PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS INTEGRALES DEL PROCESO SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACION DEL SIG.

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1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Aplicando las técnicas de auditoría universalmente aceptadas y con base en un plan de auditoría, se busca medir el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles con el fin de formular las debilidades y fortalezas del control, así como el desvió de los avances de las metas y objetivos trazados y un mejoramiento continuo. Su campo de aplicación son las oficinas de registro y el nivel central, determinando la efectividad del funcionamiento de los procesos y procedimientos compilados en el mapa de procesos de la Entidad. Aplicar la metodología para la programación, ejecución de las auditorías internas de Calidad con base en el concepto evaluación independiente, así como determinar que los procesos y directrices del sistema de gestión de calidad sean conformes con las disposiciones planificadas, incluyendo los requisitos de las normas de calidad, de los clientes y las leyes vigentes que apliquen a la SNR y a las ORIPS. En la Auditoria de Calidad el procedimiento se desarrolla en la sede central, las tres (3) Oficinas de Registro e Instrumentos Públicos de Bogotá, la Oficina de Registro e Instrumentos Públicos de Bucaramanga y orips que periódicamente vayan siendo certificadas ALCANCE: Inicia: Con la programación formulada en cada vigencia; con los planes anuales de gestión, de desarrollo institucional, con los cronogramas y programas de visitas al nivel central y oficinas de registro, con los planes de auditoría. Qué hace?: Programar auditorias-plan de auditoría-, realizar auditorías, recolectar y verificar la información de acuerdo con los criterios de la auditoria, mediante entrevistas, observación de actividades de los auditados y revisar los documentos que se generen en la actividad auditada. Validar el informe de auditoría con las áreas o proceso auditado y hacer presentación al jefe de la oficina de control interno. Establecer hallazgos y no conformidades. Hacer seguimiento a las áreas responsables de los hallazgos, las acciones correctivas y preventivas. Así mismo, programar el seguimiento respectivo de acuerdo a los tiempos establecidos. Elaborar informe final de auditoría Termina: Seguimiento a las acciones correctivas formuladas por los procesos producto de los hallazgos de la auditoría.

2 Página:2 2. RESPONSABLES: Responsable estratégico: Jefe de la Oficina de Control Interno. Responsable operativo: Equipo de trabajo de la Oficina de Control Interno y Auditores internos formados en la Superintendencia de Notariado y Registro: 3. DEFINICIONES: SIG: Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia de Notariado y Registro SNR. Integra tres (3) sistemas: Sistema de Gestión de la Calidad SGC, Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA y Sistema de Control Interno MECI. Alcance de Auditoria: Extensión y rango de una auditoria. El alcance puede expresarse en términos tales como ubicación física, unidades organizativas, actividades y procesos. Auditoría Interna de calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance en el que se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría externa: Auditoría realizada al Sistema de Gestión de Calidad de la Superintendencia de Notariado y Registro por un ente externo a ésta, se pueden clasificar como: Auditoria de Certificación, Auditoria de Seguimiento, Preauditoría para certificación entre otras. Auditoría interna: Es aquella auditoria que se efectúa dentro de la misma organización, bajo control directo de esta. Auditado: Organización, área o proceso que es auditado. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Auditor Líder: Un auditor del equipo será el líder del mismo. Acciones correctivas: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acciones preventivas: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia en una auditoria. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Conformidad: Cumplimiento de un requisito Control: Parte de la Gestión orientada al cumplimiento de requisitos. Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el Equipo Auditor. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo de expertos técnicos si se requiere.

3 Página:3 Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoria y que son verificables. Hallazgos de auditoria: Son los resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria. Informe de auditoría: Es un documento para reportar resultados y obtener conclusiones de las auditorías realizadas. Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. No conformidad: No cumplimiento de un requisito especificado. Comprende las desviaciones o la ausencia de una o más características de calidad o elementos del Sistema de Calidad en relación con los requisitos especificados. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Observación: Es levantada cuando por falta de cumplimiento y por no disponerse de suficientes evidencias que la sustenten no se considera una no conformidad. Programa de Auditorias: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas para un proceso especifico. Plan de Auditoria: Descripción de actividades en el sitio y arreglos para una auditoria. 3.1 Control estadístico del procedimiento. Análisis de causas y estado de las acciones correctivas Histogramas: para registrar y comparar información del procedimiento Hojas de cálculo: Para registrar información del procedimiento 3.2. PHVA Planear: Realizar la programación a las áreas, proceso, procedimiento, las cuales serán objeto de auditorias, tanto en el nivel central como en las oficinas de registro dentro de la vigencia establecida, designando un equipo auditor, conocer los antecedente y objetivos del área, proceso o actividad que será auditada, analizar la normatividad relativa al tema, leyes, decretos, resoluciones, estatutos y reglamentos. Conocer las operaciones, la dinámica, actividades y la organización de estas, revisar las medidas o controles internos, la consistencias o debilidades de ellas y evaluar su utilidad y conveniencia, analizar cualquier información adicional relacionada

4 Página:4 con el tema mediante entrevistas con los funcionarios responsables, determinar los criterios de auditoria y preparar el plan de auditoria. Para las Auditorias de Calidad se deben tomar en consideración los siguientes aspectos: - El estado y la importancia de los procesos y las áreas por auditar. - Los resultados de auditorías previas (Se realizarán auditorias de seguimiento a los procesos que tienen debilidades, no conformidades detectadas u observaciones). - Se cubra la totalidad de los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 en el ciclo de auditorías. - Las Auditorías Internas de Calidad las puede ejecutar un ente externo siguiendo los lineamientos establecidos en este procedimiento y debe acreditar formación como auditor internos de calidad y tener como mínimo experiencia de 2 auditorías internas de calidad en el sector público. Hacer: Elaborar plan de auditoría. Examinar detalladamente las área criticas, analizar los hallazgos de auditoria, confrontando la normatividad, los procesos, procedimientos y disposiciones frente a los criterios establecidos, determinar el grado de cumplimiento de los objetivos particulares del área o actividad objeto de la auditoria, preparar papeles de trabajo necesarios que soporten los hallazgos, las evidencias y los aspectos a mejorar, preparar cuestionarios para las diferentes entrevistas con los responsables de área, determinar herramientas y las técnicas de auditoria más apropiadas para analizar los hallazgos y sus resultados, realizar reuniones técnicas de avance con el jefe de la oficina de control interno, verificar el cumplimiento de las disposiciones o normatividad aplicables al caso especifico, fundamentar las conclusiones y preparar los aspectos a mejorar tanto generales como específicos y preparar las conclusiones de auditoria. Verificar: Comunicar de manera oficial los resultados o hallazgos encontrados a los responsables del área y al jefe de la oficina de Control Interno, para hacer las aclaraciones o confirmaciones del caso, preparar el contenido del informe, revisar con las pruebas, entrevistas y mediciones practicadas y con los papeles de trabajo que respaldan la auditoria, analizar cualquier información adicional mediante entrevistas con los funcionarios responsables, sustentar los aspectos a mejorar y conclusiones obtenida del hallazgo ante el jefe de la oficina de Control Interno, realizar una reunión técnica con los responsables del área auditada, con el propósito de precisar o aclarar el contenido del borrador del informe y ajustarlo en lo que sea

5 Página:5 pertinente y preparar informe definitivo presentarlo y sustentarlo ante los responsables del proceso y la alta dirección. Actuar: Verificar si los aspectos a mejorar formuladas por la Oficina de Control Interno, se implementaron al interior de los procesos y operaciones de las diferentes áreas responsables de ejecutarlas, evaluar las mejoras o impactos positivos o la utilidad de la implementación de dichos aspectos a mejorar e informar de los resultados a la Alta dirección y al responsable del proceso, revisar el programa de auditoria interna para introducir mejoras para la vigencia siguiente. 4. Descripción de CONTENIDO O DESARROLLO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDADES ESENCIALES DESCRIPCIÓN COMO?

6 Página:6 Descripción de actividades: REALIZAR AUDITORÍAS INTERNAS INTEGRALES 1. Elaborar el programa de auditorias en la vigencia respectiva.(ver Instructivo programa de auditorias) 2. Presentar el programa de auditoría al Comité de coordinación de control interno para su aprobación. 3. Enviar mediante oficio, o por medio de correo electrónico a los funcionarios de la SNR, el programa de auditorías aprobado en Comité de coordinación de control interno y publicarlo en la página Web de la SNR. 4. Basado en el programa de auditorías y en los criterios de la auditoria, el líder del equipo auditor elabora y/o modifica el Plan de Auditoría..(Ver Instructivo Plan de Auditoría) 5. Con mínimo 3 días calendario previos a la auditoria, el equipo auditor imprime el plan de auditoría lo envía mediante correo electrónico o memorando a los auditados para su conocimiento 6. Preparar lista de chequeo por parte de todos los auditores con base en los criterios de auditoría. (Ver Instructivo lista de chequeo) 7. Designar el auditor líder que lidera el equipo auditor asignar a cada miembro del equipo las tareas a realizar, preparar los documentos de trabajo o lista de verificación. 8. Realizar reunión de apertura. 9. Realizar auditoria. Recolectar y verificar la información de acuerdo con los criterios de la auditoria, mediante entrevistas, observación de actividades de los auditados y revisar los documentos que se generan en la actividad auditada. 10. Establecer los hallazgos como conformidad, no conformidad y observación, reunión con grupo interno para revisar los hallazgos encontrados y generar las conclusiones de la auditoria, elaborar los informe de auditoría para ser presentado al jefe de la oficina de Control Interno y programar la presentación a los auditados. 11. El auditor líder en el desarrollo de la reunión de cierre deberá por lo menos describir los siguientes aspectos: agradecimientos al grupo auditado, pasar la lista de asistencia, repasar el objetivo y alcance de la auditoria, decir aspectos relevantes vistos, explicar que los hallazgos.

7 Página:7 12. Si el auditado no está de acuerdo con alguna de los hallazgos presentados, los auditores revisan sus listas de chequeo y apuntes para confirmar el hallazgo y si el auditado sigue en desacuerdo, posteriormente se escribe esta situación en el informe de auditoría. Responsable Jefe oficina de control interno, Equipo Auditor conformado por los Auditores de calidad por parte de la SNR. Conocimiento: Normatividad aplicable a control interno, a los sistemas de auditoría NTCGP 1000:2009, ISO 1911 Valor agregado: aspectos a mejorar de mejoramiento continúo. Recursos esenciales: Equipos de Computo, Personal idóneo en el tema. Presupuesto para comisiones de auditoría. Programas de auditoría sistematizados. Normatividad: Normas de auditoría universalmente aceptadas. Herramientas de control: Plan de auditoría, los puntos de control de los procesos e indicadores, los mapas de riesgos de los procesos. Verificar la normatividad de cada proceso objeto de auditoría. Frecuencia: Según programación anual Tecnología (M.A.S): Semiautomatizado

8 Página:8 Descripción de actividades: PRESENTAR INFORME DE AUDITORÍA INTERNAS INTEGRALES REALIZAR SEGUIMIENTO. 1. Presentar informe de auditoría a los auditados. Presentando los hallazgos o no conformidades (lo que corresponda dependiendo de la auditoría realizada) encontrados. Hacer validación entre auditores y auditados, para definir informe final de auditoría. (Ver Instructivo informe final de auditoría) 2. Los auditores acompañantes deben diligenciar el formato Informe Final de Auditorias remitir al auditor líder y a la Oficina de Control Interno de Gestión, máximo 4 días hábiles después de la reunión de cierre, las conclusiones de la Auditoría realizada por ellos a fin de consolidar el informe final de auditoría. 3. El Auditor Líder elabora el informe definitivo el formato Informe Final de Auditoria y remitirlo junto con el formato Plan de Mejoramiento. 4. El responsable del proceso deberán establecer junto con su equipo de trabajo, las acciones correctivas para cerrar las no conformidades encontrada en la auditoría. Ver formato acción correctiva preventiva del procedimiento tratamiento de no conformidades. 5. El responsable del proceso debe remitir a la Oficina de Control Interno de Gestión, el Formato Plan de Mejoramiento diligenciado con su respectiva fecha, responsables y recursos. 6. Asesorar a solicitud del proceso auditado en la formulación del plan de mejoramiento y definir plan de seguimiento a las no conformidades (hallazgos). 7. Los auditores que realizaron la auditoría a los proceso deben hacer seguimiento a las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento por el proceso. 8. Realizar auditoría en campo al proceso con base en el avance de la acción establecida en el Plan de Mejoramiento, verificar el estado de la No Conformidad. 9. El equipo Auditor remite a la Oficina de Control Interno de Gestión el resultado del seguimiento realizado, diligenciar Formato Plan de Mejoramiento casilla seguimiento. Responsable: Jefe Oficina de Control interno y equipo de auditoría. Conocimiento: Normas de auditoría, del negocio registral y notarial. Decreto 1250 de 1970 y 960 de Normas de

9 Página:9 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5.1 Documentos asociados. Gestión de calidad y MECI. Normatividad contable. Contratación administrativa. Sistemas de información registral y notarial. Valor agregado: Recomendaciones de mejoramiento continuo Recursos esenciales: software, hardware, equipo de oficina. Presupuesto para visitas de auditoría. Normatividad: Decreto 1250 de 1970 y 960 de Normas de gestión de calidad y MECI. Normatividad contable. Contratación administrativa. Sistemas de información registral y notarial. Herramientas de control: Verificar normatividad aplicable a los procesos objeto de auditoría. Frecuencia: Según programación de auditoria Tecnología (M.A.S): Sistematizada Termina procedimiento. Norma NTC-GP: 1000:2009. Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de Calidad Ley 87 de 1993 Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 169. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno. Decreto 1537 de Roles de las Oficinas de control Interno. Mapa de riesgos de los procesos (paso 6) Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Requisitos 5 y 6 Metodologías Legales y reglamentarios: ley 872 de decreto reglamentario 4110 de 2004

10 Página:10 6. NOTAS DE CAMBIO. VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los resultados de la preauditoría realizada por parte del Icontec Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los resultados de la preauditoría realizada por parte del Icontec. Se modifica el formato plan de auditoría, código: SCE--FR-02 y se elimina el formato de su mismo nombre código: SCE-- FR-07. Se agrega el formato Acción_Correctivas Preventiva código: DE-GCM-PR-04-FR-01 del proceso tratamiento de no conformidades a la descripción de las actividades. 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Formatos para Auditorias de Calidad Código SCE--FR-01 SCE--FR-02 SCE--FR-03 SCE--FR-04 SCE--FR-05 Nombre Programa de Auditoría de Calidad Plan de Auditoría de Calidad Lista de Chequeo de Calidad Informe Final de Auditoría de Calidad Plan de Mejoramiento Auditorias de Calidad Formatos para otras Auditorias Código SCE--FR-06 SCE--FR-07 Nombre Plan de Mejoramiento Interno Encuestas a usuarios

11 Página:11 Elaboró: Leonardo Torres Talena Cruz Espinosa Leonardo Ávila (Asesor Externo) Fecha: 30 de mayo de 2011 Revisó: Yurley Díaz García Fecha: 30 de mayo de 2011 Aprobó: Karen Varón Lozano Jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión Dra. Fecha: 30 de mayo de 2011

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