GESTIÓN DE LA CALIDAD AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Transcripción

1 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer las directrices para la planificación y ejecución de las auditorías internas del sistema de gestión de calidad de la Universidad, con el fin de determinar la conformidad con los requisitos normativos, legales, del cliente y de la organización que le aplican a la Institución. 2. ALCANCE Inicia con la elaboración y aprobación del Programa de Auditoria Interna del Sistema de Gestión de Calidad para la respectiva vigencia y finaliza con la evaluación del y las acciones a las que haya lugar. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador Sistema Gestión de Calidad 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma 5. DEFINICIONES Para efectos de la comprensión de este documento se debe tener en cuenta las siguientes definiciones: 1. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la expansión en que se cumplen los criterios de auditoría. 2. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. 3. Evidencias de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. 4. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria.

2 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 2 de 8 5. Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. 6. Cliente de la auditoria: Organización o persona que solicita una auditoria. 7. Auditado: Organización que es auditada. 8. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria 9. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo si es necesario de expertos técnicos. 10. Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propósito especificado. 11. Plan de auditoria: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoria 12. Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria. 13. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. 14. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. 15. : Sigla del Sistema de Gestión de Calidad. 16.Ciclo PHVA: ciclo Deming (planear, hacer, verificar y actuar) del sistema de gestión de Calidad. 17. Observador: Persona que acompaña el pero que no audita

3 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 3 de 8 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO / REGISTRO Elaborar y Se elabora el programa anual de auditorias internas del una Coordinador del Plan de trabajo aprobar el vez finalizada la vigencia, el cual debe ser incluido en el plan de y Equipo del de la Programa anual trabajo del para el respectivo año, contemplando la totalidad de Trabajo respectiva 1. de auditorias de los procesos que conforman el mapa de procesos de la vigencia internas del Institución.. Identificación y propuesta del del Según el cronograma de trabajo se debe identificar y definir en las fechas establecidas el posible de acuerdo a los siguientes criterios de competencia que comprende el perfil del auditor: Coordinador del Acta de autocontrol del Educación: Como mínimo nivel técnico Formación: Curso de Auditor Interno de Calidad mínimo 24 horas. 2. Experiencia: haber participado como observador mínimo en 3 auditorías internas de calidad. o Nota: para ser auditor líder de calidad, el auditor deberá haber participado cómo mínimo en dos auditorias internas de calidad Habilidades: Conducta ética: (profesionalidad, confianza, integridad, confidencialidad y discreción.) Presentación ecuánime: obligación de informar con

4 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 4 de 8 3. Evaluar equipo auditor propuesto. veracidad y exactitud. Debido cuidado profesional; aplicación de diligencia y juicio al auditar. Independencia (imparcial y objetividad de las conclusiones de la auditoria; los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgos y conflictos de intereses) Enfoque basado en la evidencia (método racional aplicado para alcanzar conclusiones de la auditoria verificables y confiables) Puntualidad y buen manejo del tiempo. Facilidad de expresión verbal y escrita dada la necesidad de preparar informes, redactar no conformidades y aspectos positivos y por mejorar, expresar oralmente ideas y resultados a los auditados y líder del proceso auditado. Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades Perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones Versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones Capacidad de análisis, de tal forma que pueda relacionar los datos y hechos que encuentra en una auditoria, con base en un razonamiento lógico para llegar a conclusiones basadas en evidencia objetiva. Una vez establecido el, se aplica la evaluación a cada uno de las personas pre-seleccionadas para verificar su competencia de acuerdo al perfil requerido con base en los criterios definidos en el anterior numeral y se socializan los resultados obtenidos con el personal evaluado. Coordinador del Evaluación y/o prueba aplicada

5 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 5 de Seleccionar y conformar el del Designar por proceso Elaboración del Plan de Auditoria 7. Notificación del En caso de que la persona evaluada obtenga una calificación inferior al 80% del total de la prueba, no podrá ser parte del del para la vigencia respectiva. Con base en los resultados de la evaluación aplicada al equipo auditor pre-seleccioando, se seleccionan y conforma el equipo auditor interno del, con las personas que aprobaron la prueba. Se determinan los equipos de auditores internos del, definiéndose el auditor líder y el, se designa el o los procesos a auditar y se diligencia el formato EV-CAL-FO-13 PROGRAMA DE El auditor líder y el, elaboraran el plan de auditoria interna del y la lista de chequeo para la Auditoria Interna del para el respectivo proceso, diligenciando los formatos EV- CAL-FO-14 PLAN DE INTERNAS DEL y EV- CAL-FO-15 LISTA DE CHEQUEO INTERNAS DEL, definiendo y consolidando las preguntas a realizar de acuerdo al ciclo PHVA, normatividad y documentación aplicable del proceso a auditar. Mediante comunicación oficial y/o correo electrónico se notifica con tres días hábiles previo a la fecha de la auditoria al líder del respectivo proceso, el plan de la del a realizar en la vigencia y/o periodo correspondiente. Nota: Previo a la iniciación de las auditorías internas de calidad, se publica el programa de auditoría interna de calidad para la vigencia Coordinador del Coordinador del Auditor líder y Auditor líder Resultados de evaluación y/o prueba aplicada Formato EV- CAL-FO-13 PROGRAMA DE Formatos. EV-CAL-FO-14 PLAN DE INTERNAS DEL EV-CAL-FO-15 LISTA DE CHEQUEO INTERNAS DEL Comunicación oficial y/o correo electrónico

6 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 6 de Reunión de apertura del Ejecución del. Realizar informe final de la del Reunión de pre cierre y cierre del respectiva en la página web institucional en el link del. En la fecha, hora y lugar indicado en la comunicación oficial de notificación de la del y/o correo electrónico, se lleva a cabo entre el auditor líder, y líder del proceso junto con su equipo de trabajo si así lo requiere, la reunión de apertura de la del, dejando como evidencia un acta de apertura. De acuerdo a la fecha, hora y lugar indicado en el plan de auditorias internas del se desarrolla la auditoria aplicando el formato EV-CAL-FO-15 LISTA DE CHEQUEO INTERNAS DEL, verificando en sitio la información suministrada, por el(os) auditados responsables. Nota: las listas de chequeo serán archivadas en forma digital. Con base en la información registrada en el formato EV-CAL-FO- 15 LISTA DE CHEQUEO INTERNAS DEL y las evidencias verificadas, se elabora durante el informe final de la del del respectivo proceso en el formato EV- CAL-FO-16 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DEL En la fecha, hora y lugar indicado en el formato EV-CAL-FO-14 PLAN DE INTERNAS DEL, el auditor líder y socializan al líder del proceso junto con su equipo de trabajo si así lo requiere, el informe final producto del desarrollo de la del en el formato EV-CAL-FO-16 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DEL y se suscribe la Auditor líder y equipo de trabajo Auditor líder y equipo de trabajo Auditor y líder auditor Acta de apertura de la auditoria interna del. EV-CAL-FO-14 PLAN DE INTERNAS DEL firmado. Formato EV- CAL-FO-15 LISTA DE CHEQUEO INTERNAS DEL Formato EV- CAL-FO-16 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DEL Acta de cierre de la auditoria del formato EV- CAL-FO-16

7 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 7 de 8 respectiva acta de cierre de la auditoria del En caso de presentarse objeciones con respecto al informe final por parte del líder del proceso, se llevarán a cabo los ajustes a que haya lugar en consenso firmándose el informe respectivo por parte del líder de proceso y auditor líder. INFORME DE AUDITORIA INTERNA DEL Entrega de la documentación de la auditoria interna de calidad realizada Evaluación del Archivo documentación Nota: cuando las partes involucradas no lleguen a un consenso, el auditor líder informa al Coordinador de Calidad y este a su vez al representante de la dirección para que se tomen las medidas a las que haya lugar. El auditor líder hace entrega al líder del proceso auditado y al Coordinador de calidad de la documentación surtida en el desarrollo de la de calidad del proceso auditado (acta de apertura, informe final y acta de cierre). El líder del proceso una vez finalizada la del, procederá a evaluar a cada uno de los miembros del de forma objetiva, coherente, justa y confiable diligenciando el formato EV-CAL-FO-18 EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DEL, el cual entregará al coordinador del. En caso de que el auditado obtenga como resultado una evaluación negativa (no cumple) en uno o mas de los criterios evaluados debe fortalecer sus competencias mediante una retroalimentación orientada por el coordinador del. Se archivan los registros generados durante el procedimiento en la carpeta archivo auditorias. Auditor y líder auditor Coordinador Líder de proceso auditado Equipo de Calidad Formato EV- CAL-FO-18 EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DEL carpeta archivo auditorias

8 CÓDIGO EV-CAL-PR-03 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2013 Página 8 de 8 7. OBSERVACIONES: 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012 Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Agosto 09 de 2013 Actualización documentos Elaboró Revisó Aprobó EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE CALIDAD CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGI JOSÉ DAVID RIVERA ESCOBAR Representante de la Dirección