EFECTIVIDAD GERENCIAL Módulo 10 Coaching y Retroalimentación

Transcripción

1 EFECTIVIDAD GERENCIAL Módulo 10 Coaching y Retroalimentación Contenido CONTENIDO 1. Objetivos y Agenda 2. Qué es Coaching? 3. El Gerente como Coach 4. La naturaleza del cambio 5. Preguntas efectivas 6. Metas 7. Realismo 8. Opciones 9. Buen escucha 10. Coaching efectivo 11. Retroalimentación 12. Barreras y Beneficios del Coaching 13. Plan de acción y compromisos 1

2 1. Objetivos y Agenda Objetivos Al finalizar el módulo el participante será capaz de: Diferenciar el concepto de Coaching de Mentoria, Tutoría, etc. Describir el proceso para la realización de una sesión de Coaching. Aplicar el Modelo GROW. Describir las reglas para dar Retroalimentación. Dar retroalimentación Negativa de manera Positiva. Agenda Qué es Coaching? El Gerente como Coach. La naturaleza del cambio. Preguntas efectivas. Metas. Realismo. Opciones. Buen escucha. Coaching efectivo. Retroalimentación. Barreras y beneficios de Coaching. 2

3 2. Qué es Coaching? El objetivo del coaching es mejorar el desempeño a través de la relación existente entre el coach y el coacheado y los estilos de comunicación utilizada. Se busca ayudar a aprender al coacheado, no enseñarle. La esencia del coaching Es desbloquear el potencial de una persona para maximizar su propio desempeño. No es una técnica de aplicación estricta; es una forma de trato con la gente, es una forma de pensar, es una forma de ser. Es ayudar a la persona a verse a sí mismo a través de un espejo interno. El rol del coach El coach no es: Solucionador de problemas. Maestro. Asesor. Instructor. El coach es: Sonidos. Facilitador. Consejero. Elevador de alerta (conciencia). Experto. Continúa en la siguiente página 3

4 2. Qué es Coaching?, Continúa Cualidades de un buen coach Buen escucha Paciente Desapegado Asertivo Perceptivo Positivo Entusiasta Confiable Respetuoso Claro Apoyador Diferencia entre un coach y un jefe JEFE Habla mucho Dice Arregla Asume Controlador Da órdenes Trabajar para El producto es prioridad Busca razones Busca culpables Es distante COACH Escucha mucho Pregunta Previene Explora Comprometido Impone retos Trabaja con El proceso es prioridad Busca resultados Toma responsabilidad Hace contacto 4

5 3. El Gerente como Coach Puede, un Gerente, ser buen Coach? Ejercicio: Cuáles son mis premisas en el ejercicio de la gerencia y/o dirección? Cuál es mi modelo mental?: Responde a mi experiencia o a mis habilidades?. Hay temores?, Me falta seguridad personal?. El continuo de la comunicación Coach Responsabilidad de ambos Combina los dos puntos Jefe tiene control Subordinado tiene control Decir Vender Discernir Delegar El rol del gerente Dedicar el tiempo a desarrollar a su gente, ayudarlos a crecer. El coaching es ambos, la herramienta y la esencia del cambio cultural de una empresa. Hacer crecer a la gente es de interés propio y no un idealismo que no agrega valor. Continúa en la siguiente página 5

6 3. El Gerente como Coach, Continúa El rol del gerente Decir Decir y Mostrar Decir, Mostrar y Experimentar 3 Semanas 70% 72% 85% 3 Meses 10% 32% 65% 6

7 4. La naturaleza del cambio La naturaleza del cambio Un cambio muy sutil que esta creciendo: Es una toma de conciencia creciente en la gente común y corriente que los lleva a demandar una mayor participación en las decisiones que les afectan. Accountability: ser responsable de tus actos. Stress. Temor al cambio. Cambio como la norma. Objetivo del coaching: El rol del gerente y el contexto del cambio son el contexto del coaching. Incremento del nivel de conciencia El objetivo del coach es elevar el nivel de alerta y responsabilidad. Importancia de que la persona elija responsabilidades y auto motivación. Ambos surgen de sí mismo y no pueden ser IMPUESTAS o FORZADAS desde fuera: ESTAR ALERTA. Un elemento más es la TOMA DE CONCIENCIA, NIVEL DE (AWARENESS). Es producto de: atención con foco o focalizado, concentración y claridad. Es la obtención y clara percepción de los hechos e información relevantes y la habilidad para determinar qué es importante. La habilidad incluye el entendimiento del sistema, de la dinámica, de las relaciones entre cosas y personas e inevitablemente algún entendimiento de psicología. Continúa en la siguiente página 7

8 4. La naturaleza del cambio, Continúa Incremento del nivel de conciencia La toma de conciencia, estar alerta, incluye la autoconciencia. Estar alerta es conocer que esta sucediendo a tu alrededor. Estar en auto alerta es conocer lo que estas experimentando. Factores actitudinales Alerta y responsabilidad La clave es la mente Actitud de la mente Conocimiento Experiencia Automotivación interna 1. La oportunidad de responsabilidad y elección real. 2. La oportunidad de construir autoestima e identidad. 3. La oportunidad de experimentar sensaciones, de hacer una contribución real. 8

9 5. Preguntas efectivas Cualidades de preguntas efectivas Observa la pelota. Pregunta no digas. La función de las peguntas Pregunta con cuál o cuáles. De lo general a los particular Foco en el detalle. Áreas de interés. Puntos ciegos. Preguntas abiertas Preguntas concisas. Preguntas claras. Preguntas constructivas. Preguntas neutrales. Secuencia de preguntas Modelo GROW Goal: Qué quieres? Reality: Cuál es la situación? Options: Qué puedes hacer? Will: Qué harás? Meta, objetivos de la sesión. Realidad: explorar la situación actual. Opciones y alternativas de acción. Qué?: Hacer, Cuándo?, Quién? y el deseo de hacerlo. 9

10 6. Metas Fijación de metas El coacheando será quién por sí mismo decida cuál será el objetivo de determinada sesión, guiándolo a través de diversas preguntas: Cuál crees que debería de ser el objetivo de esta sesión? Qué esperas de esta sesión? Meta final y objetivos de desempeño Meta final: Generalmente esta fuera de nuestro control (ser el líder del mercado, director de ventas, ganar una medalla de oro), no se puede controlar lo que el competidor va a hacer. Responde a la pregunta QUÉ?. Objetivos de desempeño: Consiste en identificar el nivel que va a proveer de una buena oportunidad para alcanzar el objetivo final. Esta bajo control. Responde a la pregunta CÓMO?. Características de una buena meta Specific Measurable Attainable Realistic Time phased Positively stated Understood Relevant Ethical Challenging Legal Environmentally sound Agreed Recorded Continúa en la siguiente página 10

11 6. Metas, Continúa Para hacer una meta INCREMENTAR Cuál es la meta? Es significativa? APRENDER Cómo tendrías que pensar diferente, actuar diferente y ser diferente? MOTIVAR Por qué es importante alcanzar la meta? En qué te beneficia? Metas Meta final Objetivos de desempeño Proceso 11

12 7. Realismo Qué es el realismo? La objetividad esta sujeta a distorsiones como la opinión, el juicio, las expectativas, los prejuicios, las preocupaciones, la esperanza, los miedos. La alerta reconoce cosas que son reales; la auto alerta reconoce los factores internos que distorsionan la realidad percibida. El coach debe incitar al coacheado a usar una terminología descriptiva, más que evaluativa. Deben empezar con: Qué? Preguntas clave Cuándo? Dónde? Quién? Cuánto? Cómo? 12

13 8. Opciones Qué opciones se tienen? El propósito no es encontrar la opción correcta, sino hacer una lista de la mayor cantidad posible de alternativas. Lo importante es la cantidad, no la calidad. Maximizar las opciones A veces se limita la creatividad por asumir las cosas al decir: No se puede hacer. Es muy costoso. No se puede gastar tiempo en eso. La competencia ya pensó en eso. El coach debe evitar que se asuma en negativo debe incitar a hacer frases como: Qué sí, se tuviera el presupuesto? Qué sí, se tuviera la respuesta, cuál sería? Qué harías si no tuvieras miedo? Ejercicio Continúa en la siguiente página 13

14 8. Opciones, Continúa Elegir la opción Costos y Beneficios: se elige la mejor opción tomando en cuenta los costos y beneficios de cada una de ellas. Contribución del coach: a veces el coach tiene un conocimiento específico o clave sobre el tema. Cómo participa sin hacer obvia la solución al coacheado?, tan sólo es necesario que el coach diga que tiene más opciones posibles y le pregunte al coacheado sí desea conocerlas. 14

15 9. Buen escucha Ser buen escucha 1. Estar preparado. 2. Dejar todo lo que se esta haciendo. 3. Mantener contacto visual. 4. Escuchar antes de responder. 5. Tomar notas. 6. Reconocer sentimientos. 7. Permitir el silencio. Reglas de un buen escucha Recibir. Reflejar. Refrasear. Solución de problemas Definir las oportunidades. Definir la meta. Definir la acción. Crear el plan de acción. Fijar el sistema de evaluación. Confirmar el entendimiento. 15

16 10. Coaching efectivo Pasos a seguir Cuál es la meta? Cuáles son las opciones? Cuál es el plan de acción? Cuál es el tiempo límite? Criterio de evaluación. Facilitar la acción. 16

17 11. Retroalimentación La resistencia a dar retroalimentación Se da por: Incomodidad. Falta de habilidades o conocimientos. No percibir el valor. Tipos de retroalimentación RETROALIMENTACIÓN AFIRMATIVA CORRECTIVA (REFUERZO POSITIVO) RETROALIMENTACIÓN Estándares Opiniones Formales Implícitos Situacional / Negociados Continúa en la siguiente página 17

18 11. Retroalimentación, Continúa RECOMENDACIONES PARA LOGRAR UN EFECTIVO SUMINISTRO DE RETROALIMENTACIÓN Ayude al receptor Tome en cuenta las necesidades del receptor y no solo las suyas. Busque que el receptor: Entienda. Acepte. Mejore su situación. Actúe evidenciando hacia el receptor: Respeto. Aceptación. Comprensión. Sea auténtico (No use Trucos ). Asegúrese que la codificación verbal y no verbal sean consistentes. Suministre oportunamente Brinde retroalimentación inmediatamente. Verifique que el receptor se encuentre en el estado de ánimo apropiado. Use ejemplos de conductas recientes. El lugar debe ser apropiado. Continúa en la siguiente página 18

19 11. Retroalimentación, Continúa Sea específico / diríjase a la conducta no a la persona El mensaje debe ser concreto y verificable. Indique las conductas que el receptor exhibe o exhibió no el modo de ser. Absténgase de formular interpretaciones psicológicas. Sea descriptivo, no evaluativo Describa el impacto que su conducta causa en usted. Evite adjetivos, palabras Cargadas y etiquetas. Use mensaje de Yo en lugar de Tú. Diríjase a las cuestiones que el receptor puede controlar o cambiar. El dirigirlo a áreas de conducta que el receptor no puede controlar solo genera frustración o resentimiento. Retroalimentación negativa de manera positiva Es una forma de retroalimentación correctiva. Implica mayor connotación emocional y mayor incomodidad para quien lo da y lo recibe. Continúa en la siguiente página 19

20 11. Retroalimentación, Continúa No intente persuadir La retroalimentación será escuchada con una mejor actitud cuando ésta es solicitada y no impuesta. La retroalimentación que intenta persuadir suscita desconfianza y defensividad, e incita a persuadir al receptor. Persuadir compromete la credibilidad de cualquier retroalimentación futura. No intente ser totalmente abarcativo Refiérase solamente a los aspectos importantes (3 o 4). Así el receptor: Podrá concentrarse en área de mejora. No aumentará su defensividad. Valide la retroalimentación Verifique sí la conducta del receptor ha generado reacciones similares a las suyas en otras personas. Asegúrese de actuar libre de perjuicios, hostilidades o supuestos infundados. Continúa en la siguiente página 20

21 11. Retroalimentación, Continúa Asegúrese de haber sido comprendido Verifique que el receptor haya decodificado correctamente sus mensajes. Aliente al receptor a formular las preguntas. Retroalimentación negativa de manera positiva Es una forma de retroalimentación correctiva. Implica mayor connotación emocional y mayor incomodidad para quien lo da y lo recibe. 21

22 12. Barreras y beneficios del coaching Temor al cambio. Barreras externas La gente puede pensar que no es una necesidad. Toma tiempo. La gente espera órdenes, no responsabilidades. Miedo a la pérdida de autoridad. Barreras internas Creer que es una práctica ya utilizada. Miedo a no hacerlo bien. Miedo a fracasar en el intento. No obtener el resultado deseado, o el mismo que se obtenía antes. Lo que se hacía antes funcionaba, por qué cambiar. La única motivación real es el dinero. Continúa en la siguiente página 22

23 12. Barreras y beneficios del coaching, Continúa Beneficios Mejoramiento del desempeño y la productividad. Desarrollo de los empleados. Incremento en el aprendizaje. Mejoramiento de las relaciones. Mayor calidad en el ambiente laboral. Más tiempo para el Gerente. Aprovechamiento de la gente y de los recursos. Rápida y efectiva respuesta a las emergencias. Más ideas creativas. Flexibilidad y adaptabilidad al cambio. 23

24 13. Mi plan de acción y compromisos Mi plan de acción para el siguiente mes COMPROMISO ACCIONES 24