Digitalización Certificada Ismael Barrero Notarnet S.L.

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1 Digitalización Certificada Ismael Barrero Notarnet S.L.

2 Agenda 1. Introducción 2. Qué es la Digitalización Certificada? 3. Requisitos Principales 4. Datos imprescindibles 5. Responsabilidades del Usuario 6. Ventajas de Digitalización Certificada 7. Ventajas Adicionales 8. Preguntas frecuentes.

3 Convertir el papel a un medio electrónico Digitalización Certificada

4 2.- Digitalización Certificada - Qué es? Define la posibilidad de digitalizar facturas en papel con una firma electrónica y de destruir el original, conservando la copia digitalizada, según la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril. Escanear Destruir el Papel Firma Electrónica de la imagen Según el artículo 7.2: Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificadaconforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria Organizar en una base de datos Firma Electrónica de la base de datos

5 3.- Requisitos Principales Software homologado por la AEAT. Escáner. Configurable con cualquier escáner que proporcione un driver Twain con una capacidad de resolución de 200 ppp o superior. Certificado Digital DNI e Otros (Certificado FNMT, ANCERT, etc.) Sellado de Tiempo (Time Stamping ) Firma del Plan de Calidad con Empresa del Software. Cierre de Periodos de Liquidación en la Aplicación.

6 3.1.- Plan de Calidad Firmar al comienzo del uso de la Digitalización Certificada. Objetivo del documento Que el estado del software de digitalización y los dispositivos asociados produzcan imágenes fieles e íntegras. velar por la correcta calidad de la imagen La empresa se compromete a garantizar la adecuada capacitación de sus usuarios

7 3.2.- Cierre de Periodos de liquidación Los periodos de liquidación serán mensuales o trimestrales Según art. 7 punto d) Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades: 1ª: firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.

8 4.- Que datos son imprescindibles Son necesarios solo ciertos datos obligados : Datos receptor, Datos Emisor, Numero Registro IVA, Numero Factura, Fecha, Bases Imponibles, Importes de IVA y Total -> Los demás son insignificantes en este proceso. No implica que coincida plenamente con el libro de Registros de IVA de la empresa

9 5.- Responsabilidades Usuario Mantener el equipo en fecha y hora correcta. (Se ocupa la aplicación) Facilitar el acceso sin demora a los documentos (pasa a cubrirlo el software). Verificar que la imagen obtenida se corresponde con la real. Cerrar los periodos de liquidación.

10 6.- Ventajas de la Digitalización Certificada Ahorro de costes en el tiempo empleado en el manipulado, archivado y recuperado de documentos. Reducción de errores y ahorro de costes en el tiempo empleado en dar de alta un nuevo documento en el sistema informático. Aumento de la productividad y facilidad en el procesado de la información. Beneficios ecológicos al evitar tener que fotocopiar los documentos originales para su manipulación, recuperación posterior, etc. Se pueden aplicar los procesos de digitalización certificada a otros documentos.

11 Beneficios de la facturación electrónica EJEMPLO CUANTIFIACIÓN DE BENEFICIOS EN LA RECEPCIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS Facturas Ahorros Impresión, papel y franqueo Recepción Validación Contabilización Resolución de incidencias Archivo de oficina y externo Localización de la información

12 7.- Ventajas adicionales Las facturas se pueden ir procesando individualmente o por lotes. Mediante técnicas OCR realiza la captura de información de los documentos escaneados. Incorpora un sistema de reconocimiento automático de proveedores. El usuario puede definir distintos tipos de documentos. Para facilitar el procesado de las facturas se ha implementado un sistema que permite obtener los importes de las facturas sin tener que definir plantillas específicas. Validación de datos. Posibilidaddealmacenamiento alternativo en la Nube.

13 Solución n integrada de Digitalización n Certificada y Factura Electrónica sobre SAP Digitalización Certificada Facturas en Papel OCR Factura Preeliminar Factura Preeliminar Facturas Electrónicas HUB Factura Electrónica Portal de Recepción IDOC (factura)

14 8.- Preguntas Frecuentes Recibo una fotocopia de una factura, vale este documento para la Digitalización Certificada? NO es válida la digitalización de una fotocopia, tiene que ser del documento original. Recibo facturas electrónicas, para pasarlas las imprimo y las digitalizo? NO es válido imprimir una Factura Certificada para Digitalizarla Certificadamente

15 CASO PRÁCTICO. Ismael

16 GRACIAS POR SU ATENCIÓN. Ismael

17 Normativa hasta Ley 37/1992 que legisla el Impuesto de Valor Añadido Directiva 2001/115/CE del Consejo, salto cualitativo en facturación electrónica. Ley General Tributaria (58/2003), que establece los principios básicos y las normas jurídicas generales del sistema tributario español RD 1496/2003 los que regula las obligaciones de facturación, y por tanto definen qué es una factura correcta.

18 Normativa Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, Orden PRE/2971/2007 de 5 de octubre Resolución del BOE de fecha 24 de Octubre de Procedimiento para la homologación de soluciones de digitalización certificada de facturas para poder digitalizar y almacenar electrónicamente las facturas recibidas en papel

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