas. Cnsta de unas etapas y uns cstes de desarrll. Puede frmar parte de un prgrama tecnlógic y de también de un PESI. Las asciacines de mujeres pueden hacer parte del trabaj de diseñ de planes de sistemas de infrmación en cada asciación. Las ventajas de ell sn tant rganizativas cm ecnómicas. Pr un lad, el hech de que las asciacines realicen ests pass pr si mismas les facilitará una mejr definición de l que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades. Además, permitirá una interlcución más ágil cn las persnas/entidad prveedra encargada de plantear las slucines tecnlógicas a las prpuestas de cada asciación. Pr tr, supndrá un ahrr ecnómic que haga más factible el diseñ de ests planes en las asciacines y la psibilidad de su ulterir puesta en práctica. La metdlgía ISIS cntribuye a que las asciacines puedan adentrarse en el mund de ls PESIs de varias maneras diferentes: 1. A través de la identificación de ls aspects clave que sn cmunes a las asciacines de mujeres y de la prpuesta de prgramas para diseñar planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en ests punts clave. 2. A través de la identificación de tareas específicas que pueden ser asumidas pr las asciacines de mujeres en el diseñ de un plan de sistemas de infrmación. La Guía rienta sbre ls pass a dar y prpne cambis que facilitarían esta tarea a las rganizacines. 10

11 3. A través de la identificación de las tareas que n pueden ser asumidas pr las asciacines de mujeres: aquellas relativas a las slucines tecnlógicas que aprta un plan de sistemas de infrmación. La Metdlgía ISIS parte del análisis de la situación tecnlógica y las necesidades tecnlógicas de cuatr asciacines de mujeres pertenecientes a CELEM: la Asciación de Mujeres Juristas Themis, la Federación de Mujeres Prgresistas, la Cmisión para la Investigación de ls Mals Trats a Mujeres y la prpia CELEM. Estas asciacines fuern elegidas pr CELEM para participar en el Pryect ISIS y en la elabración de esta metdlgía, partiend de una serie de requisits técnics iniciales necesaris para pder adaptar el diseñ de planes de sistemas a este tip de entidades. Dichs requisits fuern ls siguientes: - Us previsible habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnlógicas: Aplicacines de gestión cntable Aplicacines de gestión de prgramas y pryects Aplicacines de gestión de recurss humans Aplicacines de gestión del vluntariad Aplicacines de gestión de scias/s Aplicacines de gestión de usuarias/s Aplicacines de gestión del cncimient (dcumentación, publicacines, etc.) - Estructura rganizativa relativamente cmpleja en términs de recurss humans y lcalización: Recurss humans.- Al mens 7-10 persnas cntratadas clabrand de manera habitual en la rganización Lcalización.- Una estructura central grande.- Se entiende pr ell una estructura rganizativa que implique diversas áreas y departaments y una cierta cmplejidad en términs de vlumen de actividad y de división y crdinación de partes de la rganización dedicadas específicamente al desarrll de actividades (Ej. Área de atención jurídica y psiclógica; Área de pryects; Área de RR.HH.; Área de Cntrl de Gestión, etc.) 11

12 Una estructura descentralizada grande.- Se entiende pr ell una estructura rganizativa de la entidad en diverss punts de la gegrafía españla, es decir, cn sedes permanentes en distints territris. - Trabaj que implique cntact habitual cn usuarias/s y prveedres de servicis.- La asciación que tenga que gestinar servicis cn usuaris clientes tendrá más necesidad de implantar sistemas de infrmación que aquella que n tenga este tip de actividad. A mayr vlumen de gestión, mayr utilidad del plan de sistemas de infrmación. Aquella asciación que cuente cn mayr númer de empleadas/s y vluntariad, necesitará también de un sistema de gestión de dichs recurss más cmplej y, pr tant, mayr será la utilidad del plan de sistemas de infrmación. - Actividades cn scias y asciadas.- De igual frma, a mayr vlumen de scis/as y a mayr vlumen de actividad relacinada cn ells, más idóne será el us de planes de sistemas de infrmación. - Actividades que requieran la gestión de cncimient.- Otr de ls aspects relevantes en el us de planes de sistemas de infrmación es la gestión del cncimient de las rganizacines. Este cncept agrupa al cncimient tangible e intangible de las entidades: dcumentación, publicacines, jrnadas y encuentrs, metdlgías de trabaj, sistematización de experiencias, etc. Incluye, también, la cmunicación de dicha infrmación en distints niveles y tant dentr de las rganizacines cm fuera de ellas. Aquellas asciacines que generen y/ gestinen un vlumen imprtante de cncimient pdrán aprvechar mejr un plan de sistemas de infrmación. Las asciacines seleccinadas cumplían la mayría de ls requisits, estriband la principal diferencia en el nº de persnas cntratad, que en el cas de CELEM n llegaba a las 7-10 persnas requerid. Sin embarg, dad su carácter de Crdinadra, se cnsideró interesante que el Métd ISIS cntemplara también a esta asciación. 12

13 La elección de estas entidades y n de tras de menr tamañ estuv mtivada pr el hech de que n había sistemas de infrmación previamente implantads en ninguna asciación. Al n existir este us previ de sistemas de infrmación en las asciacines de mujeres, se hiz necesari diagnsticar a aquellas asciacines que pr ls criteris señalads arriba permitieran una visión amplia sbre las psibilidades que ls PESI pdrían frecer a las entidades. En td cas, es necesari tener en cuenta que un PESI n sól será útil a una asciación grande de tamañ medi.para aquellas asciacines de mujeres de tamañ pequeñ, existen tras psibilidades de us de sistemas de infrmación que pasan pr la articulación de las mismas en redes de trabaj y frs de mayr dimensión, en ls que tenga cabida el us de sistemas de infrmación. En este sentid y de cara a futuras experiencias y mdels, el mvimient de mujeres aprta la cultura del trabaj asciativ y en red a psibles sistemas de infrmación que en el futur incrpren cm aspect base de su cnfrmación esta característica y se vuelquen en dar servici a esta frma de trabaj en red. 2.2 Objetivs y aspects cmunes a las asciacines de mujeres: diagnóstic de situación. Para elabrar la Metdlgía ISIS el primer pas que se realizó fue el Diagnóstic de Situación de las asciacines seleccinadas. El análisis de dich diagnóstic se recge a cntinuación Análisis Diagnóstic Situación Las asciacines de mujeres tienen rasgs cmunes en l que respecta a su misión, bjetivs, estructura, estrategias y rganización. Ell ha permitid que la Metdlgía ISIS aprte cm punt de partida una serie de prgramas tecnlógics válids para tdas ellas, pr decirl de tr md transferibles. Las asciacines de mujeres sn rganizacines sin ánim de lucr que tienen cm bjetiv cmún lgrar la plena igualdad entre hmbres y mujeres ya sea desde una visión glbal, plítica, jurídica u tras. En tant que asciacines, se rganizan a partir de una Junta de Gbiern Junta Directiva encargada de la tma de decisines y una plantilla encargada del desarrll de ls prgramas y actividades de cada entidad. Dicha plantilla es reducida y abarca asciacines que cuenta cn una empleada ninguna (las más pequeñas) a tras que incrpran a empleadas (la más grande). La media de las asciacines tiene entre 2 y 8 empleadas. Esta circunstancia viene determinada pr las estructura y pr las características de la labr de las entidades y, también, pr su vlumen de recurss. En base a estas tres raznes, se da un nuev rasg cmún a tdas ellas, cnsistente en la alta externalización de servicis, entre ls que se incluyen ls 13

14 servicis de gestión ecnómica y de recurss humans y, también, ls de cmunicación, investigación y sprte y mantenimient infrmátic y tecnlógic. Las asciacines cuentan cn servicis externalizads de manera permanente y trs de manera puntual variable.» Servicis externalizads de us permanente: - Gestión financiera: (cntabilidad, rr.hh., etc.) - Gestión sprte infrmátic - Gestión cmunicación: (mantenimient y aljamient página web, etc)» Servicis externalizads de us puntual variable: - Gestión investigación - Gestión frmación - Gestión de pryects - Otrs (impresión dcuments, difusión campañas, etc.) Ls tips básics de asciacines de mujeres en base a su estructura sn: - Asciacines.- - Crdinadras de asciacines.- - Federacines de asciacines.- En relación al diseñ de planes de sistemas este aspect es muy imprtante, ya que las asciacines de mujeres cmparten la ausencia de departaments, equips persnal infrmátic dedicad específicamente a sprte y, también a tareas relacinadas cn el us de las nuevas tecnlgías. La Guía prpndrá cambis y mejras en este sentid. Ls recurss ecnómics de las asciacines de mujeres prvienen, en al mens un 60% de ls cass de subvencines cnvenis cn las AA.PP. El prcentaje restante prviene de cutas de scias y dnativs de empresas y particulares. Ests recurss se emplean fundamentalmente en el pag de ls cstes asciads a la ejecución de sus prgramas y pryects: - Pag salaris - Cstes asciads a la ejecución de las actividades y prgramas - Cstes indirects En menr medida, ests recurss se destinan a la cmpra de aparats y equips y a mejras tecnlógicas vinculadas a la mejra de la calidad del trabaj desarrllad. Las asciacines de mujeres 14

15 tienen dificultadas para pder invertir en NTIC. Pr un lad, la mayría de sus ingress están vinculads a subvencines que se dirigen a la ejecución de pryects de atención directa. Pr tr, aun sn escasas las líneas de financiación pública dirigidas a prmver la mdernización tecnlógica de las asciacines de mujeres. Las usuarias/s y beneficiarias/s a las que se dirigen también tienen punts en cmún. Tdas las asciacines dirigen su actuación hacia las mujeres residentes en España, cn especial atención a aquellas que se encuentran en situación de vulnerabilidad y tdas mantienen un nivel de interlcución cn la Administracines Pública. En líneas glbales, ests sn ls ds grups bjetiv cmunes a tdas las entidades. Las rganizacines cuentan cn estrategias cmunes de acción, que se resumen en las siguientes líneas de trabaj: Incidencia plítica y mvilización scial Atención directa Asesría directa Difusión del cncimient adquirid Dichas líneas dan lugar a prgramas y pryects diverss. El tratamient de estas líneas vuelve a tener aspects cmunes en cuant a ls servicis que generan y las temáticas que tratan. Las actuacines de incidencia plítica suelen dirigirse a la Administración Pública, a las mujeres y, de manera puntual, a trs grups bjetiv. La línea de atención y asesría directa suele incluir servicis jurídics y psiclógics en el cas de tdas y, en casines, asesría labral y accines de frmación. Pr últim, la difusión del cncimient adquirid incluye actuacines dirigidas a scias, a asciacines, a Administracines Públicas, clectivs de mujeres y a públic en general. La rganización de estas tareas depende de ls bjetivs específics y de ls recurss de las asciacines. Cuant mayr el tamañ, mayr es la división en áreas departaments cn trabaj especializad en ls distints aspects y la inclusión de persnas específic dedicad a la gestión de pryects, la supervisión, etc. Para detallar la estructura rganizativa de tma de decisines y de desarrll de líneas de trabaj se adjuntan a cntinuación un ejempl de rganigramas de asciacines de tamañ medi y grande: 15

16 Cuadr 2.- Asciacines de tamañ medi Asamblea Junta de Gbiern Directra Equip Administrativ Equip Técnic Servicis externalizads variables Servicis permanentes externalizads Cuadr 3.- Asciacines de tamañ grande Asamblea Junta de Gbiern Directra Servicis permanentes externalizads Servicis externalizads variables Área de prgramas Área de desarrll de prgramas Área financiera y administrativa Directras de prgramas Crdinadras ejecución prgramas Respnsable Equip administrativ Equip Técnic Equip administrativ Equip administrativ 16

17 En términs de planificación, las asciacines se caracterizan pr establecer: Una planificación frut de la misión/bjetivs, estrategias de acción y adaptación al medi Una planificación de cntinuidad cn las accines previas que funcinan Una planificación que nrmalmente está pc sistematizada y que se revisa anualmente Una planificación frut de recurss existentes y tendencias de las fuentes de financiación (dble vía: influencia de las asciacines en las fuentes de financiación a partir de la experiencia adquirida y el desarrll de avances en ls camps de actuación, y, a la vez, adaptación a cambis y criteris de las fuentes de financiación) N bstante, y al igual que sucede en tras rganizacines del Tercer Sectr, cmienza a haber cambis en este tip de planificación. Así, ya hay entidades que se encuentran en una etapa de diseñ de planes estratégics y planes de acción a larg plaz. Ls espacis ámbits de actuación de las entidades sn lcales, autnómics y nacinales. Además, las entidades participan nrmalmente en accines internacinales, bien cm gestras de accines de cperación internacinal en diversas materias, bien en tant que integrantes de redes sciales/de mujeres cn pryección internacinal. La frmación en nuevas tecnlgías de las mujeres integrantes de las asciacines es hetergénea y, en líneas generales, escasa. Existe un alt interés de una parte del clectiv en frmarse y muchas prfesinales sn autdidactas. El tip de puest y la edad sn criteris definitris de la frmación adquirida. Ls miembrs de Junta de Gbiern que n requieren el us de las NTIC sn las que mens frmación muestran. Ls puests técnics y administrativs cncen en su mayría el us del Paquete Office, Internet y crre electrónic y cuant mayr es la necesidad de us de NTIC, mayres sus cncimients específics, sea en prgramas de bases de dats, de gestión ecnómica de elabración de administración de páginas web 3. El equipamient infrmátic y tecnlógic de las entidades es muy básic. Existe un rdenadr pr persna de la plantilla y ls rdenadres tip sn PCs utilitaris cn una variedad de mdels que alterna entre el Pentium II (la mayría) y el Pentium IV. El 80% de ells tiene más de tres añs. También hay al mens un prtátil en cada asciación. 3 En este sentid, existen experiencias transferibles cm la frmación de las prfesinales de las asciacines a través de iniciativas de alfabetización digital cm Red Cnecta (www.redcnecta.net; ) 17

18 La mayría de las asciacines tienen cnexión en red y ls servidres tip se usan cm servidres de dats y sn equips Pentium III. También cuentan cn servidres de crre electrónic. En cuant a las aplicacines infrmáticas, las asciacines usan el Paquete Office, versines 1998 a En alguns cass emplean prgramas de diseñ de páginas web y de gestión de cntenids web. Tdas ellas cuentan además cn algún prgrama de gestión cntable básic. Aquellas que realizan atención directa cuentan cn prgramas de bases de dats y cn un sftware de grabación de dats. Tdas las asciacines que frmarn parte de diagnóstic cuentan cn una página web. Si bien el cntenid l facilitan ellas, la actualización de ls misms y el aljamient de las páginas están externalizads. Mejras y necesidades Ls aspects identificads pr las asciacines cm punts clave para la mejra de su trabaj cn el apy de ls planes de sistemas de infrmación sn ls siguientes: - Mejra de la cmunicación interna y externa: necesidad de un espaci y de herramientas que fmenten una cmunicación interna más ágiles y cnstantes para la difusión de infrmación interna, la tma de decisines, la ejecución de prgramas y actividades y la frmación, (entre juntas de gbiern y scias, entre prfesinales y scias, entre unidades territriales, entre prfesinales de las entidades para trabajs cnjunts, etc.) Necesidad de un espaci y herramientas cmunicación externa para la cmunicación interasciacines, la difusión de infrmación, la ejecución de accines cnjuntas y la cmunicación cn pblación y grups bjetiv (mujeres, AA.PP., etc.). - Mejra de la gestión del cncimient y del us del espaci.- necesidad de infrmatización de archivs, rdenación y rganización de la infrmación; mejra de la sistematización, gestión y us de la infrmación generada pr ls prgramas y pryects. Td ell, unid a varias cuestines fundamentales: Un cambi que prmueva la reducción del us del papel y la ptimización del espaci físic en las asciacines. Una rdenación y planteamient de la infrmación que la haga accesible, fácilmente lcalizable, útil y segura. - Mejra de la gestión y el us de la infrmación de ls prgramas de atención/asesría directa.- 18

19 Necesidad de mejra de la atención directa a partir de un us eficiente de la infrmación.- Pr ejempl, bases de dats de atención a usuarias: necesidad de bbdd cmunes, accesibles a perfiles definids-, flexibles, cmpletas, útiles y seguras (que recjan td aquell que sea necesari para dar el mejr servici a la usuaria) Necesidad de cntar cn la psibilidad de recuperación y us de la infrmación generada para investigacines que alimenten el enfque de ls prgramas, frezcan dats sbre la marcha de las accines y permitan infrmar a la sciedad de frma precisa (evitand siempre la inclusión de dats de carácter persnal que pudieran identificar a las usuarias) Necesidad de puesta en valr de ls cncimients existentes en las asciacines de mujeres (cncimients explícits y dcumentads y cncimients implícits intangibles del persnal, scias, vluntariad de las rganizacines). - Mejra de la gestión y el us de la infrmación de ls prgramas de incidencia plítica.- Necesidad de pder sistematizar las accines que se realizan en ests prgramas y recger buenas prácticas identificadas de cara a psterires accines (vinculad a gestr reunines, etc). - Mejra de la gestión de prgramas y pryects: cicl de pryects cmplet.- Necesidad de cntar cn herramientas que faciliten la ejecución y seguimient de ls pryects, su evaluación y alerta sbre riesgs e incidencias. Necesidad, también, de pder rganizar y hacer accesible la infrmación sbre infrmes y dcumentación relativa a la justificación de fnds, (especialmente de aquells prvenientes de las administracines públicas). - Asegurar que la infrmación dispnible cumple cn la legislación en materia de prtección de dats.- Necesidad de cntar cn ls más alts estándares de seguridad en materia de prtección de dats debid al us habitual pr parte de estas asciacines de dats de carácter persnal, tant de scias y asciadas cm de usuarias de ls servicis que frecen. 19

20 Cuadr 4.- Características de la infrmación de las asciacines de mujeres - Infrmación viva: expedientes de usuarias, pryects cn un cicl de vida cncret, fichas de dats que n sn permanentes - Infrmación recurrente: actas juntas gbierns, actas reunión, memria anual, dcuments de pryect, cartas a asciadas pr asamblea, aument de cuta, infrmativas - Infrmación en papel/infrmatizada: investigacines, infrmes, pryects, justificacines de pryects, etc. - Infrmación sujeta a legislación: pryects prvenientes de fnds públics y sujets a auditria (5 añs); gestión dats carácter persnal de las usuarias, (dats sensibles). 20

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