Sesión 6: Promoción de una imagen pública positiva

Transcripción

1 Sesión 6: Promoción de una imagen pública positiva (45 MINUTOS) Objetivos de la capacitación Al finalizar la sesión, los gobernadores electos podrán: 1. Preparar una gestión eficaz de relaciones públicas en el ámbito de club y distrito 2. Difundir el mensaje de Rotary al exterior de la organización 3. Comunicar el uso de redes sociales en la promoción de una imagen pública positiva Programa de la sesión Introducción Relaciones públicas eficaces Cómo difundir el mensaje de Rotary Repaso 5 minutos 15 minutos 20 minutos 5 minutos Materiales Transparencias Manual del gobernador Anexo 15: Mensajes fundamentales de Rotary Hojas de trabajo Notas Cómo difundir el mensaje de Rotary 1

2 Introducción (5 minutos) TRANSPARENCIA 6.1 Introducción TRANSPARENCIA 6.2 Objetivos de la capacitación Las responsabilidades del gobernador incluyen la promoción de una imagen pública positiva. Los gobernadores deben fomentar una práctica dinámica y constante de relaciones públicas en el ámbito de los clubes y el distrito. El capítulo 6 del Manual del gobernador aborda el tema de las relaciones públicas. REMÍTASE A LA HOJA DE TRABAJO Notas Nota para el dirigente de capacitación Inste a los participantes a anotar las ideas para relaciones públicas en la hoja de notas de la sesión. 2

3 Relaciones públicas eficaces (15 minutos) PUNTO FUNDAMENTAL Una de las prioridades principales del Plan Estratégico de RI es Fomentar el reconocimiento y la imagen pública de Rotary Por qué el reconocimiento y la imagen pública son aspectos importantes para Rotary? TRANSPARENCIA 6.3 Relaciones públicas eficaces PUNTO FUNDAMENTAL A través del fomento del reconocimiento y la imagen pública, los clubes podrán: o Obtener apoyo y recursos para los proyectos o Promover y apoyar la gestión de recaudación de fondos o Atraer candidatos calificados para afiliarse a Rotary o Establecer vínculos con otras organizaciones cívicas o Otorgar reconocimiento a los socios por su labor de servicio en la comunidad Cuáles son las percepciones más comunes sobre Rotary? Notas para el dirigente de capacitación Inste a los participantes a comunicar tanto las percepciones positivas como las negativas sobre Rotary para enriquecer la conversación. Recuerde a los participantes que jugarán un papel fundamental para cambiar las percepciones negativas sobre Rotary al difundir los logros de la organización. Rotary es una organización humanitaria muy exitosa; no obstante, algunas percepciones no se enfocan en sus buenas obras. Algunos grupos de opinión realizados recientemente por RI, evidenciaron hallazgos importantes como: o Falta de reconocimiento de los logros de Rotary International o Percepción de Rotary como grupo elitista y hermético conformado por socios adinerados y de edad avanzada. o Una firme percepción de que no se permite la afiliación de mujeres a Rotary. Los gobernadores de distrito son responsables de dirigir un equipo de relaciones públicas que ayude a enfocar las percepciones hacia las buenas obras de Rotary. Cómo puede la gestión de relaciones públicas de su distrito cambiar estas percepciones sobre Rotary? 3

4 Cuántos de ustedes han nombrado ya un comité o un presidente de relaciones públicas en su distrito? Cuáles son las funciones del presidente y del Comité de Relaciones Públicas de su distrito? Ejemplos de respuestas Promover ante los medios de comunicación y el público en general las noticias sobre Rotary. Colaborar con otros comités a fin de localizar actividades y eventos de Rotary que se realizan en el distrito y que merecen difundirse entre la comunidad local. Brindar capacitación, apoyo y orientación a los Comités de Relaciones Públicas de los clubes. El Comité Distrital de Relaciones Públicas debe ayudar a capacitar a los Comités de Relaciones Públicas de los clubes. Los coordinadores para la imagen pública de RI pueden ayudar al comité distrital con la capacitación de los clubes. Los clubes deben planificar con antelación a fin de presupuestar los costos de colocación estratégica de publicidad en medios televisivos, radiales e impresos, y en vallas publicitarias. Qué actividades de relaciones públicas tienen presupuestadas en sus distritos? Ejemplos de respuestas Anuncios de radio, televisión o impresos Sitios web y vallas publicitarias Promoción de eventos especiales, como eventos del Día de Rotary, proyectos de servicio, maratones o actividades de recaudación de fondos para un proyecto o programa de Rotary Exposiciones o carteleras en toda la comunidad, en particular durante eventos especiales Qué distritos han participado en el programa de Subsidios de Relaciones Públicas? Describa cómo utilizaron los fondos. 4

5 Ejemplos de respuestas Se colocaron anuncios de servicio público de las campañas La Humanidad en Marcha o Solo esto en un periódico local. Se coordinó con canales de televisión para transmitir anuncios de servicio público de La Humanidad en Marcha. Se colocaron anuncios de servicio público de La Humanidad en Marcha con énfasis en proyectos de agua y alfabetización en vallas publicitarias iluminadas en aeropuertos locales. Se elaboraron vallas publicitarias con anuncios de servicio público sobre la paz. Se realizó una iluminación de la campaña End Polio Now en un edificio importante y coordinaron un evento relacionado con ello. Las subvenciones para Relaciones Públicas se otorgan a los distritos solamente, con un máximo de US$ a partir de Los distritos deben aportar el equivalente a por lo menos la tercera parte de los fondos que soliciten. A partir de , se ofrecerá la suma adicional de US$1.000 a cada distrito que participe en una subvención multidistrital. Esta cantidad no requiere fondos paralelos. Los anuncios de servicio público de La Humanidad en Marcha y Solo esto de producción profesional, están disponibles en Al preparar su presupuesto, los clubes deben anticipar la inclusión de la tercera parte de la subvención para relaciones públicas, y de otros costos relativos a la colocación de anuncios televisivos, radiales, impresos o en vallas publicitarias. El presupuesto debe incluir la adquisición de espacios en los medios a la tarifa especial para entidades sin fines de lucro, a fin de promover lo que es y hace Rotary. Qué tipo de capacitación para las relaciones públicas reciben sus clubes en la actualidad? Cómo podrían sus asistentes de gobernador ayudar a los clubes en su gestión de relaciones públicas? Ejemplos de respuestas Trabajando con los Comités de Relaciones Públicas de los clubes para fijar metas a largo plazo. Realizando el seguimiento con los Comités de Relaciones Públicas de los clubes a fin de preparar un plan guiados por Relaciones públicas eficaces: Guía para los clubes rotarios. 5

6 Procurando ideas o guía de los coordinadores para la imagen pública de RI al ampliar el radio de acción de su gestión de relaciones públicas o al solicitar subvenciones para dicha gestión. 6

7 Cómo difundir el mensaje de Rotary (20 minutos) La gestión de relaciones públicas implica la difusión del mensaje de Rotary al público general. Un buen programa de relaciones públicas sabe identificar cuándo y dónde aprovechar los medios para la promoción de actividades rotarias. La publicación Relaciones públicas eficaces: Guía para los clubes rotarios incluye un calendario de eventos y temas con potencial mediático. Rotary PR Tips (Recomendaciones para las relaciones públicas) ofrece ideas innovadoras a los clubes y distritos para promover Rotary en sus comunidades. Los rotarios pueden abonarse a este boletín gratuito en Qué actividades de los clubes o distritos podrían considerarse atractivos para los medios? Ejemplos de respuestas Proyectos locales relacionados con Rotary o La Fundación Rotaria Noticias sobre participantes en los programas de becas o intercambio de estudiantes de Rotary o La Fundación Rotaria (Becas de Rotary pro Paz, Becas de Buena Voluntad, miembros de equipos de Intercambio de Grupos de Estudio o estudiantes del programa de Intercambio de Jóvenes de Rotary) Crónicas de contenido humano sobre personas que se beneficiaron con la labor de servicio de Rotary Actividades de PolioPlus, especialmente en regiones polio endémicas PUNTO FUNDAMENTAL El gobernador, con frecuencia, es el portavoz de Rotary en el ámbito del distrito. REMÍTASE A LA HOJA DE TRABAJO Cómo difundir el mensaje de Rotary TRANSPARENCIA 6.4 Cómo difundir el mensaje de Rotary Notas para el dirigente de capacitación Pida a los participantes que trabajen en pareja con la persona sentada al lado. Pida a cada pareja que piensen en una respuesta de 25 palabras o menos a las preguntas enumeradas en la hoja de trabajo. Los participantes dedicarán cinco minutos a la discusión. Exhorte a los participantes a escribir sus respuestas en la hoja de trabajo. Pida a varias parejas de participantes que presenten sus ideas. 7

8 Qué es Rotary? Quiénes son los rotarios/socios de club? Qué hace Rotary? REMÍTASE AL ANEXO 15 Mensajes fundamentales de Rotary PUNTO FUNDAMENTAL Se exhorta a los gobernadores a incorporar los mensajes esenciales de Rotary en sus discursos y materiales de relaciones públicas. Cuántos de ustedes usan redes sociales como Facebook, Twitter, LinkedIn, Bebo y Orkut? Cuál ha sido su experiencia personal con estas redes? Ejemplos de respuestas Permiten interacción bidireccional Agilizan el proceso de comunicación Ayudan a mantener vivos los lazos de amistad a distancia Salvan la brecha de comunicación intergeneracional Las redes sociales han pasado de ser meramente una tendencia a un medio viable y aceptado de comunicación. Las redes sociales sirven de plataforma de conexión entre rotarios Las redes sociales son una herramienta poderosa para la imagen pública de Rotary que puede multiplicar las visitas al sitio web de los distritos y a rotary.org. Cómo pueden mejorar las redes sociales la imagen pública de los clubes y distritos? Qué redes ha usado su club o distrito? Consejos para la comunicación en las redes sociales: o Mantenga la información actualizada y pertinente o Coordine la información en las distintas redes de modo que el mensaje sea siempre distintivo y coherente. 8

9 o Agregue valor. Ofrezca la información estrictamente necesaria sobre sus clubes o distritos. o Cree un ambiente de discusión participativa y respetuosa. Pida ayuda. Identifique un experto en comunicación en su distrito que guíe sus actividades en las redes sociales. 9

10 Repaso (5 minutos) TRANSPARENCIA 6.5 Repaso de los objetivos de la capacitación Notas para el dirigente de capacitación Responda las preguntas de los participantes. Repase los objetivos de la sesión de capacitación, para verificar que todos los temas fueron tratados adecuadamente. Agradezca a todos los presentes su participación. Se cierra la sesión. 10