Sistema de gestión de procesos institucionales y documental.

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1 [Documento versión 1.7 del 10/10/2015] Sistema de gestión de procesos institucionales y documental. El sistema de gestión de procesos institucionales y documental, es una solución diseñada para mejorar la gestión institucional, a través de la incorporación de tecnologías que automatizan el registro y seguimiento de los procesos internos, para reducir los tiempos de procesamiento y mejorar el acceso a la información. La solución permite configurar los procesos internos, sus tareas y actores involucrados, así como también incorporar los formularios electrónicos de datos que se requieren durante la tramitación, desde su inicio cuando se genera la solicitud, hasta su aprobación final, cuando el trámite ha sido finalizado. El sistema ha sido implementado utilizando tecnologías BPM estándares e integrando herramientas, para resolver problemáticas como: Modelamiento visual de los procesos y flujos de trabajo. Uso de formularios electrónicos para reducir el uso de papel y facilitar su conducción o derivación interna. Registro de los documentos en un repositorio documental institucional para resguardar la información y facilitar su búsqueda y acceso. Consulta y búsqueda de documentos en cualquier etapa de su tramitación. Generación de indicadores de eficiencia y eficacia durante la ejecución de los procesos internos. etc. Producto disponible bajo la modalidad de adquisición de licencia, vía convenio marco LP14 Convenio Marco de Hardware, licencias de software y recursos educativos digitales Descripción del producto Página 1

2 [Documento versión 1.7 del 10/10/2015] Operando los procesos Un usuario, con los permisos adecuados, podrá iniciar un proceso desde su escritorio de trabajo, utilizando el formulario personalizado que dicho proceso requiere. El formulario de cada proceso se compone de campos para el registro de los antecedentes específicos, y permite también incorporar antecedentes en forma de documentos digitales adjuntos. Descripción del producto Página 2

3 Una vez iniciado el proceso, el sistema derivará el formulario correspondiente al siguiente actor dentro del flujo, que será notificado por indicando que tiene una tarea de revisión (o aprobación) disponible para realizar. El proceso permite que los revisores puedan aprobar, derivar o devolver los antecedentes, dependiendo de cada proceso y su correspondiente definición. Descripción del producto Página 3

4 A medida que avanza el proceso, se alimenta una carpeta digital con la documentación relacionada a la solicitud o formulario. Una vez que el proceso finaliza, el o los documentos generados durante la tramitación son enviados automáticamente al repositorio documental, para su almacenamiento seguro, y disponibilización en las herramientas de búsqueda documental. Descripción del producto Página 4

5 Toda solicitud o formulario (instancia del proceso) cuenta con un registro histórico que registra la trazabilidad del proceso. La opción Workflow muestra la trazabilidad asociada solamente a las actividades del proceso. Alternativamente, dependiendo del tipo de documento, es posible integrar con el portal Web institucional para su posterior publicación (por ejemplo en el caso de las Resoluciones). Descripción del producto Página 5

6 Componentes de la plataforma Gestor de formularios Acceso Web o intranet a los procesos y actividades configuradas Portal Web o intranet Verificación de seguridad utilizando servidor de dominio Diseño de Workflow Workflow Engine Registro y acceso a los documentos almacenados en DMS. Servidor de dominio institucional Doc. Management System Verificación de seguridad utilizando servidor de dominio (ALFRESCO) Configurando los flujos La configuración de los flujos de proceso se realiza utilizando herramientas gráficas que permiten modelar visualmente el flujo utilizando notación BPMN 2.0. Como parte del diseño del flujo, se identifican las variables relevantes del proceso y su ciclo de vida durante el proceso, considerando por ejemplo, los cambios de estado y transiciones ocurridas entre los diferentes actores. Descripción del producto Página 6

7 Diseño de formularios Los formularios que el proceso requiere durante su flujo de trabajo se diseñan también mediante una herramienta gráfica, que permite la diagramación visual de los campos del formulario y sus botones 1. La herramienta de diseño permite establecer los nombres de campo y configuraciones técnicas que permite vincular el formulario con el flujo de trabajo en el que éste será utilizado. Crecimiento futuro del sistema y creación de nuevos procesos La solución está diseñada para permitir la incorporación de nuevos flujos de trabajo, nuevos formularios, o modificación de los flujos ya implementados. Al ser diseñado sobre herramientas open source estándares, el equipo técnico del cliente tendrá control sobre la configuración de los procesos y sus formularios de avance, por lo que podrá realizar las intervenciones que se requieran sin necesidad de rehacer el sistema, o desechar lo que ya está implementado. 1 En caso de que el formulario requerido para el proceso tenga una complejidad mayor a la que se puede obtener con la herramienta de diseño, es posible también generar formularios personalizados de alta complejidad, utilizando lenguajes y herramientas de codificación de sistemas informáticos Descripción del producto Página 7

8 Actualizaciones y mejoras constantes al sistema Arbol Logika está atento a las necesidades de nuestros clientes y de los usuarios de nuestros productos. Con esta valiosa información, el equipo de ingeniería, está permanentemente trabajando en la extensión y mejoramiento de los sistemas. Esta dinámica ha permitido transformar nuestros productos en herramientas únicas en su tipo, que crecen y se desarrollan centradas en las necesidades de sus clientes. Adquirir la plataforma de automatización de procesos y documental, significa ser parte de un equipo que se esfuerza en perfeccionar la gestión, a través de la plataforma tecnológica. Requerimientos de Hardware y Software El sistema de gestión de indicadores ha sido construido en plataforma Java, por lo que puede operar en diversos entornos, plataformas y sistemas operativos. Dependiendo del tamaño de la organización, se requiere un servidor con al menos las siguientes características: Procesador Xeon E3* o equivalente. 4GB de memoria RAM disponibles para el sistema. Sistema operativo Windows, Linux o UNIX. MySQL 5.0 para la base de datos de control del sistema. Apache Tomcat 6.0 (Web Application Container). Descripción del producto Página 8

9 Una familia de productos de gestión Arbol Logika ha desarrollado una familia de productos relacionados, que buscan apoyar el proceso de modernización y mejoramiento de la gestión en organismos públicos: Sistema de gestión de indicadores y cuadro de mando integral. Sistema de seguimiento y control de la Gestión de Calidad ISO. Sistema de Gestión Estratégica de Proyectos Institucionales. Sistema de gestión Operativa de Proyectos Institucionales. Arbol Intelligence, gestor de reportes y herramientas de análisis. Gestión de Riesgos (según lineamientos CAIGG). Únase a la experiencia de trabajar con Arbol Logika, contará con un alto estándar de calidad de servicio y completa satisfacción. Para mayores antecedentes, solicite información a fonos (+562) (+569) Descripción del producto Página 9

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