Guía del usuario de la integración de WebEx y TelePresence con Outlook para Windows

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1 Guía del usuario de la integración de WebEx y TelePresence con Outlook para Windows Primera publicación: 19 de agosto de 2015 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2015 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 CONTENIDO Integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook 1 Vista general de la integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook 1 Orientación 2 Qué es una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence? 3 Planificar una reunión 5 Vista general de Planificar una reunión 5 Planificar una reunión de solo WebEx 6 Planificar una reunión de solo TelePresence 7 Planificar una reunión de CMR híbrida 8 Agregar sistemas TelePresence durante la planificación 9 Acerca de la configuración avanzada de WebEx 10 Acerca de las opciones avanzadas de TelePresence 12 Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio 14 Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre 17 Vista general de Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre 17 Asignar un delegado en el sitio de WebEx 18 Asignar un delegado en Microsoft Outlook 18 Planificar para otro organizador 21 Vista general de Planificar para otro organizador 21 Planificar una reunión o una cita en nombre de otro organizador 22 Iniciar una reunión para otro organizador 22 Editar una reunión planificada 25 Editar una reunión planificada 25 Cancelar una reunión planificada 26 Unirse a una reunión 27 Vista general de Unirse a una reunión 27 Configurar las herramientas de productividad de WebEx 29 Vista general de Configurar las herramientas de productividad de WebEx 29 Acceder al cuadro de diálogo Configuración de WebEx 29 iii

4 Contenido Acerca de la pestaña Cuenta 30 Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora 31 Acerca de la pestaña Reuniones planificadas 32 Acerca de la pestaña Herramientas 34 iv

5 CAPÍTULO 1 Integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook Vista general de la integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook, página 1 Orientación, página 2 Qué es una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence?, página 3 Vista general de la integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook Las herramientas de productividad de WebEx con TelePresence son un paquete de herramientas que le permiten planificar, iniciar y unirse a reuniones rápidamente desde diversas aplicaciones de su ordenador. Después de instalar las herramientas de productividad, obtiene el panel de Herramientas de productividad de WebEx y las integraciones con Microsoft Outlook, Microsoft Office, los exploradores web y los programas de mensajería instantánea. Este documento describe la integración de CMR (Collaboration Meeting Rooms, salas de reunión de colaboración) híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook para Windows. Este complemento para Outlook le proporciona una manera conveniente para planificar una reunión de CMR híbrida ( Qué es una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence?, en la página 3) que permite a las personas unirse a dicha reunión a través de WebEx Meeting Center o un sistema TelePresence. Después de planificar una reunión de CMR híbrida en Outlook, los invitados reciben una invitación por correo electrónico que contiene el enlace para unirse a la reunión de WebEx e información para unirse a la reunión de TelePresence. A través de la integración, también puede planificar reuniones solo de WebEx y reuniones solo de TelePresence. Al planificar una reunión, puede invitar a las personas y reservar salas o sistemas de TelePresence, así como agregar participantes de videollamada desde Outlook. Las personas a quienes invite a una reunión no tienen por qué usar las herramientas de productividad de WebEx ni la integración con Outlook para unirse a la reunión. La integración también proporciona acceso rápido desde Outlook a las siguientes funciones: Configuración de su cuenta de WebEx 1

6 Orientación Integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook La página Preferencias del sitio de WebEx, donde puede otorgar un permiso de planificación a otro organizador Un botón de Reunirse ahora, que le permite iniciar una reunión instantánea de solo WebEx sin necesidad de planificarla Para proporcionar seguridad a sus reuniones, la integración utiliza cifrado SSL (Secure Sockets Layer) de 128 bits en todos los datos que envía y recupera de su sitio de WebEx. Nota Si desea información sobre la integración de WebEx con Outlook para usuarios que no son usuarios de CMR híbrida, consulte la Guía del usuario de la integración de WebEx con Outlook para Windows. Si desea más información sobre la integración de WebEx con Outlook para Mac, consulte la Guía del usuario de la integración de WebEx con Outlook para Mac. Orientación Después de instalar las herramientas de productividad de WebEx con TelePresence, aparecerán en Outlook las opciones de integración de CMR híbrida. Nota Cuando usted y su sitio están activados para la integración de CMR híbrida, la interfaz de la integración con Outlook es diferente que la interfaz de la integración de WebEx con Outlook para los usuarios que no están activados para la integración de CMR híbrida. La siguiente tabla describe las opciones de integración: Opciones Planificar reunión Qué puede hacer... Planificar: Reuniones de CMR híbrida de WebEx y TelePresence Reuniones de solo WebEx Reuniones de solo TelePresence Reuniones de conferencia personal o de solo audio Configuración de la cuenta de WebEx Nota En Outlook 2007, seleccione la flecha del botón WebEx para ver esta opción. En Outlook 2010, seleccione la flecha del botón Planificar reunión para ver esta opción. Editar la información de su cuenta de WebEx, como la URL de su sitio de WebEx y su nombre de usuario y contraseña, en la pestaña Cuenta. Puede especificar las opciones para sus reuniones instantáneas y reuniones planificadas en las otras pestañas. 2

7 Integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook Qué es una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence? Opciones Qué puede hacer... Definir permiso de planificación Nota En Outlook 2007, seleccione la flecha del botón WebEx para ver esta opción. En Outlook 2010, seleccione la flecha del botón Planificar reunión para ver esta opción. Asignar un delegado en la página Mi perfil de WebEx para planificar o editar reuniones en su nombre. Para obtener información detallada, consulte Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre, en la página 17. Reunirse ahora Opciones de la reunión Iniciar una reunión instantánea de solo WebEx, es decir, una reunión de WebEx que se puede iniciar en cualquier momento, sin haberla planificado de antemano. Para obtener información detallada, consulte la Guía del usuario de Reunirse ahora de WebEx en su sitio de WebEx. Puede especificar opciones para reuniones instantáneas en la pestaña Reuniones instantáneas del cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener información detallada, consulte Configurar las herramientas de productividad de WebEx, en la página 29. En la ventana de reunión, active y desactive el botón Opciones de la reunión para mostrar u ocultar las opciones de planificación de WebEx y TelePresence. Qué es una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence? La integración de Herramientas de productividad de WebEx con TelePresence Collaboration Meeting Rooms (CMR) híbrida permite a Cisco WebEx Meeting Center y Cisco TelePresence trabajar de forma conjunta en una reunión conjunta. Durante una reunión de CMR híbrida, puede ver vídeo en directo tanto de los participantes de WebEx como de los de TelePresence. La lista de participantes de la reunión de WebEx muestra los participantes de TelePresence en la etiqueta de agregado "Sistemas TelePresence". La lista de participantes en los sistemas TelePresence muestra todos los participantes individuales de WebEx. Si un participante de TelePresence conecta el cable VGA o HDMI a un portátil e inicia el uso compartido de pantalla, todos los participantes, incluidos los de WebEx, podrán ver el contenido compartido. Si un presentador de WebEx inicia el uso compartido, todos los participantes, incluidos los de TelePresence, podrán ver el contenido compartido. Puede grabar vídeo, audio, material compartido, chat y sondeos para las reuniones de CMR híbridas. Solo tiene que pulsar en Grabar como lo haría normalmente en su reunión de WebEx y sus grabaciones aparecerán en la lista Mis archivos > Mis reuniones grabadas en la sección Mi WebEx. Las grabaciones de reuniones de CMR híbrida tienen un formato MP4. El vídeo se graba a 360 p. 3

8 Qué es una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence? Integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook 4

9 CAPÍTULO 2 Planificar una reunión Vista general de Planificar una reunión, página 5 Planificar una reunión de solo WebEx, página 6 Planificar una reunión de solo TelePresence, página 7 Planificar una reunión de CMR híbrida, página 8 Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio, página 14 Vista general de Planificar una reunión Instrucciones antes de empezar Revise lo siguiente antes de planificar una reunión mediante la integración de CMR híbrida con Outlook: La integración con Outlook para CMR híbrida proporciona opciones para planificar una reunión. No todas las opciones que aparecen en su sitio de WebEx y su sistema de planificación de TelePresence estarán disponibles en esta integración. La integración con Outlook para CMR híbrida no admite todos los patrones de repetición disponibles en Outlook. Además, no es compatible con realizar una excepción en la serie de reuniones periódicas, ni con un cambio en una sola aparición de una serie de reuniones. Para obtener información detallada, consulte Vista general de Especificar un patrón de repetición para una reunión. En cualquier invitación de reunión que usted envíe desde Outlook, la hora de inicio de la reunión aparecerá, de forma predeterminada, en la zona horaria que esté configurada en su ordenador, en lugar de en la zona horaria que esté configurada en las preferencias del sitio de su sitio de WebEx. Puede especificar una zona horaria distinta para una reunión en Outlook; la hora de inicio de la reunión aparece con la hora correcta en el calendario de Outlook de cada invitado. Si planifica una reunión en su sitio de WebEx, las horas de reunión aparecerán en la zona horaria que usted configuró en las preferencias de su sitio o en la página de planificación, independientemente de la zona horaria que tenga configurada en su ordenador. Al planificar una reunión en el sitio de WebEx, podrá planificar una reunión de solo WebEx, pero no una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence. 5

10 Planificar una reunión de solo WebEx Planificar una reunión Si necesita editar una reunión que ha planificado mediante la integración con Outlook, deberá editar la reunión en Outlook, no en su sitio de WebEx. Para obtener información detallada, consulte Editar una reunión planificada, en la página 25. Nota Para que pueda planificar una reunión de CMR híbrida, el administrador tiene que activar la CMR híbrida en el sitio y para su cuenta, y activar el tipo de reunión Meeting Center Pro TelePresence para su cuenta. Para obtener más información, póngase en contacto con su administrador. Planificar una reunión de solo WebEx Mediante la integración con Outlook, puede planificar una reunión de WebEx sin necesidad de ir a su sitio de WebEx. Procedimiento Paso 1 Paso 2 Seleccione Planificar reunión en la ventana de Outlook. De forma alternativa, puede abrir un nuevo elemento de reunión y seleccionar el botón Agregar WebEx y TelePresence en la barra de herramientas. En el panel Opciones de la reunión, especifique las opciones de WebEx: Asegúrese de que los cuadros Para y Ubicación no contienen sistemas TelePresence y de que el número que aparece en Permitir que X personas más se unan utilizando dispositivos de vídeo es cero. Seleccione Permitir a otras personas unirse a través de WebEx. Esta opción nunca está seleccionada de forma predeterminada. Selecciónela cada vez que planifique una reunión y desee agregarle WebEx. Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si el sitio requiere una contraseña de reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro. Nota La contraseña de reunión de WebEx es distinta del PIN que puede especificar para una reunión de TelePresence. Para obtener más información sobre el PIN, consulte Acerca de las opciones avanzadas de TelePresence, en la página 12. (Opcional) Seleccione Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura. (Opcional) Seleccione Seleccionar organizador alternativo para seleccionar uno o varios organizadores alternativos que puedan iniciar y ejecutar la reunión hasta que se una. 6

11 Planificar una reunión Planificar una reunión de solo TelePresence (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de WebEx para especificar más detalles, como la conexión de audio y el registro. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la configuración avanzada de WebEx, en la página 10. Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Agregue invitados en el cuadro Para de la reunión de Outlook. Introduzca la ubicación de la reunión en el cuadro Ubicación de la reunión de Outlook. Introduzca el tema de la reunión en el cuadro Asunto de la reunión de Outlook. Especifique las horas de inicio y finalización de la reunión y, si es necesario, las opciones de repetición. Seleccione Enviar. Planificar una reunión de solo TelePresence Mediante la integración con Outlook, puede planificar una reunión de TelePresence, sin necesidad de utilizar su sistema de planificación de TelePresence. Procedimiento Paso 1 Paso 2 Seleccione Planificar reunión en la ventana de Outlook. De forma alternativa, puede abrir un nuevo elemento de reunión y seleccionar el botón Agregar WebEx y TelePresence en la barra de herramientas. En el panel Opciones de la reunión, especifique las opciones de TelePresence: Asegúrese de que Permitir a las personas unirse utilizando WebEx no esté activada. Esta opción no deberá estar seleccionada de forma predeterminada. Seleccione Agregar salas de TelePresence. Los sistemas que seleccione se añadirán a los cuadros A y Ubicación en la ventana de la reunión. Para obtener información detallada, consulte Agregar sistemas TelePresence durante la planificación, en la página 9. (Opcional) Introduzca el número de participantes de videollamada adicionales que pueden llamar a la reunión en Agregar participantes de videollamada. Esta opción le permite reservar capacidad para que más personas se unan a través de sistemas personales de conferencia de vídeo, como la serie EX de Cisco TelePresence, y dispositivos donde se ejecuten aplicaciones de Cisco Jabber Video. El número que introduzca excluirá cualquier sistema TelePresence que agregue en los cuadros Para y Ubicación. Deberá conocer el número recomendado para el sitio y no exceder dicho límite recomendado. (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de TelePresence para especificar detalles adicionales, como la configuración de llamada directa y de devolución de llamada. Para obtener información detallada, consulte Acerca de las opciones avanzadas de TelePresence, en la página 12. Paso 3 Paso 4 Paso 5 Introduzca el tema de la reunión en el cuadro Asunto de la reunión de Outlook. Especifique las horas de inicio y finalización de la reunión y, si es necesario, las opciones de repetición. Seleccione Enviar. 7

12 Planificar una reunión de CMR híbrida Planificar una reunión Planificar una reunión de CMR híbrida Mediante la integración con Outlook, puede planificar una reunión de CMR híbrida que permite a las personas unirse a través de WebEx Meeting Center o TelePresence. Nota Aunque otros tipos de reuniones de WebEx proporcionan distintas invitaciones de correo electrónico para el organizador y los asistentes, al planificar una reunión de CMR híbrida, usted y los asistentes recibirán la misma invitación de correo electrónico. Su invitación de correo electrónico no contiene ninguna información confidencial del organizador, como la clave o el código de acceso de organizador. Si debe ver la clave o el código de acceso del organizador, seleccione el enlace en la invitación de correo electrónico para ir a la página de información de la reunión en el sitio de WebEx e inicie sesión para ver los detalles del organizador. Si tiene planificado asignar un organizador alternativo, este puede iniciar la reunión, gestionar la reunión y grabar la reunión; sin embargo, la grabación de la reunión se le enviará a usted, el organizador original. Al planificar reuniones, no planifique más de dos reuniones para el mismo periodo de tiempo, porque no puede ser el organizador de dos reuniones que están activas a la vez. Aunque permita que los organizadores alternativos inicien sus reuniones sin usted, se le seguirá considerando el organizador de las reuniones que planifique, a menos que sea el delegado de un organizador. Para obtener más información acerca de los delegados, consulte Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre, en la página 17. Procedimiento Paso 1 Paso 2 Seleccione Planificar reunión en la ventana de Outlook. De forma alternativa, puede abrir un nuevo elemento de reunión y seleccionar el botón Agregar WebEx y TelePresence en la barra de herramientas. En el panel Opciones de la reunión, especifique las opciones de WebEx y TelePresence para su reunión de CMR híbrida: a) Seleccione Permitir a otras personas unirse a través de WebEx. Esta opción nunca está seleccionada de forma predeterminada. Selecciónela cada vez que planifique una reunión y desee agregarle WebEx. b) Seleccione Agregar salas de TelePresence. Los sistemas que seleccione se añadirán a los cuadros A y Ubicación en la ventana de la reunión. Para obtener información detallada, consulte Agregar sistemas TelePresence durante la planificación, en la página 9. c) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si la reunión requiere una contraseña, aparecerá un asterisco junto al cuadro. Nota La contraseña de reunión de WebEx es distinta del PIN que puede especificar para una reunión de TelePresence. Para obtener más información sobre el PIN, consulte Acerca de las opciones avanzadas de TelePresence, en la página 12. 8

13 Planificar una reunión Agregar sistemas TelePresence durante la planificación d) (Opcional) Active Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura. e) (Opcional) Seleccione Seleccionar organizador alternativo para seleccionar uno o varios organizadores alternativos que puedan iniciar y ejecutar la reunión hasta que se una. f) (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de WebEx para especificar más detalles, como la conexión de audio y el registro. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la configuración avanzada de WebEx, en la página 10. g) (Opcional) Introduzca el número de participantes de videollamada adicionales que pueden llamar a la reunión en Agregar participantes de videollamada. Esta opción le permite reservar capacidad para que más personas se unan a través de sistemas personales de conferencia de vídeo, como la serie EX de Cisco TelePresence, y dispositivos donde se ejecuten aplicaciones de Cisco Jabber Video. El número que introduzca excluirá cualquier sistema TelePresence que agregue en los cuadros Para y Ubicación. Deberá conocer el número recomendado para el sitio y no exceder dicho límite recomendado. h) (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de TelePresence para especificar más detalles, como la configuración de llamada directa y de devolución de llamada. Para obtener información detallada, consulte Acerca de las opciones avanzadas de TelePresence, en la página 12. Paso 3 Paso 4 Paso 5 Agregue invitados a la reunión de WebEx en el cuadro Para de la reunión de Outlook. Introduzca el tema de la reunión en el cuadro Asunto de la reunión de Outlook. Especifique las horas de inicio y finalización de la reunión y, si es necesario, las opciones de repetición. Agregar sistemas TelePresence durante la planificación Mediante la integración con Outlook, puede agregar fácilmente sistemas TelePresence a la reunión que esté planificando. El cuadro de diálogo Seleccionar salas de TelePresence muestra todos los sistemas de TelePresence de su organización. No necesita repasar una larga lista de las direcciones globales de su organización. Procedimiento Paso 1 Paso 2 Paso 3 Asegúrese de que se encuentra en la ventana de reunión con el panel Opciones de la reunión abierto. Seleccione Agregar salas de TelePresence. Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar salas de TelePresence. Examine los sistemas o realice la búsqueda utilizando alguna de las siguientes opciones: Buscar: escriba el texto que forme parte del nombre de una sala. No se puede buscar por ubicación. Ubicación: seleccione una ubicación para que se muestren solamente las salas de esa ubicación. Paso 4 Paso 5 Seleccione los sistemas que desea añadir. Seleccione Salas > > Aceptar. De forma alternativa, puede utilizar la libreta de direcciones de Outlook o el buscador de salas para buscar sistemas TelePresence entre todas las salas de su organización. Sin embargo, es posible que no resulte fácil identificar las salas equipadas con TelePresence dentro de una lista y que sus ubicaciones no estén claras. 9

14 Acerca de la configuración avanzada de WebEx Planificar una reunión Nota Cualquier sala de TelePresence que seleccione también debe aparecer en la lista de Cisco TelePresence Management Suite Extension for Microsoft Exchange (Cisco TMSXE); de lo contrario, no se planificarán. Acerca de la configuración avanzada de WebEx Estas opciones le ayudarán a personalizar la configuración predeterminada para las reuniones de WebEx. Algunas opciones no estarán disponibles si su administrador las ha desactivado. Utilice esta opción... Tipo de servicio Contraseña de la reunión Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico Mostrar esta reunión en el sitio de WebEx Los asistentes pueden entrar en la reunión [x] minutos antes de la hora de inicio Para... Seleccionar el tipo de reunión que desea planificar. Si está planificando una reunión conjunta que utilice WebEx y TelePresence, TelePresence es el tipo de reunión predeterminado. Especificar una contraseña para unirse a la reunión de WebEx. Si exige una contraseña, las personas que no se unan a la reunión desde sus invitaciones por correo electrónico o que no hayan iniciado sesión en el sitio de WebEx, a la hora de unirse deberán introducir la contraseña para entrar en la reunión. Las personas que se unan a la reunión desde sus invitaciones por correo electrónico o que hayan iniciado sesión en el sitio de WebEx, a la hora de unirse no tendrán necesidad de introducir la contraseña para entrar en la reunión. Excluir la contraseña de reunión de las invitaciones por correo electrónico. Si activa esta opción, deberá proporcionar la contraseña a los asistentes utilizando otro método. Visualizar esta reunión en los calendarios de reuniones de su sitio de WebEx. Permitir que los invitados se unan a la reunión un determinado número de minutos antes de la hora de inicio programada. Nota Si desactiva esta opción o la establece en 0 minutos, deberá iniciar la reunión antes de que los invitados puedan entrar en ella. 10

15 Planificar una reunión Acerca de la configuración avanzada de WebEx Petaña Audio y seguimiento Utilice esta opción... Tipo de conferencia Para... Seleccionar cómo desea que sus participantes se conecten al audio en la reunión: Ninguno: la reunión no tiene audio. Puede proporcionar audio a través de otro método que no sea el servicio de reuniones. Audio de WebEx: la reunión incluye un servicio de audio integrado. Seleccione una de las siguientes funciones o las dos: Mostrar números de llamada directa globales a los asistentes: proporciona números de llamada directa a los que los participantes de otros países puedan llamar para conectarse al audio. Mostrar números gratuitos: proporciona números gratuitos a los que los participantes puedan llamar para conectarse al audio. Otro servicio de teleconferencia: la reunión incluye un audio proporcionado por otro servicio. Las instrucciones que introduzca en el cuadro de texto aparecerán en las invitaciones por correo electrónico. Utilizar solamente VoIP: los participantes se conectan al audio a través de sus ordenadores. Tono de entrada y salida Si selecciona Audio de WebEx, elija una de las siguientes opciones: Bip: se reproduce un sonido simple. Anunciar nombre: al conectarse al audio, los participantes graban sus nombres. Cuando un participante entre o salga de la reunión, se reproducirá la grabación de su nombre. Sin tono: no se reproduce ningún sonido. Código de seguimiento Identificar su departamento, su proyecto u otra información que su organización desee asociar a sus reuniones. Estos códigos pueden ser opcionales u obligatorios, según la configuración que haya realizado el administrador del sitio. Pestaña Registro Utilice esta opción... Requerir registro de asistentes Para... Solicitar que todos los invitados se registren para entrar en la reunión. Los invitados no podrán unirse a la reunión hasta que usted acepte la solicitud de registro. Esta opción está disponible solamente si la opción Los asistentes pueden entrar en la reunión [x] minutos antes de la hora de inicio está desactivada. 11

16 Acerca de las opciones avanzadas de TelePresence Planificar una reunión Pestaña Registro Utilice esta opción... Aceptar de forma automática todos los registros Para... Aceptar automáticamente todas las solicitudes de registro. Si no se selecciona esta opción, deberá aceptar las solicitudes de registro en Mi WebEx en su sitio de WebEx. Pestaña Recursos Utilice esta opción... Plantillas de la pestaña Información Organizador alternativo Reproducir automáticamente la presentación antes de que el organizador se una a la reunión Para... Elegir una plantilla para la pestaña Información, que aparece en el visor de contenido durante la reunión. La pestaña Información contiene información acerca de la reunión, incluido el organizador de dicha reunión, los números de teléfono de la conexión de audio y la clave del organizador (solo para el organizador). Nota Puede elegir otra plantilla solo si están disponibles una o varias plantillas personalizadas de la pestaña Información. Su administrador puede agregar plantillas a su sitio de WebEx. Seleccionar uno o más organizadores alternativos. Uno de ellos puede iniciar y dirigir la reunión hasta que usted se una. En este cuadro solo se muestran las personas que tengan cuentas de organizador en su sitio de WebEx. Reproducir automáticamente una presentación que los participantes puedan ver antes de que el organizador entre en la reunión. Guardar como predeterminado: al activar esta opción, se guarda toda la configuración como configuración predeterminada. Acerca de las opciones avanzadas de TelePresence Estas opciones le ayudarán a personalizar su reunión de TelePresence. Opción PIN de la reunión Qué puede hacer con esta opción Crear una contraseña numérica que evite que personas al azar accedan a la reunión de TelePresence. El PIN se incluye en la invitación por correo electrónico. Los invitados deben introducir el PIN para unirse a la reunión de TelePresence. El PIN de una reunión de TelePresence es distinto de la contraseña de una reunión de WebEx. Para obtener información más detallada acerca de la contraseña de reunión de WebEx, consulte Acerca de la configuración avanzada de WebEx, en la página

17 Planificar una reunión Acerca de las opciones avanzadas de TelePresence Opción Código de facturación Sistemas planificados Configuración de llamada directa y devolución de llamada de salida de TelePresence Qué puede hacer con esta opción Introducir el código de facturación para esta reunión si su administrador no ha especificado uno ya. El código de facturación de TelePresence es distinto del código de seguimiento de WebEx. Para obtener información más detallada, consulte Acerca de la configuración avanzada de WebEx, en la página 10. Estas opciones definen cómo los sistemas TelePresence planificados se conectan a la reunión a la hora de inicio planificada: Usar configuración predeterminada del sistema: utilizar el método de conexión predeterminado especificado por el administrador. Unirse automáticamente: permitir a los sistemas planificados conectarse a la reunión de forma automática a la hora de inicio. Seleccionar reunión para unirse: en los sistemas planificados hay un botón que representa la reunión y la información de llamada directa. Elija esta opción para permitir a los participantes seleccionar el botón para unirse a la reunión. Para sistemas que no admitan esta opción, envíe a los invitados la invitación por correo electrónico, que incluye la información de llamada directa. Reservar solo salas: reservar las salas físicas, pero no permitir la conexión con los sistemas a la hora de inicio. Seleccionar Agregar para especificar los métodos de conexión para los dispositivos o sistemas que no estén en la lista de sistemas planificados. Pestaña Llamada directa Seleccionar un tipo de conexión, Audio SIP o Vídeo SIP, y, a continuación, especificar el número de personas que pueden llamar utilizando el tipo de conexión seleccionado. Este número se refiere, técnicamente, al número de dispositivos; si cuatro personas se unen a la reunión desde un solo dispositivo, cuenta como una. Puede enviar a los invitados la invitación por correo electrónico, que incluye la información de llamada directa. El número que especifique en Permitir que X personas llamen para que se unan Nota utilizando el tipo de conexión Vídeo SIP se corresponde con el número de la opción Permitir que X personas más se unan utilizando dispositivos de vídeo del panel Opciones de la reunión. Pestaña Devolución de llamada Seleccionar un tipo de conexión, Vídeo IP, Audio IP, Vídeo ISDN, Audio ISDN, Vídeo SIP o Audio SIP, e introducir la información de contacto de los invitados. Sus dispositivos se conectan automáticamente a la hora de inicio planificada. Editar configuración Para editar o eliminar un método de conexión que haya agregado, seleccione Editar o Eliminar, según proceda. 13

18 Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio Planificar una reunión Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio Mediante la integración con Outlook, puede planificar una reunión de conferencia personal de WebEx si el sitio utiliza el audio de WebEx, o una reunión de solo audio si el sitio utiliza el audio del proveedor de servicios de telefonía (TSP), sin tener que ir al sitio de WebEx. A través de una conferencia personal, se inicia primero la parte de audio, pero siempre está disponible una parte en línea para unirse, si es necesario. Nota Al planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio, la invitación de la reunión que recibe como organizador contiene el código de acceso de organizador que puede utilizar para iniciar la parte de audio de la reunión. Para reuniones de conferencias personales, también contiene la clave de organizador, que puede utilizar para reclamar privilegios de organizador. Para algunas cuentas de audio de proveedor de servicios de telefonía (TSP), si planifica dos reuniones de CMR híbrida seguidas, mientras que la segunda se haya planificado para iniciarse inmediatamente después de que acabe la primera, y si el sistema de planificación de TelePresence extiende automáticamente la primera reunión más allá de la finalización planificada, la segunda reunión finalizará automáticamente porque no se puede usar el mismo código de acceso de organizador de cuenta de audio de TSP para ambas reuniones a la vez. Para resolver este problema, puede configurar dos cuentas de audio de TSP diferentes con distintos códigos de acceso de organizador, y utilizar una cuenta para la primera reunión y otra para la segunda. Otra opción es solicitar al administrador que desactive la opción para que el sistema TelePresence extienda automáticamente la reunión. Procedimiento Paso 1 Paso 2 Seleccione Planificar reunión en la ventana de Outlook. De forma alternativa, puede abrir un nuevo elemento de reunión y seleccionar el botón Agregar conferencia personalo Agregar reunión de solo audio en la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, especifique estas opciones: a) En la pestaña Audio y seguimiento, en Tipo de conexión de audio, seleccione uno de los siguientes: Si utiliza el audio de WebEx, seleccione Conferencias personales y, a continuación, seleccione la cuenta de Conferencias personales que desea utilizar. Si todavía no ha especificado una cuenta de Conferencias personales, tendrá que generar una. Si utiliza el audio del proveedor de servicios de telefonía (TSP), seleccione el servicio de teleconferencias y, después, seleccione la cuenta de Conferencias personales que desea utilizar. b) (Opcional) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx para la parte en línea de la conferencia personal. Si el sitio requiere una contraseña de reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro. Nota La contraseña de reunión de WebEx es distinta del PIN que puede especificar para una reunión de TelePresence. Para obtener más información sobre el PIN, consulte Acerca de la configuración avanzada de TelePresence. c) (Opcional) Seleccione Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico para que la parte en línea de la reunión sea más segura. d) (Opcional) Seleccione uno o más organizadores alternativos, que puedan iniciar y dirigir la parte en línea de la reunión hasta que usted se una. 14

19 Planificar una reunión Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio e) (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de WebEx para especificar más detalles, como la conexión de audio y el registro. Para obtener más información, consulte Acerca de la configuración avanzada de WebEx. Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Agregue invitados en el cuadro Para de la reunión de Outlook. Introduzca el tema de la reunión en el cuadro Asunto de la reunión de Outlook. Especifique las horas de inicio y finalización de la reunión y, si es necesario, las opciones de repetición. Seleccione Enviar. 15

20 Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio Planificar una reunión 16

21 CAPÍTULO 3 Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre Vista general de Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre, página 17 Asignar un delegado en el sitio de WebEx, página 18 Asignar un delegado en Microsoft Outlook, página 18 Vista general de Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre La integración con Outlook le permite asignar un delegado para planificar o modificar reuniones en su nombre. Por ejemplo, si tiene que organizar reuniones de WebEx periódicamente, puede otorgar un permiso a su asistente para planificar reuniones en su nombre. Después de obtener el permiso, el delegado podrá planificar, modificar, cancelar e iniciar reuniones en su nombre. Para asignar un delegado para planificar reuniones en su nombre, realice las siguientes acciones: En su sitio de WebEx, otorgue a su delegado el permiso de planificación. Para obtener información detallada, consulte Asignar un delegado en el sitio de WebEx, en la página 18. En Microsoft Outlook, comparta su calendario con el delegado. Para obtener información detallada, consulte Asignar un delegado en Microsoft Outlook, en la página 18. Importante Las reuniones que planifique su delegado mediante las herramientas de productividad de WebEx aparecerán en su calendario. Si desea modificarlas, también deberá utilizar la misma versión de las herramientas de productividad de WebEx. Puede quitarle el permiso de planificación al delegado en cualquier momento. 17

22 Asignar un delegado en el sitio de WebEx Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre Asignar un delegado en el sitio de WebEx Para asignar un delegado, debe otorgarle un permiso de planificación en la página Preferencias de mi WebEx en el sitio de WebEx. Puede ir directamente a la página desde Outlook. Si desea ir a la página Preferencias sin usar Microsoft Outlook, puede iniciar sesión en su sitio de WebEx y, a continuación, elegir Mi WebEx > Preferencias. Además de otorgar permiso de planificación en su sitio de WebEx, también debe compartir su calendario con el delegado en Outlook. Para obtener información detallada, consulte Asignar un delegado en Microsoft Outlook, en la página 18. Importante Si no ve la opción de asignar un delegado en su sitio de WebEx, asegúrese de que el administrador de su sitio active la función. El delegado también debe disponer de una cuenta de organizador de WebEx en el sitio de WebEx. Las direcciones de correo electrónico de su cuenta y de las cuentas de los delegados en el sitio de WebEx deben coincidir con las de Outlook. Procedimiento Paso 1 Según la versión de Outlook de que disponga, siga los pasos correspondientes: En Outlook 2010, seleccione la flecha en el botón Planificar reunión y, a continuación, seleccione Definir permiso de planificación. En Outlook 2007, seleccione la flecha en el botón WebEx y, a continuación, seleccione Definir permiso de planificación. Aparecerá la página Preferencias de mi WebEx. Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Seleccione Opciones de planificación. En Permisos de planificación, seleccione Seleccionar organizador. En la ventana Seleccionar organizadores que aparece a continuación. seleccione la dirección de correo electrónico del delegado y, a continuación, elija Agregar > Aceptar. Seleccione Guardar en la página Preferencias de mi WebEx. Asignar un delegado en Microsoft Outlook Para asignar un delegado, comparta con este su calendario en Outlook. Además de compartir su calendario en Outlook, también debe otorgarle un permiso de planificación en su sitio de WebEx. Para obtener información detallada, consulte Asignar un delegado en el sitio de WebEx, en la página

23 Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre Asignar un delegado en Microsoft Outlook Importante Asegúrese de que el calendario que comparta no se encuentre en su carpeta personal de Outlook. El delegado puede obtener acceso al calendario solo si se encuentra en una carpeta pública. El nombre del delegado que desee asignar debe estar en la lista global de direcciones de Outlook. Procedimiento Paso 1 Según la versión de Outlook de que disponga, siga los pasos correspondientes: (Outlook 2007) Seleccione Herramientas > Opciones > pestaña Delegados > Agregar. Seleccione el nombre del delegado y, a continuación, seleccione Agregar > Aceptar. (Outlook 2010) Seleccione Archivo > Configuración de la cuenta > Delegar acceso > Agregar. Seleccione el nombre del delegado y, a continuación, elija Añadir > Aceptar. Paso 2 Paso 3 En el cuadro de diálogo Permisos para delegados, seleccione Editor (puede leer, crear y modificar elementos) en la lista Calendario y, a continuación, elija Aceptar. Seleccione OK (Aceptar). 19

24 Asignar un delegado en Microsoft Outlook Asignar un delegado para planificar reuniones de WebEx en su nombre 20

25 CAPÍTULO 4 Planificar para otro organizador Vista general de Planificar para otro organizador, página 21 Planificar una reunión o una cita en nombre de otro organizador, página 22 Vista general de Planificar para otro organizador La siguiente información es únicamente para delegados. Puede planificar una reunión en nombre de otro organizador si este le concedió el permiso para hacerlo. Por ejemplo, si es un asistente administrativo de un director que necesita organizar reuniones de WebEx periódicamente, el director puede asignarlo para planificar reuniones en su nombre. Con un permiso de planificación otorgado por otro organizador, podrá planificar, modificar y cancelar reuniones en nombre de dicho organizador. Antes de planificar una reunión en nombre de otro organizador, asegúrese de lo siguiente: Tiene una cuenta de organizador de WebEx. Para obtener una cuenta de organizador de WebEx, póngase en contacto con su administrador. Integración con Outlook está instalada en Outlook. El organizador real realiza lo siguiente: Le otorga permiso de planificación en el sitio de WebEx. Lo selecciona como delegado en Microsoft Outlook y comparte el calendario con usted. Nota Después de planificar una reunión en nombre de otro organizador, también podrá iniciar la reunión en nombre de ese organizador, si fuera necesario. Para obtener información detallada, consulte Iniciar una reunión para otro organizador, en la página 22. El organizador real puede quitarle el permiso de planificación en cualquier momento. 21

26 Planificar una reunión o una cita en nombre de otro organizador Planificar para otro organizador Planificar una reunión o una cita en nombre de otro organizador La siguiente información es únicamente para delegados. Para planificar una reunión o una cita en nombre de otro organizador, el organizador debe compartir primero el calendario de Outlook con usted. Procedimiento Paso 1 Paso 2 Paso 3 Abra el calendario del otro organizador en Outlook mediante las siguientes acciones: a) En el menú Archivo, seleccione Abrir > Carpeta de otro usuario. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir carpeta de otro usuario. b) Escriba el nombre del organizador real o haga clic en Nombre para seleccionar el nombre del organizador real. c) Seleccione Calendario en la lista Tipo de carpeta y, a continuación, haga clic en Aceptar. Aparecerá el calendario compartido. Nota Hay varias maneras de abrir el calendario de otra persona, según la forma en que usted personalice las vistas en Outlook. Para obtener más detalles, consulte la página Ayuda de Microsoft Outlook. Si está viendo varios calendarios juntos, asegúrese de seleccionar el calendario del organizador real haciendo clic sobre este una vez. Abra una nueva ventana Convocatoria de reunión o Cita en Outlook y, a continuación, especifique la información y la configuración de la reunión. También puede modificar o cancelar la reunión que planificó. Para obtener información detallada, consulte Editar una reunión planificada, en la página 25 y Cancelar una reunión planificada, en la página 26. Iniciar una reunión para otro organizador Una vez que planifica una reunión para otro organizador, el organizador real recibe un mensaje de correo electrónico de confirmación en Outlook. En primer lugar, asegúrese de que el organizador real todavía comparte su calendario con usted en Outlook. A continuación, puede iniciar la reunión a través del calendario del organizador. Procedimiento Paso 1 Paso 2 Abra el calendario del otro organizador en Outlook mediante las siguientes acciones: a) En el menú Archivo, seleccione Abrir > Carpeta de otro usuario. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir carpeta de otro usuario. b) Escriba el nombre del organizador real o haga clic en Nombre para seleccionar el nombre del organizador. c) Seleccione Calendario en la lista Tipo de carpeta y, a continuación, haga clic en Aceptar. Aparecerá el calendario compartido. Nota Hay varias maneras de abrir el calendario de otra persona, según la forma en que usted personalice las vistas en Outlook. Para obtener más detalles, consulte la página Ayuda de Microsoft Outlook. Haga doble clic en el elemento de la reunión en el calendario del otro organizador. 22

27 Planificar para otro organizador Iniciar una reunión para otro organizador Aparecerá un mensaje de correo electrónico de confirmación. Paso 3 Para iniciar la reunión, siga las instrucciones del mensaje de correo electrónico y asegúrese de iniciar sesión en su propia cuenta de organizador de WebEx en el sitio de WebEx. 23

28 Iniciar una reunión para otro organizador Planificar para otro organizador 24

29 CAPÍTULO 5 Editar una reunión planificada Editar una reunión planificada, página 25 Cancelar una reunión planificada, página 26 Editar una reunión planificada Cuando planifica una reunión mediante Integración con Outlook, puede utilizar Outlook para editarla en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar su hora de inicio, especificar una nueva contraseña de reunión, invitar a más personas y elegir una opción de audio distinta. Después de editar una reunión planificada, Integración con Outlook enviará una invitación a la reunión actualizada y también actualizará la información de la reunión en su sitio de WebEx. Procedimiento Paso 1 Paso 2 En el calendario de Outlook, abra el elemento de la reunión planificada. Realice los cambios. Por ejemplo: Para cambiar la configuración de la reunión de WebEx o de TelePresence, hágalo a través del panel de Opciones de la reunión. Para agregar o modificar un patrón de repetición, seleccione Periodicidad. Paso 3 Para enviar la invitación a la reunión actualizada y guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Enviar actualización. 25

30 Cancelar una reunión planificada Editar una reunión planificada Nota Si edita o cancela una reunión de solo WebEx a través del sitio de WebEx, los cambios no se mostrarán en Outlook. Por ejemplo, si cambia la hora de inicio de la reunión a través de su sitio, el calendario de Outlook seguirá mostrando la antigua hora de inicio. Por este motivo, solo debería utilizar Outlook para editar una reunión de solo WebEx si originalmente la ha planificado con Outlook. Si utiliza Integración con Outlook para modificar la configuración de una reunión recurrente, tenga en cuenta si debe aplicar los cambios a toda la serie de reuniones. Por ejemplo, si aplica los cambios únicamente a una sola repetición de una reunión recurrente conjunta, los cambios se aplicarán en Outlook y en su sistema de planificación de TelePresence, pero no en su sitio de WebEx. Las personas seguirán teniendo la posibilidad de unirse a la reunión a la hora nueva, porque la reunión se actualizará en Outlook. Sin embargo, la reunión aparecerá con la hora antigua en el sitio de WebEx. Integración con Outlook se pondrá en contacto con su sitio de WebEx y actualizará la reunión en el sitio. Cancelar una reunión planificada Si planifica una reunión mediante la integración con Outlook, puede cancelar la reunión en Outlook. Tras cancelar una reunión en Outlook, Integración con Outlook se pondrá en contacto con su sitio de WebEx y eliminará la reunión de su sitio de WebEx. Procedimiento Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Abra el elemento de la reunión desde el calendario de Outlook. Seleccione Cancelar reunión. Seleccione Sí en el mensaje de confirmación. Seleccione Enviar cancelación. Nota Si edita o cancela una reunión de solo WebEx a través del sitio de WebEx, los cambios no se mostrarán en Outlook. Por ejemplo, si cambia la hora de inicio de la reunión a través de su sitio, el calendario de Outlook seguirá mostrando la antigua hora de inicio. Por este motivo, solo debería utilizar Outlook para editar una reunión de solo WebEx si originalmente la ha planificado con Outlook. 26

31 CAPÍTULO 6 Unirse a una reunión Vista general de Unirse a una reunión, página 27 Vista general de Unirse a una reunión Reunión conjunta Las personas reciben invitaciones por correo electrónico que contienen la información de WebEx y de TelePresence para unirse. Pueden unirse a una reunión conjunta de una de estas formas: Los invitados a una reunión de WebEx pueden entrar en ella mediante el enlace de reunión de sus invitaciones por correo electrónico. La contraseña de reunión, si procede, el número de reunión y los números de llamada directa también se les proporcionan en los mensajes de correo electrónico. Los sistemas TelePresence reservados se conectan a la reunión a la hora de inicio, a través del método de conexión especificado en el momento de la planificación. Para obtener información detallada, consulte Acerca de las opciones avanzadas de TelePresence, en la página 12. Las personas que llamen a la reunión de TelePresence desde sus dispositivos de vídeo personales pueden obtener la dirección de vídeo y el PIN de la reunión, si procede, desde sus invitaciones por correo electrónico. Reunión de WebEx Las personas reciben invitaciones por correo electrónico que contienen la información de WebEx para unirse descrita en la anterior sección "Reunión conjunta". Reunión de TelePresence Las personas reciben invitaciones por correo electrónico que contienen la información de TelePresence para unirse descrita en la anterior sección "Reunión conjunta". 27

32 Vista general de Unirse a una reunión Unirse a una reunión 28

33 CAPÍTULO 7 Configurar las herramientas de productividad de WebEx Vista general de Configurar las herramientas de productividad de WebEx, página 29 Acceder al cuadro de diálogo Configuración de WebEx, página 29 Acerca de la pestaña Cuenta, página 30 Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora, página 31 Acerca de la pestaña Reuniones planificadas, página 32 Acerca de la pestaña Herramientas, página 34 Vista general de Configurar las herramientas de productividad de WebEx Para definir las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, hágalo en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. El cuadro de diálogo contiene las siguientes pestañas: Cuenta Configuración de Reunirse ahora Reuniones planificadas Herramientas Acceder al cuadro de diálogo Configuración de WebEx Puede acceder al cuadro de diálogo Configuración de WebEx a través de WebEx y varias aplicaciones: Para acceder al cuadro de diálogo Configuración de WebEx mediante el menú Inicio, seleccione Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Configuración de WebEx. 29