FARMACIA INVERBARI C.A BOTICA CAPITOLIO RIF: J Emisión: Agosto - Septiembre Manual de. Funciones

Transcripción

1 FARMACIA INVERBARI C.A BOTICA CAPITOLIO RIF: J Emisión: Agosto - Septiembre 2011 Manual de Funciones Elaborado Por: Lcda. Nelsys Navas Revisado por: Lcda. Lilia Bethencourt. Aprobado Por: Lcdo. Miguel A. Baricelli pag.1/8

2 Arqueo de Caja Definición y objetivo Articulo 1 El presente Reglamento es un conjunto de normas y procedimientos para manejar las cajas de la farmacia INVERBARI C.A. Articulo 2 Definición.- Objetivo.- El objetivo de este reglamento es establecer los deberes y responsabilidades de los auxiliares de farmacia. Articulo 3 Base legal.- El Reglamento de Caja tiene la siguiente base legal que sustenta sus operaciones: a) Los Principios, Normas Generales y Básicas del Sistema de Control Interno. b) Deberes formales establecidos en el Código Orgánico Tributario y disposiciones emanadas por la administración tributaria SENIAT, así como las disposiciones de la Legislación Laboral del país. Articulo 4 El presente Reglamento es de aplicación y cumplimiento obligatorio en todas las Cajas de la farmacia INVERBARI C.A Articulo 5 Ámbito de Aplicación.- Implementación.- El Regente o Supervisor de Administración al ser el inmediato superior en línea jerárquica de los auxiliares de farmacia, es el responsable de la implementación del presente Reglamento pag.2/8

3 Arqueo de Caja ACTIVIDAD 1. Recibe caja con el monto mínimo asignado. 2. Verifica que el monto recibido esté correcto, en caso contrario notifica al regente que verifique el monto. 3. Realiza ventas de acuerdo a las solicitudes del cliente y entrega factura. 4. Recepción de devoluciones; si se tratase de una devolución debe notificar a la persona autorizada con clave asignada para hacer el ingreso del producto al sistema. 5. Ingrese al sistema el producto en negativo y guarda factura. 6. En caso de que el cliente requiera un medicamento que no esté en existencia, lo anota en la libreta de fallas (F002). 7. Antes de tomar la hora de descanso (12:00 m) y (1:00 pm) y al final del turno (4:30 pm) / (6:30 pm) separa por rubro y cuenta todo lo que esté en caja de la siguiente forma: a.- Efectúe el conteo del efectivo. b.- Agrupe los comprobantes de pago con tarjeta de crédito por banco, obtenga la suma del lote agrupado.(control diario comprobantes de ingreso a caja) c.- Agrupe los comprobantes de pago con tarjeta de debito por banco, obtenga la suma del lote agrupado. (Control diario comprobantes de ingreso a caja) d.- Agrupe los comprobantes de pago con tarjeta de alimentación por tipo (Sodehxo, Cesta Ticket) anote por separado cada lote en el formato; Control diario comprobantes de ingreso a caja e.- Agrupe los cupones de alimentación por tipo (Sodehxo, Uniticket, Accord) anote por separado cada lote en el formato; Reporte de cupones alimentación f.- Obtenga la sumatoria de cada lote agrupado de tarjetas de alimentación y los cupones de alimentación. USUARIO Aux. Farmacia I, II y III Regente o Jefe de Contabilidad Aux. Farmacia I, II y III Regente Supervisor Administrativo Asistente Administrativo/Empleado del departamento administrativo contable autorizado. pag.3/8

4 Arqueo de Caja ACTIVIDAD 8. Genera el reporte x2 de caja 5 min. Antes de que el auxiliar de farmacia tome la hora de descanso (12:00m) / (1:00 pm) y lo compara con el físico de todos los comprobantes de la caja, observa el conteo del efectivo que realizará el auxiliar de farmacia. 9. En caso de existir faltante, anote la observación en el formato (F003) para que luego la sección de administración procese la deducción correspondiente al auxiliar de farmacia en el pago de nómina. 10. Llena el formato Arqueo de caja (F003) con los montos totales recaudados por las ventas efectuadas en el turno de la mañana (8:00 am a 12:00 m) / (10:00 am a 1:00 pm) agrupa todos los comprobantes del paso 7, anexa al formato (F003), firma y entrega al Regente o en su defecto a la persona autorizada para recibir el Arqueo de Caja Diario. 11. Llena la planilla de depósito del banco correspondiente, con el monto del efectivo recaudado. 12. Envía hacer el depósito bancario. USUARIO Aux. Farmacia I, II y III Regente Supervisor Administrativo Asistente Administrativo/Empleado del departamento administrativo contable autorizado. Aux. Farmacia I, II y III 13. Genera el Reporte Z de Caja al finalizar el turno del auxiliar de farmacia (4:30 pm) y 6:30pm) y lo compara con el físico de todos los comprobantes de la caja y formato (F003). 14. Llena el formato Arqueo de caja (F003) con los montos totales recaudados por las ventas efectuadas en el segundo turno (1:00 pm a 4:300 pm) / (02:00 pm a 6:30 pm) agrupa todos los comprobantes del paso 7, anexa al formato (F003), firma y entrega al Regente o en su defecto a la persona autorizada para recibir el Arqueo de Caja Diario. Regente Supervisor Administrativo Asistente Administrativo/Empleado del departamento administrativo contable autorizado. 15. Llena la planilla de depósito del banco correspondiente, con el monto del efectivo recaudado. 16. Envía hacer el depósito bancario. pag.4/8

5 De las Recaudaciones Articulo 6 Por toda recepción de efectivo o cheques, producto de las ventas normales, devoluciones o por cualquier concepto en general, debe emitirse un documento. El incumplimiento de este requisito dará lugar a sanciones que por ley corresponda. Considerándose falta grave a las obligaciones que impone al Contrato de Trabajo. Articulo 7 Las recaudaciones en caja de los turnos( 8:00 am a 12:00m) y 10:00 am a 1:00) obligatoriamente, deberán ser depositadas en horas de la tarde de ese mismo día en la cuenta bancaria correpondiente.las recaudaciones en caja de los turnos( 1:00 pm a 4:30 pm) y (2:00 pm a 6:30 pm) obligatoriamente,deberán ser depositadas al día siguiente.las recaudaciones de los días sábados, domingos, o días feriados deberán ser depositadas el primer día hábil inmediatamente siguiente. Articulo 8 El auxiliar de farmacia tiene la obligación de revisar los valores y confrontar el dinero recepcionado con el importe registrado en la factura y entregar la factura al interesado aceptando su conformidad. (Este requisito, es considerado un deber formal, SENIAT). Articulo 9 Los auxiliares de farmacia tienen la obligación de realizar el arqueo del efectivo recibido y pagos efectuados (autorizados) al finalizar la jornada de trabajo, al interrumpir su jornada y antes de tomar su hora de descanso, debiendo emitir el arqueo de caja (formato F003) diario de ingresos percibidos y pagos efectuados, adjuntando copias de los recibos correspondientes. Articulo 10 El asistente administrativo debe presentar al Jefe de Contabilidad el Consolidado (Reporte general de recaudación en forma diaria, adjuntando las planillas de depósito bancario) para su respectiva contabilización. Con base a esta información se debe preparar un informe ejecutivo del movimiento de caja para conocimiento de la gerencia de la empresa. pag.5/8

6 Deberes y responsabilidades de los Auxiliares de farmacia Articulo 11 Los auxiliares de farmacia son responsables: a) Por el manejo de la totalidad del efectivo, comprobantes de tarjetas de débito, comprobantes de tarjetas de crédito, cheques, comprobantes de tarjetas electrónicas de alimentación, y cheques de alimentación. b) Del resguardo y control de la llave de la caja de la caja asignada a su jornada diaria, y cualquier otro medio o instrumento que le fuera entregado para el desarrollo de su trabajo. pag.6/8

7 V Las Prohibiciones Articulo 12 Los auxiliares de farmacia les está prohibido: a) Recibir dinero, cheques y cheques de alimentación, sin emitir la correspondiente factura de venta. Realizar cobro mediante el punto de venta bancario sin emitir factura de venta. b) Recibir extraoficialmente por cualquier concepto, dinero o valores ajenos a la farmacia. c) Alejarse o hacer abandono de su lugar de trabajo, sin la debida autorización de su inmediato superior. d) Efectuar el cambio de cheques particulares por efectivo de la farmacia. e) Permitir el acceso a personas particulares al lugar de trabajo, así como el préstamo de documentos de caja (facturas, comprobantes de pago, entre otros) sin registro ni firma del solicitante.(excepción; inspección fiscal del SENIAT) f) Utilizar el efectivo bajo custodia de los cajeros para fines particulares. g) Efectuar cancelaciones o pagos. pag.7/8

8 CAPITULOV De la custodia de dinero Articulo 13 Las diferencias o pérdidas detectadas al momento de entregar el arqueo a la autoridad respectiva, serán de exclusiva responsabilidad del auxiliar de farmacia quedando obligado a restituir dicho faltante. Articulo 14 El jefe Regente o asistente administrativo debe informar al Jefe de Contabilidad inmediatamente sobre las diferencias significativas del efectivo producto de los arqueos diarios o periódicos efectuados, los funcionarios de contabilidad deben llevar un registro contable de las deducciones a nomina (por concepto de faltantes en cuadre de caja, y vales a empleados) el jefe de contabilidad debe emitir informe para informar a la gerencia sobre dichas diferencias de los arqueos diarios o periódicos efectuados. pag.8/8