Principales requerimientos tecnológicos de las Mypimes en Costa Rica ante el TLC-CAFTA-DR *

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1 1 Principales requerimientos tecnológicos de las Mypimes en Costa Rica ante el TLC-CAFTA-DR * Carmen Berrocal Monge Encargada Proceso Gestión Tecnológica Instituto Nacional de Aprendizaje, mayo del 2008 Resumen: Contiene los principales hallazgos del estudio: Nuevos requerimientos tecnológicos cualitativos en las Mypimes del sector industrial, de Comercio y de Servicios, según el impacto del TLC-CAFTA-DR. Se destaca que el 98% de las empresas en Costa Rica son Mypimes, éstas se caracterizan porque tienen como clientes y proveedoras principalmente a las empresas grandes, la mayoría de éstas se abastecen del mercado internacional, pero sólo el 21% exportan. Casi el 60% valora su perfil tecnológico como competitivo, aunque el 34,5% no tienen computadoras, quizá esa valoración la basan en que más del 50% indican tener Internet y correo electrónico. Estas reportan necesidades muy amplias y variadas de formación profesional y de asistencia técnica, requieren con prioridad inglés, informática (en muy diversos temas), mercadeo y ventas, administración de recursos humanos, producción, salud ocupacional, gestión secretarial, en fin en todas las áreas que ofrece el INA por medio del Núcleo Sector Comercio y Servicios, Se aprecia un interés marcado de las empresas en elevar su perfil tecnológico y competitivo pues han invertido en forma importante en tecnología y piensan continuar haciéndolo, además casi el 75% de las empresas están interesadas en participar en eventos tecnológicos de corta duración y están interesados en desarrollar nuevas capacidades profesionales y técnicas en el recurso humano y comprar de equipamiento incluyendo computadoras.

2 2 En concordancia con las políticas gubernamentales y lineamientos establecidos en el Instituto Nacional de Aprendizaje, donde se establece como prioridad de atención los servicios que van dirigidos a las Micro-pequeñas y medianas empresas del país (Mypimes),y considerando que éstas representaban a marzo del 2007 el 98 % de todo el sector empresarial de Costa Rica, el Proceso de Gestión Tecnológica del Núcleo Sector Comercio y Servicios gestionó el año anterior(2007) una contratación para la realización del estudio denominado: Nuevos requerimientos tecnológicos cualitativos y cuantitativos en las Mypimes del sector industrial, de Comercio y de Servicios, según el impacto del TLC-CAFTA-DR Este estudio fue hecho por la empresa Iniciativas de Desarrollo Empresarial, con aporte técnico y metodológico del Proceso de Gestión Tecnológica del Núcleo Sector Comercio y Servicios y tuvo como objetivos generales: 1. Definir el perfil tecnológico de las microempresas, pequeñas y medianas empresas (Mypimes) existentes en Costa Rica, incluyendo el grado de concienciación que tienen sobre el uso de la tecnología en su actividad económica 2. Determinar los requerimientos tecnológicos y de asistencia técnica cualitativos y cuantitativos de las microempresas, pequeñas y medianas empresas (mypimes) existentes en Costa Rica, considerando el uso, conocimiento, proyección, capacidad de adquisición de tecnología, según necesidades actuales y tendencias del mercado para este tipo de empresas. La empresa partió de los objetivos dados por el INA, el estudio cubrió un universo de empresas que pertenecen al sector industrial, comercio y servicios de todo el país y se estratificó las empresas según su tamaño, se trabajó una muestra de 460

3 3 empresas distribuidas en todas las provincias. Asimismo el estudio tuvo un nivel de confianza del 5% para los sectores de comercio y servicios y de 7% para el sector industrial y se llevó a cabo entre los mes agosto y diciembre del año 2007 Considerando que esta es una investigación pionera en el país en el tema de requerimientos tecnológicos y que los resultados obtenidos pueden ser de interés de las mismas empresas estudiadas y de diferentes entidades dedicadas a apoyar la labor de éstas, se expone a continuación algunos de los resultados más relevantes obtenidos en la fase de exploración cuantitativa, pues también se hizo un estudio cualitativo y documental sobre el tema, cuyos resultados se expondrán en otra oportunidad. El desarrollo de los contenidos se ha organizado de la forma siguiente: 1. Mercado consumidor y proveedor 2. Perfil tecnológico de las empresas 3. Puestos que requieren reforzar competencias 4. Requerimientos tecnológicos y de asistencia técnica 1. Mercado consumidor y proveedor: Dónde venden y dónde compran las Mypimes El estudio arroja que el mercado nacional es el más importante para este tipo de empresa, pues el 78,0% coloca sus productos o servicios en éste, seguido del 21,6% que lo hace en ambos mercados y únicamente el 0,5 % se dedica sólo al mercado internacional Como cliente principal, las empresas tienen a los consumidores finales, sin embargo en cuanto al tamaño de la empresa que tiene como clientes, tanto en el mercado nacional como internacional tienen en orden de importancia los siguientes tipos de clientes.

4 4 Empresas grandes Empresas medianas Empresas pequeñas Dado lo anterior, es notoria la importancia que tienen las empresas grandes como grandes clientes de este tipo de empresas. Respecto al tipo de proveedores que éstas tienen, se muestra un panorama igual al anterior, ya que independientemente de si la compra es en el mercado nacional o internacional, se muestra una hegemonía de nuevo de las grandes empresas como proveedoras, pues el 67,5% de este sector se provee de las empresas grandes que corresponden al mercado nacional y el 75,7% compran a empresas grandes en el mercado internacional. Les sigue en orden de importancia las empresas medianas y por último las pequeñas y microempresas, aunque en el mercado nacional, la Mype también es un proveedor de gran importancia, ya que el 48% de éstas le compran a este sector empresarial, pero únicamente se le compra al 15% de éstas últimas en el mercado internacional. 2. Perfil tecnológico de las empresas En este punto se exploró sobre el nivel de automatización que tienen las empresas, se les solicitó que valoraran su nivel tecnológico respecto a la competencia, si contaban con computadoras, que señalaran el tipo de hadware y software que tenían, si tenían acceso a Internet, el uso que daban a éste, si contaban con correo electrónico, tipo de telefonía que tenían, si contaban con página web, si habían invertido o proyectaban invertir en tecnología y si requerían algunas aplicaciones informáticas para mejorar sus procesos administrativos o productivos.

5 5 En resumen se tiene que en cuanto al nivel de automatización únicamente el 2,8% indica contar con proceso automatizados en forma completa y el 34,5% indica que son semiautomatizados, no obstante el 59,8% consideran que su empresa cuenta con un perfil tecnológico competitivo. Otras empresas indicaron que están atrasados tecnológicamente y mencionan como impactos negativos de la desventaja tecnológica principalmente el que mantienen sus clientes pero se les dificulta atraer nuevos clientes o incursionar en nuevos mercados, también está otro grupo de empresarios que considera que esa condición no les afecta en nada. Ese retraso en tecnología encuentra respaldo en el hecho de que el 34,3% de las empresas no cuentan con computadora, sin embargo un porcentaje importante de ellas reportan que piensan adquirirlas, aunque el interés en obtener este equipo es menor para el sector de servicios. De los que tienen computadora, algunos no conocen las especificaciones técnicas de sus equipos, el 38,6% indica contar con software de licenciamiento y 6,4% utiliza el software libre. Los datos son más positivos en cuanto a conectividad pues alrededor del 50% cuenta con servicio de Internet y con correo electrónico, no así con página web que sólo el 16,4 % la tiene, también los 3 sectores estudiados tienen proyectado en un porcentaje importante adquirir una página web, internet y correo electrónico. En todos los sectores económicos estudiados, se reporta que la cantidad de personas que mayormente tiene acceso a internet son de 1 a 3 personas, también el estudio indica que los puestos gerenciales, seguidos de los administrativos son los que más utilizan esta herramienta tecnológica, tal y como es de esperar. Se nota que a mayor tamaño de la empresa, mayor es el porcentaje de ellas que tiene Internet y correo electrónico, donde se destaca el sector de industria con un perfil tecnológico más alto que los otros sectores, pues el 100% de las empresas medianas de este sector refieren contar con Internet y correo electrónico. Estos porcentajes son levemente menores si se trata de los sectores comercio y servicios. Por otra parte son muy pocos los empresarios que utilizan el Internet para informarse de compras del gobierno, hacer ofertas por la COMPRARED o hacer vigilancia tecnológica por ejemplo.

6 Es interesante resaltar que el 41,3% de las empresas utilizan internet principalmente para: la consulta de saldos bancarios, le siguen en orden de importancia los siguientes usos: 6 realizar compras y ventas negociar con proveedores y solicitar cotizaciones realizar trámites en instituciones pago de planillas a empleados. No hay diferencias significativas por sectores económicos respecto a este punto, ni se aprecia un alto aprovechamiento de internet en actividades que busquen aumentar la competitividad del sector productivo. Son muy bajos los porcentajes de empresas que utilizan esta herramienta para realizar vigilancia tecnológica o para capacitación, excepto el sector industrial que indica que el 8,6% hace vigilancia tecnológica del mercado. Aún así ese porcentaje continúo siendo bajo, considerando el importante papel que juega la realización de esta actividad en la exploración, evaluación del entorno e identificación de tendencias del mercado. No obstante, lo anterior se muestra un interés muy marcado en la inversión para la productividad y competitividad, ya que las empresas han invertido en forma importante los dos últimos años en: Compra de nuevo equipamiento, mejoras sustantivas o reemplazo del existente para el área productiva (55,9%) Uso de la computación para facilitar la comunicación y el trabajo (41,5%) Desarrollo de nuevos procesos, procedimientos y o mejoras sustanciales a los existentes (41,5%) Investigación y desarrollo de nuevos productos (22,9%)

7 7 A pesar de que se nota un liderazgo del sector industria en el uso de la tecnología, se aprecia con mucha claridad este interés en todos los sectores, pues éstas indicaron que programan continuar invirtiendo en estos rubros, pero desean apuntarle primordialmente al desarrollo de nuevas capacidades profesionales y técnicas en el recurso humano y compra de equipamiento incluyendo computadoras. Este interés representa un gran reto para el INA, pues es de esperar que las solicitudes de formación profesional aumenten, a causa de ese interés. Respecto a la tenencia de equipos de comunicación se presenta un panorama halagador pues el 94,5% tiene telefonía fija, el 83,7% telefonía celular, el 67,5% fax y 55% correo electrónico, aunado a que disponen en primer lugar de presupuesto para la compra de equipo, mejoras o reemplazo, especialmente equipo de información y comunicación. El sector industria ocupa el primer lugar en tenencia de telefonía fija y celular, pues el 100% de este sector empresarial indicó que tiene telefonía fija y 92,5% que tiene telefonía celular, en telefonía fija le sigue el sector comercio con el 98% y el sector servicios con 91,1%; en cambio en telefonía celular el sector servicios pasa a ocupar el segundo lugar, debido a 87,5% de las empresas que corresponden a ese sector tienen teléfono celular, versus un 72,2% del sector comercio. En este punto se muestra de nuevo un liderazgo tecnológico de la forma siguiente: respecto a sector productivo destaca sector del industrial y en cuanto al tamaño de empresa, la mediana parece haber avanzado más tecnológicamente respecto a las micro y pequeñas, las cuales también desean elevar su perfil tecnológico por cuanto mencionan con mucha claridad las necesidades de contar aplicaciones informáticas, pues según lo indican no tienen y necesitan herramientas informáticas el siguiente orden y para los fines que se mencionan: Bases de datos clientes y proveedores (31, 5%) Control de inventarios (25%) Cuentas por pagar y cobrar (20,7%) Control de gastos (20%)

8 Presupuestos y cotizaciones (19,4%) Llevar contabilidad (18,4%) Control y proyección de efectivo (14,3%) 8 Lo interesante es que estas necesidades se dan primordialmente en empresas micros y pequeñas y las dos primeras ocupan los dos primeros lugares en ese orden de importancia. En las empresas micros también se aprecia una prioridad de contar con una herramienta para llevar la contabilidad. En cuanto a la importancia que dan las Mypimes a temas como la certificación en normativa internacional, investigación de mercados, vigilancia tecnológica, interés en actividades de corta duración de actualización tecnológica se tiene lo siguiente: El 1,5% indica contar con una certificación de normativa internacional El 94,4% no conoce sobre el concepto de vigilancia tecnológica, y solo el 2,4% lo desarrolla. El 12,7% indica que tiene presupuesto para la investigación de mercado. El 37.9% tiene presupuesto para desarrollar nuevos productos. Al 73,1% le interesa participar en actividades cortas y periódicas de actualización tecnológica. El 47,6% dice que participarían de 1 a 3 personas.

9 9 Los días preferidos para estas actividades son miércoles y sábado, y el horario que sea en las noches o tardes. 3. Puestos que requieren reforzar competencias Según los encuestados las empresas requieren desarrollar capacidades profesionales y técnicas en el recurso humano, se presenta a continuación una matriz elaborada a partir de los datos obtenidos en la investigación, de manera que se visualice con mayor facilidad las necesidades por puesto de trabajo. Puestos y temas en que las Mypimes requieren mayormente reforzar sus competencias Tema Programas cómputo equipos cómputo de y de Administradores-gerentes Personal de ventas y servicio al cliente Asistentes Secretarias y propietarios administrativos recepcionistas x x x x Uso de TICS x

10 Internet x x x x 10 Administración x x Manejo puntos de ventas x Inglés x x x x Mercadeo ventas y x x Relaciones humanas Técnicas secretariales y de oficina Recursos humanos x x x

11 11 Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados de la investigación de los datos obtenidos en la investigación. Se observa una necesidad generalizada, sin importar el tipo de puesto, de elevar las competencias del recurso humano en programas de cómputo, inglés e Internet, seguidos de administración y mercadeo y ventas. 4. Requerimientos tecnológicos y de asistencia técnica Dada la gran cantidad de datos obtenidos sobre los requerimientos tecnológicos y necesidades de asistencia técnica se hizo una clasificación por tema según orden de importancia que le dieron los informantes, mediante el establecimiento de rangos se agrupan los temas para una mejor visualización de las prioridades dadas. Porcentajes Temas en que hay requerimientos de asistencia técnica 52,8% Inglés para negocios Entre 40% y menos de 50% Manejo de herramientas de office Diseño y mantenimiento de web Mantenimiento básico de equipo de cómputo Adquisición e instalación de equipo de cómputo Navegación y búsqueda en Internet Entre 30% y menos de 40% Construcción y mantenimiento de redes Adquisición de software Adquisición de equipo webcam, mp3, computadoras portátiles Recursos humanos Aplicaciones de cómputo

12 Técnicas de mercadeo Servicio al cliente Bases de datos sobre clientes y proveedores 12 Entre 20% y menos de 30% Entre 14% y menos de 20% Vigilancia tecnológica Estudios de mercado Manejo de planilla Planificación estratégica Organización, dirección Información sobre servicios para mypimes Control y cálculos de costos Presupuesto y cotizaciones Flujo de efectivo Cuentas por cobrar, pagar, control interno Mercadeo digital Normas internacionales para la competitividad Archivo Elaboración de documentos Interpretación de estados financieros Conciliaciones bancarias Elaboración documentos de oficina Diagnósticos en salud ocupacional Manejo de situaciones de emergencia Manejo de desechos sólidos Control de inventarios Costos de producción Planificación, programación y control de la producción Capacidad productiva Manipulación de equipo de oficina

13 Métodos de almacenamiento Imagen corporativa Canales de distribución Calidad del servicio 13 Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados de la investigación de los datos obtenidos en la investigación. Como se aprecia el inglés para negocios ocupa el primerísimo lugar, lo cual es congruente con las solicitudes puntuales que se han recibido hasta la fecha y con las tendencias que el Proceso de Gestión Tecnológica ha detectado en el mercado, le siguen en orden de importancia los siguientes subsectores: Informática Mercadeo y Ventas Administración Contabilidad y Finanzas Salud ocupacional Producción Gestión Secretarial En Informática definitivamente muestra una demanda muy alta y variada que va desde necesidades de asistencia técnica en

14 14 herramientas básicas de office hasta la elaboración de bases de datos a la medida; no obstante las necesidades se dan en todos los subsectores incluyendo formación de formadores, imagen y locución, aunque en estos últimos subsectores los porcentajes son menores al 14%. Conclusión Los requerimientos tecnológicos que tienen las Mypimes son muchos y muy diversos y éstos representan un gran reto para todas las instituciones u organizaciones que apoyan el desarrollo de este tipo de empresa, especialmente para el INA y el Núcleo Sector Comercio y Servicios al cual pertenecen.los subsectores de cuyos servicios requieren este tipo de empresas; y aunque su perfil tecnológico no parece estar acorde con las necesidades del mercado en cuanto a la competitividad que éstas deben mostrar para hacer frente a las nuevas tendencias y exigencias de éste, parece apreciarse un marcado interés en un grupo importante de micropequeños y medianos empresas en elevar las competencias del recurso humano y en el uso de nuevas tecnologías y automatización de procesos, así como en fortalecerse en todos los temas relacionados con el comercio y los servicios que les eleven la competencias y les facilite ser más competitivos en las áreas hacia los cuales se proyecta el crecimiento del país. Por otra parte se concluye además que los proyectos que ejecuta el Núcleo, tales como el de Mejoramiento de la productividad y de la salud de Mypimes, el de Herramientas informáticas para apoyar la competitividad de las Mypimes, el de Transferencia inmediata de avances tecnológicos a los sectores productivos y el de manejo de desechos sólidos y que están dirigidos principalmente a este tipo de empresas están totalmente acorde con la realidad y necesidades de este sector empresarial, no en vano el vano el 95% de las empresas atendidas por el Núcleo Sector Comercio y Servicios hasta ahora son Mypimes.

15 Recomendaciones 15 Para entidades gubernamentales y organizaciones que apoyan a las Mypimes Aprovechar toda la información valiosa que arrojó esta investigación para que valoren si sus proyectos están acorde con las necesidades que aquí se indican o para generar nuevos proyectos de apoyo a este sector empresarial, especialmente en temas de mayor demanda de servicios de asistencia técnica. Para las autoridades superiores del INA 2. Conservar como prioridad institucional la atención de ese sector empresarial, con énfasis especial en apoyo de proyectos que tienen a elevar las competencias técnicas, tecnológicas y de gestión estratégica en este tipo de empresas. 3. Apoyar toda iniciativa interna o externa que tienda a la ejecución de servicios de formación profesional y de asistencia técnica dirigida a la atención de las necesidades aquí encontradas. Para el Núcleo Sector Comercio y Servicios: 1. Reforzar el recurso humano asignado al Proyecto de Herramientas Informáticas para apoyar la competitividad de las Mypimes, de manera que se pueda dar respuesta en forma más oportuna a las necesidades de asistencia técnica de los empresas.

16 16 2. Establecer estrategias de atención como lo es la elaboración de aplicaciones de cómputo (base de datos) de tipo generalista que pueda ser utilizadas por empresas que se dedican a una misma actividad para lograr un mayor aprovechamiento de los recursos y una mayor cobertura de los servicios. 3. Desarrollar en forma frecuente actividades de actualización tecnológica dirigidas a grupos de empresarios que comparten una misma necesidad de conocer acerca de un mismo tema novedoso o compartir en una misma actividad (charlas, talleres, encuentros, seminarios, mesas redondas, foros, eventos tecnológicos) cuyo fin sea reforzar las competencias tecnológicas de las empresas, en los días (miércoles y sábados)y horas (tarde y noche) que solicitan los empresarios. 4. Poner especial interés en la información referente a puestos y temas en que las empresas requieren elevar sus competencias de manera que pueda revisarse y diseñarse una oferta curricular especialmente dirigida a este tipo de empresas. 5. Continuar monitoreando el sector de Mypimes de manera que se detecte oportunamente los cambios y tendencias de las necesidades de este sector empresarial, y se pueda dar una respuesta flexible, ágil, eficiente y dinámica acorde con ese comportamiento del mercado. * Los datos y porcentajes anotados en este documento tuvieron como fuente única la investigación a la que se hace referencia al inicio del presente artículo, la conclusión y las recomendaciones se redactan a partir de la interpretación que se realiza de esos datos, del análisis del estudio en su totalidad y de la experiencia vivida con ese sector empresarial respecto los proyectos de asistencias técnicas desarrollados por el Proceso a mi cargo.

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