Vamos a mejorar nuestra comunidad! Guía del Manejo del Proyecto Comunitario

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1 Vamos a mejorar nuestra comunidad! Guía del Manejo del Proyecto Comunitario Agencia de Cooperación Internacional del Japón, JICA Marzo 2006

2 Introducción: Vamos a trabajar para mejorar nuestra comunidad! Qué desea usted sobre su comunidad? Deseo más oportunidades de empleo Quiero que sepamos aprovechar bien nuestros recursos Es seguro que todos desean el mejoramiento de nuestra comunidad. Pero cómo podemos lograrlo? Es importante unir fuerzas de todos y hacer un proyecto grande? Buscar una manera de conseguir el financiamiento? Hacer un plan de téquio igual para todos? Motivar la participación de las mujeres y los jóvenes? Si, claro. Son muy importantes para que se mejore nuestra comunidad. Pero, a veces uno dice, no se en qué método podemos lograr una mejor vida. Esfuerzos pequeñas y continuos? El mejoramiento no necesariamente requiere gran esfuerzo. Sino, es importante un pequeño cambio de pensamiento, y una serie de esfuerzos pequeños y continuos. 1

3 En esta Guía de Manejo del Proyecto Comunitario, vamos a aprender unas maneras de pensamiento para lograr el mejoramiento (Ciclo de PHCA, Kaizen) y cómo se aplica los conceptos en nuestro proyecto en la práctica (monitoreo). 1. Palabras claves Primero, vamos a poner de acuerdo los significados de las palabras importantes en nuestro proyecto. (1) Proyecto Comunitario Un Proyecto es. Un trabajo o una serie de trabajos a lograr un objetivo o a solucionar un problema. Un proyecto comunitario es Un proyecto para lograr un objetivo común o solucionar un problema común de nuestra comunidad. Un proyecto se maneja con el propósito de lograr un objetivo establecido. 2

4 Normalmente el Proyecto lleva Un grupo de personas constituido como equipo el cual comparte un objetivo común Un tiempo determinado (Cuándo empieza el Proyecto y para cuándo logra el objetivo o soluciona el problema del Proyecto) Las instalaciones, equipos, materiales proporcionados (Qué recursos ocupa para el Proyecto) Un costo determinado (Financiamiento) Porqué realizamos un proyecto? Para mejorar nuestra comunidad, hay otras maneras más (2) Objetivo superior (Propósito, sueño, etc ) El Objetivo superior es un propósito o sueño que no se logra sólo con este proyecto. Pero lo que quisiéramos lograr en el futuro de largo plazo. Deseo que nuestra comunidad sea donde crecen los bebes muy sanos. (3) Objetivo del proyecto El Objetivo del proyecto es lo que el Proyecto va a lograr en el fin del periodo del Proyecto. (4) Resultados esperados Los Resultados esperados son los que proyecto va a dejar hecho en forma concreta. Son los logros necesarios para que el Objetivo del proyecto se haya convertido en realidad. 3

5 (5) Actividades Las Actividades son todo lo que tenemos que hacer para lograr los resultados esperados. El objetivo superior, el objetivo del proyecto, los resultados esperados y las actividades se relacionan en la manera siguiente. OBJETIVO SUPERIOR Si cumple el objetivo del proyecto, se acerca al objetivo suprior. OBJETIVO DEL PROYECTO Si cumple los resultados esperados, logra el objetivo del proyecto. RESULTADOS ESPERADOS Si cumple las actividades, logra los resultados esperados. ACTIVIDADES En nuestro proyecto, vamos a Vamos a definir claramente el objetivo trabajar en la manera superior, el objetivo del proyecto, eficiente! los resultados esperados y las actividades. Esta manera ayuda a nuestras actividades propias ser más ordenadas y orientadas al objetivo, para que podamos llegar al propósito con más eficiencia. 4

6 2. Kaizen: Un concepto para el mejoramiento Don Alberto cultiva maíz todos los años. Cada año se parece que cosecha menos que el año anterior. Pero Don Alberto sembró en misma manera este año también. Este año él cosechó otra vez menos que el año pasado. No sé qué pasa Pero a lo mejor saldrá bien este año. Don Chepe también cultiva maíz todos los años. El año pasado Don Chepe cosechó menos que el año antes. El decidió hacer algo para mejorar su cosecha. Don Chepe consultó a un agrónomo que viene a su comunidad, y le recomendó aplicar el abono orgánico. Don Chepe aprendió la producción de abono, y lo aplicó a su maíz este año. Don Chepe visita a su campo muy a menudo a ver el desarrollo de maíz, y Parecen muy sanas aprendió cuánto abono mis plantas! necesita aplicar para mejor desarrollo de las plantas. Este año Don Chepe cosechó más que el año pasado y decidió aplicar el abono la cantidad adecuada según lo que aprendió a través de su trabajo de este año. 5

7 Vimos el ejemplo de dos señores. Qué es la diferencia entre estos dos señores? Qué resultado hizo la diferencia de los señores? Todos siembran el maíz desde los tiempos de nuestros abuelos y bisabuelos en la misma manera como el ejemplo de Don Alberto. Pero, Don Chepe cambió un poco la manera de pensamiento y buscó un punto de mejoramiento para cosechar más. No fue un gran cambio, pero dio pequeño esfuerzo y aprendió la nueva técnica. Qué necesitamos hacer para ser como Don Chepe? Vamos a aprender un concepto famoso de mejoramiento, se llama KAIZEN. KAIZEN es una palabra japonesa, que significa literalmente mejora, proviene de dos vocablos japoneses, Kai que significa Cambio y Zen que se interpreta como lo mejor en un sentido tanto espiritual como físico. El desarrollo del Kaizen fue mano con mano con la de los ciclos de PHCA que veamos en próximo capitulo. El Kaizen por lo regular toma un pequeño paso a la vez, es por eso la traducción al español mejora continua. Kaizen me ayudará a mejorar la cosecha de mis frutas también. Una definición más cerca al significado de la palabra en japonés es el de "desarmarlo completamente y volverlo a armar de una mejor manera", es decir, repetir las mismas pero cada vez con una idea nueva para mejorarlo. Veamos los ejemplos de la aplicación del Kaizen de Japón en las columnas. 6

8 Columna 1 KAIZEN de TOYOTA KAIZEN es una palabra japonesa que significa cambio positivo o mejoramiento, literal y generalmente. La palabra se desarrolló en el mundo de negocios y industrias, en el cual señala un sistema de cambio continuo en calidad, tecnología, procesos, cultura corporativa, productividad, seguridad y liderazgo (Wikipedia). TOYOTA, una empresa japonesa de automotoriz ya globalmente reconocida, empleó y desarrolló el principio de Kaizen para su sistema de operación llamado el Sistema de Producción de TOYOTA (the TOYOTA Production System). En el propio sentido de la mega-empresa, Kaizen significa un sistema de mejoramiento continuo en el cual se eliminan, uno por uno, casos de desperdicios sin requerer muchos gastos (Toyota Georgetown). Sí, es simple de lo que trata TOYOTA bajo Kaizen; quiere ser lo más eficiente y eficaz que posible! Se han inventado varias herramientas originales en su sistema de producción bajo el principio de Kaizen. Se suman en dos tipos de operaciones principales. Uno es Jido-ka (automatización). En ésta se paran las líneas de producción al detectarse problemas, y se los atienden inmediatamente. No se re-comienzan las líneas hasta que se resuelven los problemas. Jidoka ayuda evitar el paso de defectos, identificar and corregir las áreas de problemas, y aumentar la calidad en el proceso de producción. El otro es Just-in-Time (justo-a-tiempo). Se refiere a que se producen no más que lo que se necesita, cuando se necesita y cuánto se necesita. El Sistema de Producción de TOYOTA se desarrolló a través de la gestión de tanteo y prueba, la cual tomó la empresa para resolver problemas prácticos y satisfacer las necesidades de la empresa (y de los clientes, creo yo) (el Sr. Minoura). Es decir, el proceso de Kaizen bien representa el ciclo de Planear, Hacer, Checar y Actuar (PHCA). Hay dos puntos que recordar. Uno es que, hacia mejoramiento, no se persiguen cambios drásticos. En su lugar se intentan pasos pequeños. El otro es que se espera a todos los empleados pensar. Los empleados de TOYOTA, sin considerar sus títulos o posiciones, realizan las prácticas de Kaizen y entregan sugerencias para mejoramiento. O sea, en TOYOTA hay que dejar de ser una maquina para manejar su maquinaria. No se puede hacer cosas sin que se desarrollen humanos, emfatiza el Sr. Teruyuki Minoura, Director Gerente Principal. Además, afirma, El Sistema de Producción de TOYOTA es también El Sistema de Producción de Pensamiento. TOYOTA crea un ambiente donde surjan ideas y invenciones de cualquier esquina de sus talleres. Lo que dirigió TOYOTA a convertirse en una de las empresas más exitosas del mundo es un esfuerzo incansable de Kaizen. Y Kaizen se brinda por la motivación humana hacia todo el tipo de mejoramiento. 7

9 3. Ciclo de PHCA Ahora, vamos a conocer el ciclo de PHCA que serviría como un método básico para realizar KAIZEN en nuestro trabajo. (1) Qué es el ciclo de PHCA? PHCA es un ciclo que consiste en Planear, Hacer, Checar y Actuar (PHCA). Es una metodología para mejorar cualquier tipo de actividad o trabajo. La terminación de una vuelta del ciclo de PHCA fluye en el principio del siguiente, y repite el flujo del ciclo hasta que llega a la meta. Los ciclos repetidos de PHCA garantiza el mejoramiento en cualquier tipo de actividad. (2) Pasos de PHCA Vamos a ver cada paso del ciclo de PHCA y aprender qué necesitamos hacer. Qué cosa puedo cambiar para mejorar mi trabajo? Paso 1: PLANEAR Analizar la situación. Estudiar y definir el problema; buscar áreas de cambios para mejoramiento, y pensar la mejor acción posible. 8

10 Desarrollar un plan. OJO! El plan no tiene que ser un desafío grande. Puede ser un esfuerzo pequeño. Paso 2: HACER Poner el plan en práctica. Paso 3: CHECAR Ver y analizar resultados de trabajo después de un corto plazo. Compare los resultados obtenidos contra los resultados esperados del plan. Es importante identificar Qué se ha aprendido? y Qué otra idea de mejoramiento surgió a través de la acción hasta ahora?. Paso 4: ACTUAR Si los resultados no están según lo esperado, reconsiderar la dirección hacia el objetivo. OJO! Después de ACTUAR, regresa a PLANEAR otra vez con la nueva idea que ha surgida. 9

11 (3) Cómo se aplica el ciclo de PHCA en nuestra actividad? Para aplicar este ciclo de PHCA a nuestra actividad o trabajo, es muy importante practicar las claves siguientes. Clave 1: Vamos a adquirir la costumbre de buscar un punto de mejoramiento en cualquiera actividad o trabajo! Cómo puedo usar menos leñas para cocinar? Cómo puedo evitar la enfermedad de mi ganado? Clave 2: Vamos a fortalecer los pasos de CHECAR y ACTUAR en nuestro Proyecto! Porque nuestro Plan no es siempre perfecto. Para mejorar nuestra actividad, hay que checar el resultado del trabajo en corto plazo, y actuar o modificar el plan cuando es necesario. Además, a través de CHECAR se puede aprender la lección importante y el punto para el mejoramiento, luego ACTUAR lo que aprendido en el siguiente paso. CHECAR y ACTUAR es MONITOREAR en otra palabra. En siguiente paso, vamos a aprender una manera de MONITOREO. 10

12 MOVIMIENTO de MEJORAMIENTO de la VIDA en JAPÓN después de la SEGUNDA GUERRA MUNDIAL Columna 2 Cuando terminó la Segunda Guerra Mundial en 1945, Japón era un país derrotado. Las ciudades quedaron quemadas, las bases comerciales e industriales se perdieron, y la gente careció recursos básicos para vivir, incluyendo la comida adecuada. Sin embargo, dentro de los veinte años siguientes, Japón re-nacería como un país totalmente distinto; un país de gran crecimiento económico. Qué ocurrió a Japón durante este período después de la Guerra? Uno de los eventos fue un movimiento nacional de mejoramiento de la vida. Se llama el Programa de la Defusión de Mejoramiento de la Vida, el cual inició el gobierno japonés en Unos de los los enfoques principales fueron introducir la racionalización en la vida rural y criar la capacidad de los campesinos de hacer esfuerzos voluntarios. Se ejecutó una serie de actividades para mejorar la vida con el apoyo de los Extensionistas de Mejoramiento de la Vida, que fueron los oficiales del gobierno y trabajaron directamente en la comunidad con los habitantes. Por ejemplo, introdujeron un vestido simplificado, dieron cursos de cocinas nutricionales y ayudaron a establecer las instalaciones públicas como baños, lavanderías y jardines de niños. Sin embargo, su papel nunca fue decir a la gente qué hacer. Fue no más que hacer sugerencias y dar informaciones, dejando a la gente misma realizar acciones. Una de las activiades más exitosas fue la difusión del fogón ahoraddor. La situación de cocinas en hogar era un buen ejemplo de la persistencia de la tradición vieja - era oscura, no había ventanas, había humo y húmedo, causando varias dificultades físicas a las mujeres. Y, así se iba a quedar para siempre. Nadie preguntó si se podía mejorar. Sin embargo, a través del Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida, las cocinas en la comunidad se modernizaron, con chimeneas para que no se quedara el humo adentro, la posición elevada del fogón que facilitó a mujeres permancerse en pie, ventanas que permitieron entrar el aire y la luz, etc. Estos tratamientos primero se probaron con algunos hogares pilotos para que se vieran sus efectos. En el caso del fogón, se observó cuánto consumo de combustible se cambió por el fógon. Según el Ministreo de Agricultura, Silvicultura y Pescas de Japón, tomaron notas los hogares pilotos además de que observaran el impacto los Extensionistas. No se parece a un proceso de monitoreo? Este método ayudó llevar los efectos a lo máximo con los recursos mínimos. Resolvió el Programa de la Difusión de Mejoramiento de la Vida los problemas de salud, nutrición y saneamiento en las comunidades agrícolas. Además, creó agricultores que piensan (el Ministreo de Agricultura, Silvicultura y Pescas de Japón). Es decir, la gente, antes pasiva, empezó a tomar la iniciativa por su propio bienestar. El Programa trajó cambio no sólo al nivel físico sino también al nivel mental, construyendo una fundación firme para el crecimiento económico de los 1960s. 11

13 4. Monitoreo del Proyecto (1) Qué es monitoreo? MONITOREO es ir viendo o vigilando constantemente que las actividades vayan saliendo tal y como las pensamos al inicio. De no ser así, hay que decidir qué hacer. MONITOREO = CHECAR y ACTUAR OJO! Porqué es importante un monitoreo? Monitoreando nuestras actividades, podemos lograr mejores resultados con menos gastos y tiempo. Monitorear es mirar el proceso, al contrario de lo rendido ya, así que nos permite espacio para que podamos descubrir problemas, y corrijamos y modifiquemos nuestras actividades antes de que ya sea tarde 12

14 (2) Cómo se monitorea nuestro proyecto? HOJA DE MONITOREO Vamos a formular una hoja de monitoreo para monitorear bien las actividades, pensando qué cosas y cómo y cada cuánto tiempo vamos a monitorear. La hoja de monitoreo contiene los cuadros como siguiente. Cronograma Resultado Esperado Indicador Medio de Verificación Responsable E F M A M J J A Plan Actividad Indicador Medio de Verificación Responsable E F M A M J J A Plan Plan El cuadro arriba es lo que ocupamos para monitorear el Resultado Esperado. Recuerda, es lo que queremos lograr a través de las actividades, y lo que necesitamos lograr para llegar al objetivo de nuestro proyecto. El cuadro abajo es para monitorear las Actividades. Recuerdo, son todo lo que necesitamos hacer para lograr resultados y objetivo del proyecto. Vamos a identificar todas actividades de nuestro Proyecto, y llenar la primera columna. 13

15 Vamos a ver uno por uno para aprender cómo se llena este cuadro! En la ultima pagina de esta guía, se encuentra la hoja de monitoreo blanca para que formulemos una hoja de monitoreo real de nuestro proyecto. INDICADOR Para monitorear las actividades, necesitamos información que nos indique si y cómo van avanzando las actividades y los objetivos de nuestro proyecto. Cuando decimos ha cosechado bien, qué indique si es la cosecha es bien o mar? Sí, claro que es la cantidad de la cosecha por el tamaño de campo y el número de plantas. La información de la cantidad de cosecha nos permita valorar si es bien cosecha o mar. Puedo decir que he cosechado bien porque hay mayor cantidad de cosecha que el año pasado. A ese tipo de información le llamamos indicadores, ya que nos indican o nos dicen algo sobre nuestro proyecto. Para monitorear el proyecto, tenemos que buscar un indicador para cada actividad del proyecto. Un indicador es algo que se puede pesar, medir o contar. 14

16 Ejemplo de Indicador : Reforestación Veamos los ejemplos de una actividad Reforestación. ACTIVIDAD INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Reforestación del bosque Número de las plantas pegadas El número de las plantas plantadas en el bosque indica el avance de una actividad Reforestación del bosque, es decir, si hemos plantado más, está avanzada más la actividad. En misma manera, el número de plantas pegadas indica el avance de la reforestación. Porque si hay menos plantas pegadas después del trabajo de reforestación, es decir, hay algún problema en la manera o técnica de reforestación. Por lo tanto, no está logrando bien el objetivo de la actividad. El número de las plantas plantadas en el bosque y el número de plantas pegadas pueden ser los indicadores de una actividad reforestación del bosque. 15

17 MEDIO DE VERIFICACION Ya que tenemos indicadores por actividad, nos falta decidir cómo vamos a checar o revisar esos indicadores. A esto le llamaremos medio de verificación. Ejemplo de Medio de verificación : Reforestación Vamos a ver el ejemplo. ACTIVIDAD Reforestación del bosque INDICADOR Número de las plantas plantadas en el bosque Número de las plantas pegadas MEDIO DE VERIFICACIÓN Consultar a memoria de trabajo Contar las plantas pegadas Cómo vamos a revisar el indicador número de las plantas plantadas en el bosque? Sí, nada más que vamos a revisar la memoria de trabajo, si estamos llevando control del número de plantas que tuvimos y plantamos. Cómo vamos a checar el indicador el número de las plantas pegadas? Para saberlo, necesitamos visitar el lugar de trabajo después de cierto tiempo, y contar las plantas pegadas. 16

18 RESPONSABLE A ver cuántas plantas están pegadas aquí Tenemos que decidir quiénes van a ser responsable del monitoreo. Regularmente es un comité de monitoreo que debe recibir constantemente información de los resultados de monitoreo o bien buscarla ellos mismos en campo. La persona responsable de monitoreo visita el lugar de actividad y colecciona la información de los indicadores según la hoja de monitoreo. CRONOGRAMA Para completar el hoja de monitoreo, debemos poner un tiempo para la medición de cada uno de los indicadores y sus metas de medio tiempo. A esto le llamamos cronógrama. En la cronógrama vamos a poner el número planeado en las columnas de PLAN, y el número real que obtiene en el momento de monitoreo en las columnas de REAL. 17

19 Ejemplo de Cronógrama : Reforestación Veamos un ejemplo del Para llegar a 600 cronograma siguiente. plantas en total, plantaremos 200 más en Marzo y Suponemos que estamos en el Mayo. mes de Febrero ahora. El mes pasado plantamos 200 plantas en el bosque como planeábamos. Esperamos que peguen 80% de las que plantadas cada vez dentro de un mes. Entonces, necesitamos ir a contar las plantas pegadas este mes. Si hay más que 160 plantas pegadas, esta actividad está caminando bien como hemos planeado. Pero si hay menos plantas pegadas, hay que pensar Qué es el problema? Cómo podemos mejorar el resultado? Cronograma (Cada letra significa los meses del año.) Actividad Reforestación del bosque Indicador Número de plantas plantadas en el bosque Medio de Verificación Consultar la memoria de trabajo Responsable E F M A M J Comisariado de bienes comunales Plan Número de plantas pegadas Contar las plantas pegadas Comisariado de bienes comunales Plan Hasta aquí, ya conocemos qué contiene la hoja de monitoreo. Vamos a platicar con nuestros compañeros y decidir todas las información para el resultado esperado y las actividades de nuestro proyecto. Ya podemos formular nuestra hoja de monitoreo completa! 18

20 REUNION DE MONITOREO (MODIFICAR EL PLAN) Toda la información reunida en la hoja de monitoreo nos debe servir para que nos reunamos y platiquemos sobre cómo va y cómo calificamos el proyecto. Esto hay que hacerlo regularmente para hacer los cambios necesarios a tiempo y poder asegurar el éxito del proyecto. Recordamos que lo importante es, confirmar avance del proyecto y buscar una idea de mejoramiento para el siguiente paso, a través de monitoreo. Así continuamos la misma manera hasta que lleguen a nuestro objetivo. Ahora vamos a trabajar en el proyecto de nuestra comunidad para mejorar nuestra mañana! OJO! En todas las cosas que hacemos, hay el punto de cambio para el mejoramiento sin falta. Nada más que necesitamos ser flexible en nuestra cabeza y cambiar nuestra manera de pensamiento para encontrar una de las buenas ideas. Monitoreo nos ayudará hacerlo en la manera ordenada! 19

21 Hoja de Monitoreo Titulo del Proyecto: Objetivo del Proyecto: Periodo del Proyecto: Resultado Esperado Indicador Medio de Verificación Responsable Primero Año Segundo Año E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D Plan Actividad Indicador Medio de Verificación Responsable E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan 20

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