DOMINAR TABLAS DINÁMICAS

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1 Le presentamos esta entrevista con Luis Muñiz, autor del libro "Dominar las Tablas Dinámicas en Excel aplicadas a la Gestión Empresarial", en la que explica cómo ahorrar costes y tomar decisiones de una forma más rápida y eficaz con las tablas dinámicas. Además, da pormenores de su segundo libro y una web sobre el mismo tema. DOMINAR TABLAS DINÁMICAS Cómo define usted un sistema de información? Los Sistemas de Información son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar información a los diferentes tipos usuarios de una organización para que puedan tomar las decisiones más adecuadas. Estos sistemas se componen de tres funciones: la recopilación de datos, el almacenamiento y procesamiento de la información; y la transmisión de información a los diferentes tipos de usuarios interesados. Los Sistemas de Información son un recurso importante para la consecución de los objetivos de cualquier organización. En definitiva un Sistema de información es: Lo referente a conseguir la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para la toma de decisión correcta. Lynda Woodman Cuáles son sus características principales? El diseño básico de la arquitectura de un sistema de información muestra como cualquier organización integra sus sistemas de proceso de datos debería tener las siguientes características: -Estar lo suficiente personalizado y adaptado para el usuario final. -Se tendrían que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos más necesarios en cada momento. -Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelación a las variables clave que definen el estado de la organización. 1

2 -Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y modificaciones. -Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atención del usuario, ante desviaciones importantes de las variables críticas. -Facilitar la presentación de t oda la información que incorpora, simultáneamente, gráficos, tablas, textos y sonidos. Qué dificultades se encuentran habitualmente en las empresas para obtener toda la información necesaria? Desde mi punto de vista y basado en mi experiencia después de haber diseñado muchos sistemas de reporting con diferentes y variados tipos de software creo que son tres las principales dificultades: La primera la dificulta ad en obtener la información en el formato y calidad adecuada de sus sistemas de software de gestión sean ERPs o CRM por ejemplo, en n muchas ocasiones nos encontramos que si podemos tener esa información pe ero no está en los formatos adecuados La existencia por un lado de diferentes tipos de software con sus dato os que en ocasiones tienen cosa as en común y en otras no dificulta tener una información completa e integrada, por lo que tenemos muchos datos y poca información. Otro factor decisivo y y que se produce también como un efecto colateral, es que la calidad de la información es muy baja bien porque faltan datos, porque son erróneos o bien porque están repetidos. Por último el acceso a a la información no siempre es la mejor opción para el usuario, con lo cual ante nuevas necesidades o cambios no podemos fácilmente te acceder a la información que necesitamos en cada momento porque se depende d de un tercero para conseguirlo. Otra gran dificultad es que el mundo cambiante de la empresa o su entorno hace que la información que se e necesita hoy de una determinada forma en el futuro sea diferente esto con los s sistemas tradicionales y actuales no es tan fácil de conseguir en un tiempo y con recursos razonables. 2

3 Desde hace años las empre esas y organizaciones sin que se hayan dado o cuenta han ido implementado su sistema de información con las herramientas de Office muchas veces conscientemente y otros no,, es cierto que hoy existen excelentes producto os en el mercado para realizar un análisis de la a información, pero también ha y que reconocer que muchos de ellos acaban siempre en un Excel por ejemplo, actualmente los productos de Oficce y sus complementos permiten de sobras con seguridad, capacidad de proceso y almacenamiento diseñar un sistema de información, en concreto las herramientas que incorpora el Excel 2010 permiten procesar y guardar en su versión de 64 bytes, cantidades de datos n nunca vistas hasta la fecha. Quizás en este caso o si queremos diseñar un sistema de información con Office la imaginación y conocimientos de los usuarios es lo más importante. Cuáles son las características principales de las tablas dinámicas como soporte del SI? Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, se pueden analizar, mostrar y manipular r los datos de diferentes formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Las tablas dinámicas son un tipo de informes generados m mediante Excel en diferentes formatos, a partir de una base de datos en forma de tabla siempre Así las tablas dinámicas desde sus distintas opciones o vistas facilitarán la a información de diferente forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la información que necesitamos en un momento del tiempo no es la que necesitamos en otro momento, ya que el entorno de la empresa y su organización interna son cambiantes. Qué peculiaridades debería tener un SI ara tomar decisiones rápidas y seguras? Un sistema de información debería cumplir las siguientes características -Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que tener los informes ya predefinidos que se necesiten en cada momento. -Corto tiempo de respuesta en el acceso y consulta de los datos, para ello el d diseño y la tecnología utilizada, es fundamental. -No debería el sistema de información interferir en la gestión de una organización, el funcionamiento del sistema p puede degradarse hasta afectar y paralizar a todo os los usuarios conectados sino está bien planteado. -Una adecuada y profunda Integración de todos los datos lo cual implica enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y tengan relación entre ellos. -Una adecuada calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la información obtenida. 3

4 -Debe de adecuarse la información obtenida a las necesidades del usuario, cada usuario debe tener acceso a la información n que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible. -Existencia de información histórica suficiente y necesaria, los datos almacenados en los sistemas de información debe en estar diseñados para contrastar la situación actual con una situación retrospectiva de año os anteriores. Se pueden configurar las tablas dinámicas como herramienta central del SI? En la actualidad las bases de d datos y los diferentes tipos de software permiten n acceder a toda la información que está en formatos de tablas y accesible a los usuarios, las diferentes formas de acceder a los distintos orígenes de los datos desde las tablas dinámicas es ya muy elevada su capacidad en Excel 2010 pe ero s añadimos el complemento gratuito de PowerPivot que se puede obtener desde la web de Microsoft podemos decir que si pueden ser el eje central y herramienta estratégica para proveer de información a los usuarios sin problemas. Una vez hemos conocido las ventajas del Excel 2007 y las del 2010 podemos decir que el usuario tiene una serie de mejoras que le pueden ayudar mucho en su trabajo diario: Una interfaz más orientada al usuario, más efectiva e intuitiva. Más capacidad de procesar datos en tiempo y cantidad. Nuevos estilos y formatos condicionales que permiten realizar mayores indicadores Más y nuevas funciones Olap para conectar las BBDD. Mejores consultas de filtros de datos en consulta y selección, ahora son interactivas Podemos seguir trabajando mientras se actualizan los datos Nueva herramienta PowePivot que permite unir diferentes tablas y hacer tablas dinámicas Posibilidad de hacer previsiones con los datos y extrapolaciones. Nuevo sistema de confección de gráficos más práctico e intuitivo, Nuevas opciones de Minigráficos y segmentación de datos para Reporting Mejores conexiones externas y nuevos formatos de archivos entre otros. Y otras mejoras que permiten utilizar las tablas dinámicas como una herramienta de Reporting que con su integración en Excel se puede hacer casi cualquier cosa Por qué creó y cuáles son las características de la nueva web "Dominar Tablas 4

5 Dinámicas en Excel "? Con la experiencia del libro realizado en Excel 2007, me di cuenta que tenía que hacer un nuevo libro más orientado al Business Intelligence y Reporting que además estuviera mucho más adaptado a todo tipo de usuarios por niveles, y faltaba algo más que le diera la posición y valor en el mercado, y que fuera diferente a otras webs existentes de Excel, la idea es que la web vaya dando ejemplos y una nueva sección de noticias vaya informando de mis actividades y otras que se vayan produciendo en el mercado. Pero sobretodo que sea una plataforma de conocimiento del libro a nivel mundial ya que aunque parezca raro esta herramienta aún no es utilizada por todos los usuarios de Excel sino una minoría y esto debe cambiar. A quién va dirigida? Va dirigida a todas aquellas personas que necesitan analizar y manipular la información cómo una materia prima y otras que son quienes reciben los outputs, es decir el resultado en forma de informe o reporting para tomar decisiones, la web conserva y mantiene el espíritu del libro y como sucedáneo de ella sale que es otra web exclusiva para formar a los usuarios incompany es decir en sus empresas para compartir el conocimiento entre ellos y nosotros. Cuéntenos de su libro, cuál es su utilidad y qué le incitó a escribir sobre este tema? La historia del libro viene del año 2006, debido a mi actividad de diseñar e imp plantar sistemas de reporting con las tablas dinámicas, los clientes no tenían ningún manual accesible que les explicase realmente como era a la herramienta en ese momento surgió Excel : Iniciación a las tablas dinámicas, yo nunca a había escrito un libro de este tipo muy cerca de e manual de informática clásica, en cambio o poseo más experiencia en los libros de gestión,, y llegó la versión del Excel 2010 cuyas novedad des y potencia han hecho que surja una nueva necesidad, escribir un libro mucho más cercano a al Reporting y el Business Intelligence y sobretodo aplicado a la gestión empresarial. Entonces he hecho un libro que se adapta por un lado a l los usuarios menos exigentes y por otro a a los que quieren conocer todas las prestaciones de la herramienta, tanto que me lleva a escribir el capítulo 10. Cómo aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos. En resumen este libro le permitirá dominar de una forma práctica, sencilla y eficaz una de las herramientas más potentes que tiene Excel: las tablas dinámicas, los ejemplos y 5

6 casos prácticos s le ayudarán a conseguir automatizar tareas de una forma increíblemente rápida y lo mejor poder analizar información desde diferentes ángulos para tomar las mejores decisiones.. Y tiene el usuario de la posibilidad de aprender desde lo más simple a lo más completo es q quizás el mayor valor añadido de este libro y la e experiencia del autor le permitirán conseguir ser un especialista en la herramienta Excel Tabla as Dinámicas. Creo que hay dos factores como he dicho antes existen en el mercado excelente software de BI, que tienen sus propias herramientas y que se compatibilizan también con Excel por tanto las tablas dinámicas tienes dos posibilidades siempre pensando en la mejor opción para el usuario y sin entrar en tecnicismos, por un saldo podemos encontrar como las tablas dinámicas complementan y ayudan a otros productos de BI dando a-un más potencial a la herramienta y por otros lado suplen las carencias de algunas herramientas que no siempre tienen ni las prestaciones de explotación ni de presentación que nos pueden ofrecer las tablas dinámicas unidas a la potencia del Excel. Muchos fabricantes de BI y gente dentro de las empresas tienen un estigma con Excel, por qué trabajar las TDs en Excel? realizar reports e indicadores interactivos, por el contrario hay que conocer muy bien la herramienta de tablas dinámicas para ello ya tienen los usuarios es una alternativa real ya que el libro editado contiene todos los ejemplos y casos prácticos para poder aprender a dominar las tablas dinámicas y si no se dispone de mucho tiempo el capítulo 10. Cómo aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos nos permite en dos horas o menos obtener un conocimiento muy elevado de la herramienta. Algo más que deseé agregar con respecto a la importancia de las TDs o su libro y web? Por último comentar que el primer libro y este segundo sobre tablas dinámicas es fruto de la experiencia empresarial del autor, es por Causalidad que después de realizar innumerables implantaciones de ERPs, CRM y Reporting con tablas dinámicas en todo tipos de empresas y en todas las Áreas, y además he publicado el primer libro en Excel para hacer Planes de negocio y Estudios de Viabilidad, tenga el lector que adquiera el libro una herramienta que le puede dar una serie de ventajas en su trabajo muy importantes agilizando todos los procesos y optimizando los resultados. El Excel como toda herramienta tiene ventajas e inconvenientes, así como defensores y detractores a veces es según en qué situación te encuentras profesionalmente, yo creo que la gran ventaja que tiene en cuanto a combinar la utilización de las prestaciones del Excel como hoja de cálculo con las tablas dinámicas, esta posibilidad da unos resultados muy elevados en cuanto a 6

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