COMERCIO ELECTRÓNICO. 1. Digitalización Estructurada y Certificada de Documentos y Fondos Documentales

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1 COMERCIO ELECTRÓNICO 1. Digitalización Estructurada y Certificada de Documentos y Fondos Documentales NORMAS Ley 527 de Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales Ley 594 de Ley General de Archivos Ley 962 de Disposiciones sobre "Racionalización de trámites y procedimientos administrativos" ESTÁNDARES ISAD-G (Consejo Internacional de Archivos) - Norma Internacional de Descripción Archivística Acuerdo 60 de 2001 (Archivo General de la Nación) - Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas ISO ( Formato de Digitalización/Almacenamiento - PDF/A) - Formato de Digitalización y almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos METODOLOGÍA Formato que evoluciona con la evolución de la tecnología - Fase I: Organización Intervención en el archivo físico con el fin de garantizar un manejo adecuado de los documentos en cuanto a clasificación, almacenamiento, recuperación, copias de seguridad y destino final. - Fase II: Selección del material a convertir La utilidad de las imágenes digitales puede verse al definir claramente las necesidades de los usuarios y se conocen los atributos de los documentos. - Fase III: Asignación de Metadatos

2 El término metadatos, describe varios atributos de los objetos de información y les otorga significado, contexto y organización. - Fase IV: Conversión de documentos a imágenes digitales La creación de imágenes digitales son el producto de los procesos técnicos comprendidos al convertir una representación análoga en digital, y los atributos de los documentos fuente en sí mismos como dimensiones físicas, presentación y calidad del material. - Fase V: Control de calidad Tiene como fin asegurar que se han cumplido las expectativas en cuanto a las imágenes obtenidas a partir de la documentación procesada. - Fase VI: Organización del archivo digital Mantener la capacidad de visualizar, recuperar y utilizar colecciones digitales frente a las infraestructuras y elementos tecnológicos y de organización que cambian con mucha rapidez. - Fase VII: Almacenamiento electronic

3 Permite tener una visión global de la gestión de los documentos Agiliza la gestión histórica de los documentos, reduce la gestión en papel y el archivo manual de estos - Fase VIII: Presentación de las imágenes Se utiliza la Web para facilitar el acceso de una gran cantidad de personas a los recursos para una recuperación rápida, calidad aceptable, y visualización completa. NUESTRO SERVICIO Ofrecemos digitalización estructurada, Reconocimiento inteligente de documentos, la Verificación de datos y el Almacenamiento de Archivos Digitales los cuales conforman la cadena completa del flujo documental Conocedores de la responsabilidad que tienen nuestros clientes en la preservación del patrimonio digital a largo plazo. Aplicamos normas técnicas internacionales en la producción documental digital, garantizando acceso futuro, portabilidad, actualización de medios de almacenamiento y en general, los procesos técnicos necesarios para la conservación de su acervo documental. MODALIDADES EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN (OUTSOURCING) In-House Out-House TIEMPO DE BODEGAJE DE ACUERDO A REQUERIMIENTOS DE CADA CLIENTE VENTAJAS Ahorro en costos asociados como papelería, fotocopias, impresión, tintas, insumos, bodegaje de documentos, etc. Mejora en tiempos de respuesta a usuarios internos y externos por búsquedas basadas en el escaneo con OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) Procesos administrativos más organizados Mayor facilidad en cuanto al acceso a los documentos Se minimiza pérdida de documentos 2. Facturación electrónica

4 Decreto 1929 Articulo 1 definiciones: Factura Electrónica: Es un documento que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por medios y formatos electrónicos, a través de los procesos de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros que garantice su autenticidad de integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación de conformidad con lo establecido en este decreto, incluido los documentos que las afectan como son las notas créditos... NORMATIVIDAD Ley 527 de Mensaje de Datos, Comercio Electrónico y Firmas Digitales Ley 962 de Racionalización de trámites y procedimientos Administrativos Articulo del Estatuto Tributario Decreto 1929 de Reglamentación del Artículo del Estatuto Tributario Resolución DIAN - Contenido Técnico de la Factura Electrónica Ley 1231 de Unificación de la Factura como titulo valor y otras disposiciones Decreto 2668 de Adición de un parágrafo al Articulo 2 del Decreto 1929 de 2007 Decreto 2670 de Sistema Técnico de Control de Tarjeta Fiscal como instrumento de control a la evasión CARACTERÍSTICAS

5 Expedida - Generada - Posterior Consulta - Numerada Entregada y Aceptada Estampado Cronológico Garantía de Fecha y Hora del Envío y recepción Archivo y Conservación Nace Digital Vive Digital Muere Digital Articulo 6 Decreto 1929 de 2007 DECRETO 1929 DE 2007 Articulo 6 CONSERVACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. El obligado a facturar y el adquiriente deberán conservar las factura electrónicas y notas crédito en el mismo formato electrónico en el que fueron generadas y por el mismo termino de las factura de papel. Las factura electrónicas y notas créditos, con su contenido fiscal y técnico, deberán ser conservadas asegurando que cumplan con las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la ley 527 de Articulo 12 de la Ley 527 de 1999 que la información sea accesible la posterior consulta. Estatuto Tributario 632 Articulo 12 de 527 de 1999 Artículo 12 de la ley 527 de 1999 Exhibida en medios electrónicos Decreto 1929 de 2007 Articulo 5 Exhibición de la factura electrónica.

6 Factura Electrónica como soporte fiscal (Articulo 11 y 11 Decreto 1929 de 2007) REQUERIMIENTOS Autorización de Facturación Electrónica Contenido Técnico - Resolución Articulo 3 y 4 de 2007 Acuerdo Bilateral - Manifestación expresa por parte del destinatario, acuerdo Decreto 1929 de 2007 articulo 7 Informes a la DIAN (Archivos Xml ) Canal de comunicaciones - Servicio de Internet de Banda Ancha como mínimo 4 MBPS Según demanda VENTAJAS No se requiere grandes inversiones en Hardware y Software Automatización de los procesos de Facturación Eliminación de intervención manual Permite el envío de documentación adjunta Reduce la posibilidad de errores Aporta trazabilidad sobre los procesos de envío Control de Calidad Los sistemas comprueban la correcta elaboración de la factura Agiliza el proceso de almacenaje y consulta de la factura Disminución de costos de operación Liberación de espacio físico de almacenamiento Mejora la administración de recaudo 3. Almacenamiento seguro de Documentos electrónicos QUE SE ALMACENA? Documentos electrónico Acuse de Envío

7 Acuse de recibo Archivos Adjuntos Documentos digitalizados FORMATO PDF/A PERMITE LA RECUPERACIÓN Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS DE CADA PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO RETENCIÓN DOCUMENTAL - LEY 1369 DE 2009 Artículo 35. Retención documental. Las guías y documentos soporte de entrega, constancias de recibo y cualquier otro documento que utilicen los Operadores Postales para la prestación del servicio y que los mismos estimen pertinente su conservación, deberán guardarse por un periodo no menor a tres (3) años desde la fecha de expedición de los mismos, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido el plazo anterior estos documentos podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta. CONSERVAR INFORMACIÓN Y PRUEBAS Articulo 632 Estatuto Tributario Art DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, (Hoy UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años*, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera

8 4. Política CERO PAPEL a. Objetivo Iniciativa del la Presidencia de la República en el marco de las bases del Plan Nacional de Desarrollo que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (Directiva Presidencial No. 04). b. Función de la política c. Normatividad d. Beneficios Establecer las directrices y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades publicas y las privadas que cumplan funciones publicas, en el marco del programa mundial de Desarrollo Sostenible y promoviendo la protección del medio ambiente, cumplir con los programas de gestión documental para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos por medios electrónicos. Directiva Presidencial 04 de 2012 Equivalencia funcional. - Preserva la información catalogada de destinatarios no permitidos. - Disminuye costos de envío, papel y cargas administrativas. - Moderniza su plataforma de correo. - Disminuye tiempos de entrega e informe a clientes. - Reduce distancias.

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