MANUAL DE USUARIO DETERIORO Y RECUPERACIÓN DE CATERA. Página 1 de 31

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1 MANUAL DE USUARIO DETERIORO Y RECUPERACIÓN DE CATERA Página 1 de 31

2 Contenido INTRODUCCIÓN... 3 FUNCIONALIDAD DETERIORO Y RECUPERACIÓN DE CARTERA... 3 Configuraciones previas... 3 Proceso Deterioro de Cartera Proceso Recuperación de Cartera FUNCIONALIDAD DETERIORO Y RECUPERACIÓN DE INVENTARIO Configuraciones previas Proceso Deterioro de Inventario Proceso Recuperación de Inventario Página 2 de 31

3 INTRODUCCIÓN El siguiente manual le guiará para aplicar desde SAP Business One el proceso de deterioro y recuperación de cartera además del proceso de deterioro y recuperación de inventario. Podrá filtrar los documentos a deteriorar por fecha, tercero o días pendientes de cartera. El usuario elegirá la periodicidad con la que ejecutará el deterioro de inventario, además de que podrá controlar los artículos a deteriorar con los días de rotación configurados para cada uno de ellos. FUNCIONALIDAD DETERIORO Y RECUPERACIÓN DE CARTERA Configuraciones previas Categoría de terceros. Para cada socio de negocios se definirá el porcentaje de deterioro a aplicar según la edad de cartera que está permitida para cada uno. Ruta: Herramientas Ventanas definidas por el usuario OK1_CAT_TERCEROS Página 3 de 31

4 Nombre Campo Code: Name: Descripción Código de la categoría Nombre de la categoría (puede ser igual al código) Después de configurar las categorías debe configurar el porcentaje que se definirá para cada una de ellas Ruta desde el menú principal de SAP: Finanzas Deterioros y recuperación Configuración deterioro Página 4 de 31

5 Campos de cabecera. Nombre Campo Descripción Código de la categoría definida en el punto anterior Categoría tercero: Configuración por defecto: Activa: El check seleccionado determina si esta es la configuración por defecto que tendrán los Socios de Negocios en caso de que no tengan una definida o en caso de que la configuración de deterioro asignada se encuentre inactiva. Se recomienda solo parametrizar una configuración de deterioro Por Defecto. El check indica que la configuración se encuentra activa. Campos de línea. Página 5 de 31

6 Nombre Campo Inicio: Fin: Porcentaje: Descripción Debe definir cuál es la edad de cartera inicial Debe definir cuál es la edad de cartera final Debe definir el porcentaje para el rango. En la imagen anterior indica para la línea 1 que, se aplicará el 0.5% sobre el valor para los documentos que tengan una edad de cartera entre 0 y 30 días. Después de definir los porcentajes para las edades de cartera debe parametrizar para cada socio de negocios una Categoría de deterioro desde el campo Cat. Tercero. Códigos de transacción. Debe definir los siguientes códigos de transacción que se asociarán a los movimientos de Deterioro o recuperación de cartera. Se recomienda usar las siguientes descripciones ya que éstas no deben tener tilde. OKDC Deterioro cartera OKDI Deterioro inventario OKRC Recuperacion cartera Página 6 de 31

7 Ruta desde el menú principal de SAP: Gestión Definiciones Finanzas Códigos de Transacción Configuración de cuentas contables. En la ventana Plan de Cuentas debe configurar las cuentas que se usarán para los movimientos de deterioro y recuperación. Página 7 de 31

8 DC - Deterioro CXP: Se usará para las transacciones asociadas a proveedores DV - Deterioro Cartera: Se usará para las transacciones asociadas a clientes. Notas: 1. Las cuentas marcadas con uno de estos dos tipos no pueden ser asociadas ni puede corresponder a cuentas de título. 2. Si define como obligatorios los proyectos, normas de repartos o dimensiones para estas cuentas debe definir uno por defecto en la cuenta, la funcionalidad solo puede llevar a los asientos los valores por defecto, si no se definen no generará el proceso. 3. Se recomienda generar cuentas nuevas para este proceso. Proceso Deterioro de Cartera. Ruta desde el menú principal de SAP: Finanzas Deterioros y recuperación Configuración deterioro Es te asistente le permitirá aplicar deterioro a los documentos que tengan una edad de cartera superior a cero. Página 8 de 31

9 Nombre Campo Deterioro Cartera Fechas Desde y Hasta Socio Negocio Desde y Hasta Descripción Activa los campos para realizar el filtro de los documentos a deteriorar Diligencie el rango de fechas en el cual se encuentran los documentos a deteriorar Diligencie el rango de Socios de Negocios a los que pertenecen los documentos a deteriorar Página 9 de 31

10 Edad Cartera Desde y Hasta Diligencie el rango de edad de cartera en el que se encuentran los documentos a deteriorar Si deja los campos vacíos el sistema traerá todos los documentos de todos los terceros pendientes de pago con días de cartera entre 1 y Seleccione los documentos a deteriorar después de dar clic en Siguiente. Página 10 de 31

11 Campos de cabecera. Nombre Campo Cuenta deterioro proveedores Cuenta deterioro clientes Descripción Cuenta configurada en el plan de cuentas como Deterioro CXP Cuenta configurada en el plan de cuentas como Deterioro Cartera Campos de línea Nombre Campo Código Socio Negocios Nombre Socio Negocios JE. Documento Tipo documento IFRS Moneda Tasa cambio Fecha Documento Fecha Vencimiento Edad Cartera Valor documento Abono Generado Descripción Rompimiento por socio de negocios Nombre del Socio de Negocios Registro de diario del documento a deteriorar Descripción del tipo del tipo de documento Tipo de IFRS que está configurado en el documento a deteriorar Tipo de moneda del documento a deteriorar Tasa de cambio con que se le aplicó al documento Fecha del documento a deteriorar Fecha de vencimiento del documento a deteriorar Edad de cartera de los documentos a deteriorar Total de los documentos a deteriorar Pagos parciales realizados a los documentos a deteriorar Página 11 de 31

12 %Deterioro Saldo Documento Deterioro Valor recuperado Fecha ultimo deterioro Deterioro Acumulado Seleccionar Porcentaje de deterioro a aplicar, este dato lo trae dependiendo de la Categoría de deterioro configurada para el tercero. Valor del documento menos sus abonos Valor de deterioro a aplicar sobre el documento, el sistema sugiere este valor según el porcentaje configurado en la Configuración de deterioro, el usuario puede modificar este valor. Acumulado de las recuperaciones realizadas al documento Fecha del último deterioro aplicado al documento Acumulado de los deterioros aplicados al documento Seleccione los documentos a deteriorar Verifique la información seleccionada. En la siguiente ventana se muestra un resumen de la ventana anterior, esto con el fin de que se verifique la información de los documentos a deteriorar. Al dar clic en Procesar el sistema mostrará un mensaje de confirmación el cual se debe aceptar para generar el deterioro. Se debe tener actualizada la Tasa de cambio en la fecha del sistema, de lo contrario el aplicativo no continuará con el proceso y mostrará mensaje informativo en la parte inferior. Página 12 de 31

13 En la ventana final se muestra el número del asiento en el que se generó el movimiento de deterioro. Nota: Si la categoría configurada para el socio de negocios se encuentra inactiva no se traerán registros. Página 13 de 31

14 Después de haber ejecutado el proceso de deterioro de cartera el aplicativo generará un documento con el registro de la operación realizada. Ruta desde el menú principal de SAP: Finanzas Deterioros y recuperación Deterioro y recuperación cartera Proceso Recuperación de Cartera. Ruta desde el menú principal de SAP: Finanzas Deterioros y recuperación Configuración deterioro Este asistente le permitirá aplicar recuperación a los deterioros ya generados Página 14 de 31

15 Al seleccionar la opción Recuperación Cartera el aplicativo inactiva los campos de filtros Después de dar clic en el botón Siguiente el sistema lista todos los deterioros que se han creado y permite seleccionar la línea a la cual se le aplicará la recuperación Página 15 de 31

16 Campos de línea Nombre Campo Código Socio Negocios Nombre Socio Negocios JE. Documento Tipo documento Id. Deterioro Valor deteriorado Valor recuperado Valor a recuperar Seleccionar Descripción Rompimiento por socio de negocios Nombre del Socio de Negocios Registro de diario del documento a deteriorar Descripción del tipo del tipo de documento Numero interno del deterioro aplicado Valor de deterioro que se aplicó en el documento Acumulado de las recuperaciones realizadas al documento Valor deteriorado menos el acumulado de las recuperaciones aplicadas para el documento Seleccione los documentos a recuperar Al dar siguiente el sistema muestra un resumen con la información de los documentos a recuperar Página 16 de 31

17 Al dar clic en Procesar el sistema muestra el siguiente mensaje de confirmación, debe dar clic en SI para que el asistente cree el movimiento de recuperación Al confirmar el proceso el aplicativo muestra ventana informativa indicando el número de operación en la que generó el movimiento de recuperación Página 17 de 31

18 Después de haber ejecutado el proceso de recuperación de cartera el aplicativo generará un documento con el registro de la operación realizada. Ruta desde el menú principal de SAP: Finanzas Deterioros y recuperación Deterioro y recuperación cartera Página 18 de 31

19 FUNCIONALIDAD DETERIORO Y RECUPERACIÓN DE INVENTARIO Este asistente le permitirá generar los deterioros de inventario para los artículos según los días de rotación configurados para los mismos. Configuraciones previas Debe tener configurado el código de transacción OKDI Deterioro inventario en la ruta desde el menú principal de SAP: Gestión Definiciones Finanzas Códigos de Transacción Página 19 de 31

20 Configuración de los días de rotación de los artículos. Debe configurar en el campo días rotación del articulo el número de días de rotación del mismo. Página 20 de 31

21 Configuración del plan de cuentas. Debe configurar las cuentas asociadas al proceso de deterioro y recuperación de inventario Página 21 de 31

22 PI - Perdida Inventario VD - Provisión deterioro Notas: 1. Las cuentas marcadas con uno de estos dos tipos no pueden ser asociadas ni puede corresponder a cuentas de título. 2. Si define como obligatorios los proyectos, normas de repartos o dimensiones para estas cuentas debe definir uno por defecto en la cuenta, la funcionalidad solo puede llevar a los asientos los valores por defecto, si no se definen no generará el proceso. 3. Se recomienda generar cuentas nuevas para este proceso. Configuración del manejo del periodo Ruta: Herramientas Ventanas definidas por usuario OK1_CFG_VRN_DI Cfg VRN y Det. Inventario En la siguiente ventana debe configurar el modo en el que se manejaran los periodos para generar el proceso de deterioro de inventario. Página 22 de 31

23 Campos de línea. Code Name Nombre Campo Descripción Diligencie el código de la línea Diligencie el nombre de la línea, puede ser igual al código Seleccione si el manejo de los periodos se hará mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual Periodos Seleccione si el tipo de cálculo estará basado en el porcentaje, valor o cantidad Tipo calculo Página 23 de 31

24 Dependiendo de lo seleccionado en este campo el asistente activará la correspondiente columna en la ventana de generación del deterioro. El campo lo activa después de que se consulte la información. Proceso Deterioro de Inventario. Ruta desde el menú principal de SAP: Finanzas Deterioros y recuperación Deterioro inventario Para el proceso de deterioro de inventario, durante la consulta de los ítems a deteriorar, debe tener en cuenta que la cantidad de días de rotación del articulo debe ser menor o igual a la diferencia de días entre las salidas del inventario y las entradas del inventario (se tiene en cuenta la fecha de creación de los documentos), que pueden ser generadas por los documentos del estándar que mueven la cantidad del artículo. Además de lo anterior el articulo debe tener un stock mayor a uno para el almacén en el que se ejecutará el deterioro. Para los artículos gestionados por lotes, se listan los ítems que ya han cumplido su fecha de vencimiento (se compara la fecha de vencimiento del lote con la fecha del sistema), si no hay una fecha de vencimiento diligenciada para el lote o no se ha cumplido dicha fecha, el artículo se toma como gestionado por Almacén. Página 24 de 31

25 Campos de cabecera. Nombre Campo Descripción Seleccione el periodo correspondiente, si el periodo ya existe para el mismo año en otro documento de deterioro, al consultar, el sistema no permite continuar con el proceso e informa por un mensaje que ya existe un deterioro para ese periodo. Los periodos que se listan dependen de lo parametrizado en la tabla Cfg VRN y Det. Inventario Periodo Seleccione si realizará un deterioro o una recuperación de inventario. Para el proceso de recuperación no es necesario seleccionar un periodo ni cuentas. Tipo Proceso Cuenta perdida Cuenta provisión Seleccione la cuenta configurada en el plan de cuentas como PI - Perdida Inventario Seleccione la cuenta configurada en el plan de cuentas como VD - Provisión deterioro Después de diligenciar los datos de cabecera debe dar clic en el botón consultar para traer la información de los artículos con días de rotación mayor a cero y con datos en el stock. O los artículos gestionados por Lotes que ya cumplieron su fecha de vencimiento (la fecha de vencimiento se compara con la fecha actual, fecha del sistema) y tienen stock mayor a cero. Página 25 de 31

26 Campos de línea. Nombre Campo Id. Almacen Id. Item Nombre Item Vlr Costo Item Vlr. VRN Vlr. Porcentaje Stock Vlr. Deterioro Det. Aplicar Descripción Almacén en el que existe stock para el articulo Código del articulo Descripción del articulo Costo del artículo Si existe una revalorización ajuste VRN para el mismo periodo el valor del ajuste se mostrará en este campo Diligencie el porcentaje de deterioro que se aplicará al valor del costo menos el valor VRN. Este campo se activará si fue el seleccionado como tipo de cálculo en la tabla Cfg VRN y Det. Inventario. Por defecto el sistema coloca 100 Diligencie la cantidad de stock sobre la que se aplicará el deterioro. Este campo se activará si fue el seleccionado como tipo de cálculo en la tabla Cfg VRN y Det. Inventario. Por defecto el sistema coloca la cantidad que existe en el almacén Diligencie el valor de deterioro a aplicar al valor del costo menos el valor VRN. Este campo siempre estará activo y se activará solo éste si fue el seleccionado como tipo de cálculo en la tabla Cfg VRN y Det. Inventario. Por defecto el sistema coloca el costo menos el valor VRN multiplicado por el porcentaje de deterioro. Valor de deterioro que se aplicará al artículo según la cantidad que existe en stock para el almacén. El sistema calcula el valor total a deteriorar multiplicando el Vlr. Deterioro por la cantidad en stock. Página 26 de 31

27 VlrDetOr Seleccionar Muestra el valor de deterioro original calculado por el sistema Seleccione las líneas de articulo a las cuales les aplicará deterioro Ates de crear el asiento de deterioro y después de haber seleccionado las líneas a deteriorar debe dar clic en el botón Crear para generar el documento. Después de dar clic en el botón Deterioro el sistema mostrará mensaje de confirmación el cual debe aceptar para continuar con el proceso de creación del asiento. Nota: Debe crear los documentos Deterioro de inventario y sus correspondientes asientos de deterioro secuencialmente con el fin de que no se salten los periodos. Lo anterior se debe tambien a que durante la creación del asiento de deterioro la funcionalidad buscará el ultimo documento al que se le ha creado un asiento de deterioro para cancelarlo. Campos de cabera actualizados después de crear el documento de deterioro Nombre Campo Estado Asiento deteriro Asiento cancelación Descripción Al momento de crear el documento el sistema coloca por defecto el estado Abierto. Después de ejecutar el proceso de deterioro el sistema actualiza automáticamente el estado a Procesado Después de ejecutar el proceso de deterioro el sistema automáticamente registrará el número del asiento de diario con el movimiento. El sistema registrará el número del asiento de cancelación del deterioro, este asiento de cancelación se genera automáticamente después de crear un nuevo deterioro. Página 27 de 31

28 Registro de diario generado para el deterioro. Nota: Al generar un nuevo deterioro el sistema automaticamente creará un asiento de cancelación para el último deterioro generado antes de este, con el valor del deterioro menos el valor de las recuperaciones ejecutadas sobre el mismo. Página 28 de 31

29 Asiento de cancelación despues de haber hecho recuperación para los primeros tres articulos. Proceso Recuperación de Inventario. Ruta desde el menú principal de SAP: Finanzas Deterioros y recuperación Deterioro inventario Desde este formulario puede aplicar recuperación a los artículos a los cuales ya le aplicó deterioro. El sistema listará automáticamente las líneas del ultimo deterioro creado. Debe seleccionar el tipo de operación Recuperación, dar clic en botón Consultar, el sistema mostrará un resumen de las líneas del último deterioro generado. Página 29 de 31

30 Antes de generar el asiento de recuperación debe dar clic en el botón Crear, buscar el documento y seleccionar las líneas a recuperar. Para generar el asiento de diario de la recuperación debe dar clic en el botón Recuperación. El sistema automáticamente registrará el número del asiento de diario generado y actualizará el estado de la recuperación a Procesado. Página 30 de 31

31 Asiento de recuperación de inventario. Página 31 de 31