UNIVERSIDAD DE JAÉN Servicio de Gestión Académica. Nuevo proceso en la tramitación de las devoluciones de precios públicos a través de UXXI-AC

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1 Nuevo proceso en la tramitación de las devoluciones de precios públicos a través de UXXI-AC PROCEDIMIENTO EN LA GESTIÓN DE LAS DEVOLUCIONES El sistema generará recibos negativos sobre la base de los importes a los que, en principio, el alumno tiene derecho; no obstante, esta devolución no será de oficio sino que el estudiante deberá realizar una petición de devolución a la Universidad. Serán las Secretarías de los Centros las encargadas de dar de alta en el sistema dicha solicitud mediante las pantallas Solicitud y Resolución del menú de devoluciones, sin necesidad de remitir documentación alguna o expediente al. Será desde el, y de forma periódica (cada 15 días), donde se procederá a la generación de las remesas de devoluciones que se remitirán a la Sección de Contabilidad del Servicio de Asuntos Económicos. Desde esta se gestionará la devolución real de los precios públicos en un plazo, aproximado, de diez días desde la remisión del fichero. Finalmente, el Servicio de Control Interno, si lo estima oportuno, podrá solicitar la revisión de alguno de los expedientes tramitados. A continuación se van a describir de forma mas explicita los pasos dados. 1. Solicitud 2. Resolución 3. Generación de remesas 4. Servicio de Control Interno 5. Listados de apoyo 1. Solicitud Se iniciará siempre previa solicitud del alumno mediante la carta de pago que genera UXXI- AC o, solo en casos muy específicos, mediante el impreso normalizado de solicitud de devolución. El usuario imprimirá desde la pantalla del Módulo de gestión económica Recibos>Mantenimiento Recibos los dos ejemplares de la carta de pago, firmando el alumno una de ellas considerada como solicitud de devolución y entregando al alumno la otra copia como justificante. Es muy importante, y así se expresa en la solicitud, que el alumno figure como titular de la c/c indicada en la solicitud. No es necesario que el estudiante aporte ningún tipo de documentación, salvo que la misma no figure en poder de la Secretaría. a. Información de la solicitud Se realiza desde la pantalla Módulo de gestión económica>devoluciones>solicitudes a la que tendrá acceso todo el personal del. Página 1 de 5

2 En primer lugar, el usuario debe acceder a la pantalla de Solicitud de devoluciones y registrar los datos obligatorios: DNI, causa de devolución y forma de pago que deberá ser la de domiciliación debiendo existir una cuenta bancaria y un titular (el sistema carga, automáticamente y por defecto, los datos bancarios definidos para el alumno en sus datos personales, pero la cuenta y/o el titular pueden modificarse en esta pantalla y para esta solicitud). Deberá confirmar esta operación grabando los datos. De forma automática, el sistema registra un código para la solicitud así como la fecha de alta. Estos campos no se podrán modificar. Los campos de Documentación y Observaciones son opcionales y se permite registrar cualquier información (documentos entregados por el alumno, incidencias, etc.), lo que ayudará a su estudio final. El texto insertado en Observaciones aparecerá en la carta de pago generada como informe de la Secretaría. Una vez que se ha grabado la solicitud se ha de proceder a buscar las posibles devoluciones del alumno pulsando el botón de Buscar devoluciones, recuperándose automáticamente todas las posibles devoluciones. Aquí aparecen todas las posibles actividades para las que el alumno tiene recibos negativos (matricula, certificados, etc.) de todos los cursos académicos. El usuario eliminará aquellos que no sean objeto de la solicitud. También se puede modificar el importe a devolver siempre y cuando no supere el máximo del importe inicial, creándose un concepto de reajuste en la actividad económica en cuestión. 2. Resolución Una vez recibida e informatizada la solicitud se entregará al responsable, en el Centro, de la tramitación de las devoluciones, que mediante la pantalla del Módulo de gestión económica Devoluciones>Resolución podrá recuperar dicha solicitud, pudiendo modificar todos los campos de la misma. El acceso a esta pantalla estará restringido. El aspecto de esta pantalla es similar al de la Solicitud, pero están activados los botones de Aceptar y Anular. La fecha de resolución de la solicitud es un campo que completa automáticamente el sistema cuando se resuelve la petición (se acepta, deniega o anula). Antes de Aceptar una solicitud es necesario comprobar: Que las bonificaciones aplicadas son correctas (fechas de vencimiento de las Familias Numerosas, concesión de beca, discapacidad, etc.) Que en los recibos domiciliados ha transcurrido, al menos, un mes desde la fecha de cobro. Que en los recibos de pago en efectivo disponemos de la copia sellada por la entidad bancaria. Que, en los alumnos nuevos, se han cobrado todas las tasas administrativas (PAU, tarjeta, etc.). Página 2 de 5

3 Una vez realizadas dichas comprobaciones se procederá a Aceptar dicha solicitud y se procederá a la impresión del informe correspondiente, que irá firmado por el responsable del mismo. La solicitud figura en este momento como Aceptada. En una solicitud aceptada no se puede modificar el importe aplicado. Si se quiere realizar cualquier cambio será necesario anular o borrar la solicitud y volver a darla de alta. La aceptación implica lo siguiente: Se creará un nuevo recibo con el importe correspondiente. Si la cantidad aplicada es diferente a la inicial se reajustará la actividad introduciendo un concepto administrativo de ajuste (se puede visualizar en el Detalle el importe inicial y el finalmente aplicado). En el caso de que haya dos actividades con importes negativos, habrá un recibo por actividad de la solicitud. En el caso de que se quiera borrar una solicitud, previamente dada de alta, será necesario borrar primero el detalle, es decir, los recibos negativos asociados a dicha solicitud. La solicitud tiene cuatro posibles estados: Pendiente: cuando se acaba de crear y se han buscado sus posibles devoluciones. Aceptada: cuando la solicitud ha sido aceptada y está pendiente de incluirse en una remesa para enviarse a contabilidad. Conciliada: cuando se ha realizado el pago, es decir, cuando se ha enviado la remesa a contabilidad y se ha validado ésta. Anulada: cuando una solicitud se deniega (puede estar aceptada, conciliada o pendiente). Se puede anular una solicitud conciliada, es decir, cuyo recibo se ha incluido en una remesa para su envío a contabilidad. En este caso, la fecha de abono y el importe abonado desaparecen aunque la fecha de conciliación de la remesa seguirá figurando a título informativo. Esta opción está disponible pero NO DEBEN DE USARSE, SIN COMUNICARLO PREVIAMENTE AL SERVICIO DE GESTIÓN ACADÉMICA, ya que estamos tratando con OCU para que realice una modificación al respecto para que, cuando un recibo este conciliado, no se pueda anular. 3. Generación de la remesa de devolución Módulo de gestión económica>devoluciones>remesas Desde esta pantalla se van a generar, por el y cada quince días, las remesas que contienen las solicitudes de devolución que han sido aceptadas por los Centros. En este caso las remesas de devolución deben ser del tipo 5 (devoluciones a contabilidad por solicitud). Se utiliza este tipo de remesas cuando la Universidad ha optado por que medie una solicitud del alumno para proceder a la devolución. Una vez que se genere el fichero, todas las devoluciones de precios públicos se conciliaran automáticamente y se dará el recibo como pagado (devuelto). Si se consulta la solicitud de devolución se puede comprobar que está conciliada y accediendo desde el Detalle al Recibo, se puede verificar la fecha e importe en que se ha dado por abonado, así como el código de la remesa en que se ha incluido y la fecha de validación de la misma. Página 3 de 5

4 El fichero generado deberá ser procesado desde la pantalla Anexos>Desarrollos propios>devoluciones. Con este proceso, el fichero original se adapta a la estructura del cuaderno 34, que será remitido a la Sección de Contabilidad siendo esta la responsable de su tramitación a la entidad bancaria, en un plazo aproximado de diez días desde la recepción del fichero. Desde el se remitirá a todos los Centros un archivo con indicación de todas las devoluciones efectuadas, pudiendo añadir una copia al expediente del alumno. Es muy importante recordar que: Las remesas se generaran lo más desglosadas posibles: Certificados, Títulos, Matrícula, Postgrados, Traslados, Rec. de créditos, etc. Es interesante imprimir, previamente, una listado de todas las solicitudes que están aceptadas con objeto de hacerse una idea de las actividades económicas implicadas. Los ficheros generados serán comunicados al Servicio de Informática, que procederá a su remisión a la Sección de Contabilidad. Es muy importante que todas las comunicaciones, vía correo electrónico, sean de conocimiento general para todos los implicados. Igualmente se puede anular una remesa de devolución. Los recibos incluidos en la misma seguirán figurando como pendientes y serán susceptibles de incorporarse en otras remesas. La solicitud pasará de conciliada a aceptada. 4. Servicio de Control Interno Desde el Servicio de Control Interno es posible que se escojan, si así lo considera oportuno, algunos expedientes de cada remesa para su comprobación. Al no mediar ya ningún papel que se remita al, desde este se solicitarán a las Secretarías la documentación que le sea requerida por el Servicio de Control Interno. 5. Listados de apoyo a la gestión de las devoluciones Recibos pendientes de remesar. Gestión Económica>Devoluciones>Recibos pendientes de remesar Mediante este listado se van a recuperar todos los recibos negativos que cumplan las siguientes condiciones: no estén invalidados, no estén conciliados y no se hayan incluido en una remesa pendiente. Se puede filtrar por año académico, actividad económica, periodo y fechas de emisión y vencimiento de los recibos. Respecto a los datos que se recuperan son: número correlativo, DNI, nombre y apellidos del alumno, referencia, nº de cuenta corriente, importe de devolución, centro, plan y número de expediente. Solicitudes de devolución. Devoluciones>Solicitudes de devolución Página 4 de 5

5 En este listado se recuperan las solicitudes de devolución pudiendo filtrarse por el estado de las mismas (pendientes P, aceptadas A, conciliadas C o anuladas I). Se puede filtrar por año y centro o plan siendo los campos año y centro obligatorios. Los datos que se recuperan sobre las solicitudes son los siguientes: DNI, nombre y apellidos, código de la solicitud, estado, fecha de alta y fecha de resolución, importe inicial e importe finalmente a devolver, actividad económica y si el recibo de devolución corresponde a un movimiento. Igualmente se puede verificar el importe total de las devoluciones de las solicitudes recuperadas y el número de las mismas incluidas en el listado. Listado de la Remesa generada. Anexos>Listados>Informes>Personalizados>U_RECIBO>J_REBREM En este listado se recuperan las solicitudes que se incluyen en la remesa de devolución generada y remitida a la Sección de Contabilidad. Dicho listado se remitirá desde el, mediante un archivo en formato Excel, con la composición de la remesa con el mismo formato que las remesas de domiciliación de entrada y salida. Una copia se puede archivar en el expediente. COMUNICACIONES Estudiar la posibilidad de comunicar las posibles devoluciones de precios públicos por otros medios que no sea la escrita (modelo 421). Es decir a través de teléfono, mail, mensaje, indicando en que lugar de la Web se puede descargar el impreso o cumplimentar un formulario electrónico Página 5 de 5

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