Manual Audioconferencia

Transcripción

1 Manual Audioconferencia

2 Índice Introducción Salas de audioconferencia Características del servicio Configuración del servicio Pg.03 Pg.04 Pg.04 Pg.05 2

3 Introducción Alisys dispone de distintos servicios de voz enfocados a cubrir las necesidades de comunicaciones de cualquier cliente. Estos servicios son: Salas de audioconferencia Con este servicio es posible configurar y disponer de salas de audioconferencia para organizar reuniones por teléfono. Sin necesidad de realizar ninguna instalación. 3

4 Salas de audioconferencia Para el acceso es necesaria la autentificación a través de un usuario que se encuentre dado de alta en el servicio. Las tareas que se pueden realizar desde el panel de control son: Alta y creación de salas de audioconferencia. Consulta de convocatorias activas. Configuración y envío de invitaciones a los participantes Para acceder a la aplicación web es necesario que siga estos pasos. 1. Entre en el portal 2. Introduzca Login y Contraseña. 3. Seleccione la aplicación Audioconferencia. 4. Acepte los términos y condiciones del Acuerdo de Licencia (sólo se le solicitará la primera vez que acceda a la aplicación). Después se mostrará la ventana principal de la aplicación Web. Desde esa ventana, usted podrá acceder a las áreas de Nueva convocatoria, Convocatorias activas y Gestionar invitaciones. Mediante la opción Cerrar sesión, usted puede salir de la aplicación. Características del servicio A través del servicio de Audioconferencia es posible convocar reuniones con las siguientes características: Programación de reuniones Envío de invitaciones a los participantes por Sistema de gestión de plantillas de correo para personalización de las invitaciones Generación automática de código de acceso a la sala Gestión de participant 4

5 Configuración del servicio A través de la aplicación web es posible gestionar toda la funcionalidad disponible para el servicio, según se indica a continuación. Alta y creación de salas de audioconferencia Para crear una nueva sala de audioconferencia se siguen los siguientes pasos: 1. Acceder con nombre de usuario y contraseña 2. Desde la página de inicio, seleccionar Crear una nueva convocatoria 3. Una vez se accede al configurador de altas de audioconferencia se deben incluir los datos del nuevo servicio, incluyendo: A. el asunto, la fecha y hora de celebración B. En caso de contar con más de un telefono dedicado a audio conferencias, sobre cual de ellos se va a crear la nueva convocatoria. 4. Para finalizar el proceso de alta de audioconferencia pinchar en Guarda convocatoria y realiza las invitaciones Una vez creada la nueva convocatoria, se le indica al cliente qué código de acceso a sala ha sido asignado a esta convocatoria. 5

6 Una vez guardada la convocatoria, el proceso de celebración de audio conferencia ya queda habilitado y programado para la fecha indicada. La aplicación permite dar de alta los datos de los invitados a la audioconferencia para enviarles un correo con los datos de acceso a la misma. Listado de convocatorias activas Una vez que se introducen los datos de acceso al panel, se muestra la pantalla de inicio, donde se puede consultar el listado de convocatorias de audioconferencia ya creadas por el cliente y que todavía no se han celebrado. Para cada una de las convocatorias activas se indica el asunto, la fecha de celebración, el número de personas invitadas a la misma, la posibilidad de invitar a más participantes y el teléfono y número de sala sobre el que se realizará la audio conferencia. Además permite la creación de una nueva convocatoria. 6

7 Configuración y envío de invitaciones a los participantes Para comunicar la convocatoria para una determinada reunión a través de audioconferencia, es posible enviar de forma automática invitaciones a los distintos participantes por , donde se le indicarán los pasos que debe seguir para poder unirse a la misma. Por defecto, se propone un texto estándar para el contenido del mensaje a enviar, además se dispone de un sistema de gestión y creación de plantillas de correo de forma que el cliente puede crear los suyos personalizados. 7

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