Auditoría Interna al Sistema de Gestión de Calidad CODIGO PROC-AI-07

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1 Auditoría Interna al Sistema de Gestión de Calidad CODIGO PROC-AI-07

2 Página 2 de 16 o obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Auditoría Interna. 1. Objetivo Establecer la metodología para realizar las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Corporación Municipal de Lo Prado (CMLP). 2. Alcances Se aplica a todas las auditorías internas que se realicen y en la CMLP y que se incluyan en el alcance del sistema de Gestión de la Calidad; según el modelo normativo ISO 9001 y cuyos auditores se encuentren calificados como tal. El proceso de auditoría se basa en la Norma ISO Términos y Definiciones Términos Definiciones SGC SG RSGC Auditoría Interna Auditor Auditor Líder No Conformidad Sistema de Gestión de Calidad Secretario General Representante de la Dirección Sistema de Gestión de Calidad Proceso sistemático, independiente y documentado que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad cumplen eficazmente las disposiciones previamente establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad Persona con las competencias para efectuar una Auditoria Persona responsable de dirigir el Proceso de Auditoria Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. Puede ser real o potencial

3 Página 3 de 16 No conformidad real (NCR) No conformidad Potencial ( NCP) Observación (OBS) Oportunidad Mejora ( OM) Desviación que ya ocurrió respecto del cumplimiento de un requisito y que puede comprobarse mediante una evidencia objetiva como por ejemplo lo dicho en un documento, o por la carencia de un documento, por lo declarado por el evaluado. Posibilidad de que ocurra una desviación respecto del cumplimiento de un requisito, pero que todavía no ha ocurrido y que por ello no existe evidencia objetiva que permita demostrarlo. Situación encontrada sin evidencia clara del incumplimiento de un requisito. Situaciones conformes que son factibles de mejorar; permitiendo de este modo la mejora del proceso o del sistema de gestión. 4. Funciones y Responsabilidades establecidos por la ISO 9001:2008 RSGC: El del sistema de gestión de calidad debe dirigir las siguientes iniciativas Elaborar y proponer el Plan Anual de Auditorías Internas del SGC Publicar y Difundir el Plan de Auditorías Internas Actualizado Designar los Auditores que efectuarán la Auditorías Internas programadas con antelación Realizar rastreo y cierre de auditorias Presentar a SG el plan anual de auditorías Internas del SGC Proponer al SG Auditorías Internas fuera de la planificación anual SG: El Secretario General de la CMLP tiene las siguientes responsabilidades Aprobar el Plan Anual de Auditorías Internas Proveer los recursos necesarios para realizar el Plan Anual de Auditorías Internas

4 Página 4 de 16 Auditores: Corresponden a las personas que tienen conocimientos para realizar esta labor pudiendo ser internos de la misma CMLP o externos Preparación para las Listas de verificación de la Auditoría Interna Realización de Auditorías Internas. Elaborar el Informe de Auditoría Interna s Procesos: Proporcionar los recursos necesarios para el desarrollo de la Auditoría Interna programada Realizar análisis sistémico de las No conformidades/observaciones/oportunidades de Mejora encontrando las causas y proponer las acciones correctivas o preventivas según sea el caso. Criterios de Calificación para Auditores: Los auditores internos de la Corporación Municipal de Lo Prado, deben cumplir los siguientes requisitos de calificación: Los auditores líderes de la Corporación Municipal de Lo Prado, deben cumplir los siguientes requisitos de calificación: Educación Formación Habilidades Experiencia Enseñanza Media Completa. Curso de formación de Auditores Internos de 24 horas (aprobado). Facilidad de comunicación oral y escrita. Al menos un año de experiencia laboral y una Auditoría de Observador.

5 Página 5 de 16 Educación Formación Habilidades Experiencia Enseñanza Media Completa. Curso de formación de Auditores líderes de 40 horas (aprobado) ó Curso de formación de Auditores Internos de 24 horas (aprobado). Facilidad de comunicación oral y escrita. - Para aquellos que cuentan con el curso de formación de Auditores Líderes de 40 horas, deben contar con al menos un año de experiencia laboral y 2 auditorías internas de la calidad realizadas. - Para aquellos que cuentan con el curso de formación de Auditores Internos de 24 horas, deben contar con al menos un año de experiencia laboral y 5 auditorías internas de la calidad realizadas. 5. Diagrama de Flujo de Proceso

6 Página 6 de 16 Continuación

7 Página 7 de 16

8 Página 8 de Proceso de Auditoría Interna Etapa Descripción Evidencia 1 Planificación de la Auditoría Interna: el responsable del sistema de gestión de calidad prepara el plan anual de auditorías internas (a intervalos regulares), tomando en cuenta el resultado de auditorías realizadas anteriormente, posteriormente solicita por escrito al Secretario General y su equipo directivo la aprobación quedando registro de ello, una vez aprobado es comunicado y/o distribuido a toda la organización por mail, paneles y/o murales habilitado para ello, e informa en forma directa, y/o verbal garantizando que está distribuido y comunicado. En caso de sufrir modificaciones al plan, el responsable seguirá el procedimiento anteriormente descrito. Plan anual auditorías Internas de 2 Selección del equipo de trabajo: el RSGC es el responsable de seleccionar a los auditores internos o externos, garantizando la independencia de los auditores respecto de los procesos de auditoría. Verificando que se cumpla con los requisitos solicitados por la norma ISO 9001, ISO 19011, y que los auditores sean competentes como tal. Lista de auditores interno 3 Elaboración del programa de Auditoría interna por el equipo seleccionado: El equipo auditor es responsable de generar el programa de auditoría interna tomando en cuenta el resultado de auditorías realizadas previamente. Este programa detalla las áreas y procesos a auditar; así como los requisitos normativos. Es enviado con anticipación, con el fin de que los auditados puedan prepararse y/o informar en caso de disensos. Programa de Auditoría Interna En caso de sufrir modificaciones al programa, el responsable seguirá el procedimiento anteriormente descrito 4 Desarrollo de la auditoría interna: cada miembro de la comunidad estará informado de los procesos que implica esta revisión, prestando toda la información que se le solicita con el fin de garantizar un trabajo serio y responsable. Durante la auditoria, los auditores informarán a los auditados de los hallazgos encontrados durante el proceso. 5 Generación de informe de auditoría: el equipo de auditoría interna es el responsable de generar el informe de Auditoría, señalando en él, las no conformidades (reales o potenciales), observaciones y oportunidades de mejora encontradas en el proceso de auditoría interna. Entregando al RSGC quien Informe auditoria de

9 Página 9 de 16 custodiará dicho informe. Finalmente, el equipo auditor o el auditor líder elabora el resumen ejecutivo de la auditoria, en donde se consolidan los hallazgos detectados y las conclusiones de la auditoria Resumen Ejecutivo de Auditoría Interna 6 Generación acta de mejoramiento: es responsabilidad de RP planear e implementar un plan de mejora con el fin de tratar las No conformidades (reales o potenciales), observaciones y oportunidades de mejora. Para ello se procederá de acuerdo a la metodología del procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. PROC-ACP-01 7 Evaluación de Auditores Internos: El equipo de auditoría interna es evaluado por los auditados, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las obligaciones del auditor interno. Evaluación Auditores Internos. de Este registro es almacenado para próximas auditorias y para mejorar el proceso 8 Seguimiento y cierre: las No conformidades (reales o potenciales), observaciones y oportunidades de mejora encontradas en las auditorías son tratadas a través del registro acta de mejoramiento del procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas vigente. PROC-ACP-01 Respecto de la eficacia de las acciones implementadas, esta se evaluará a través del seguimiento de las acciones correctivas y preventivas levantadas. 7. Control de Registros Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Plan anual de auditoria Of RD del SGC/ del SGC Electrónico Sistema computacio nal de respaldo semanal Oficina RD/notebook RD/escritorio/ c corporación/c 1 año C digital obsoleta

10 Página 10 de 16 Sistema de gestión de calidad 2012/c os o AI/ C Registros/car peta plan y programa/pla n de auditoria 2012 CMPL Electrónico Oficina Lista auditores internos de Of RD del SGC/ del SGC Sistema computacio nal de respaldo semanal RD/notebook RD/escritorio/ c corporación/c Sistema de gestión de calidad 2012/c os o AI/ C Registros/car 1 año C digital obsoleta

11 Página 11 de 16 Electrónico peta Lista de AI/lista auditores internos 2012 Oficina Programa de Auditoría Interna Of RD del SGC/ del SGC Sistema computacio nal de respaldo semanal RD/notebook RD/escritorio/ c corporación/c Sistema de gestión de calidad 2012/c os o AI /c Registros/ C plan y programa /programa Auditoria agosto año C digital obsoleta Electrónico Oficina Lista de Verificación Of RD del SGC/ del SGC Archivador Auditoria Internas año xx RD/notebook RD/escritorio/ c corporación/c Sistema de gestión de calidad 2012/c 1 año Eliminación

12 Página 12 de 16 Electrónico os de registros/lista de verificación Oficina Informe de auditoría interna Of RD del SGC/ del SGC Sistema computacio nal de respaldo semanal RD/notebook RD/escritorio/ c corporación/c Sistema de gestión de calidad 2012/c os o AI/ C Registros/car peta Informe al 14 y 16 de agosto 2012 xx 2 años C digital obsoleta Resumen ejecutivo de Auditoria Internas Of RD del SGC/ del SGC Electrónico Sistema computacio nal de respaldo Oficina RD/notebook RD/escritorio/ c corporación/c 2 años C digital obsoleta

13 Página 13 de 16 semanal Sistema de gestión de calidad 2012/c informe AI 14 y 16 de Agosto 2012 /resumen ejecutivo de auditoria Electrónico Oficina Evaluación de Auditores Internos Of RD del SGC/ del SGC Sistema computacio nal de respaldo semanal RD/notebook RD/escritorio/ c corporación/c Sistema de gestión de calidad 2012/c o o AI/c evaluación de auditores/por auditorías /xx 2 años Eliminación 8. Indicadores de Cumplimiento

14 Página 14 de 16 DESCRIPCIÓN Cumplimiento del Plan Anual de Auditorías INDICADORES: FORMULA DE CALCULO (Numero de Auditorías realizadas/numero de Auditorias planificadas) X 100 META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO 100% Proceso Eficacia Trimestral Hallazgos por proceso (NC detectadas por proceso /Total NC detectadas en AI) X100 15% Proceso Eficacia Trimestral Hallazgos por requisito normativo vulnerado (NC según requisito vulnerado /Total NC detectadas en AI) X100 20% Proceso Eficacia Trimestral 9. Referencia Ref. 1: NCh19011.Of2003, ISO 19011:2002, Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o ambiental. Ref. 2: NCh-ISO9001. Of2009; ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos. o Revisión por la dirección vigente o Acciones correctivas y Preventivas vigente os a auditar vigentes 10. Anexos Anexo 1: Plan anual de Auditoria Anexo 2: Programa de Auditoría Interna Anexo 3: Informe de Auditoría Anexo 4: Actas de Mejoramiento (solo para registrar las NC, OBS u OM). Anexo 5: Resumen Ejecutivo de Auditoria

15 Página 15 de 16 Anexo 6: Evaluación de Auditores Anexo 7: Lista de verificación 11. Aprobación y Control de los Cambios Fecha Modificaciones Fecha de aprobación de la modificaciones Fecha de la implementación de la modificación 01/03/2013 del proceso 03/03/2013 Secretario General 03/03/2013 Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Modificados Versión inicial Estandarización Resumen de Modificaciones Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones

16 Página 16 de Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios Objetivos de la calidad Estructura Organizacional- Organigrama 07 03/03/2013 Estandarizar - Hubo cambio en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.

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