Guía para administradores multipuesto. GoToMeeting GoToWebinar GoToTraining OpenVoice.

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2 Contenidos Introducción al Centro de administración multipuesto... 1 Añadir usuarios... 2 Añadir usuarios a su cuenta... 2 Crear una nueva plantilla de correo de bienvenida... 3 Administrar usuarios... 4 Administrar puestos... 4 Eliminar usuarios... 5 Detalles del usuario... 6 Reasignar reuniones... 7 Crear informes... 8 Crear informes... 8 Informes de cuenta... 9 Informes de GoToMeeting Informes de GoToWebinar Informes de GoToTraining Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. i

3 Introducción al Centro de administración multipuesto El Centro de administración multipuesto es donde los administradores multipuesto pueden añadir y administrar usuarios y crear informes. Como administrador multipuesto de GoToMeeting, GoToWebinar, GoToTraining y/u OpenVoice, puede iniciar sesión para invitar y administrar organizadores Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 1

4 Añadir usuarios Puede añadir usuarios a su cuenta y asignarles de administrador de cuentas. El nombre y el apellido del usuario no pueden exceder los 32 caracteres. La dirección de correo electrónico no puede superar los 128 caracteres. Añadir usuarios a su cuenta 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Añadir usuarios en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Añadir usuarios, introduzca el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico del usuario. Los usuarios inician sesión en GoToMeeting/GoToWebinar/GoToTraining/OpenVoice con la dirección de correo electrónico que usted les proporciona. Haga clic en Añadir otro usuario para añadir un nuevo usuario cada vez. Para añadir varios usuarios a la vez, haga clic en Añadir varios usuarios e indique el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico de los usuarios en el campo de texto correspondiente. Debe separar los usuarios con una coma o un punto y coma. También puede presionar Entrar. 4. Seleccione un rol o varios roles para el usuario. Debe seleccionar al menos un rol para los usuarios antes de poder añadirlos. 5. Por defecto, los nuevos usuarios reciben el correo de bienvenida predeterminado, pero usted también puede crear nuevas plantillas y guardarlas para utilizarlas más adelante. 6. Seleccione un idioma principal para el usuario. El correo de bienvenida se enviará en el idioma que elija para el usuario Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 2

5 Crear una nueva plantilla de correo de bienvenida Todos los usuarios recién añadidos reciben de forma predeterminada un correo de bienvenida, pero usted puede personalizarlo y almacenarlo como plantilla para utilizarla más adelante. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Añadir usuarios en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Añadir usuarios, seleccione Crear nueva plantilla del menú desplegable "Enviar este correo". 4. En el cuadro "Crear nueva plantilla", introduzca el título y el asunto de la nueva plantilla del correo de bienvenida y escriba el mensaje que desee. 5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. 6. Cuando vuelva a la página Añadir usuarios, puede seleccionar su plantilla guardada del menú desplegable "Enviar este correo". Puede hacer clic en Vista previa, Editar o Eliminar, junto a la plantilla que seleccione del menú desplegable Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 3

6 Administrar usuarios En la página Administrar usuarios, puede buscar usuarios si introduce parte de su nombre o de su dirección de correo electrónico, o puede filtrar los usuarios al seleccionar el menú desplegable "Filtro para" para ordenar y ver a todos los usuarios y puestos de GoToMeeting/GoToWebinar/GoToTraining/OpenVoice de su cuenta. También puede exportar los detalles de los usuarios en Excel, eliminar usuarios y administrar puestos. Como administrador multipuesto, puede añadir hasta 39 puestos y cambiar el plan en la página Mi cuenta. Si desea añadir más de 39 puestos, puede ponerse en contacto con Ventas para ampliar su cuenta a una corporativa, la cual incluye funciones adicionales como los grupos, la configuración y el tema. Administrar puestos La columna Producto indica si los usuarios están habilitados o suspendidos en GoToMeeting, GoToWebinar, GoToTraining u OpenVoice. Los organizadores habilitados pueden organizar sesiones, mientras que los suspendidos no pueden. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar usuarios en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Administrar usuarios, seleccione la casilla de verificación que hay junto a los nombres de los usuarios. 4. Seleccione el menú desplegable "Administrar puestos". Puede seleccionar una de las opciones de "Cambiar puesto a". 5. Después de elegir una opción, haga clic en Efectuar cambios. En la página Administrar usuarios, puede volver a enviar un correo de invitación (predeterminado o personalizado) si hace clic en Volver a invitar. Si ha seleccionado Inhabilitar todos los puestos, inhabilitará todos los roles de producto del usuario cuando haga clic en Efectuar cambios. Si el usuario tiene sesiones programadas, puede hacer clic en reasignar sus sesiones para asignarlas a otro 2013 Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 4

7 organizador (opcional). Si no reasigna las sesiones programadas del usuario y solo inhabilita el puesto, el historial del organizador se almacena durante un año, así que si luego decide volver a habilitar al usuario suspendido, su historial de sesiones permanece intacto. Eliminar usuarios Aquí puede eliminar usuarios de su cuenta en la página Administrar usuarios. Si elimina un usuario, tendrá que enviarle otra invitación si desea que vuelva a organizar sesiones. Si un usuario tiene sesiones programadas, puede reasignar sus sesiones a otro organizador. Si elimina usuarios, su historial de sesiones no permanece intacto. Si desea mantenerlo intacto, puede inhabilitarles el puesto y suspenderlos para que sus datos queden almacenados un año en caso de que, más tarde, decida volver a habilitarlos. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar usuarios en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Administrar usuarios, seleccione la casilla de verificación que hay junto a los nombres de los usuarios. 4. Seleccione Eliminar usuarios. Si el usuario tiene sesiones programadas, puede hacer clic en reasignar sus sesiones para asignarlas a otro organizador. 5. En la página Reasignar reuniones, seleccione el menú desplegable "Reasignar a" para elegir a otro organizador. Aquí tiene más información sobre reasignar reuniones. 6. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. Si desea volver a añadir el usuario a su cuenta, deberá añadirlo como un nuevo usuario Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 5

8 Detalles del usuario Aquí podrá ver información de los usuarios y asignar roles de organizador para cualquier usuario de la cuenta. Los usuarios pueden ser administradores de cuentas sin ser organizadores activos. Los usuarios pueden tener cualquiera de los siguientes estados: Habilitado: usuarios que han activado su cuenta creando una contraseña. Suspendido: usuarios que antes tenían un puesto activo y/o un rol de administrador pero ya no. Invitado: usuarios que se han añadido a la cuenta pero que aún no han creado ninguna contraseña. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar usuarios en el menú de navegación de la izquierda y haga clic en el nombre de uno de los usuarios. 3. En la página Detalles del usuario, puede editar el nombre del usuario y ver su dirección de correo electrónico y la información de su uso (última sesión, próxima sesión programada, sesiones recurrentes programadas). También puede cambiar su su rol en la página Detalles del usuario. 4. Haga clic en Guardar si ha efectuado algún cambio Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 6

9 Reasignar reuniones Puede reasignar reuniones de los usuarios a otro organizador activo de su cuenta cuando lo desee, especialmente si el usuario se ha eliminado, suspendido o ya no se encuentra activo. Aunque usted no puede reasignar ningún seminario web ni ningún curso, un coorganizador los puede iniciar. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar usuarios en el menú de navegación de la izquierda y haga clic en el nombre de uno de los usuarios. 3. En la página Detalles del usuario, haga clic en Reasignar reuniones. 4. En la página Reasignar reuniones, seleccione el menú desplegable "Reasignar a" para elegir otro organizador. Repita este paso para cada reunión si desea reasignarlas a otro organizador. 5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 7

10 Crear informes Puede crear informes para ver los datos de sus organizadores y de sesiones pasadas (se almacenan durante un año a partir de la fecha de inicio de la sesión). Si el organizador acaba de finalizar una sesión, puede tardar hasta 15 minutos en aparecer en los informes. Crear informes 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Crear informes en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Crear informes, elija uno de los siguientes tipos de informe: 2013 Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 8

11 Informes de cuenta Informe de actividad. Contiene un resumen del uso de los productos de cada organizador. Informe de estado de usuario. Contiene el rol o los roles actuales de los usuarios de su cuenta Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 9

12 Informes de GoToMeeting Informe de historial de reuniones. Contiene información detallada acerca de las sesiones de cada organizador y de sus asistentes. Informe de reuniones programadas. Contiene las sesiones programadas por los organizadores de su cuenta. Informe de asistentes. Contiene información detallada acerca de los asistentes de las sesiones de sus organizadores Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 10

13 Informes de GoToWebinar Informe de inscritos en seminario web. Contiene información detallada acerca de los inscritos y de los asistentes de los seminarios web de sus organizadores. Informe de inscritos en la grabación de seminarios web. Contiene información detallada acerca de los inscritos en las grabaciones de sus organizadores Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 11

14 Informes de GoToTraining Informe de sesiones de cursos programadas. Contiene las sesiones de cursos programadas por los organizadores de su cuenta. Informe del historial de cursos y de los asistentes. Contiene información detallada acerca de las sesiones de cursos de cada organizador y de sus asistentes Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 12

15 Informes de OpenVoice Informe del historial de facturación. Contiene información detallada acerca del uso de OpenVoice por tipo de llamada. Informe de tarifas y números de teléfono. Muestra las tarifas de facturación y los números de teléfono por tipo de llamada Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 13

16 Informe de uso. Contiene información detallada acerca del uso de OpenVoice en las conferencias de sus organizadores. Informes de sala de conferencias. Contiene información detallada acerca de las salas de conferencia y de los organizadores de OpenVoice Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 14

17 4. Elija un intervalo de fechas durante el año pasado o entre fechas específicas. 5. Seleccione usuarios o grupos. Puede filtrar el siguiente contenido: Todos los usuarios, usuarios específicos o varios usuarios Todos los administradores, administradores específicos o varios administradores Todos los gestores, gestores específicos o varios gestores Puestos 6. A continuación, haga clic en Excel o en HTML para ver la información de su cuenta y de los usuarios Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 15