MANUAL DEL SIGa AMS Group

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1 w w w. a m s g r o u p. c o m. c o Asumimos el reto de optimizar el desempeño de sus activos MANUAL DEL SIGa AMS Group Este documento es propiedad privada de AMS GROUP Ltda., las versiones vigentes y aprobadas se encuentran en la INTRANET de la

2 Página: 2 de 16 Elaboró: Luis Eusebio Herrera Castilla Ingeniero de Procesos Revisó/Validó: Alfredo Ugalde Maldonado Representante de la Dirección del SGC Aprobó: Juan Carlos Duarte Holguin Gerente General CONTENIDO 1. OBJETO NORMAS DE REFERENCIA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ALCANCE DEL SIGa EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DESCRIPCION DE PROCESOS REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DEL SGC RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL FRENTE AL SGC ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 16

3 Página: 3 de OBJETO El presente Manual tiene por objeto definir la estructura y comunicar las directrices generales del Sistema Integrado de Gestión de AMS (SIGa) -, concretando el compromiso de la Dirección con las Normas de Referencia para el mantenimiento y mejora continua eficaz del Sistema. 2. NORMAS DE REFERENCIA Legislación colombiana en salud ocupacional y medio ambiente aplicable a los procesos desarrollados por AMS GROUP. Normas requeridas por el Cliente para la prestación del servicio. NTC-ISO 9000:2005, Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 9001:2008, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. NTC-ISO 14001:2004, Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso. NTC-ISO 19011:2002, Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. NTC-OHSAS 18001:2007, Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional. Requisitos. Guía del sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas del sector hidrocarburos. RUC Autoevaluación del sistema de gestión de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas - formato único Reglamento del RUC.

4 Página: 4 de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL El modelo organizacional corresponde a la estrategia de adoptar mecanismos eficaces para alcanzar los objetivos operativos y administrativos de la empresa buscando dar un soporte de calidad a todas las actividades que se realicen. Nuestra estructura organizacional en lo que respecta a los niveles de autoridad y responsabilidad de todos los procesos de la esta descrita en el manual de. 4. ALCANCE DEL SIGA ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Prestación de servicios de Consultoría Especializada y Entrenamiento en el Área de Gestión de Activos Físicos, Ingeniería de Confiabilidad y Optimización del Mantenimiento de procesos industriales. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Identificación, evaluación y control de riesgos y peligros en todos los procesos y actividades que realiza el personal administrativo y de campo de AMS Group cumpliendo con toda la legislación en seguridad y salud ocupacional aplicable a la. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL Manejo y control de los aspectos ambientales aplicables a los procesos y actividades que desarrolla AMS Group en sus oficinas y proyectos contratados. 5. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD En el Sistema de Gestión de Calidad de AMS GROUP no aplican los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 9001: Diseño y Desarrollo. Debido a que los servicios ofrecidos por AMS Group se fundamentan en metodologías estándares pre-establecidas que en su implementación se ajustan las necesidades o requerimientos del cliente a través de una adecuada planificación, lo cual no implica alteraciones del producto que tengan que ver con actividades de diseño y desarrollo. Dicha exclusión no afecta la capacidad ni responsabilidad de AMS Group de cumplir con los requisitos aplicables al servicio ofrecido.

5 Página: 5 de Control de los dispositivos de seguimiento y medición. Debido a que AMS Group no utiliza para la prestación del servicio equipos de seguimiento y medición que tengan que ver con unidades de medida objeto de verificación. Dicha exclusión no afecta la capacidad ni responsabilidad de AMS Group de cumplir con los requisitos aplicables al servicio ofrecido. 6. DESCRIPCION DE PROCESOS El Mapa de Procesos representa de manera general la secuencia e interacción de los procesos del Sistema Integrado de Gestión de AMS SIGa. Ver mapa de procesos. Cada proceso identificado en el Mapa de Procesos cuenta con una caracterización que permite evidenciar de manera más detallada la interacción de los mismos. Los procesos del SIGa se clasifican de la siguiente manera: Procesos Estratégicos Son aquellos que dan el direccionamiento a las actividades tácticas y de soporte a través de la definición de estrategias, objetivos, planes, políticas y procedimientos. Direccionamiento Estratégico: Este proceso se describe en el documento Caracterización del Proceso de Direccionamiento Estratégico Código: CA.DES Gestión Integral SHEQ: Este proceso se describe en el documento Caracterización del Proceso de Gestión Integral SHEQ Código: CA.SHEQ Procesos Tácticos Procesos Tácticos. Conjunto de actividades que operativizan la estrategia y se enfocan a realizar los servicios que presta AMS Group y son su razón de ser. Gestión Comercial: Este proceso se describe en el documento Caracterización del Proceso de Gestión Comercial Código: CA.GCO Ejecución del Servicio: Este proceso se describe en el documento Caracterización del Proceso de Ejecución del Servicio Código: CA.ESE Procesos de Soporte Procesos de soporte. Necesarios para asegurar la continuidad de los procesos tácticos y controlar los recursos utilizado. Gestión Financiera: Este proceso se describe en el documento Caracterización del Proceso de Gestión Financiera Código: CA.GFI

6 Página: 6 de 16 Gestión Administrativa: Este proceso se describe en el documento Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa Código: CA.GAD 7. REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DEL SGC La alta Dirección a designado un Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad con la responsabilidad y autoridad para: Asegurarse que se establece, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejora. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la. Atender las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad. 8. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL FRENTE AL SGC Conocer y entender la Misión, la Visión, la Política de Gestión Integral y los Objetivos del SIGa de la. Saber cómo contribuyo, desde mis funciones, al cumplimiento de la Política y Objetivos del SIGa de la. Conocer y saber cómo accedo a la documentación del SIGa de la. Conocer, entender y aplicar los procedimientos mandatarios del SGC: Control de documentos y registros, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, control producto y/o servicio no conforme y Auditorías Internas. Aplicar los manuales, procedimientos, instructivos, y demás documentación creada para cada proceso. Saber quién es el responsable del proceso al cual pertenezco.

7 Página: 7 de 16 Saber el nombre de mi cargo; conocer, entender y aplicar el manual de. Conocer, aplicar y analizar los indicadores de gestión de los procesos. Garantizar que con mi trabajo contribuyo a la eficaz implementación y mejora continua del SIGa de la.

8 Página: 8 de ANEXOS ANEXO A. RELACION ENTRE DOCUMENTACION DEL SIGA Y REQUISITOS DE LAS NORMAS NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DOCUMENTACION 4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentación Generalidades Mapa de procesos Caracterizaciones de los procesos Manual de Calidad Manual del SIGa Control de los documentos Control de los Registros 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al Cliente Política de Gestión Integral Despliegue de Objetivos del SIGa Manual para la elaboración y control de documentos Procedimiento para el control de registros Procedimiento para auditorías internas Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora Procedimiento para el control del producto no conforme Listamos maestro de documentos Listado maestro de registros Manual para la elaboración y control de documentos Listamos maestro de documentos Procedimiento para el control de registros Listado maestro de registros Matriz de requisitos Portafolio de servicios 5.3 Política de la Calidad Política de Gestión Integral 5.4 Planificación Objetivos de la Calidad Despliegue de Objetivos del SIGa

9 Página: 9 de 16 NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS Planificación del SGC 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación DOCUMENTACION Despliegue de Objetivos del SIGa Acta de revisión por la Dirección Responsabilidad y Autoridad Manual de Organización Representante de la Dirección Comunicación Interna 5.6 Revisión por la Dirección Manual del SIGa Acta de nombramiento del Representante de la Dirección Manual para establecer la comunicación interna y externa Generalidades Información para la Revisión Resultados de la Revisión Procedimiento para la revisión por la Dirección Acta de revisión por la Dirección 6. GESTION DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de Recursos Presupuesto 6.2 Recursos Humanos Generalidades Manual de Competencia, Formación y Toma de Conciencia 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de Trabajo 7. REALIZACION DEL PRODUCTO 7.1 Planificación de la realización del producto Manual de Plan de capacitación Presentaciones de inducción (E-learning) Evaluación de la inducción (E-learning) Evaluaciones de desempeño Registros de las Hojas de Vida Plan de mantenimiento organizacional Registro de los mantenimientos ejecutados Programa de Salud Ocupacional Panorama de riesgos Caracterización del proceso de Gestión Comercial Caracterización del proceso de Ejecución del Servicio Procedimiento para la Iniciación y Planificación de Proyectos

10 Página: 10 de 16 REQUISITOS 7.2 Procesos Relacionados con el cliente NORMA ISO 9001: Determinación de los requisitos relacionados con el producto Revisión de los requisitos relacionados con el producto Comunicación con el cliente 7.3 Diseño y Desarrollo EXCLUSION 7.4 Compras Proceso de Compras DOCUMENTACION Procedimiento para la Ejecución, Seguimiento y Control de Proyectos Diagnóstico de Mantenimiento RCA RIM PMO RCM P&S Presentación RCA Presentación RIM Presentación PMO Presentación RCM Presentación P&S Listado maestro de registros Portafolio de servicios Matriz de requisitos Propuesta económica Propuesta económica aceptada Contrato Manual para la Medición y Seguimiento a la Satisfacción del Cliente y Atención de QRS. Procedimiento para la Comercialización de Productos y Servicios CRM Correo electrónico de servicio al cliente Procedimiento para Compras Procedimiento para la Selección, Evaluación y Re-evaluación de Proveedores Base de datos de proveedores Formato para selección de proveedores Formato para evaluación y re-evaluación de

11 Página: 11 de 16 REQUISITOS Información de la Compras NORMA ISO 9001: Verificación de los productos comprados 7.5 Producción y Prestación del Servicio Control de Producción y de la prestación del servicio Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio DOCUMENTACION proveedores Carta comunicado de resultados de evaluación a proveedores Orden de compra Orden de servicio Requisición de Bienes y Servicios Orden de compra Orden de servicio - Acta de recepción de servicios Caracterización del proceso de Gestión Comercial Caracterización del proceso de Ejecución del Servicio Procedimiento para la Iniciación y Planificación de Proyectos Procedimiento para la Ejecución, Seguimiento y Control de Proyectos Diagnóstico de Mantenimiento RCA RIM PMO RCM P&S Presentación RCA Presentación RIM Presentación PMO Presentación RCM Presentación P&S Listado maestro de registros Acta comité técnico de especialistas Cumplimiento de perfiles de cargos Evaluación de desempeño Encuesta de satisfacción del cliente Identificación y Trazabilidad Todos los registros creados para el Sistema

12 Página: 12 de 16 NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS Propiedad del Cliente Preservación del Producto 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición 88. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medición Satisfacción del Cliente Auditoría Interna Seguimiento y Medición de los Procesos Seguimiento y medición de los productos 8.3 Control del Producto no Conforme DOCUMENTACION de Gestión de Calidad Acta de inicio de proyectos Control de Material Suministrado por el Cliente Actas de control de proyectos Encuestas de satisfacción del cliente CRM EXCLUSION Indicadores de Gestión Puntos críticos de control definidos en las caracterizaciones. Manual para la Medición y Seguimiento a la Satisfacción del Cliente y Atención de QRS Encuestas de satisfacción del cliente Correo de servicio al cliente CRM RCA MS Procedimiento para Auditorías Internas Programa de auditoria Plan de auditoria Listas de verificación de auditoria Informe de auditoria Evaluación de auditores Indicadores de gestión Ficha técnica de medición y seguimiento de indicadores Puntos críticos de control definidos en las caracterizaciones Acta de inicio de proyectos Acta de control de proyectos Acta de entrega de productos o servicios Encuesta de satisfacción del cliente Acta comité técnico de especialistas Procedimiento para el Control del Producto no Conforme RCM MS

13 Página: 13 de 16 NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS 8.4 Análisis de Datos 8.5 Mejora DOCUMENTACION Matriz de producto no conforme Ficha técnica de medición y seguimiento de indicadores RCA MS Mejora Continua Procedimiento para acciones correctivas, Acción Correctiva Acción Preventiva preventivas y de mejora. RCA MS

14 Página: 14 de RUC vs OHSAS 18001: ISO14001:2004 RUC OHSAS ISO DOCUMENTACION Política de seguridad, salud ocupacional y ambiente Elementos Visibles del Compromiso Gerencial (Reuniones Gerenciales, Revisión Gerencial) 1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL 4.2 Política de S y SO 4.2 Política Ambiental Política de Gestión Integral 4.6 Revisión por la Dirección 4.6 Revisión por la Dirección 1.3 Objetivos y metas Objetivos y programas Objetivos y Metas y Programas 1.4 Recursos Recursos Recursos Presupuesto 2. DESARROLLO Y EJECUCION DEL SSOMA Procedimiento para la Revisión por la Dirección Acta de Revisión por la Dirección Despliegue de Objetivos del SIGa Matriz de mando de Indicadores de Gestión Programa de Salud Ocupacional 2.1 Documentación Documentación Documentación Manual del SIGa 2.2 Control de Documentos Control de Documentos Control de Documentos Control de Registros Control de los Registros Control de los Registros Requisitos Legales y de otra índole 2.3 Responsabilidades Competencias 2.5 Capacitación y entrenamiento 2.6 Programa de Inducción 2.7 Motivación, Comunicación, participación y consulta Requisitos legales y otros Recursos, funciones, rendición de cuentas, autoridad Competencia, formación y toma de conciencia Comunicación, Participación y Consulta Requisitos legales y otros requisitos Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Competencia, formación y toma de conciencia Comunicación Manual para la elaboración y control de documentos Listado Maestro de Documentos Procedimiento para el control de registros Listado Maestro de Registros Instructivo para identificación, comunicación y evaluación de cumplimiento de requisitos legales y de otra índole Matriz de Requisitos Legales Manual de Organización Programa de Salud Ocupacional Manual de Plan de capacitación Evaluaciones de desempeño Registros de las Hojas de Vida Procedimiento para identificar las necesidades de capacitación del personal de AMS Group Procedimiento para el Desarrollo de la capacitación del personal de AMS GROUP Programa de Salud Ocupacional Programa de Inducción y Reinducción Presentaciones de inducción (E-learning) Evaluación de la inducción (Elearning) Manual para establecer la comunicación interna y externa

15 Página: 15 de 16 RUC vs OHSAS 18001: ISO14001:2004 RUC OHSAS ISO DOCUMENTACION 3. ADMINISTRACION DEL RIESGO 3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgo e impactos (Gestión del riesgo) Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles Aspectos Ambientales Manual para la elaboración de panoramas de riesgo Panorama de riesgos de AMS Group Programa de Gestión Ambiental 3.2 Tratamiento del riesgo Selección de contratistas Control Operacional Control Operacional Visitantes, Comunidad y Control Operacional Control Operacional Autoridad Programas de gestión Objetivos y Programas NA Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo Medición y Seguimiento al Desempeño Control Operacional NA Procedimiento para la Selección y Evaluación de Proveedores Formato para evaluación y reevaluación de proveedores Manual para establecer la comunicación interna y externa Programa de Salud Ocupacional Programa de Salud Ocupacional Indicadores de Gestión Medición y Seguimiento al Subprograma de higiene Desempeño industrial Control Operacional NA Programa de Salud Ocupacional Indicadores de Gestión Subprograma de seguridad industrial Medición y Seguimiento al Desempeño Control Operacional NA Programa de Salud Ocupacional Indicadores de Gestión Planes de emergencia Subprograma de gestión ambiental Estándares y Procedimientos Plan de Gestión de Residuos Programas de gestión ambiental Incidentes (accidentes y casi accidentes) Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Preparación y respuesta ante emergencias Investigación de incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas Preparación y respuesta ante emergencias Control Operacional NA Control Operacional Objetivos, Metas y Programas 4. EVALUACION Y MONITOREO Plan de Respuesta ante Emergencias Programa de Gestión Ambiental NA Auditorías Internas Auditorías Internas Manual para acciones correctivas, preventivas y de mejora Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora RCA MS Procedimiento para Auditorías Internas Programa de auditoria

16 Página: 16 de 16 RUC vs OHSAS 18001: ISO14001:2004 RUC OHSAS ISO DOCUMENTACION 4.3 Ocupacional y Ambiente Acciones Correctivas y Preventivas 4.4 Inspecciones Seguimiento a los requisitos legales Medición y Revisión de los Progresos No Conformidad, acción Correctiva y Acción Preventiva Medición y Seguimiento al Desempeño Evaluación del Cumplimiento Legal y Otros Medición y Seguimiento al Desempeño No Conformidad, acción Correctiva y Acción Preventiva Seguimiento y Medición Evaluación del Cumplimiento Legal Seguimiento y Medición Plan de auditoria Listas de verificación de auditoria Informe de auditoria Evaluación de auditores Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora RCA MS Procedimiento para inspecciones generales de Gestión Integral Programa de inspecciones de gestión integral Indicadores de Gestión Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora RCA MS Instructivo para identificación, comunicación y evaluación de cumplimiento de requisitos legales y de otra índole Matriz de requisitos Legales Indicadores de Gestión Matriz de mando de Indicadores de Gestión Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora RCA MS 10.CONTROL DE CAMBIOS Fecha Modificaciones realizadas Versión 26/07/2010 Edición inicial 1 16/05/2011 Se replanteó el alcance del SGC y se complemento la justificación de la exclusión del numeral 7.3, adicionalmente se incluyó en la sección de NORMAS DE REFERENCIA lo siguiente: Normas requeridas por el Cliente 2 para la prestación del servicio. DD/MM/AAAA Se incluyeron los procesos de GESTION FINANCIERA Y GESTION ADMINISTRATIVA en el apartado DESCRIPCION DE PROCESOS. 3

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