C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas.

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1 Versión vigente No. 06 Fecha: 30/08/10 C O N T E N I D O 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento. 7. Glosario. 8. Anexos. 9. Revisión Histórica. 1/15

2 1. Propósito Establecer la metodología y los lineamientos a seguir para la planeación, programación, ejecución y evaluación de las Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). 2. Alcance Aplica a las áreas y los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad, especificados en el apartado II del Manual de la Calidad. 3. Responsabilidad y Autoridad Alta Dirección Otorgar los recursos necesarios para llevar a cabo la Auditoría. Apoyar al personal de su área que fungirá como Auditor, con viáticos (casetas, gasolina, comida). Responder al correo electrónico enviado por el Responsable de Auditorías Internas, del Oficio de aviso de la auditoría en su Espacio y el Plan de Calidad. Presidir la reunión de apertura y cierre de la Auditoría. Cuando el alcance aplica a la Alta Dirección, recibir la Auditoría, atendiendo el requisito Revisión por la Dirección. Representante de la Alta Dirección Recibir el Informe Final y presentarlo a la Alta Dirección en Colegio de Directores. Autorizar las auditorias necesarias por estado de importancia. Modificar el programa de auditoría. Emitir la decisión final en caso de opiniones divergentes entre el auditado y el Auditor Líder. Directora de Organización y Desarrollo Administrativo Gestionar los recursos necesarios par la realización de las auditorías internas y externas de calidad. Revisar el Programa de Auditorías Internas de calidad, junto con el Equipo de Auditores Líderes, la Jefa del SGC y el RAI. Participar en la Reunión para la Elaboración del Informe final de auditoría. 2/15

3 Aprobar: Programa de Auditorías Internas de calidad El Equipo Auditor Líder Cambios de fecha en el Plan de Auditoría. Aplazar y/o suspender la auditoría in situ en caso de no encontrar las condiciones para el desarrollo de la misma, por la falta de documentos (Procedimientos, tablas y/o registros en el proceso). Jefa del Sistema de Gestión de Calidad Revisar los Planes de Auditoría, y si así se requiere, asignar un experto técnico. Participar en la Reunión para la Elaboración del Informe final de auditoría. Gestionar cursos necesarios para el equipo auditor de la UAEM. Aprobar al Equipo Auditor que propuso el Auditor Líder con base en la competencia de los auditores. Aprobar Auditor Líder, interno o en Formación al proceso que lo requiera, en caso de algún imprevisto, para evitar la cancelación de la Auditoría. Responsable de Auditorías Internas (RAI) Mantener actualizados los expedientes de los auditores con base en la competencia necesaria. Analizar los resultados de las evaluaciones a los auditores y entregar constancias de participación. Coordinar los cursos necesarios para incrementar la competencia de los auditores con la Responsable de Capacitación y la participación de los mismos en los Espacios Universitarios. Elaborar los planes de auditoría. Dar aviso a los Espacios Universitarios que serán auditados, mediante Oficio vía electrónica, anexando el Plan de Auditoría, con copia para el RD y el Auditor Líder asignado a ese Espacio. Confirmar vía telefónica y solicitar el Acuse por correo electrónico. Recibir los archivos electrónicos en Word y PDF para elaborar la Base de Datos de Hallazgos y recibir el expediente en físico para conformar las Carpetas. Participar en la Reunión para la Elaboración del Informe final de auditoría. Mantener actualizados los documentos del procedimiento de auditoría interna. Elaborar el reporte de hallazgos por requisito de auditoría para realizar análisis, que es el fundamento del informe final. Dar seguimiento a los hallazgos resultados de auditorías internas y externas con el responsable de SNC. Sugerir Auditor Líder, interno o en Formación al proceso que lo requiera, en caso de algún imprevisto, para evitar la cancelación de la Auditoría. 3/15

4 Auditor Líder Seleccionar al equipo auditor. Conocer el Plan de Auditorías del Espacio que auditará, por lo menos 5 días hábiles antes de la Auditoría. Convocar al equipo auditor a una reunión previa para estudiar el proceso y distribuir las actividades entre los integrantes, incluyendo reportes previos de auditoría interna y externa. Preparar e imprimir la documentación de la auditoría. Resolver todas las dudas u opiniones divergentes que se presenten durante la ejecución de la Auditoría o el cierre. Evaluar a su Equipo Auditor. Entregar en los próximos 5 días hábiles posteriores a la auditoría: El expediente de la auditoría al RAI. Enviar vía electrónica el reporte de auditoría, escaneado con firmas y en formato Word. Participar en la Reunión para la Elaboración del Informe final de auditoría. Entregar comprobantes de viáticos a la autoridad correspondiente. Mantener actualizado su expediente en la DODA. Determinar el grado de conformidad del hallazgo encontrado durante la auditoría en caso de existir una controversia. Solicitar la información necesaria para la preparación de la documentación al auditado previo a la auditoría in situ. Auditor Interno Conocer toda la documentación requerida para la ejecución de la Auditoría. Participar en las Auditorías como el Auditor Líder le indique. Conformar el Reporte de Auditoría, con base en la Norma ISO 9001:2008 Entregar comprobantes de viáticos a la autoridad correspondiente. Mantener actualizado su expediente en la DODA. Auditor en Formación Conocer toda la documentación requerida para la ejecución de la Auditoría. Participar en las Auditorías como el Auditor Líder le indique. Entregar comprobantes de viáticos a la autoridad correspondiente. Mantener actualizado su expediente en la DODA. Conformar el Reporte de Auditoría, con base en la Norma ISO 9001: /15

5 Auditado (AP y/o RP) Mostrar toda la información y documentación que le soliciten los auditores durante la auditoría. Informar de manera inmediata los hallazgos de la auditoría al Administrador del Proceso (AP) y/o al RD. Jefe de apoyo administrativo y planeación Proporcionar los viáticos al equipo de auditores líderes e internos de la DODA. Responsable de servicio no conforme (SNC) Asegurar el cierre de hallazgos resultados de auditorías internas y externas de calidad. Diseñador Gráfico Elaborar constancias de participación de auditores. Responsable de Capacitación del SGC Llevar acabo curso de capacitación para auditores líderes internos y en formación. Comité de Calidad Asistir a la reunión de apertura y cierre de las auditorías internas. Dar seguimiento a los resultados de auditoría para cerrar hallazgos en el SSNC. Representante de la Dirección (Espacio académico o dependencia de administración central.) Coordinar las acciones y/o actividades para asegurar la eficacia de las auditorías internas. Convocar al Comité de Calidad para informar de los resultados de la auditoría Registrar los hallazgos derivados de la Auditoría, en el SSNC y darles seguimiento. Elaborar el Plan de Acciones Correctivas y Preventivas correspondiente en un plazo de 10 días hábiles posteriores a la Auditoría e informar a la DODA. 4. Normatividad Aplicable Norma ISO 9000: /15

6 Norma ISO 9001: Norma ISO 19011:2002. Norma ISO/IEC 17025:2006 en el caso de Laboratorios. Manual de Calidad de la UAEM. 5. Políticas 5.1 Planificación de auditorías internas: La UAEM realizará su programa anual de auditorias con base en el estado y la importancia que tengan los procesos, los resultados de Auditorías previas, los recursos de que dispone la Universidad y las quejas de los usuarios o a solicitud expresa de los mismos El Espacio Universitario que vaya a ser auditado, deberá recibir el Oficio Electrónico y el Plan de Auditoría 5 días hábiles antes de que se lleve a cabo El Auditor Líder deberá confirmar a la DODA quienes conforman su Equipo Auditor, 5 días hábiles posteriores a la Reunión donde se presentó el Programa de Auditorías a la Alta Dirección Toda auditoria se realizará para verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma Cualquiera de los Espacios Académicos, Centros universitarios, Unidades Académicas, Planteles de la Escuela Preparatoria y Dependencias de la Administración Central podrá solicitar una auditoría El mismo día que se concluya la Auditoría, el Auditor Líder enviará correo electrónico del Reporte de Auditoría, en formato Word y PDF al Responsable de Auditorías Internas, para que elabore el estadístico correspondiente e informe el avance de Hallazgos a la Dirección El expediente de la Auditoría, deberá entregarlo completo el Auditor Líder a más tardar 5 días hábiles posteriores a la auditoría. 5.2 Criterios de auditoría, alcance, frecuencia y metodología Estos aspectos, más los establecidos en la norma ISO 19011:2002 se deben contemplar en la realización del plan de auditoría El Plan de Auditoría deberá de ser realizado por lo menos con 15 días de anticipación a la fecha programada y debe de ser informado a los Directores de los espacios o procesos a ser auditados por lo menos con una semana de anticipación El Auditor Líder puede acordar con el director del área o espacio académico los horarios de realización de sus auditorías Los criterios de auditoría a considerar son: Norma ISO 9001:2008, los propios documentos del proceso, los requisitos legales y/o reglamentarios (Cuando aplique) y los requisitos de los registros del proceso o área auditada. 6/15

7 5.2.5 De requerirse a un experto técnico, este será reclutado en caso de que alguna competencia necesaria para la Auditoría no sea cubierta por los auditores disponibles En la planeación de la auditoría y elaboración de las listas de verificación se deberán de considerar los resultados de auditorías previas Las Listas de verificación a aplicarse deben de ser revisadas por el Auditor Líder, para asegurar la objetividad de la auditoria El auditor líder deberá llevar a cabo reuniones con los auditores para aclarar dudas o situaciones que puedan afectar el desarrollo de la Auditoría o, en su caso, para evaluar el desempeño del Plan de Auditoría. 5.3 Auditores Los auditores no deben auditar su propio trabajo La selección del Equipo auditor la realiza la DODA conjuntamente con el Auditor Líder asignado, con base en los criterios de evaluación y clasificación que tengan los registros individuales de los auditores de la UAEM. 5.4 Realización de la auditoria Reunión de apertura, debe de realizarse con el equipo auditor y auditado, con el fin de que se conozca el plan de auditoría y aclarar las dudas de los participantes Imparcialidad: En caso de que una no conformidad no sea aceptada por los auditados, éstos deberán presentar las evidencias de su justificación, una vez evaluada la evidencia objetiva se determinará si la no conformidad se elimina del reporte de auditoría. Lo anterior lo decidirá el Auditor Líder Criterios de ponderación: Estos serán aplicados por los auditores tal y como se declaran en el procedimiento de Servicio no conforme. 5.5 Expediente de la auditoría El auditor Líder deberá integrar el expediente de la auditoría El Representante de la Alta Dirección deberá informar sin demora a la Alta Dirección sobre las conclusiones del Informe final de Auditoría Los expedientes de las auditorias los conservará la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo. 5.6 La Alta Dirección debe asegurarse de que se toman acciones sin demora para eliminar las no conformidades detectadas Los Administradores y Responsables de Procesos informarán a la Alta Dirección el seguimiento de los hallazgos de auditoría. 7/15

8 5.6.2 En el caso de no conformidades ponderadas como Observación y/o No Conforme se debe de generar una acción correctiva Toda evidencia generada debe adjuntarse a la acción correctiva En caso de no cumplimiento de las fechas acordadas la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo procederá conforme a lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas (Apartado 5.8.4). 5.7 Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación La Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo con los Administradores de los Procesos deben dar seguimiento al Plan de Acción para atender el resultado de la auditoría. 5.8 Evaluación de Auditores Para ser designado como auditor interno y auditor líder, es necesario cumplir con los requisitos establecidos en el Formato Evaluación de auditores Durante el proceso de auditoria el Formato Evaluación de auditores contempla la evaluación de: el auditado, el equipo auditor y el Auditor Líder Los registros de los resultados de evaluación de cada auditor serán controlados por la La Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo entregara constancias de participación sobre las auditorias realizadas a los auditores participantes. 8/15

9 6. Diagrama de bloque del procedimiento. DODA Auditores líderes Representante de la alta dirección Inicio 1 2 Elabora el programa de auditorías internas conjuntamente con los auditores líderes, y atiende las solicitudes de auditoría, tomando en consideración objetivos, alcance, criterios de auditoría, documentos de referencia, fechas y lugares donde se realizará la misma, el estado y la importancia de los procesos y áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas, quejas de los usuarios, entre otros. 3 Se presenta en reunión con el Representante de la Alta Dirección y los Auditores Lideres, ahí se revisa, cada Auditor Líder, de ser necesario realiza las modificaciones que considere pertinentes y aprueba los procesos y Espacios Universitarios que le fueron asignados. Se encargan de verificar quienes serán parte de su Equipo Auditor, lo confirman con cada uno de ellos y en 5 días hábiles confirman a la DODA sus participaciones. Por lo tanto, el Programa de Auditorias Internas definitivo, queda listo una semana después de la reunión mencionada. 5 4 Realiza la Reunión de Rd s y Auditores Líderes que corresponde, ahí da a conocer el Programa de Auditorías Internas, menciona que se encuentra vigente en la página y no está sujeto a cambios. A Autoriza el Programa de Auditorías Internas. Da la indicación de que se suba a la página del SGC, en el transcurso de 5 días hábiles ya está en la página, visible para toda la comunidad universitaria. 9/15

10 Responsable de Auditorías Internas Jefe del SGC Espacio Universitario Auditor Líder A 6 7 Elabora los planes de auditoría con base en los objetivos, alcance, criterios, de auditoría, recursos, documentos de referencia, lugar y fecha donde se realizará la auditoría. Envía al Jefe del SGC para su Vo.Bo. Revisa, en caso de requerirse, busca la participación de expertos técnicos para incluirlos en la Auditoría que así lo requiera. Es correcto? Envía los Planes de Auditoría vía Oficio electrónico, al Director del EU (CC) al RD y al Auditor Líder asignado, por lo menos, 5 días hábiles antes de la fecha en que se llevará a cabo su Auditoría Interna. Asimismo, elabora los Oficios de Invitación para los integrantes del Equipo Auditor dirigidos a sus autoridades correspondientes con copia para los interesados, con el fin de solicitar el permiso y apoyo para su participación en la Auditoría. Confirma vía telefónica, los envíos con el EU y solicita que le dirijan un correo electrónico como Acuse de los mismos. Corrige y conecta con paso 6. Turna al RAI para su envío al Espacio Universitario. 10 Los interesados reciben Oficio correo electrónico y el Plan de Auditoría, asimismo confirman la participación del Equipo Auditor, enviando el Acuse vía electrónica. Recibe Oficio Electrónico y Plan de Auditoría, con base en esto, convoca al equipo auditor, asigna a cada quien su proceso a auditar, revisan Reporte de la Auditoría anterior del Espacio a auditar en la página del SGC y prepara la documentación de la auditoría (formatos de lista de verificación, listas de asistencia, relación del equipo auditor). Los cita en el área correspondiente, en la fecha indicada, para realizar la auditoría. B 10/15

11 Equipo Auditor Espacio Universitario Auditor Líder DODA B Acude al lugar acordado, media hora antes, en la fecha indicada, para llegar juntos al área que será auditada. 14 Terminando la(s) Auditoría(s), tienen una reunión para revisar los hallazgos, comentarlos y elaborar el Reporte de Auditoría (O-2). Se lleva a cabo la reunión de apertura, se firma la lista de asistencia, leen el Plan de Auditoría, y se realiza la auditoría en las áreas correspondientes. Los auditados proporcionan toda la información que les solicitan. El Auditor les indica la Conformidad o No Conformidad de los requisitos auditados. 15 Se realiza la reunión de cierre, el Auditor Líder da lectura al Reporte de Auditoría y estando en completa conformidad todos los presentes, se procede a firmarlos. El director se queda un juego del Reporte (O-1). El Auditor Líder comenta al Director que el RD tiene que registrar los hallazgos en el SSNC y que deben implementar un Plan de Acción para documentarlos y cerrarlos. El Equipo Auditor solicita a los auditados que llenen las evaluaciones del Auditor. 16 El Auditor Líder reúne toda la documentación, evalúa a su Equipo Auditor, envía por correo electrónico el Reporte de Auditoría a la DODA en formato Word y PDF; y posteriormente entrega el expediente en físico al Responsable de Auditorías Internas para su archivo. 18 Se reúnen, elaboran el Informe Final y lo entregan a al Representante de la Alta Dirección Fin 17 El Responsable de Auditorías recibe archivos para elaborar la Base de Datos de Hallazgos y recibe los expedientes para conformar las Carpetas. La DODA convoca a los Auditores Líderes a una reunión para elaborar el Informe Final. 11/15

12 7. Glosario. AP: Administrador del proceso. Auditado: Persona o personas que son auditadas. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría y seleccionado para ese fin por el Auditor Líder. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. NOTA: Las Auditorías internas, se realizan por, o en nombre de la propia organización, para fines internos y puede constituir la base para el auto declaración de conformidad de una organización. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y hallazgos de la misma. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Equipo auditor: Equipo conformado por uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría y que es seleccionado y conformado por el Auditor líder. NOTA: El equipo auditor puede incluir auditores en formación (como observadores) y, cuando sea preciso, expertos técnicos. NOTA: Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan como parte del mismo. EU: Espacio Universitario, puede ser de Administración Central, Organismo Académico, Centro Universitario, Unidad Académica Profesional o Plantel de Escuela Preparatoria. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. 12/15

13 Expediente de Auditoría: Se conforma de Plan de Auditoría, listas de asistencia de reunión de apertura y cierre, listas de verificación, evaluación de auditores, reporte de auditoría. Experto técnico: Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar. NOTA: La experiencia o conocimientos técnicos incluyen conocimientos o experiencia en la organización, proceso o actividad a ser auditada, así corno orientaciones lingüísticas o culturales. NOTA: Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría se clasifican de la siguiente manera: Conforme: Cumplimiento de un requisito. No conforme: Incumplimiento a un requisito. Observación: Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al usuario. Oportunidad de Mejora: Hallazgo a considerar que permite avance en el SGC. Programa de la auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacía un propósito específico. RAI: Responsable de Auditorías Internas. Reporte de auditoría: Documento que presenta los hallazgos realizados durante la auditoría en sitio. Reporte final de auditoría: Documento que presenta el resultado de los hallazgos del alcance de la auditoría interna. RP: Responsable del proceso. 13/15

14 RD: Responsable de la Dirección 8. Anexos. Formato 1 Programa de Auditorías Internas de Calidad. Formato 2 Plan de Auditoría Formato 3 Lista de Verificación Formato 4 Lista de Asistencia de Apertura o Cierre de Auditoría. Formato 5 Reporte de Auditoría. Formato 6 Informe Final de Auditoría Formato 7 Evaluación de Auditores. Formato 8 Relación del Equipo Auditor Formato 9 Lista de Control de Auditores Formato 10 Cuestionario de Satisfacción del Usuario para Directores de la UAEM 9. Revisión Histórica. Número de Versión Fecha de Revisión Revisó (Puesto) 03 24/10/07 Jefe del SGC 04 21/08/09 Jefe del SGC Reaprobado (Puesto) Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo Descripción del cambio Se adecuaron criterios de ponderación en apartado 5.6.3, se eliminó diagrama de bloques, en el glosario se adecuó términos sobre, Hallazgo, Conformidad y No conformidad por Conforme y No Conforme. Se adecuo procedimiento de acuerdo a la Enmienda, para la Documentación del SGC /08/10 Jefe del SGC Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo Se modificaron las Autoridades y Responsabilidades de todos los involucrados. Se agregaron 5 políticas en el punto 5.1 y el Diagrama de Bloque se reestructuró. 14/15

15 06 30/08/10 Jefe del SGC Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo Modificación de los puntos 2, 3 y 6 15/15

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