Software PARA MEJORES PROYECTOS

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2 Software PARA MEJORES PROYECTOS ProjecTools es un programa online para gestión y control de proyectos con cuatro módulos integrados que aumentan la eficiencia de ejecución de uno o múltiples proyectos combinados, con el objetivo de terminar los proyectos a tiempo y en el presupuesto establecido. Control de Documentos Control de Costos Compras Ingeniería y Comisionado Imagine todo su equipo trabajando en coordinación, es lo que ProjecTools hace por usted. avancereal.com

3 MÓDULO DE DOCUMENTOS EL MÓDULO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE PROJECTOOLS RESUELVE LOS PROBLEMAS DE CONTROL DE REVISIONES, MANEJO DE COMUNICACIÓN Y REPORTES CON UN SISTEMA EN LINEA. MANEJO DE DOCUMENTACIÓN El módulo de control de documentación de ProjecTools combina el manejo de documentos de ingeniería, su distribución y revisión en un solo lugar y con una interfaz fácil de usar. El proceso en línea de revisión y emisión de documentos asegura que el cliente recibirá un producto verificado por estrictos controles de calidad. La poderosa herramienta de reportes le agrega transparencia al proceso y determina responsabilidades que eliminan costosos embotellamientos. MANEJO DE CORRESPONDENCIA El módulo de control de documentación maneja a su vez la correspondencia oficial del proyecto. El sistema captura y archiva memos, s, cartas, etc. ayudándole a alcanzar un estándar más alto de transparencia y responsabilidad. INTERFASE DEL MÓDULO La interfase del módulo de control de documentación funciona en base a reglas establecidas por el proyecto y se integra con los sistemas de los subcontratistas, proveedores y clientes siguiendo esas reglas. FUNCION Controles fáciles de configurar Seguimiento y emisión Hitos de progreso Reporte de actividades incompletas Importar y exportar por grupos Registros de información técnica y de proveedores Comentarios e indicaciones en documentos en línea Matriz de distribución BENEFICIO Determina los flujos de trabajo, previene errores en los datos y evita duplicación de tareas Crea, distribuye y monitorea los paquetes de documentación para revisión y aprobación interna y externa. Monitorea el avance real y calcula el valor ganado para los hitos del proyecto Identifica las interrupciones del flujo de trabajo y agrega visibilidad y responsabilidad Reduce dramáticamente el tiempo de manejo de documentos Permite ubicar con facilidad, administrar y monitorear documentos reduciendo los gastos fijos. Mejora la colaboración y organiza la comunicación. Simplifica el proceso de revisión y comentado de documentos Provee acceso a la última revisión de un documento de acuerdo al rol del usuario PAGINA DE INICIO La página de inicio de ProjecTools permite al usuario realizar tareas, elegir vistas, descargar, comentar y emitir elementos, así como generar histogramas de control de costos. El módulo de manejo de correspondencia de ProjecTools nos provee la herramienta más segura para comunicarnos con proveedores y clientes de una forma responsable. Carol Jones, MODEC

4 MÓDULO DE COSTOS OPTIMIZA EL CONTOL DE FLUJO DE FONDOS, DISMINUYE RIESGOS Y PRODUCE REPORTES CON CONTENIDO DE ALTO VALOR INTEGRANDO INFORMACIÓN CLAVE Y COMUNICACIÓN ENTRE SISTEMAS EN TIEMPO REAL Y CON ACCESO GLOBAL AL PROGRAMA DESDE CUALQUIER LUGAR. CONTROL DE COSTOS Define la Estructura de Desglose de Trabajo, EDT (WBS por sus siglas en ingles), desarrolla el presupuesto y controla los cambios administrativos y de contrato que se producen durante el proyecto. Ejecute el plan de presupuesto desde el inicio hasta la culminación del proyecto con un proceso controlado por el sistema. Usted tiene a disposición herramientas para controlar cada elemento en la Estructura de Desglose de Trabajo, EDT. Controle sus costos, las horas gastadas y las proyecciones de facturación. Genere reportes para predecir y analizar el flujo de fondos. Puede replicar formatos de control de proyectos existentes para configurar nuevos proyectos rápida y fácilmente. INTERFASE FINANCIERA FUNCION Control obligatorio del presupuesto Definir la Estructura de Desglose de Trabajo, EDT Integración de Compras, Finanzas y Planeamiento Otros EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) Modelo SaaS Extensa biblioteca de reportes Medición y control de rendimientos BENEFICIO Protege el presupuesto base durante todo el proyecto Produce reportes veraces y compatibles Un punto único de ingreso de datos financieros y de planeamiento previene pérdida de tiempo y elimina errores Provee diferentes mapeos del EDT para distintos usos Seguro acceso global y en tiempo real a data de control de proyectos y reportes Mantiene visibilidad financiera y confiabilidad Cálculo exacto de variaciones y Valor Ganado La integración de los sistemas contables existentes en la empresa con el módulo de Costos ProjecTools produce información financiera precisa y reportes en un entorno seguro, eliminando duplicación de trabajos y evitando costosos errores de entrada de datos. La interfaz financiera emite las órdenes de compra y requisiciones de cambios directamente. Compila la información de las compras, los pagos comprometidos y los pagos efectuados de y al sistema contable de la compañía; no es necesario el uso de hojas de cálculo. Proyecciones de presupuesto PLANEAMIENTO Integra el cronograma que utiliza la compañía con ProjecTools para una verdadera colaboración y producción de reportes de avance de proyecto. En Wison Floating Systems nos dimos cuenta enseguida que ProjecTools sería un gran socio acompañando nuestro crecimiento y haciendo posible el manejo de nuestro sistema global de información. Bryan Foushee, Wison Floating Systems Mantiene proyecciones confiables, aumenta la visibilidad de las ofertas de los proveedores, estado y cambios PAGINA DE INICIO La página de inicio de ProjecTools permite al usuario realizar tareas, elegir vistas, descargar, comentar y emitir elementos, así como generar histogramas de control de costos.

5 MÓDULO DE COMPRAS ES UN ÚNICO SISTEMA CENTRALIZADO QUE PUEDE TRABAJAR CON MÚLTIPLES DIVISAS Y QUE LE PROVEE DE HERRAMIENTAS INTUITIVAS EN LINEA PARA MANEJAR PAQUETES DE COMPRA DESDE LA REQUISION DE INGENIERIA HASTA LA EMISION DE LA ORDEN DE COMPRA. CONFIGURACIÓN Define y crea réplicas de modelos y plantillas de compra ahorrando tiempo y dinero. En las Plantillas de Compras se define el flujo de trabajo incluyendo proveedores aprobados, cartas modelo, términos y condiciones, texto para órdenes de compra y solicitud de cambio, etc. Personalice la configuración del módulo de compras por comprador, locación, proyecto y departamento contable. FUNCION Paquetes estandarizados Cronograma de planeamiento Seguimiento y aprobaciones BENEFICIO Mejora la eficiencia estableciendo un proceso de compras coherente y ahorra tiempo significativamente Facilita la obtención de servicios en tiempo y asegura los tiempos de entrega Crea, distribuye y monitorea paquetes de compra para revisión y aprobación en línea MANEJO DE REQUISICIONES Genera y monitorea Requisiciones para Presupuesto (RFQ) siguiendo el flujo de trabajo establecido, por EDT (Estructura de Desglose de Trabajo), listado de requerimientos del proveedor (SDRL), fechas del cronograma, aprobaciones, documentos técnicos y comerciales, actualización de revisiones, reportes de estado, etc. ProjecTools correlaciona información desde y con diferentes unidades de negocios de la empresa o externos para facilitar el proceso de compras. Seleccione rápida y fácilmente los proveedores aprobados para un RFQ de la lista de proveedores organizadas por calificación, región geográfica, país, código de material y fabricante con unos pocos clics del mouse. Puede también importar términos y condiciones estándar, ítems estándar y un estimado de precios. Sistema de requerimiento de respuestas Recepción de ofertas en línea Sistema centralizado Seguimiento de paquetes de compra en línea para revisión y aprobación usando la herramienta rápida de ProjecTools. Los proveedores presentan sus ofertas en la página web del sistema. Facilita las respuestas a los proveedores simplificando las comparativas y la evaluación de cada proveedor. Promueve la comunicación y la resolución de problemas durante el proceso de compra Simplifica el proceso de recepción de ofertas, evaluación y otorgación de órdenes de compra Permite visibilidad de cada tarea del proceso de compras y aumenta la responsabilidad Todo en una simple pantalla. Rápida transición desde la RFQ a la Orden de Compra, verificando requerimientos, confirmando fechas de entrega y seguimiento del cronograma, así como los términos de garantía y cronogramas de pagos.

6 ÓRDEN DE COMPRA Otorga órdenes de compra y hace el seguimiento electrónicamente hasta que es recibida por el proveedor. Emite el requerimiento, aprueba y maneja las solicitudes de cambio. El sistema integrado de ProjecTools actualiza la información de las órdenes de compra y manejo de cambios en las áreas relacionadas dentro del sistema, evitando la duplicación de entradas. MANEJO DE PROVEEDORES Mantiene una base de datos actualizada de proveedores para su calificación y maneja el registro histórico de proveedores poco utilizados (HUB, Historically Underutilized Businesses). Este método fue creado para disponer de un proceso justo para todos los proveedores, aún aquellos que forman parte de Pymes o que están geográficamente desfavorecidos, etc. Agregar nuevos proveedores es fácil y rápido. MANEJO DE MATERIALES Integración con el módulo de compras significa que todas las órdenes de compra y cambios se encuentran disponibles para los responsables del área de materiales en cualquier parte del mundo. El acceso inmediato a información clave facilita la coordinación y el seguimiento de expedición, despacho y recepción. Los encargados de expedición desarrollan estrategias de logística disponiendo datos en tiempo real. Disponen de herramientas para fechas, asignaciones y registro de correspondencia con proveedores. De esa forma pueden monitorear atrasos y reportes de calidad a la vez que documentan autorización de despacho y necesidades de almacenamiento. El sistema fácil de usar de ProjecTools conecta la data de recepción, inspecciones in situ, faltantes, sobrantes y reportes de daños y lo reporta a los responsables del área. Los jefes de obra actualizan las fechas requeridas para los equipos y esa información llega directamente a los encargados de despacho. La comunicación interconectada entre los proveedores, subcontratistas y miembros del proyecto facilita una colaboración efectiva entre los participantes del proyecto al mismo tiempo que establece responsabilidades que protegen el costo final del proyecto. SUPERVISIÓN DE CALIDAD En el módulo de compras usted puede crear su plan de supervisión de calidad y manejar los parámetros de presupuesto por proyecto u órdenes de compra. Personalice el plan de inspecciones y asignar tareas a inspectores de la empresa o externos. Ingrese al sistema los reportes de visitas al sitio con fotos subidas directamente desde el campo para informar inmediatamente del estado y avance de la fabricación.

7 MÓDULO DE INGENIERIA Y COMISIONADO EL MÓDULO DE INGENIERÍA Y COMISIONADO FACILITA EL PLANEAMIENTO, LA EJECUCIÓN Y EL MONITOREO DE INGENIERÍA COMPLEJA, COMPRAS Y LAS TAREAS DE CONSTRUCCIÓN. EL SISTEMA DE MANEJO DE COMISIONAMIENTO (CMS, EN INGLES) TIENE TODAS LAS FUNCIONES PARA REPORTAR AVANCE EN TIEMPO REAL. SISTEMA DE TERMINACIÓN El sistema de terminación provee un sistema de manejo de comisionado (CMS, Commissioning Management System) para terminación mecánica, pre comisionado, comisionado y transferencia. Completa los registros de pruebas (ITR) existentes en forma automática o crea nuevos formularios usando la herramienta de ProjecTools Smart Form Technology. De esta forma se reduce considerablemente el tiempo de configuración basado en reglas de asignación automática, manteniendo el equipo de trabajo enfocado en las tareas de terminación. Emite ITRs y monitorea el progreso por contratista, sistema/subsistema, fase, disciplina, etc. Registra el progreso automáticamente y carga los formularios por paquetes. Hace mandatorio la aplicación de las reglas para evitar la emisión de certificados de terminación que tengan ítems sin completar. ProjecTools genera reportes de progreso en tiempo real e identifica cuellos de botella antes de que estos afecten el cronograma del proyecto. FUNCION Requisiciones de ingeniería Definir formatos de TAGs Flujos de trabajo personalizados Formularios ITR inteligentes Registro de Listados de Pendientes Reportes de Progreso Importe por paquetes y actualización BENEFICIO Se beneficia de la experiencia técnica permitiendo a los ingenieros iniciar requisiciones Previene errores y duplicaciones en el numerado de TAGs Refuerza el uso obligatorio de las reglas de la empresa para completar ITRs, certificados, informes, etc. Completar los formularios ITR con información de los equipos Permite acceso rápido y fácil para la creación, búsqueda y actualización en línea de los Listados de Pendientes Evaluación rápida del progreso de compras y comisionado Reduce el tiempo de entrada de datos y elimina errores MANEJO DE EQUIPOS Define, monitorea y maneja maquinaria, equipos, listados de cables por sistema, subsistema, ubicación, funciones y más. Monitorea condiciones de operación y permite un acceso rápido y fácil a la documentación. Modelo SaaS Biblioteca global Acceso global al Sistema de manejo de comisionado (CMS) ITRs y certificados estándar promueve la eficiencia y la integridad de la información a lo largo de todos los proyectos

8 Permite crear casos especiales con peso y carga eléctrica para identificar problemas antes que estos ocurran. Monitorea los factores críticos de los equipos con parámetros de seguridad y riesgo. Colabora electrónicamente con el módulo de compras para conformar paquetes de ofertas (bid packages) completos con documentos técnicos, listados de requerimientos de los proveedores, ítems con TAG y más. El flujo de trabajo en el módulo de Ingeniería y Comisionado de ProjecTools organiza el trabajo de una manera inteligente, ahorrando una significativa pérdida de tiempo. Jennifer E. Roberts, GPS LISTADO DE PENDIENTES El sistema mantiene un listado completo y actualizado de listado de pendientes de construcción y asigna ítems para terminación y comisionado. Puede importar listados de pendientes y asignarlos a los TAG/Registro de Pruebas (ITR), sistemas, locaciones y más. Pone en espera los ITR de los ítems pendientes críticos. PAGINA DE INICIO La página de inicio de ProjecTools provee acceso directo al módulo de Ingeniería y Comisionado, permitiendo ver y descargar documentos.

9 AVANCE REAL: El servicio de consultoría y software preferido por los inversores Avance Real provee las herramientas y la asistencia para que usted pueda integrar la planificación, el diseño, posicionamiento de locaciones, control de maquinarias y equipos y la gestión de la información a través de todo el ciclo de vida del proyecto para operaciones más eficientes y con mayores ganancias. Argentina - Buenos Aires Ing. Raúl Chicala raul.chicala@avancereal.com Argentina - Neuquén Ing. Marcelo Blanda marcelo.blanda@avancereal.com Bolivia Ing. Pablo Quiroga Laredo pablo.quiroga@avancereal.com Colombia Ing. Jair Aguado Quintero jair.aguado@avancereal.com Ecuador José Camino Carrera jose.camino@avancereal.com Panamá Ing. Jair Aguado Quintero jair.aguado@avancereal.com Paraguay Ing. Jair Aguado Quintero jair.aguado@avancereal.com Trinidad & Tobago Anisa Jagdin anisa.jagdin@avancereal.com Uruguay Arq. Pablo Mila pablo.mila@avancereal.com Venezuela Ing. Garic Perez garic.perez@avancereal.com Guyana Anisa Jagdin anisa.jagdin@avancereal.com Suriname Anisa Jagdin anisa.jagdin@avancereal.com Consultoría y Software 2106 Breezeway Ln. Pearland, Texas USA avancereal.com contacto@avancereal.com Skype: avance-real 2017, Avance Real. Reservados todos los derechos. ProjecTools es una marca comercial de ProjecTools Corp., registradas en los Estados Unidos y en otros países. PMI y CII son marcas comerciales registradas de PMI y CII respectivamente. avancereal.com