SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN. DESPACHO DEL C. SECRETARIO.

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1 SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN. DESPACHO DEL C. SECRETARIO. Manual De Procedimientos Agosto 2017

2 ÍNDICE Resumen Procesos 3 ASESORÍA 4 ASESORÍA A MUNICIPIOS 4 Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios 4 Flujograma Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios. 9 Anticipo de Participaciones para Municipios 10 Flujograma Anticipo de Participaciones para Municipios. 14 Seguimiento para la Comprobación del Recurso 15 Flujograma Seguimiento para la Comprobación del Recurso. 18 GESTIÓN DE PLAZAS 19 Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas 19 Flujograma Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas. 22 CONTROL DE CORRESPONDENCIA 23 Registro de Correspondencia 23 Flujograma Registro de Correspondencia. 24 Turnar de Correspondencia 25 Flujograma Turnar de Correspondencia. 26 Seguimiento de Turnos de Correspondencia 27 Flujograma Seguimiento de Turnos de Correspondencia. 28 ATENCIÓN DE AUDIENCIAS 29 Atención a Audiencias del C. Secretario 29 Flujograma Atención a Audiencias del C. Secretario. 30

3 Datos Generales Total Macroprocesos 2 Total Procesos 4 Resumen Procesos Total Procedimientos 8 Áreas: Despacho del C. Secretario Asesores Coordinación para No. Macroproceso No. Procesos No. Procedimientos Claves 1 Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios. MP-DESP-CAM-CTR Asesoría a Municipios 2 Anticipo de Participaciones para Municipios. MP-DESP-CAM-APM Asesoría 3 Seguimiento para la Comprobación del Recurso. MP-DESP-CAM-SCR Gestión de Plazas 4 Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas. MP-DESP-CA-EyP Registro de Correspondencia. MP-DESP-GC-RC Gestión Administrativa 3 Control de Correspondencia 6 Turno de Correspondencia. MP-DESP-GC-RC Seguimiento a Turnos de Correspondencia. MP-DESP-GC-ST Atención de Audiencia 8 Atención a Audiencias del C. Secretario. MP-DESP-AA-AAS-4.1

4 ASESORÍA ASESORÍA A MUNICIPIOS Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios Área responsable: Coordinación para Descripción de procedimiento Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios. Sustantivo Adjetivo Objetivo: Gestionar los Convenios de Transferencia de Recursos con Municipios para apoyar su gestión municipal. Clientes: Presidencias del Estado Alcance: Convenios autorizados para la Transferencia de Recurso. Indicadores: Realizar el 100% de la gestión de convenios autorizados. Proveedores: Presidencias del Estado Subsecretaría de Finanzas e Inversión Procuraduría Fiscal del Estado CLAVE: MP-DESP-CAM-CTR-1.1 Tiempo aproximado de ejecución: Variable según en tiempo de contar con expedientes completos. Puntos Críticos: 1. Documentos de solicitud incompletos que envía el Municipio 2. Tiempo que tarda el municipio para complementar la información faltante de solicitud. 3. Tiempo en recabar las firmas Atribución de las personas involucradas en el proceso: Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración: Analizar y autorizar solicitud de apoyo, firmar acuerdo y convenio de transferencia de recurso. Auxiliar de información financiera: elaborar acuerdo. de la : remitir convenios a las partes interesadas y actualizar el control de correspondencia. de : Notificar sobre apoyo no procedente, firmar convenio, solicitar elaboración de convenio, coordinar con la Presidencia la firma del convenio, solicitar registro y transferencia del recurso e informar a la Presidencia la fecha de transferencia del recurso. : Solicitar factura a Presidencia Municipal. Presidencia Municipal: Enviar documentación completa para su gestión, firmar convenio, enviar factura y confirmar de transferencia recibida. Secretario(a) Particular del Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión: Indicar número consecutivo de acuerdo. de Asesores: Rubricar acuerdo y convenio. Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión: Firmar acuerdo y convenio. Director(a) General de Presupuesto: Rubricar acuerdo y convenio y elaborar póliza. Procurador(a) Fiscal del Estado: Elaborar convenio y rubricar. Director(a) General Financiera: Notificar fecha aproximada de transferencia del recurso. Normatividad a la que está sujeto: Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado. No. Actividades Responsable Documentos 1 Recibir solicitud de apoyo económico de Presidencia Municipal. Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración Oficio de solicitud 2 Analizar solicitud de apoyo con el C. Gobernador(a) para definir viabilidad. Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración Oficio de solicitud 3 Turnar solicitud de apoyo a la Asuntos informando si fue o no autorizada. Asesores de Oficio de solicitud

5 4 Recibir solicitud de apoyo económico para Presidencia Municipal. 5 Turnar la solicitud de apoyo a la Secretaria de la para el registro del folio en sistema de control interno. 6 Registrar solicitud en sistema de control de correspondencia interno. 7a Es Autorizada? NO. Elaborar oficio de notificación a Presidencia Municipal sobre la no procedencia de su apoyo solicitado. 8a Enviar oficio de respuesta firmado por el o la de mediante correo certificado, con la notificación a la Presidencia Municipal de apoyo no procedente. de Asuntos de Asuntos de la Asuntos Operativo de la de la Asuntos Oficio de solicitud 9a Archivar en expediente el acuse de recibido de oficio para el control de correspondencia de la Coordinación FIN DEL PROCEDIMIENTO 7 SI. Solicitar al municipio los documentos requeridos para integrar el expediente completo de solicitud. 8 Recibir y verificar documentación Documentación completa? 9b NO. Continuar en paso 5. 9 SI. Solicitar al Secretario(a) Particular de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión número de acuerdo. de la Asuntos de Asuntos Operativo de la de Asuntos - Oficio de solicitud. - Original de Acta del H. Ayuntamiento o documento certificado en el cual se autorice al Presidente Municipal a suscribir convenios, contratos. En caso de gasto de Inversión agregar: -Carátula de obra validadas - Oficio de solicitud. - Original de Acta del H. Ayuntamiento o documento certificado en el cual se autorice al Presidente Municipal a suscribir convenios, contratos. En caso de gasto de Inversión agregar: -Carátula de obra validadas

6 10 Indicar el número consecutivo de acuerdo. Secretario(a) Particular del Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión. 11 Elaborar acuerdo con base a los datos de solicitud y turnar para su validación. Auxiliar de información financiera 12 Revisar y validar acuerdo. Operativo de la 13 Firmar acuerdo y enviar a rúbrica del Coordinador de Asesores. de Asuntos 14 Rubricar acuerdo. Coordinador (a) de Asesores 15 Turnar acuerdo a la Subsecretaría de Finanzas e Inversión. de Asuntos Acuerdo Acuerdo firmado Acuerdo Acuerdo firmado 16 Recibir y enviar acuerdo a la Dirección General de Presupuesto para recabar rúbrica. Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión Acuerdo firmado 17 Recibir y rubricar acuerdo. Director(a) General de Presupuesto 18 Enviar acuerdo firmado y rubricado a la Subsecretaría de Director(a) General de Finanzas e Inversión. Presupuesto 19 Firmar acuerdo. Subsecretario (a) de Finanzas e Inversión. 20 Enviar acuerdo firmado al C. Secretario. Subsecretario (a) de Finanzas e Inversión. 21 Firmar y entregar acuerdo. Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración. 22 Recibir y turnar acuerdo firmado a la Subsecretario(a) de. Finanzas e Inversión. Acuerdo Acuerdo firmado Acuerdo Acuerdo firmado Acuerdo Acuerdo firmado 23 Recibir acuerdo firmado y turnar a la o el operativa. de Asuntos Acuerdo firmado 24 Elaborar oficio de solicitud de elaboración de Convenio de Transferencia de Recurso. 25 Enviar oficio firmado por la o el Coordinador (a) de a la Procuraduría, anexando la documentación requerida. operativo de la operativo de la 26 Elaborar Convenio de Transferencia de Recurso. Procurador(a) Fiscal del Estado 27 Rubricar y remitir los 4 tantos del Convenio de Transferencia de Recurso. Procurador(a) Fiscal del Estado -Oficio de solicitud -Copia de Oficio de solicitud de municipio -Copia del acuerdo -Copia del Acta del H. Ayuntamiento Convenio de Transferencia de Recurso en 4 tantos. 28 Recibir los 4 tantos del Convenio debidamente rubricados y verificar la información municipal. Son correctos? Operativo de la Convenio de Transferencia de Recurso en 4 tantos.

7 29c NO. Solicitar la modificación y/o adecuación del convenio. Continuar en paso SI. Coordinar con el Presidente Municipal y Secretario de Ayuntamiento las firmas del convenio. Operativo de la de Asuntos 30 Firmar Convenio Presidente(a) Municipal Convenio de Transferencia de Recurso en 4 tantos. 31 Firmar Convenio Secretario(a) de Ayuntamiento 32 Firmar Convenio de Asuntos 33 Enviar Convenio en 4 tantos a rúbrica del Coordinador de Asesores. de Asuntos 34 Rubricar Convenio. Coordinador (a) de Asesores 35 Turnar Convenio a la Subsecretaría de Finanzas e Inversión. de Asuntos Convenio de Transferencia de Recurso en 4 tantos. 36 Enviar Convenio a la Dirección General de Presupuesto para recabar rúbrica. Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión 37 Recibir y rubricar Convenio. Director(a) General de Presupuesto 38 Enviar Convenio firmado y rubricado a la Subsecretaría de Finanzas e Inversión. Director(a) General de Presupuesto 39 Firmar Convenio. Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión. 40 Enviar convenio firmado al C. Secretario. Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión. 41 Firmar y entregar convenio. Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración. 42 Recibir y turnar convenio firmado a la. Subsecretario(a) de Finanzas e Inversión. 43 Recibir Convenio firmado. de Asuntos 44 Contactar al Tesorero(a) Municipal para solicitar la factura correspondiente. Operativo de la 45 Elaborar y enviar factura electrónica a la. Tesorería Municipal 46 Recibir factura Operativo de la 47 Elaborar oficio de registro y transferencia del recurso correspondiente. Operativo de la

8 48 Enviar oficio firmado por la o el de Asuntos, así como la documentación necesaria para el trámite, a la subsecretaría de Finanzas e Inversión Con Copia (CC) a la Dirección General de Presupuesto. 49 Proporcionar copia del acuse digitalizado al Auxiliar de información financiera para el registro y vinculación de la información financiera municipal. Operativo de la de la Asuntos -Convenio -Acuerdo -Recibo de pago en original. 50 Recibir copia del Oficio y elaborar Póliza. Director(a) General de Presupuesto 51 Enviar la póliza vía correo electrónico a la Dirección Director(a) General de General Financiera Con Copia (CC) a la Presupuesto. Póliza 52 Turnar a la Dirección General Financiera el convenio de transferencia y factura electrónica para generar pago, asimismo se solicita la fecha de transferencia del recurso. 53 Informar a la, la fecha aproximada de transferencia del recurso. 54 Notificar la fecha de pago a la Presidencia Municipal, así como solicitar confirmación vía correo electrónico cuando se efectúe la transferencia. 55 Recibir la transferencia del recurso y confirmar la misma mediante correo electrónico. Director(a) General de Presupuesto Director(a) General Financiera de Asuntos Tesorero(a) Municipal -Convenio -Factura 56 Recibir confirmación del recurso otorgado. de Asuntos 57 Elaborar oficio para la entrega del convenio. de la Asuntos 58 Remitir oficio de entrega firmado por la o el de junto con los juegos del convenio a: de la Asuntos Convenio - Presidencia Municipal - - Procuraduría Fiscal del Estado 59 Digitalizar y archivar los acuses de recibido de los convenios entregados. FIN DEL PROCEDIMIENTO de la Asuntos

9 Flujograma Convenios de Transferencia de Recurso con Municipios. Para visualizar Flujograma dar clic aquí.

10 Anticipo de Participaciones para Municipios Área responsable: Coordinación para Descripción de procedimiento Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento Anticipo de Participaciones para Municipios Sustantivo Adjetivo Objetivo: Gestionar el anticipo de participaciones con municipios para fortalecer sus finanzas municipales. Clientes: Presidencias del Estado Alcance: Solicitudes de anticipo de participaciones autorizadas. Indicadores: Realizar el 100% de la gestión de anticipos de participaciones a Municipios autorizados. Proveedores: Presidencias del Estado Subsecretaría de Finanzas e Inversión Procuraduría Fiscal del Estado Clave: MP-DESP-CAM-APM-1.2 Tiempo aproximado de ejecución: Variable según en tiempo de contar con expedientes completos. Puntos Críticos: 1. Documentos de solicitud incompletos que envía el municipio. 2. Tiempo que tarda el municipio en integrar información faltante. 3. Tiempo en recabar las firmas Atribución de las personas involucradas en el proceso: Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración: Analizar y autorizar solicitud, Firmar convenio. de : Enviar requisitos al Municipio interesado, notificar sobre anticipo no procedente, solicitar elaboración de convenio, Coordinar con Presidencia Municipal la firma del convenio, solicitar a la Dirección General Financiera el registro del convenio en el Registro Estatal de Deuda Pública, solicitar la transferencia del recurso y notificar fecha aproximada de la transferencia. Presidencia Municipal: Entregar documentación completa, firmar convenio, enviar oficio de solicitud de registro del convenio y confirmar la transferencia del recurso. de la : remitir convenios a las partes interesadas y actualizar el control de correspondencia. Procuradora(a) Fiscal del Estado: Elaborar convenio y rubricar. de Asesores: Rubricar convenio. Director(a) General Financiero: Registrar y sellar convenio, informar fecha aproximada de transferencia del recuso. Director(a) General de Contabilidad Gubernamental: Realizar los descuentos de las participaciones. Normatividad a la que está sujeto: Ley de Coordinación Fiscal del Estado de Guanajuato. Ley de Coordinación Fiscal Federal. Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato. No. Actividades Responsable Documentos 1 Recibir solicitud para anticipo de participaciones de Presidencia Municipal. 2 Notificar a la sobre la solicitud recibida. Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración de Asesores Oficio de solicitud 3 Enviar la lista de requisitos mediante correo electrónico al municipio interesado para su análisis. de

11 4 Entregar la documentación requerida al Despacho del C. Secretario(a) Presidencia Municipal 1.- Oficio de Solicitud 2.-Acta del H. Ayuntamiento en la que autorice al Presidente Municipal a solicitar anticipo de participaciones indicando montos, periodo de compensaciones, concepto y/o descripción del destino, y tasa de interés. 3.- Proyección financiera reflejando las compensaciones en las participaciones en Excel. 5 Analizar solicitud de anticipo de participaciones con el C. Gobernador. 6 Turnar solicitud de anticipo de participaciones a la dando una respuesta si fue o no autorizada. Secretario(a) de Finanzas, Inversión y Administración de Asesores 7 Recibir solicitud de anticipo de participaciones. de 8 Turnar la solicitud de apoyo a la Secretaria de la de para el registro del folio en sistema de control interno. Oficio de solicitud 1.- Oficio de Solicitud 2.-Acta del H. Ayuntamiento 3.- Proyección financiera en Excel. Oficio de solicitud 9 Registrar solicitud en sistema de control de correspondencia interno. de la 10a 11a Es Autorizada? NO. Elaborar oficio de notificación a Presidencia Municipal sobre la no procedencia de su anticipo. Enviar oficio de respuesta firmado por el o la de mediante correo certificado, con la notificación a la Presidencia Municipal de anticipo no procedente. Operativo de la de la 12a Archivar en expediente el acuse de recibido de oficio para el control de la Coordinación FIN DEL PROCEDIMIENTO 10 SI. Recibir y verificar documentación completa. 11b Documentación completa? NO. Solicitar documentación complementaria y continuar en paso SI. Elaborar oficio de solicitud de elaboración de Convenio de Anticipo de Participaciones a Municipios. de la Operativo de la Operativo de la Operativo de la -Oficio de Solicitud -Acta original del H. Ayuntamiento. -Proyección financiera

12 12 Enviar oficio de solicitud de elaboración de Convenio firmado por la o el de, anexando la documentación requerida. Operativo de la 13 Elaborar convenio en 4 tantos. Procurador(a) Fiscal del Estado 14 Rubricar y remitir los 4 tantos del Convenio de Anticipo de Participaciones. Procurador(a) del Estado Fiscal -Copia del oficio de solicitud de municipio -Copia de acta del H. Ayuntamiento. Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 15 Recibir los 4 juegos del Convenio debidamente rubricados y verificar la información municipal. 16c Son correctos? NO. Solicitar la modificación y/o adecuación del convenio. Continuar en paso SI. Coordinar con Presidente(a) Municipal y Secretario(a) de Ayuntamiento la firma del convenio, asimismo solicitar la entrega del oficio de solicitud de registro del Convenio del anticipo en el Registro Estatal de Deuda Pública. de Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 17 Firmar convenio. Presidente(a) Municipal 18 Firmar convenio. Secretario (a) de Ayuntamiento 19 Entregar oficio de solicitud de registro del Convenio del anticipo en el Registro Estatal de Deuda Pública a la. Presidente(a) Municipal Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos Oficio de registro 20 Turnar convenio para rúbrica al de Asesores. 21 Rubricar y enviar convenio para recabar firma del C. Secretario(a). de de Asesores Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 22 Firmar y turnar convenio. Secretario(a) de Finanzas Inversión y Administración Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos 23 Recibir y entregar convenio a la Asuntos. de Asesores 24 Recibir convenio firmado de 25 Elaborar oficio para la Dirección General Financiera anexando el oficio de solicitud por parte de la Presidencia para registrar el convenio del Anticipo en el Registro Estatal de Deuda Pública. Convenio de Anticipo para Participaciones para municipios en 4 tantos -Oficio de solicitud de registro 26 Enviar oficio de solicitud de registro de convenio firmado por la o el de, anexando soporte documental. -Oficios de solicitud de registro de convenio -Convenio de Anticipo de Participaciones

13 27 Registrar convenio en el Registro Estatal de Deuda Pública y sellar oficio como evidencia. 28 Remitir convenio con registro a la Asuntos como conclusión del registro del Convenio. 29 Recibir convenio con registro como evidencia del Registro del Convenio en el Registro Estatal de Deuda Pública. 30 Realizar oficio para turnar convenio de Anticipo de Participaciones a Municipios, en el que se solicita el pago correspondiente. 31 Enviar oficio firmado por la o el de Asuntos, a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, con copia para la Dirección General Financiera. 32 Proporcionar al Auxiliar de Información Financiera copia del convenio municipal para el registro de la información financiera municipal. 33 Informar a la la fecha aproximada de transferencia del recurso. 34 Notificar la fecha de pago a la Tesorería Municipal, así como solicitar confirmación por correo electrónico de haber recibido la transferencia. 35 Recibir transferencia del recurso y enviar confirmación el depósito. 36 Recibir correo electrónico con la confirmación de la transferencia recibida. Director(a) General Financiera Director(a) General Financiera Director(a) General Financiera de Tesorería Municipal de Convenio en 4 tantos Convenio en 4 tantos con registro -Oficio -Convenio de Anticipo de Participaciones para municipios. 37 Realizar los descuentos de las participaciones conforme a las fechas estipuladas en el convenio. Director(a) General de Contabilidad Gubernamental 38 Elaborar oficio para la entrega del convenio. de la 39 Remitir oficio de entrega firmado por la o el de junto con los juegos del convenio a: - Presidencia Municipal - - Procuraduría Fiscal del Estado de la Convenio 40 Digitalizar y archivar los acuses de recibido de los convenios entregados. FIN DEL PROCEDIMIENTO de la

14 Flujograma Anticipo de Participaciones para Municipios. Para visualizar Flujograma dar clic aquí

15 Seguimiento para la Comprobación del Recurso Área responsable: Coordinación para. Descripción de procedimiento Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento Seguimiento para la Comprobación del Recurso Sustantivo Adjetivo Objetivo: Gestionar la comprobación de la aplicación del recurso. Clientes: Presidencias del Estado Alcance: Comprobaciones pendientes de comprobar el recurso. Indicadores: 100% de seguimiento de comprobación de recurso faltante. Clave: MP-DESP-CAM-SCR-1.3 Proveedores: Presidencias del Estado Tiempo aproximado de ejecución: Variable según el tiempo en que el Municipio entregue la comprobación debidamente requisitada. Puntos Críticos: El tiempo en que el municipio realiza la comprobación del recurso. Atribución de las personas involucradas en el proceso: de : Solicitar el informe de la aplicación del recurso otorgado. operativo de asesoría a : Revisar el cumplimiento del convenio y solicitar el producto financiero a la Dirección General Financiera, así como el reintegro del monto total o parcial en caso de incumplimiento del convenio por parte de Presidencia Municipal. Personal secretarial de la : Actualizar el control de correspondencia, enviar la documentación comprobatoria al área correspondiente según el tipo de gasto ejercido. Tesorero(a) Municipal: Enviar comprobación del recurso con soporte documental completo y enviar factura del reintegro del monto total o parcial, según corresponda. Normatividad a la que está sujeto: Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado. No. Actividades Responsable Documentos 1 Elaborar oficio de solicitud de comprobación de recurso, entre los siguientes cinco o diez días hábiles siguientes en que venció el término de la vigencia del convenio de transferencia de recurso. Oficio 2 Enviar oficio firmado por el o la de Asuntos, a la Tesorería Municipal, donde se solicita que presente su informe de la aplicación del recurso otorgado. de la Oficio 3 Recibir oficio de solicitud de comprobación de recurso. Tesorero(a) Municipal 4 Enviar oficio de comprobación de recurso con la documentación que acredite la misma. Tesorero(a) Municipal -Oficio de entrega de información -Nóminas y Facturas para el caso de erogaciones propias y contrato de obra, fianzas, estimaciones, facturas y acta de entrega recepción de la obra cuando es para inversión., documentación comprobatoria

16 5 Recibir y registrar en control de correspondencia, el oficio de repuesta de la comprobación con los documentos que lo acrediten y turnar a la o el de Asuntos. 6 Recibir y turnar oficio y documentación al Coordinación para su revisión. 7 Recibir y revisar la integración del soporte documental. 8a Documentación completa? NO. Solicitar la documentación pendiente. Continuar en paso 4. 8 SI. Revisar el gasto ejercido y comparar con el recurso asignado. Comprobación total del recurso? de la de En caso de gasto de operativo: -Copia de notas/ facturas de gasolina -Nómina En caso de gasto de Inversión: -Contrato de obra -Fianzas -Estimaciones -Facturas -Acta de entregarecepción 9b 10b NO. Solicitar el total de intereses a la Dirección General Financiera según sea el caso del cumplimiento del convenio. Incumplimiento del contrato: Elaborar oficio para la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, solicitando el descuento de las participaciones del municipio, del 100% del recurso, por el incumplimiento del convenio, más los intereses generados. -Oficio de solicitud de descuento Comprobación parcial del recurso: Elaborar oficio al Tesorero(a) Municipal solicitando el reintegro del recurso no comprobado, más los intereses generados. -Oficio de solicitud de reintegro. 11b Enviar copia de la factura del reintegro correspondiente más los intereses generados. Tesorero(a) Municipal -Copia de Factura 12b Recibir la factura correspondiente. Continuar en paso 9. 9 SI. Elaborar oficio para la entrega de la documentación comprobatoria a las áreas correspondientes.

17 10 Enviar mediante oficio, copia de la documentación comprobatoria de la aplicación del recurso. Destinatarios: de la 1. En caso de gasto operativo: a la Dirección General de Presupuesto. 2. En caso de gasto de inversión: a la Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública. 11 Digitalizar y archivar los acuses de recibido de los convenios entregados. FIN DEL PROCEDIMIENTO de la 1. Copia de: Nóminas y facturas. 2. Copia de: Estimaciones, pagos, facturas, contrato, acta de entregarecepción.

18 Flujograma Seguimiento para la Comprobación del Recurso. Para visualizar Flujograma dar clic aquí

19 GESTIÓN DE PLAZAS Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas Área responsable: Asesores. Descripción de procedimiento Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Sustantivo Adjetivo Plazas Objetivo: Asegurar una adecuada estructura funcional para el efectivo funcionamiento en las Dependencias y Entidades de Gobierno del Estado de Guanajuato. Clientes: Dependencias / Entidades del Poder Ejecutivo del Estado. Alcance: Plazas vacantes y estructuras organizacionales autorizadas. Indicadores: 100% de solicitudes atendidas. Clave: MP-DESP-CA-EyP-2.1 Proveedores: Dependencias / Entidades del Poder Ejecutivo del Estado. Dirección General de Recursos Humanos Subsecretaría de Finanzas e Inversión Dirección General de Presupuesto Tiempo aproximado de ejecución: 2 a 4 semanas aproximadamente, dependiendo de la disponibilidad de la información Puntos Críticos: Documentación soporte incompleta. Tiempo que tarda la Dependencia/Entidad en replantear solicitud o precisar información. Atribución de las personas involucradas en el proceso: Dependencia/ Entidad: Integrar solicitud con la documentación soporte necesaria, Informar a la SFIA que cuenta con recursos para movimientos compensados, solicitar descongelamiento o desbloqueo de plaza(s). Asesores: Realizar análisis para la autorización del movimiento solicitado, Solicitar a la DGRH los cambios autorizados, Solicitar costeo y elaborar dictamen de la solicitud. Dirección General de Recursos Humanos: Realizar cambios en sistema, Aplicar descongelamiento o desbloqueo de plaza(s). Dirección General de Presupuesto: Autorizar fuente de financiamiento. Normatividad a la que está sujeto: Condiciones Generales de Trabajo (artículo 12 y 13) Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios. Reglamento de Servicio Civil de Carrera. Disposiciones Administrativas emitidas anualmente. Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos adscritos a las Dependencias y Entidades. No. Actividades Responsable Documentos 1 Solicitar ocupación de plaza vacante, revisión de estructura o propuesta de reestructura, con previa autorización del C. Gobernador del Estado o del Secretario de Finanzas, Inversión y Administración. 2 Recibir y revisar integración de la solicitud Documentación completa? Dependencia/Entidad Asesores Oficio de solicitud anexando documentación soporte (de conformidad al artículo 10 de los Lineamientos) 3a NO. Regresar solicitud a la Dependencia/ Entidad para su completa integración. Continuar en paso 2. Asesores

20 3 SI. Realizar análisis de información, visitas de campo en las Dependencias/ Entidades correspondientes, en caso de ser reestructura, retabulación o creación de plaza(s). NOTA: En caso de ser descongelamiento de plaza, continúa en paso Atender consultas y solicitudes de información. 5b 6b Se requiere de recurso económico para autorizar la solicitud? NO. Informar a la Dirección General de Recursos Humanos que realicen los cambios autorizados de modificación de estructura. Realizar los cambios autorizados de modificación de estructura en Sistema SAP R3, continúa en paso SI. Solicitar costeo a la Dirección General de Recursos Humanos. 6 Realizar costeo de plazas e informar a la Asesores. 7 Elaborar y enviar dictamen de la solicitud. 8 Recibir dictamen. Cuenta con recurso para movimientos compensados? 9c NO. Replantear solicitud, continuar en paso 1. 9 SI. Informar a la Subsecretaría de Finanzas e Inversión que sí se cuenta con recurso suficiente para movimientos compensados. 10 Recibir notificación del recurso suficiente, por parte de la Dependencia/ Entidad interesada, y dar conocimiento a la Dirección General de Presupuesto. 11 Autorizar fuente de financiamiento Se autoriza? Asesores Dependencia/Entidad Asesores Dirección General de Recursos Humanos Asesores Dirección General de Recursos Humanos Asesores Dependencia/Entidad Dependencia/Entidad Dependencia/Entidad Subsecretaría de Finanzas e Inversión Dirección General de Presupuesto 12d NO. Entregar dictamen a la Asesores, para notificar a la Dependencia/ Entidad. Dirección General de Presupuesto 13d Informar a la Dependencia/ Entidad que no procede su financiamiento. FIN DEL PROCEDIMIENTO 12 SI. Informar a la Dependencia/Entidad que procede solicitud. 13 Realizar solicitud de descongelamiento o desbloqueo de plaza a través de firma electrónica. 14 Aplicar el descongelamiento o desbloqueo de la plaza en Sistema SAP R3. Asesores Dirección General de Presupuesto Dependencia/Entidad Dirección General de Recursos Humanos Formato de Descongelamiento

21 15 Realizar los movimientos que correspondan de conformidad los Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos adscritos a las Dependencias y Entidades. FIN DEL PROCEDIMIENTO Área de Recursos Humanos de cada Dependencia/Entidad

22 Flujograma Revisión de Modificaciones de Estructura y Desbloqueo de Plazas. Para visualizar Flujograma dar clic aquí

23 CONTROL DE CORRESPONDENCIA Registro de Correspondencia Área responsable: Despacho del C. Secretario Descripción de procedimiento Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento Registro de Correspondencia Sustantivo Adjetivo Objetivo: Llevar un control de la correspondencia oficial que ingresa a la Secretaría. Clientes: Titulares de las Unidades Responsables de la SFIA. Dependencias y Entidades Estatales o. Alcance: Asuntos oficiales competencia de la Secretaría. Clave: MP-DESP-GC-RC-3.1 Proveedores: Dependencias y Entidades Federales, Estatales o. Asociaciones civiles. Particulares Tiempo aproximado de ejecución: 15 minutos aproximadamente por documento Indicadores: 100% del registro correcto de correspondencia. Puntos Críticos: Falla del Sistema Integral de Gestión de Documentos Atribución de las personas involucradas en el proceso: Personal secretarial: Capturar información requisitada en el Sistema Integral de Gestión de Documentos. Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la. No. Actividades Responsable Documentos 1 Recibir documentación. Oficio y anexos 2 Sellar y plasmar fecha en que se recibió el documento. Oficio y anexos 3 Escanear documento (con anexos) Oficio y anexos 4 Registrar documento, integrando el oficio escaneado (con anexos) en Sistema Integral de Gestión de Documentos indicando los datos generales como: Número de oficio, fecha en que se recibió, descripción breve del asunto, quién envió y a quién va dirigido, dependencia o entidad y municipio. FIN DEL PROCEDIMIENTO Oficio y anexos

24 Flujograma Registro de Correspondencia. Para visualizar Flujograma dar clic aquí

25 Turnar de Correspondencia Área responsable: Despacho del C. Secretario Descripción de procedimiento Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento Turnar de Correspondencia Sustantivo Adjetivo Objetivo: Turnar los asuntos a la unidad administrativa competente. Clientes: Proveedores: Titulares de las Unidades Responsables de la SFIA. Dependencias y Entidades Federales, Estatales o Dependencias y Entidades Estatales o.. Clave: MP-DESP-GC-RC-3.2 Asociaciones civiles y particulares Tiempo aproximado de ejecución: Una hora aproximadamente Puntos Críticos: Falla del Sistema Integral de Gestión de Documentos Alcance: Asuntos oficiales competencia de la Secretaria. Indicadores: 100% de los oficios turnados Atribución de las personas involucradas en el proceso: : Turnar la documentación a las áreas, Dependencias o Entidades competentes. Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la. No. Actividades Responsable Documentos 1 Verificar en Sistema Integral de Gestión de Documentos que el documento este registrado. Oficio y anexos 2 Revisar con el C. Secretario(a) el oficio para determinar el asunto de competencia para turnar el documento al área competente. 3 Definir área de competencia C. Secretario(a) Oficio y anexos 4a Oficio competencia de la SFIA? NO. Turnar documentación vía oficio o tarjeta a la Dependencia, Entidad estatal o Municipal competente. FIN DEL PROCEDIMIENTO 4 SI. Generar turnos en el Sistema Integral de Gestión de Documentos. Indicar acción: a) Atender oficio b) Asistir a reunión c) Ver asunto con Secretario(a) d) Para atención y trámite. Oficio y anexos NOTA: Marcar copia de turno para áreas involucradas. En caso que el C. Secretario(a) haya realizado algún comentario referente al asunto del oficio, indicarlo para la atención correspondiente. 5 Generar acuse (volante). Oficio y anexos 6 Imprimir acuse (volante) por área y anexar los documentos turnados que se vayan a enviar. 7 Enviar documentos originales y acuse que están siendo turnados. 8 Escanear acuse (volante) y archivar en carpeta digital. FIN DEL PROCEDIMIENTO Oficio, anexos y volante Oficio, anexos y volante Oficio, anexos y volante

26 Flujograma Turnar de Correspondencia. Para visualizar Flujograma dar clic aquí

27 Seguimiento de Turnos de Correspondencia Área responsable: Despacho del C. Secretario Descripción de procedimiento Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento Seguimiento de Turnos de Correspondencia Sustantivo Adjetivo Objetivo: Contribuir en el eficiente desahogo de los trámites competencia de la Secretaría. Clientes: Titulares de las Unidades Responsables de la SFIA. Alcance: Asuntos oficiales competencia de la Secretaría. Clave: MP-DESP-GC-ST-3.3 Proveedores: Dependencias y Entidades Federales, Estatales o. Asociaciones civiles. Particulares Tiempo aproximado de ejecución: Seguimiento por periodo bimestral, Indicadores: 100% de turnos atendidos. Puntos Críticos: Turnos o folios no atendidos. Atribución de las personas involucradas en el proceso: : Solicitar la atención a folios turnados. Titular de la Unidad Responsable: Capturar en Sistema Integral de Gestión de documentos las respuestas emitidas. Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la. No. Actividades Responsable Documentos 1 Generar en sistema el Reporte de Estatus de Documentación Turnada por área. Reporte de estatus de turnos. 2 Enviar por instrucciones del C. Secretario cada dos meses a los Titulares de las Unidades Responsables correo electrónico solicitando que atiendan los folios turnados que están sin concluir. 3 Capturar en el Sistema Integral de Gestión de documentos, la respuesta emitida mediante el oficio que haya proporcionado la Unidad Responsable, como evidencia de atención a folio. 4 Notificar la finalización de atención al folio competente de la Unidad Responsable. Titular de la Unidad Responsable Titular de la Unidad Responsable Correo electrónico 5 Recibir notificación de la finalización de la captura y revisar la información de la misma.. FIN DEL PROCEDIMIENTO

28 Flujograma Seguimiento de Turnos de Correspondencia. Para visualizar Flujograma dar clic aquí

29 ATENCIÓN DE AUDIENCIAS Atención a Audiencias del C. Secretario Área responsable: Despacho del C. Secretario Descripción de procedimiento Nombre de procedimiento: Tipo de procedimiento Atención a Audiencias del C. Secretario Sustantivo Adjetivo Objetivo: Canalizar las solicitudes de audiencia referente a los temas competencia de la Secretaría. Clave: MP-DESP-AA-AAS-4.1 Clientes: Personal de Dependencias/ Entidades de la Administración Pública Federal, Estatal o Municipal. Asociaciones civiles. Personal de instituciones bancarias. Particulares. Alcance: Dependencias, Asociaciones y Entidades de la Administración Pública Federal, Estatal o Municipal. Indicadores: 100% de audiencias debidamente canalizadas. Proveedores: Titulares de las Unidades Responsables de la SFIA Tiempo aproximado de ejecución: 2 días Puntos Críticos: Información incompleta del asunto a tratar. Atribución de las personas involucradas en el proceso: : Atender solicitud de audiencia, Programar cita con el interesado y, en su caso, con el Titular designado. Normatividad a la que está sujeto: Reglamento Interior de la. No. Actividades Responsable Documentos 1 Atender las solicitudes de audiencia con la o el C. Secretario, las cuales pueden ser realizadas de manera telefónica, personal o a través de correo electrónico, solicitando los datos generales del interesado como son: -Nombre -Empresa que representa -Información general del tema a tratar. Reporte de estatus de turnos. 2 Comentar con el C. Secretario la solicitud de audiencia indicando el tema que se desea tratar. 3 Determinar si es factible la atención de la audiencia por parte del C. Secretario(a). C. Secretario(a) 4a Factible? SI. Contactar al enlace de la Dependencia, Asociación o Entidad e indicar fecha y hora programada para la audiencia. 4 NO. Designar Titular de Unidad Responsable para que atienda la solicitud de audiencia. 5 Generar cita con Titular de Unidad Responsable según asunto de competencia. C. Secretario(a) FIN DEL PROCEDIMIENTO

30 Flujograma Atención a Audiencias del C. Secretario. Para visualizar Flujograma dar clic aquí