MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Documentos recibidos Documentos no derivados FICHA DE DESCRIPCIÓN DE TRAMITE DOCUMENTARIO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN DE FUENTE FECHA: EXTERNA AL INSTITUTO CODIGO: 0S-0 Establecer las actividades y tareas para tramitar los procedentes de personas naturales y jurídicas que son recibidos por el Instituto. Personas naturales y jurídicas públicas y privadas involucradas con el quehacer del Instituto Nacional de Salud del Niño. Ley Nº del Ministerio de Salud Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA Número de Número de NORMAS FUENTE Registro de Registro de. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria. 2. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño 3. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño 4. Manual de Organización y Funciones de la DESCRIPCIÓN DEL RESPONSABLE INICIO. La persona natural o jurídica interesada deberá enviar al Instituto dirigido a la Dirección General, ingresando por Unidad de Trámite Documentario. 2. La Unidad de Trámite Documentario deberá recibir y verificar que los datos del documento sean correctos (numero de folios,páginas de los, sello y firma del remitente), si no es conforme devolver el documento al interesado, de ser conforme, recibir sellar y firmar el documento y copiar, entrega la copia (cargo) al interesado o mensajero. 3. La Unidad de Trámite Documentario deberá foliar el documento recibido, y registrar los datos (remitente, procedencia, destino, asunto, número de hojas, fechas, otros y observaciones si fuera necesario tales como: Numero de Ingreso, naturaleza, fecha, remitente y otros si fuera necesario. 4. La Unidad de Trámite Documentario deberá adjuntar hoja de envío y remitir el documento a la Unidad de Secretaría Administrativa. 5. La Unidad de Secretaría Administrativa deberá registrar el documento y derivarlo a la Dirección General. FIN. ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Documento enviado Personas Naturales y Jurídicas SALIDAS Diario Manual NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Documento con hoja de envío MANUAL DE S Unidad de Secretaría Administrativa Diario Manual

2 DEFINICIONES: Documentación fuente externa: Documentos remitidos al Instituto por personas naturales o jurídicas en calidad de administrados. REGISTROS: Hoja de Envío. ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de Ingreso de Documentación de Fuente Externa al Instituto. 2

3 Persona Natural o Jurídica TRAMITE DOCUMENTARIO INGRESO DE DOCUMENTACION DE FUENTE EXTERNA AL INSTITUTO Unidad de Trámite Documentario MANUAL DE S Unidad de Secretaria Administrativa Inicio Recibir y verificar el destinatario del documento Foliar páginas del documento Enviar a la del Instituto Especializado de Salud del Niño Está dirigido al INSN? Sí Registrar: Número de ingreso, naturaleza, fecha, remitente, y otros si fuera necesario del documento recibido Verificar el número de folios y páginas de los Verificar que el documento tenga el sello o la firma correspondiente del remitente Adjuntar Hoja de Envío al documento original Conforme? Envíar a la Unidad de Secretaría Administrativa Registrar y derivar a la Dirección General SI Recibir, sellar y firmar documento Devolver el cargo firmado y sellado al mensajero y / o interesado Devolver al mensajero y /o interesado el documento Fin 3 CODIGO: OS-0 FECHA:

4 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Documentos recibidos Documentos sin datos del remitente Documentos no derivados MANUAL DE S FICHA DE DESCRIPCIÓN DE TRAMITE DOCUMENTARIO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN DE FUENTE FECHA: INTERNA AL INSTITUTO CODIGO: 0S-02 Establecer las actividades y tareas para tramitar los procedentes de unidades orgánicas del Instituto A todos los órganos de Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño. Ley Nº del Ministerio de Salud Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA Número de Número de Número de NORMAS FUENTE Registro de Registro de Registro de RESPONSABLE. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria. 2. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño 3. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño 4. Manual de Organización y Funciones de la DESCRIPCIÓN DEL INICIO. Unidad Orgánica deberá remitir documento a la, por la Unidad de Trámite Documentario. 2. La Unidad de Trámite Documentario deberá recibir los que son enviados a la Dirección General. 3. La Unidad de Trámite Documentario deberá recibir y verificar que los datos del documento sean correctos y respete las líneas de autoridad, si no es conforme deberá devolver el documento al interesado; de ser conforme, recibir,sellar y firmar el documento y copiar.entrega la copia (cargo) al mensajero. 4. La Unidad de Trámite Documentario deberá foliar el documento recibido, y registrar los datos (remitente, procedencia, destino, asunto, número de hojas, fechas, otros y observaciones si fuera necesario). 5. La Unidad de Trámite Documentario deberá adjuntar Hoja de Envío y remitir el documento a la Unidad de Secretaría Administrativa. 6. La Unidad de Secretaría Administrativa registrar el documento y derivar a la. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Documento enviado Unidades Orgánicas Diario Manual 4

5 SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Documento con Hoja de Unidad de Secretaría Envío Administrativa Diario Manual DEFINICIONES: Documentación fuente interna: Documentos remitidos a la por las Unidades Orgánicas del Instituto. REGISTROS: Hoja de Envío. ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de Ingreso de Documentación de Fuente Interna al Instituto. 5

6 SUBPROCESO Direcciones, Oficinas, Departamentos y SEP TRAMITE DOCUMENTARIO INGRESO DE DOCUMENTOS FUENTE INTERNA Unidad de Trámite Documentario MANUAL DE S Unidad de Secretaría Administrativa Inicio Enviar a la del Instituto Recibir todos los que son enviados a la Verificar que el documento fue enviado respetando las líneas de autoridad Conforme? Foliar páginas del documento recibido Registrar: Número de ingreso, naturaleza, fecha, remitente, y otros si fuera necesario del documento recibido Sí Verificar que el documento tenga el sello o la firma de remitente Conforme? Adjuntar Hoja de Envío al documento original Envíar a la Unidad de Secretaría Administrativa NO Recibir el documento original Firmar,sellar de recibido en cargo Registrar y derivar a la Dirección General 2 Devolver el cargo firmado y sellado al mensajero Devolver al mensajero para que proceda con el trámite correspondiente Fin 6 CODIGO: OS- 02 FECHA:

7 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL FICHA DE DESCRIPCIÓN DE DESPACHO DE DOCUMENTOS RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE FECHA: DOCUMENTACIÓN FUENTES EXTERNA CODIGO: OS-03 Establecer las actividades y tareas que se deben cumplir para dar respuesta y canalizar el flujo de que son recibidos por el Instituto Nacional de Salud del Niño Los Órganos de Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño Lineamientos de Política Sectorial Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Número de respuestas Documento Registro de Tiempo de respuesta a recibidos Tiempo de respuesta a enviados por la MANUAL DE S Horas / Días Horas / Días NORMAS Registro de Registro de. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria. 2. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño 3. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño 4. Manual de Organización y Funciones de la DESCRIPCIÓN DEL INICIO. Viene del Procedimiento de recepción de documentación de fuente externa del Instituto. 2. La deberá revisar y analizar los que han sido remitidos al INSN. 3. el documento no requiere de respuesta del INSN, deberá derivar el documento indicando el motivo del pase a la Unidad Orgánica correspondiente. 4. el documento requiere de respuesta de alguna Unidad Orgánica del INSN, la Dirección General, deberá derivar e indicar el pase del documento en la Hoja de envío. 5. La Unidad Orgánica deberá elaborar respuesta y derivar según lo indicado por la Dirección General. 6. el documento no necesita respuesta de alguna Unidad Orgánica, la Dirección general da indicaciones para la respuesta y/o resuelve y deberá derivar a la Unidad de Secretaría Administrativa. 7. La Unidad de Secretaría Administrativa, deberá elaborar respuesta tomando en consideración los antecedentes del documento y las indicaciones de la. 8. La deberá revisar y hacer modificaciones si es necesario, en la propuesta y firmar el documento. 9. La Unidad de Secretaría Administrativa deberá registrar y enumerar el documento, derivando a Unidad de Trámite documentario (mesa de partes), quien registra datos del y realiza la distribución correspondiente. 0. Finalmente La Unidad de Secretaría Administrativa deberá archivar el cargo FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO 7

8 Documento recibido Unidad de Trámite Documentario SALIDAS Diario Manual NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Documento remitido DEFINICIONES: Personas naturales o jurídicas. Diario Manual Documentación fuente externa: Documentos remitidos al Instituto por personas naturales o jurídicas en calidad de administrados. REGISTROS: Hoja de envío. ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de Respuesta, Despacho y Distribución de Documentación Externa. 8

9 SUBPROCESO TRAMITE DOCUMENTARIO RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTACION FUENTE EXTERNA MANUAL DE S Unidad de Secretaría Unidad de Trámite Administrativa Documentario (Mesa de partes) Direcciones /Oficinas / Departamentos / SEP Revisar despacho diario de Recibir documento enviado por la Dirección General Analizar Documento requiere respuesta del Instituto? Respuesta debe ser elaborada por unidad orgánica? NO Da indicaciones para respuesta o Resolución Elaborar respuesta tomando en consideración antecedentes e indicaciones de la Analizar documento y preparar respuesta si Remitir respuesta y derivar según indicaciones de la Indicar en Hoja de Envio el motivo del pase a la Unidad Orgánica correspondiente Indicar en la Hoja de Envío el motivo y curso que debe seguir el documento Revisar propuesta de respuesta, hace modificaciones si es necesario Firmar documento Recibir documento firmado por la Registrar tipo, asunto, fecha y número de documento. Registrar: Numero de salida, naturaleza, fecha, remitente, y otros si fuera necesario del documento y distribuye segun indicaciones Archivar cargo Envíar el cargo a la Unidad de Secretaría Administrativa 9 Fin CODIGO : OS- 03 FECHA:

10 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL FICHA DE DESCRIPCIÓN DE DESPACHO DE DOCUMENTOS RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE FECHA: DOCUMENTACIÓN FUENTES INTERNA CODIGO: OS-04 Establecer las actividades y tareas que se deben cumplir para dar respuesta y canalizar el flujo de que son recibidos por la Los Órganos Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño Lineamientos de Política Sectorial Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Número de repuestas Documento Registro de Tiempo de respuesta a recibidos Tiempo de respuesta a enviados por la MANUAL DE S Horas / Días Horas / Días NORMAS Registro de Registro de. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria. 2. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño 3. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño 4. Manual de Organización y Funciones de la DESCRIPCIÓN DEL INICIO. Viene del Procedimiento de recepción de documentación de fuente interna del Instituto. 2. La deberá revisar y analizar los que le han sido remitidos. 3. el documento no requiere de respuesta de la, deberá derivar el documento indicado el motivo del pase a la Unidad Orgánica correspondiente. 4. el documento requiere de respuesta de alguna Unidad Orgánica del INSN, la Dirección General, deberá derivar e indicar el pase del documento en la Hoja de Envío. 5. La Unidad Orgánica deberá elaborar respuesta y derivar según lo indicado por la Dirección General. 6. el documento no necesita respuesta alguna Unidad Orgánica, la da indicaciones para responder y derivar a la Unidad de Secretaría Administrativa. 7. La Unidad de Secretaría Administrativa, deberá elaborar respuesta tomando en consideración los antecedentes del documento y las indicaciones de la. 8. La deberá revisar y/o hacer modificaciones si es necesario, en la propuesta. Firmar el documento. 9. La Unidad de Secretaría Administrativa deberá registrar, enumerar y derivar el documento a Unidad de Trámite documentario (Mesa de Partes), quien debe registrar datos del documento y realizar la distribución interna correspondiente. 0. Finalmente La Unidad de Secretaría Administrativa deberá archivar el cargo FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Documento recibido Unidad de Trámite Documentario Diario Manual 0

11 SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Documento remitido DEFINICIONES: Personas naturales o jurídicas. Diario Manual Documentación fuente interna: Documentos remitidos a la por las Unidades Orgánicas del Instituto REGISTROS: Hoja de envío. ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de Respuesta, Despacho y Distribución de Documentación Interna

12 SUBPROCESO TRAMITE DOCUMENTARIO RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTACION FUENTE INTERNA MANUAL DE S Unidad de Secretaría Administrativa Unidad de Trámite Documentario (Mesa de partes) Direcciones /Oficinas / Departamentos / SEP 2 Revisar despacho diario de Recibir documento enviado por la Dirección General Analizar Documento requiere respuesta de la Dirección General? Respuesta debe ser elaborada por unidad orgánica? si NO Dar indicaciones para respuesta Elaborar respuesta tomando en consideración antecedentes e indicaciones de la Analizar documento y preparar respuesta Remitir respuesta y derivar segun indicaciones de la Indicar en Hoja de Envío el motivo del pase a la Unidad Orgánica correspondiente para conocimiento Indicar en la Hoja de Envío el motivo y curso que debe seguir el documento Revisar propuesta de respuesta, hace modificaciones si es necesario Firmar documento Recibir documento firmado por la Registrar tipo, asunto, fecha y número de documento. Registrar: Número de salida, naturaleza, fecha, remitente, y otros si fuera necesario del documento y distribuye según indicación Archivar el cargo Envíar el cargo a la Unidad de Secretaría Administrativa 2 Fin CODIGO OS - 04 FECHA:

13 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL FICHA DE DESCRIPCIÓN DE DESPACHO DE DOCUMENTOS FECHA: Envío de sin antecedentes CODIGO: OS-05 Establecer las actividades y tareas que se deben cumplir para remitir que se originan sin antecedentes. A las Unidades Orgánicas del Instituto Nacional de Salud del Niño y personas naturales y jurídicas. Ley Nº del Ministerio de Salud Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Documento remitido Tiempo de entrega de MANUAL DE S N Horas /días NORMAS Registro de. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentari 2. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño. 3. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño. 4. Manual de Organización y Funciones de la. DESCRIPCIÓN DEL INICIO. deberá analizar situación y/o asunto pendiente, en agenda de trabajo que genere remitir o solicitar información de las unidades orgánicas. 2. La deberá determinar curso y tipo de documento, derivar a la Unidad de Secretaría Administrativa quien debe recibir, revisar, elaborar documento, presentar propuesta a la. 3. La deberá revisar, firmar y devolver documento a la Unidad de Secretaría Administrativa quien debe recibir, registrar y derivar el documento a la Unidad de Trámite Documentario. 4. La Unidad de Trámite Documentario debe registrar el número de salida, naturaleza, fecha, destinatario y otros si fuera necesario. 5. el documento, es de uso externo, distribuye el documento de acuerdo a lo especificado. es de uso interno, previamente se adjunta Hoja de Envío, el cargo es archivado por la Unidad de Secretaría Administrativa. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Análisis de agenda de trabajo Diario Manual SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Documento remitido DEFINICIONES: REGISTROS: Hoja de Envío Unidades orgánicas del Instituto y personas naturales y jurídicas ANEXOS: Flujograma del Procedimiento Diario Manual 3

14 DESPACHO DE DOCUMENTOS ENVIO DE DOCUMENTOS SIN ANTECEDENTES MANUAL DE S Unidad de Secretaría Administrativa Unidad de Trámite Documentario Destinatario Inicio Analizar situación y asunto en agenda de trabajo Revisar,evaluar y elaborar documento segun indicaciones Registrar: Número de ingreso, naturaleza, fecha, destinatario, y otros si fuera necesario del documento Determinar comunicar y/o solicitar información Determinar tipo y curso a seguir del documento Presentar a la Dirección General propuesta de respuesta Documento interno? Adjuntar Hoja de Envío Revisar propuesta de documento, hace modificaciones si es necesario Distribuir el documento según lo indicado Firmar documento Recibir y revisar y registrar documento Recibir documento Derivar documento a la Unidad de Trámite Documentario Sellar y firmar el cargo correspondiente Archivar cargo Devolver cargo sellado y firmado a la Unidad de Secretaría Administrativa Fin 4 CODIGO : OS-05 FECHA:

15 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Series documentales transferidas Transferencia no cumplida Avance y cumplimiento de programa de transferencia MANUAL DE S FICHA DE DESCRIPCIÓN DE Archivo pasivo Programación y transferencia interna de FECHA: a archivo pasivo CODIGO: OS-06 Establecer las actividades y tareas para la transferencia de series documentales al archivo pasivo A los órganos de Dirección, Control, Apoyo, Asesoría y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño Ley Nº del Ministerio de Salud Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE MEDIDA N Registro manual e informático N Registro manual e informático % Registro manual e informático NORMAS RESPONSABLE. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria. 2. Directivas del stema Nacional de Archivos administrativos y asistenciales del Sector Salud. 3. R.J N AGN-J. rmas Generales del stema Nacional de Archivos 4. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño 5. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño 6. Manual de Organización y Funciones de la DESCRIPCIÓN DEL INICIO. La deberá elaborar y remitir programa anual de transferencias internas de a Comité de Archivos. 2. El Comité de Archivos deberá recibir, revisar; de estar conforme aprobar el programa y la deberá autorizar su ejecución, sino se deriva nuevamente a la Unidad de Trámite Documentario. 3. Según el programa anual, las Unidades Orgánicas del Instituto deben depurar, foliar, y clasificar en series documentales, luego deben llenar formatos de transferencias, empacar y elaborar oficio de transferencias. 4. El Comité deberá revisar las acciones de transferencias 5. La deberá autorizar transferencia de series documentales al Archivo Pasivo a través del de las Unidades Orgánicas. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Series documentales Unidades Orgánicas del Instituto SALIDAS Mensual Manual y mecanizado NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Registro de archivo y ubicación Mensual Manual y mecanizado 5

16 DEFINICIONES: Serie Documental: Conjunto de que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad. REGISTROS: Formato N Inventario de transferencia de Formato N 2 Inventario de transferencia de Formato Nº 3 Auxiliar Descriptivo de la Unidad de Archivamiento ANEXOS: Flujograma de programación y transferencia interna de a archivo pasivo 6

17 ARCHIVO PASIVO PROGRAMACION Y TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS A ARCHIVO PASIVO MANUAL DE S Unidad de Trámite Documentario Comité de Archivos Unidades Orgánicas Archivo Pasivo Inicio Elaborar y remitir programa anual de transferencias de archivos a Comité Recibir y revisar programa, y establecer plazos de retención y de transferencia de Coordinar actividades según programa de transferencias Aprueba programa? Autorizar programación anual de transferencias Depurar emitidos y recibidos y eliminar copias Foliar Difundir programa Recibir Autorización y paquetes Revisar oficios de transferencias Clasificar en series documentales Llenar formato N y N 2 de transferencias Verificar contenido Empaquetar Registrar en cuaderno y/o archivo Llenar formato N 3 de transferencias Designar ubicación física en archivo Autorizar transferencias Elaborar Oficios y anexos Conservar y custodiar Remitir paquete de Fin 7 CODIGO: OS - 06 FECHA:

18 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Grado de avance y cumplimiento de programa de mantenimiento Cambio de embalajes y auxiliares descriptivos FICHA DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO PASIVO Conservación de series documentales temporales y FECHA: permanentes(mantenimiento preventivo) CODIGO: OS-07 Establecer las actividades y tareas para el mantenimiento preventivo de que se encuentran en el Archivo Pasivo. A los órganos de Dirección, Control, Apoyo, Asesoría y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño. Ley Nº del Ministerio de Salud Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE FUENTE MEDIDA Porcentual (%) Registros manual e informático N Registros manual e informático NORMAS RESPONSABLE. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria. 2. Directivas del stema Nacional de Archivos Administrativos y Asistenciales del Sector Salud. 3. R.J N AGN-J. rmas Generales del stema Nacional de Archivos 4. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño. 5. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño. 6. Manual de Organización y Funciones de la. DESCRIPCIÓN DEL INICIO. La deberá recibir series documentales transferidas, elaborar programa de mantenimiento preventivo de. 2. Realizar revisiones periódicas en el archivo según programa. 3. Limpiar, cambiar embalajes de paquetes si es necesario, y de ser necesario cambia de auxiliares descriptivos. 4. Reubicar paquetes para mejor manejo de los mismos y facilitar su conservación. 5. Limpiar y fumigar instalaciones. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Programa de mantenimiento MANUAL DE S Unidades Orgánicas del Instituto SALIDAS Mensual Manual NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Mantenimiento Mensual Manual preventivo DEFINICIONES: Auxiliares descriptivos: Formatos que son anexados a los paquetes en donde se especifican los datos de los paquetes (Unidad Orgánica, Transferencia, año, Unidades de archivamiento, total de unidades de archivamiento, Oficina de transferencia, serie documental y otros datos que fueran necesarios. REGISTROS: Formato N 3 Auxiliar descriptivo de la Unidad de Archivamiento ANEXOS: Flujograma Conservación de series documentales y varios (mantenimiento preventivo) 8

19 ARCHIVO PASIVO CONSERVACION DE SERIES DOCUMENTALES TEMPORALES Y PERMANENTES (MANTENIMIENTO PREVENTIVO) Oficina de Secretaria Unidad de Trámite Documentario Archivo Pasivo MANUAL DE S Inicio Recibir series documentales transferidas Es necesario cambio de empaquetado? Limpiar paquetes Elaborar programa de conservación y mantenimiento de series y Cambiar empaquetado y auxiliares descriptivos y continuar revisión de otros paquetes Es necesario cambio de auxiliares descriptivos? Cambiar auxiliares descriptivos Ejecutar programa periódicamente Es necesario reubicar paquetes? Realizar revisiones periódicas de series documentales Reubicar paquetes en lugar adecuado Limpiar instalaciones del archivo Fumigar instalaciones del archivo Fin 9 CODIGO: OS - 07 FECHA:

20 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL FICHA DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO PASIVO FECHA: Disposición final de institucionales CODIGO: OS-08 Establecer las actividades y tareas para lograr la disposición final de los institucionales. A los órganos de Dirección, Control, Apoyo, Asesoría y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño. Ley Nº del Ministerio de Salud Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Documentos transferidos y Registro informático y N disposición final manual NORMAS. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria. 2. Directivas del stema Nacional de Archivos Administrativos y Asistenciales del Sector Salud. 3. R.J N AGN-J. rmas Generales del stema Nacional de Archivos 4. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño 5. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño 6. Manual de Organización y Funciones de la DESCRIPCIÓN DEL INICIO. La deberá elaborar y remitir informe de retención y antigüedad de en el archivo y deberá ser revisado por el Comité de Archivos 2. El Comité de Archivos es quien deberá determinar la disposición final de los, si deben ser retenidos se conservan y custodian, si deben ser transferidos, La deberá elaborar Oficio de transferencia. 3. El Oficio es autorizado por la. 4. Transferir los al MINSA a través de la Unidad de Trámite Documentario. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Informe de antigüedad y retención de Archivo Pasivo Anual Manual SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Documentos transferidos y oficio MINSA Anual Manual DEFINICIONES: REGISTROS: ANEXOS: Flujograma MANUAL DE S 20

21 ARCHIVO PASIVO MANUAL DE S DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES Unidad de Trámite Documentario Archivo Pasivo Comité de Archivos MINSA Inicio Elaborar y remitir informe de retención y antiguedad de en el archivo Depurar y clasificar Recibir autorización, de transferencia y paquetes Fin Mantener en conservación y custodia SI Documentos deben ser retenidos? NO Elaborar Oficio de transferencia SI Documentos deben ser transferidos? Aprobar transferencia Autorizar Remitir de transferencias y paquetes 2 CODIGO : OS - 08 FECHA:

22 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL INDICADOR Solicitudes atendidas y denegadas FICHA DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO PASIVO Préstamo de a solicitantes internos y FECHA: externos CODIGO: OS-09 Establecer las actividades y tareas para lograr la disposición final de los institucionales. A los órganos de Dirección, Control, Apoyo, Asesoría y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño. Ley Nº del Ministerio de Salud Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA Número FUENTE Unidades Orgánicas del Instituto Documentos devueltos Número Unidades Orgánicas del Instituto NORMAS RESPONSABLE. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria. 2. Directivas del stema Nacional de Archivos Administrativos y Asistenciales del Sector Salud. 3. R.J N AGN-J. rmas Generales del stema Nacional de Archivos. 4. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño 5. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño 6. Manual de Organización y Funciones de la DESCRIPCIÓN DEL INICIO. Solicitante externo deberá dirigir requerimiento de préstamo de documento institucional a la, el solicitante externo deberá solicitar requerimiento a la con documento autorizado por el jefe correspondiente de unidad orgánica. 2. Una vez verificada la autorización correspondiente deberá realizar búsqueda del documento en las series documentales. 3. Ubicado del documento deberá proceder al préstamo por un lapso de 24 horas si es que es solicitante interno. es solicitante externo, una persona que labora en el área acompaña al solicitante a la fotocopiadora para que obtenga una copia del documento solicitado, el pago lo asume el solicitante. 4. Una vez devuelto el documento se deberá registrar el préstamo y se procede a archivar nuevamente el documento en el lugar correspondiente. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Solicitud de préstamo Unidades orgánicas y solicitantes externos SALIDAS Semanal Manual y mecanizado NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Registro de préstamo Mensual Manual y mecanizado DEFINICIONES: REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del procedimiento MANUAL DE S 22

23 ARCHIVO PASIVO PRESTAMOS DE DOCUMENTOS A SOLICITANTES EXTERNOS E INTERNOS Solicitante Externo/ Unidad Unidad de Trámite Documentario Orgánica del Instituto Archivo Pasivo MANUAL DE S Dirección General Inicio Interesado deberá elaborar documento solicitando prestamo Recibir y analizar Solicitante externo? Solicitar a la Oficina de Secretaría Recibir y buscar documento Autoriza? Remitir solicitud a Acompañar a solicitante a fotocopiadora Solicitante interno? Comunicar a interesado Entregar documento Fin Pagar servicio por fotocopia Registrar en cuaderno de cargos Devolver el documento Verificar entregar de Empaquetar,archivar y registrar 23 Fin CODIGO : OS - 09 FECHA :

24 NOMBRE DEL PROPÓSITO ALCANCE MARCO LEGAL FICHA DE DESCRIPCIÓN DE FECHA: AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS CODIGO: OS-0 Establecer las actividades y tareas para autenticar copias de presentados a la vista de interés Institucional Usuarios internos y externos del Instituto Nacional de Salud del Niño, que solicitan autenticar fotocopias para trámites de interés institucional. Ley Nº del Ministerio de Salud Ley Nº del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Fotocopias autenticadas Tiempo para autenticación N de fotocopias autenticadas Registro de Minutos / Horas/ Días Registro de NORMAS. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Niño sobre Administración Documentaria 2. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño 3. Cuadro para Asignación de Personal del Instituto Nacional de Salud del Niño 4. Manual de Organización y Funciones de la DESCRIPCIÓN DEL INICIO. Interesado deberá solicitar autenticación de fotocopias simples en forma verbal, presentando originales al fedatario, autorizado por la Institución. 2. Fedatario deberá recibir y verificar si son de interés institucional para procedimientos internos, si no lo son, devolver al interesado y finalizar el procedimiento. 3. En caso de complejidad para autenticar por el volumen de los, se consulta al interesado la posibilidad de retener los originales, si procede, se deberá entregar constancia de retención de originales. 4. Fedatario deberá verificar fidelidad de fotocopias con originales presentados a la vista, sellar y firmar fotocopias, acreditando que es copia fiel del original, además de la fecha y número de registro. 5. Fedatario deberá devolver originales y fotocopias autenticadas al interesado quien firma cuaderno de registros. FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Documentos originales y fotocopias simples MANUAL DE S Interesado interno y/o externo Diario Manual SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Interesado interno y/o Documento autenticado Diario Manual externo DEFINICIONES: Autenticar: Dar fe de que una fotocopia es fiel al documento original presentado a la vista. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de autenticación de 24

25 Interesado TRAMITE DOCUMENTARIO AUNTENTICACION DE DOCUMENTOS MANUAL DE S Oficina de Secretaria Fedatario autorizado por el Instituto Inicio Recibir documento original y copia simple Solicitar trámite de fedateo de Documentos de interes institucional para procedimeitnos internos? NO Devolver al interesado Fin Presentar documento original y copia simple SI Verificar que originales tengan su respectiva fotocopia simple Autenticación es compleja? consultar a interesado retención de originales Procede retención? Cotejar la autenticidad de documento original con las fotocopias que exhibe el interesado Entregar constancia de retención de originales Firmar cuaderno de registros Dar fe del contenido de la fotocopia Obtener autenticados Sellar y firmar fotocopia que acredita que es copia fiel del original, además de la fecha y número de registro Fin Devolver originales y fotocopias fedateadas al interesado 25 CODIGO : OS-0 FECHA: