INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA INAH MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN A SINIESTROS EN EL INAH

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1 INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN A SINIESTROS EN EL Elaboró: Autorizó: Septiembre del 2008

2 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 2 Página ÍNDICE I INTRODUCCIÓN. 4 II BASE LEGAL. 5 III OBJETIVO. 6 IV ALCANCE. 7 V PROCEDIMIENTOS. 8 V.1 CONTROL Y RECUPERACIÓN DE BIENES SINIESTRADOS. 9 V.1.1 Propósito. 10 V.1.2 Políticas de operación. 11 V.1.3 Diagrama del procedimiento. 12 V.1.4 Descripción de actividades. 14 V.2 ELABORACIÓN DE INFORMES PERIÓDICOS DE SINIESTROS RESUELTOS Y PENDIENTES. 20 V.2.1 Propósito. 21 V.2.2 Políticas de operación. 22 V.2.3 Diagrama del procedimiento. 23 V.2.4 Descripción de actividades. 24 V.3 ASESORÍAS Y SUPERVISIONES EN PREVENCIÓN DE SINIESTROS A LAS ÁREAS. 26 V.3.1 Propósito. 27 V.3.2 Políticas de operación. 28 V.3.3 Diagrama del procedimiento. 29 V.3.4 Descripción de actividades. 30

3 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 3 Página V.4 GESTIONES Y TRÁMITES ANTE LAS COMPAÑÍAS DE SEGUROS. 32 V.4.1 Propósito. 33 V.4.2 Políticas de operación. 34 V.4.3 Diagrama del procedimiento. 35 V.4.4 Descripción de actividades. 36 V.5 ELABORACIÓN DE CONVENIOS DE PAGO EN ESPECIE. 39 V.5.1 Propósito. 40 V.5.2 Políticas de operación. 41 V.5.3 Diagrama del procedimiento. 42 V.5.4 Descripción de actividades. 43 VI ANEXOS. 45 VII GLOSARIO DE TÉRMINOS. 67 VIII AUTORIZACIÓN. 73

4 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 4 I INTRODUCCIÓN Es responsabilidad de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal establecer normas y procedimientos internos de operación que faciliten y eficienten su funcionamiento y coadyuven de manera importante al cumplimiento de los objetivos institucionales y atribuciones conferidas. Por tanto, es importante señalar que el presente Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el tiene un carácter normativo y a la vez de apoyo a los usuarios del mismo; su adecuación constante y/o adecuaciones a las características específicas de los siniestros, es responsabilidad de los mismos, por lo que la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios y la Coordinación Nacional de Desarrollo Institucional se ponen a su disposición en las asesorías y apoyos pertinentes. En tanto no existan disposiciones de la Administración Pública Federal que impliquen cambios en el mismo, continuará la implantación de este documento, en caso contrario la Secretaría Administrativa, La Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios y la Coordinación Nacional de Desarrollo Institucional del Instituto Nacional de Antropología e Historia analizarán y emitirán las modificaciones pertinentes. Por último, cabe resaltar que la aplicación de éste Manual es a nivel institucional, lo que significa que norma acciones a seguir en todas las áreas que conforman al Instituto.

5 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 5 II BASE LEGAL - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. - Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. - Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. - Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. - Ley Federal de Instituciones de Fianzas. - Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. - Ley Federal de Procedimientos Administrativos. - Ley General de Bienes Nacionales. - Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros. - Ley de Planeación. - Ley Orgánica del Instituto Nacional de Antropología e Historia. - Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Sobre el Contrato del Seguro. - Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria - Reglamento de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. - Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas - Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. - Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal. - Código de Conducta del Instituto Nacional de Antropología e Historia.

6 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 6 III OBJETIVO Establecer en el Instituto Nacional de Antropología e Historia una herramienta administrativa que norme, guíe y difunda las acciones que deben realizar los diversos servidores públicos involucrados en la notificación y recuperación de las indemnizaciones por pagos de seguros, con la finalidad de coadyuvar a mantener y conservar los bienes culturales y patrimoniales del Instituto.

7 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 7 IV ALCANCE Corresponde al Instituto Nacional de Antropología e Historia, a la Secretaría Administrativa, a la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios y a la Coordinación Nacional de Desarrollo Institucional, la elaboración, aplicación, instrumentación y difusión del presente Manual. La observancia y aplicación de los lineamientos y normatividad aquí contenidos es de carácter obligatorio y bajo la estricta responsabilidad de los titulares y administradores de las unidades administrativas y Centros, ya que norma acciones a seguir en todas las áreas que conforman al Instituto.

8 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 8 V PROCEDIMIENTOS

9 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 9 V.1 CONTROL Y RECUPERACIÓN DE BIENES SINIESTRADOS

10 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 10 V.1.1 PROPÓSITO Proporcionar a través de este procedimiento, los elementos y lineamientos necesarios para normar tramitar y obtener la debida y oportuna indemnización, por concepto del o los siniestros que se originen dentro y/o durante la vigencia de las pólizas de seguros contratadas por el Instituto Nacional de Antropología e Historia ante las diversas Compañías de Seguros, a fin de que al presentarse un siniestro de cualquier índole se proceda de acuerdo a lo establecido en este Manual.

11 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 11 V.1.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Invariablemente, al reportarse el siniestro se deberá solicitar a la Compañía de Seguros la asignación del número de siniestro correspondiente mismo que será reportado por escrito de manera inmediata a la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios para su oportuno seguimiento. Todo siniestro deberá canalizarse de inmediato, tanto al representante interno de seguros como a la Compañía Aseguradora, a fin de recibir la orientación para los trámites a seguir. Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios: En los casos de siniestros en que se requiera la asesoría y apoyo de las áreas especializadas del, como puede ser un siniestro en algún inmueble histórico, o una zona arqueológica o una pieza histórica, arqueológica o antropológica o algún otra área que requiera la intervención de un especialista, el Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales será la responsable de solicitar la asesoría y apoyo de la Coordinaciones Nacionales de Monumentos Históricos, Arqueología o Conservación etc., según se requiera. Observará y analizará los términos bajo los cuales se determinarán los daños al patrimonio Institucional en caso de siniestros, así como las necesidades de mejorar las coberturas y cláusulas de las pólizas vigentes detectando así, en caso de incumplimiento, las causas de las desviaciones que repercutirán en el retraso o negativa del pago por parte de la Aseguradora y por consecuencia en la recuperación del patrimonio siniestrado. Realizará el adecuado seguimiento en el trámite de inspección, ajuste, pago y/o recuperación de los bienes siniestrados. Revisará las coberturas, cláusulas y exclusiones de las pólizas, para verificar el adecuado aseguramiento y afianzamiento del patrimonio institucional, así como el seguimiento y la afectación del presupuesto autorizado para ejercer la partida del gasto correspondiente al rubro de seguros. Una vez al año o cada que se realice la licitación del programa de aseguramiento o cuando exista un cambio repentino de Compañía de Seguros o Ajustadores en el, se elaborará una circular que se enviará a los Centros de Trabajo con los siguientes datos: - Nombres de los Responsables de la nueva Compañía de Seguros y/o Ajustadores. - Teléfonos, correos y fax de la nueva Compañía de Seguros para reportes de siniestros. - Números de póliza. - Nombres de los Responsables del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS. - Teléfonos, correos, fax y direcciones de los Responsables del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS.

12 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 12 V.1.3 DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO Responsable del Área Siniestrada (Centro y/o Áreas Administrativas ) Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Responsable de la Compañía de Seguros 2 Inicio Solicitud de trámite de pérdida o daño sufrido. 1 Registro de siniestro y apertura de expedientes. Análisis del Acta Administrativa. 4 Recepción del Acta Administrativa detallada para continuar el trámite Elaboración de Acta Administrativa. Recepción y archivo del Acta Administrativa detallada. 9 Correcciones al Acta Administrativa. 5 Atención y trámite a la solicitud de pérdida o daño sufrido Entrega de información a la Compañía de Seguros. Visitas de Trabajo A

13 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 13 Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Responsable de la Compañía de Seguros Responsable del Área Siniestrada (Centro y/o Áreas Administrativas ) A Elaboración de Dictamen Técnico. 11 Tramitación de Pagos. 12 Entrega de Finiquitos para su firma Entrega de Indemnizaciones. 15 Entrega para su depósito. 16 Notificación de la indemnización del Área Siniestrada Término

14 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 14 V.1.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Secuencia de etapas Actividad Responsable Inicio 1. Solicitud de trámite de pérdida o daño sufrido 1.1 El Responsable del Área Siniestrada, inmediatamente, a la pérdida o daño sufrido envía fax, correo electrónico o vía telefónica señalando los hechos del siniestro ocurrido, al Responsable de la Compañía de Seguros y/o al Ajustador que indique la Compañía Aseguradora, quien le asignará el número de siniestro correspondiente. Responsable del Área Siniestrada (Centros y/o Áreas Administrativas del ) 1.2 El Responsable del Área Siniestrada, envía fax o correo electrónico al Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS reportando los detalles del siniestro ocurrido, así como el número de siniestro asignado por la Compañía de Seguros y en su caso, el estimado por el Área Siniestrada, del daño. 2. Registro de siniestro y apertura de expedientes 2.1 Recibe notificación del siniestro, abre expediente y archiva notificación con los detalles del siniestro (número del siniestro, estimado del daño y otros documentos). Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios 3. Elaboración de Acta Administrativa 3.1 El Responsable del Área Siniestrada elabora el Acta Administrativa detallada del siniestro ocurrido y la envía al Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS para su revisión y análisis. Responsable del Área Siniestrada (Centros y/o Áreas Administrativas del )

15 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 15 Secuencia de etapas Actividad Responsable 4. Recepción y análisis de Acta Administrativa 5. Correcciones al Acta Administrativa 6. Recepción y archivo del Acta Administrativa detallada 4.1 Recibe Acta Administrativa detallada y checa que el número de siniestro sea el mismo, realiza un análisis y revisión exhaustiva de los hechos, emite y envía correcciones, en su caso y opinión por escrito al Área Siniestrada. Original.- Del Acta Administrativa y la opinión por escrito con acuse de recibo se archiva en el expediente abierto del siniestro. Copia.- Del Acta Administrativa, para el Responsable del Área Siniestrada. 5.1 Recibe opinión por escrito con los comentarios del Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS, hace correcciones al Acta Administrativa detallada. 5.2 Envía copia del Acta Administrativa detallada al Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS y al Responsable de la Compañía de Seguros. Archiva copia con acuse de recibo para el expediente. 6.1 Recibe Acta Administrativa detallada con acuse de recibido por parte del la Compañía Aseguradora y la archiva en el expediente del siniestro. Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Responsable del Área Siniestrada (Centros y/o Áreas Administrativas del ) Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios 6.2 El Área Siniestrada calcula en base a avalúos o conocimientos de sus técnicos expertos el estimado de pérdidas, en caso de bienes muebles históricos se requiere de peritos expertos en la materia para estimar el monto estimado del daño y se envía al Responsable de la Compañía de Seguros. Responsable del Área Siniestrada (Centros y/o Áreas Administrativas del )

16 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 16 Secuencia de etapas Actividad Responsable 7. Recepción del Acta Administrativa detallada para continuar el trámite 7.1 Recibe Acta Administrativa detallada, solicita telefónicamente el número de póliza afectada y monto estimado de pérdida al responsable del área siniestrada del y toma de datos. Responsable de la Compañía de Seguros 8. Entrega de información a la Compañía de Seguros 9 Atención y trámite a la solicitud de pérdida o daño sufrido 8.1 A solicitud de la Compañía de seguros, informa por escrito el número de póliza afectada y monto estimado de pérdida. 8.2 Envía copia de lo informado al Responsable de la Compañía de Seguros. 9.1 Atiende la solicitud y en caso de ser necesario, envía un Ajustador a inspeccionar el siniestro. Responsable del Área Siniestrada (Centros y/o Áreas Admvas. del ) Responsable de la Compañía de Seguros Requiere visita de campo 10. Visitas de trabajo 10.1 El Ajustador de la Compañía de Seguros y el Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS realizan conjuntamente la visita e inspección para una justa valoración del bien afectado en caso de no ponerse de acuerdo contratan un perito externo que determina dicha valoración. Nota.- Si es necesario y por ser un siniestro en algún inmueble histórico, zona arqueológica o un bien mueble histórico, etc., se solicitará la intervención de un experto en esa materia, según se requiera, de alguna Coordinación Nacional del (Monumentos Históricos, Arqueología, Restauración, etc.) Tanto el Ajustador de la Compañía de Seguros como el Responsable del Área Siniestrada (Centros y Unidades de Trabajo del ) toman fotografías de los daños que posteriormente se archivan en sus expedientes. Ajustador de la Compañía de Seguros y Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Ajustador de la Compañía de Seguros y el Responsable del Área Siniestrada (Centros y/o Áreas Administrativas del )

17 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 17 Secuencia de etapas Actividad Responsable 10.3 El Área Siniestrada (Centros de Trabajo ), recopila información (actas diversas, inventarios, fotografías, facturas, certificados de averías, contratos de mantenimiento y de operación, etc.) archiva originales y envía copia al Área Encargada de Seguros de la CNRMyS Recibe del Área Siniestrada (Centros y Unidades de Trabajo del ) la documentación soporte para el trámite de la reclamación ante la Aseguradora, en los términos de la póliza contratada (ver anexos 1-8) y archiva en expediente de la siguiente manera: Originales.- Para el Área Siniestrada (Centros y/o Unidades de Trabajo del ). Copia.- Para el Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS, con acuses de recibo. Responsable del Área Siniestrada (Centros y/o Áreas Administrativas del ) Responsable del Área Encargada de los Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios 11. Elaboración de dictamen técnico No requiere visita de trabajo 11.1 Emite un dictamen técnico con los hechos acontecidos (archiva copia en el expediente) Analiza los términos y cobertura de la póliza contratada y en congruencia con ésta, prepara y valida documentación soporte y carta de reclamación valorizada distribuida así: Copia 1.- Copia de la carta de reclamación valorizada y copia del dictamen técnico, para el Área Encargada de Seguros de la CNRMyS, con acuses de recibo y para expediente. Copia 2.- Original de la carta de reclamación valorizada y copia del dictamen técnico para el Responsable de la Compañía de Seguros. Copia 3.- Copia de la carta de reclamación valorizada y copia de el dictamen técnico para el Responsable del Área Siniestrada de los Centros o Áreas Administrativas del. Copia 4.- Copia de la carta de reclamación valorizada y copia de el dictamen técnico para la Secretaría Administrativa.

18 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 18 Secuencia de etapas Actividad Responsable 11.3 Recibe carta de reclamación valorizada y documentación soporte y la remite al Despacho de Ajustadores (perito valuador) Recibe documentación, verifica y elabora el convenio de pérdidas y envía Recibe y revisa convenio de perdidas que presente el Ajustador, archiva copia del convenio de pérdidas en el expediente del siniestro. Responsable de la Compañía de Seguros Despacho de Ajustadores (perito valuador de daños) Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios En caso de ser incorrecto 11.6 Determina insuficiencia documental y reinicia trámite a partir de la actividad Tramitación de Pago En caso de ser correcto 12.1 Autoriza y remite a la Compañía de Seguros para inicio del trámite de pago. Archiva acuse de recibo en el expediente Se turna a la Secretaría Administrativa para su firma de conformidad. 13. Entrega de Finiquitos para su firma 12.3 Firma de conformidad para el pago del siniestro y turna recibe firma de conformidad del pago del siniestro y se envía a la Compañía de Seguros Recibe el convenio de pérdidas y se elabora el cheque de indemnización total en un término no mayor a 30 días hábiles. Secretaría Administrativa Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Responsable de la Compañía de Seguros

19 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados Página 19 Secuencia de etapas Actividad Responsable 14. Entrega de indemnizaciones 15. Entrega para su depósito 16. Notificación de la indemnización al Área Siniestrada 14.1 Entrega los cheques de las indemnizaciones al Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS Recibe cheque de indemnización y lo remite a través de memorándum a la Subdirección Administrativa de la CNRMyS, para su depósito en la Cuenta Concentradora del Instituto y distribuye así: Original del memorándum y copia del cheque.- Para el Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS con acuse de recibo. Copia del memorándum y original del cheque.- Para la Subdirección Administrativa de la CNRMyS Recibe cheque de indemnización original y memorándum, mismo que deposita en la Cuenta Concentradora del Instituto, avisando a la Tesorería del para que ésta a su vez la deposite en la TESOFE Notifica dicha indemnización al área que sufrió el daño a través de oficio escrito manifestando el número de cheque, fecha de pago del siniestro y desglose de daños. Archiva copia de la notificación con acuse de recibido en el expediente. Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Subdirección Administrativa de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Término

20 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 20 V.2 ELABORACIÓN DE INFORMES PERIÓDICOS DE SINIESTROS RESUELTOS Y PENDIENTES

21 Elaboración de Informes Periódicos de Siniestros Resueltos y Pendientes Página 21 V.2.1 PROPÓSITO Proporcionar a través de éste procedimiento, los elementos y lineamientos necesarios para elaborar el informe periódico de los siniestros resueltos y aquellos que están pendientes con la finalidad de llevar el control del total de siniestros atendidos en el año.

22 Elaboración de Informes Periódicos de Siniestros Resueltos y Pendientes Página 22 V.2.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Invariablemente el Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios deberá desarrollar, elaborar y requisitar el informe trimestral o semestral de siniestros resueltos y pendientes que le requieran sus autoridades superiores. El personal encargado del registro de informes periódicos, entregará oportunamente los reportes de informes que le requieran sus autoridades superiores. Los cortes de los informes podrán ser trimestrales, semestrales o anuales según se requieran. Se deberá capturar la información en la base de datos diariamente.

23 Elaboración de Informes Periódicos de Siniestros Resueltos y Pendientes Página 23 V.2.3 DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Analista del Área Encargada de Seguros Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Inicio Recepción de solicitudes de pago de siniestros. 1 Recepción de instrucciones. 3 4 Autorización de informe trimestral. 8 Atención a solicitudes en pago de siniestros. 2 Elaboración de Informe. Término Recepción de informe. 6 Captura de información trimestral en base de datos. 5 7 Impresión y envío de informe trimestral.

24 Elaboración de Informes Periódicos de Siniestros Resueltos y Pendientes Página 24 V.2.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Recepción de solicitudes de pago de siniestros 2. Atención a solicitudes en pago de siniestros 3. Recepción de instrucciones y obtiene resultados 4. Elaboración de informe Inicio Durante el año 1.1 Se reciben solicitudes de diferentes Centros y Áreas Administrativas a través de oficio, fax, correo electrónico o vía telefónica. 2.1 Da atención y seguimiento a las diferentes solicitudes que ocurren durante el año. Ver procedimiento Control y Recuperación de Bienes Siniestrados de este mismo Manual y gira instrucciones. 3.1 Recibe instrucciones y obtiene resultados y determina los diferentes siniestros de Áreas y Centros que fueron resueltos positivamente y aquellos que quedan pendientes. 4.1 Elabora Informe periódico de siniestros cobrados e Informe Periódico de siniestros Pendientes de cobro (ver formatos 9 y 10, respectivamente). Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Analista del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS 5. Captura de Información en base de datos 5.1 Captura en base de datos los cuadros Informe periódico de siniestros cobrados y Informe periódico de siniestros pendientes de cobro con los datos obtenidos durante el trimestre, semestre o durante el año. 5.2 Turna formatos 9 y 10 requisitados al Responsable de Seguros de la CNRMYS.

25 Elaboración de Informes Periódicos de Siniestros Resueltos y Pendientes Página 25 Secuencia de etapas Actividad Responsable 6. Recepción de informe periódico 7, Impresión y envío de informe periódico 8. Autorización de informe periódico 6.1. Recibe Informe periódico de siniestros cobrados e Informe Periódico de siniestros Pendientes de cobro (ver formatos 9 y 10, respectivamente). Si requiere ajustes 6.2 Da instrucciones para realizar ajustes y turna. Continúa con la actividad 3.1. Si no requiere ajustes 6.3.Recibe formatos y continúa con la siguiente actividad. 7.1 Imprime el cuadro y envía al Titular de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios para su atención y al Organo Interno de Control trimestralmente. 8.1 Recibe Informe periódico de siniestros cobrados e Informe Periódico de siniestros Pendientes de cobro (ver formatos 9 y 10, respectivamente). Analiza y en su caso realiza observaciones o da visto bueno. 8.2 Recibe observaciones y /o visto bueno de Informe periódico de siniestros cobrados e Informe Periódico de siniestros Pendientes de cobro (ver formatos 9 y 10, respectivamente). y en su caso realiza las observaciones, archiva información y formatos en expediente. Término. Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios

26 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 26 V.3 ASESORÍAS Y SUPERVISIONES EN PREVENCIÓN DE SINIESTROS A LAS ÁREAS

27 Asesorías y Supervisiones en Prevención de Siniestros a las Áreas Página 27 V.3.1 PROPÓSITO Proporcionar a través de este procedimiento, los elementos y lineamientos necesarios para llevar a cabo asesorías y supervisiones de siniestros y su prevención, con la finalidad de coadyuvar a las Áreas y Centros en el mejoramiento de resultados en su administración de riesgos.

28 Asesorías y Supervisiones en Prevención de Siniestros a las Áreas Página 28 V.3.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Invariablemente el Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios y su personal deberán prestar asesorías y supervisiones en aspectos de seguros, prevención de siniestros y todo lo relacionado con planes de aseguramiento a las Áreas y Centros. El Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios y su personal deberán elaborar un informe o dictamen técnico de prevención de siniestros de cada Centro o Área que visiten. Se deberá capturar el informe o dictamen técnico en la base de datos del área. Las Áreas y Centros, están obligados a entregar la información necesaria y suficiente al Responsable del Área Encargada de Seguros del con la finalidad de prestar una mejor asesoría y supervisión. Las asesorías y supervisiones que proporciona el Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios es sobre los siguientes riesgos: - Físicos: Incendio, explosión, Transporte, calderas, autos, etc. - Naturales: Rayo, huracán, granizo, vientos, terremotos, etc. - Los que nacen de la Ley: Responsabilidad Civil. - Actos delictivos: Asaltos y robos a bienes y efectivo. - Operacionales: maniobras obligadas, fallas humanas y funcionales, etc. - Laborales: Capacitación de personal. El personal del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios, para toda diligencia, deberá identificarse con la credencial vigente de el Instituto Nacional de Antropología e Historia.

29 Asesorías y Supervisiones en Prevención de Siniestros a las Áreas Página 29 Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios. V.3.3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Analista del Área Encargada de Seguros Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Inicio Recepción de solicitudes de asesorías en pagos de seguro. 1 Recepción de instrucciones. Determinación fecha de visita de inspección. 3 4 Autorización de dictamen Técnico. Término 9 Atención de solicitudes de asesorías en pago de seguros. 2 Visita de inspección. 5 Señalización de medidas preventivas. 6 7 Elaboración de dictamen técnico. 8 Envió de dictamen técnico.

30 Asesorías y Supervisiones en Prevención de Siniestros a las Áreas Página 30 V.3.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Recepción de solicitudes de asesorías de pago de seguros Inicio Durante el año 1.1 Se reciben solicitudes de diferentes Áreas Administrativas y/o Centros, a través de oficio, fax, correo electrónico o vía telefónica con la finalidad de requerir asesorías y supervisiones técnicas de administración de riesgos y seguros, así como instalaciones (subestaciones eléctricas, sustancias tóxicas, instalaciones eléctricas, accidentes, etc.). Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios 2. Atención de solicitudes de asesorías en pago de seguros 2.1 Da atención y seguimiento a las diferentes solicitudes que ocurren durante el año y gira instrucciones. 3. Recepción de instrucciones 4. Determinación de fechas de visitas de inspección 3.1 Recibe instrucciones y recopila información técnica o antecedentes del Área o Centro a visitar. 4.1 Determina junto con el Área ó Centro la fecha de la visita de inspección. Analista del Área Encargada de Seguros Posteriormente 5. Visita de inspección 5.1 Realiza la visita de inspección. 6. Señalización de medidas preventivas 5.2 Realizan reuniones de trabajo, aclaran dudas y determinan soluciones. 6.1 Realiza inspección ocular en las instalaciones del Área o Centro correspondiente, señala medidas preventivas de protección y levantan datos técnicos del lugar. Analista del Área Encargada de Seguros y Responsable del Área o Centro Analista del Área de seguros

31 Asesorías y Supervisiones en Prevención de Siniestros a las Áreas Página 31 Secuencia de etapas Actividad Responsable 7. Elaboración de dictamen técnico De vuelta en su área de trabajo 7.1 Se manifiestan por escrito las observaciones y especificaciones encontradas en el Área o Centro y se elabora un Dictamen Técnico con los datos obtenidos. Archiva en expediente. 7.2 Se captura el Dictamen Técnico en la base de datos. Analista del Área Encargada de Seguros 7.3 En caso de ser necesario, se envía el informe técnico al Área o Centro correspondiente. 8. Envío de dictamen técnico 9. Autorización de Dictamen Técnico 8.1 Imprime el dictamen técnico y en su caso, envía al Titular de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios. 9.1 Recibe informe técnico, analiza y realiza observaciones o da visto bueno. 9.2 Recibe observaciones y /o visto bueno del informe técnico y según sea el caso, realiza las observaciones. 9.3 Archiva en expediente, informe técnico. Término Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios

32 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 32 V.4 GESTIONES Y TRÁMITES ANTE LAS COMPAÑÍAS DE SEGUROS

33 Gestiones y Trámites ante las Compañías de Seguros Página 33 V.4.1 PROPÓSITO Llevar a cabo las diferentes gestiones de trámites y apoyos (falta de documentos, peticiones fuera de las condiciones generales de la póliza, agilización de trámites, trámite de coberturas de transportes, etc.) que solicitan las Áreas y Centros ante las Compañías de Seguros.

34 Gestiones y Trámites ante las Compañías de Seguros Página 34 V.4.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN El Responsable del Área Encargada de Seguros y su personal, para toda diligencia, deberán identificarse con la credencial vigente de el Instituto Nacional de Antropología e Historia. Invariablemente el Responsable del Área Encargada Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios y su personal deberán prestar asesorías y supervisiones en aspectos de seguros, prevención de siniestros y todo lo relacionado con planes de aseguramiento a las Áreas y Centros. Las Áreas y Centros, están obligados a entregar la información necesaria y suficiente al Responsable del Área Encargado de Seguros de la CNRMyS, con la finalidad de prestar una mejor asesoría y supervisión. El Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS, realizará el adecuado seguimiento en el trámite de inspección, ajuste, pago y/o recuperación de los bienes siniestrado.

35 Gestiones y Trámites ante las Compañías de Seguros Página 35 V.4.3 DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Analista del Área Encargada de Seguros Inicio Recepción de instrucciones. 3 Recepción de solicitudes. 1 Determinación de reuniones de trabajo. 4 Atención de solicitudes. 2 Solicitud de documentos faltantes. 5 Trámite y gestión. 6 7 Elaboración de informe técnico. Término

36 Gestiones y Trámites ante las Compañías de Seguros Página 36 V.4.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Recepción de solicitudes de gestiones y trámites ante las Compañías de Seguros 2. Atención de solicitudes de gestiones y trámites ante las Compañías de Seguros 3. Recepción de instrucciones 4. Determinación de reuniones de trabajo 5. Solicita documentos faltantes Inicio Durante el año 1.1 Se reciben solicitudes de diferentes Áreas Administrativas y/o Centros, a través de oficio, fax, correo electrónico o vía telefónica con la finalidad de apoyo y gestión de trámites ante las Compañías de Seguros tales como: Falta de atención de la Compañía de Seguros, falta de documentos en las pólizas, peticiones fuera de cobertura de la póliza, agilización de trámites, Tramitación de coberturas de transportes, etc. 2.1 Da atención y seguimiento a las diferentes solicitudes que se presenten durante el año y gira instrucciones. 3.1 Recibe instrucciones y recopila información técnica o antecedentes e integra expedientes. 4.1 Definen problemáticas en reuniones de trabajo o bien aclaran dudas vía telefónica. 4.2 Se define si el siniestro es pérdida total. En caso de pérdida total: 4.3 Se procede según el procedimiento del presente manual V.1 Control y Recuperación de Bienes Siniestrados. Si no es pérdida total: 5.1 Solicita a las Área y Centros correspondientes los documentos faltantes para la recuperación rápida de los siniestros y presentarlos ante la Compañía de Seguros. Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Analista del Área Encargada de Seguros Analista del Área Encargada de Seguros y Áreas o Centros correspondientes Analista del Área Encargada de Seguros

37 Gestiones y Trámites ante las Compañías de Seguros Página 37 Secuencia de etapas Actividad Responsable En caso de agilización de trámites o falta de documentos. 6. Trámite y gestión 6.1 Una vez que el Área o Centro requiere apoyo, el Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS se comunica vía telefónica a la Compañía de Seguros y solicita con el número de póliza la pronta solución y tramitación del asunto correspondiente y da seguimiento. En caso de donaciones 6.2 El Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS se comunica vía telefónica a la Compañía de Seguros y entrega la documentación del Centro o Área : como facturas, tenencias, números de serie, marca, modelo especificaciones técnicas para su aseguramiento. En el caso de trámite de coberturas de transportes (traslado de equipo de trabajo) 6.3 Cuando el Área o Centro tiene problemas para el cobro de indemnizaciones o bien para entender las coberturas de la póliza y sus términos o condiciones, tales como riesgos ordinarios de tránsito, robo, hurto, mojaduras y lluvias en el barco, varaduras, etc., solicita apoyo al Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS. 6.4 Analiza la problemática y solicita la relación del equipo que se va asegurar. 6.5 Envía relación con los datos del equipo que se va asegurar. Áreas y/o Centros correspondientes Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS Áreas o Centros correspondientes

38 Gestiones y Trámites ante las Compañías de Seguros Página 38 Secuencia de etapas Actividad Responsable 6.6 Recibe relación con los datos del equipo que se va a asegurar y con ellos elabora oficio a la Compañía de Seguros para tramitar el pago de la indemnización correspondiente y da seguimiento hasta el finiquito del trámite. Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS 7. Elaboración de informe técnico 7.1 Se elabora un informe técnico de los casos que se van resolviendo y archiva en su expediente para su posterior utilización. Término

39 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 39 V.5 ELABORACIÓN DE CONVENIOS DE PAGO EN ESPECIE

40 Elaboración de Convenios de Pago en Especie Página 40 V.5.1 PROPÓSITO Elaborar y tramitar periódicamente los convenios de recuperación de bienes siniestrados (vehículos automotores) mediante la reposición de pago en especie que se tramitará ante la Compañía de Seguros correspondiente, con la finalidad de llevar a cabo el cobro y finiquito del siniestro de manera eficaz y amplia que en derecho proceda.

41 Elaboración de Convenios de Pago en Especie Página 41 V.5.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN El personal del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS, para toda diligencia, deberá identificarse con la credencial vigente de el Instituto Nacional de Antropología e Historia. Invariablemente el Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios y su personal deberán prestar asesorías y supervisiones en aspectos de seguros, prevención de siniestros y todo lo relacionado con planes de aseguramiento a las Áreas y Centros. Las Áreas y Centros, están obligados a entregar la información necesaria y suficiente al Responsable del Área Encargada de Seguros del con la finalidad de prestar una mejor asesoría y supervisión. El Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS, realizará el adecuado seguimiento en el trámite de inspección, ajuste, pago y/o recuperación de los bienes siniestrado.

42 Elaboración de Convenios de Pago en Especie Página 42 Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Analista del Área encargada de Seguros Secretario Técnico y/o Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Inicio Recepción de instrucciones. 3 Autorización de Convenios. 6 Recepción de solicitudes. 1 Determinación de reuniones de trabajo. 4 Atención de solicitudes. 2 Investigación y análisis. 5 Compañía de Seguros Trámite y gestión de pagos 7 Pago en especie del siniestro 8 Término

43 Elaboración de Convenios de Pago en Especie Página 43 V.5.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Recepción de solicitudes de convenios de pago en especie 2. Atención a solicitudes de convenios de pago en especie 3. Recepción de instrucciones 4. Determinación de reuniones de trabajo 5. Investigación y Análisis Inicio 1.1 Se reciben solicitudes de diferentes Áreas Administrativas y/o Centros, a través de oficio, fax, correo electrónico o vía telefónica con la finalidad de tramitar elaboración de convenios de pago en especie. 2.1 Da atención y seguimiento a las diferentes solicitudes que ocurren durante el año y gira instrucciones. 3.1 Recibe instrucciones y recopila información técnica o antecedentes. 4.1 Realizan junto con el Área ó Centro juntas de trabajo y abre expediente. 5.1 Analiza procedencia de siniestros y montos, integra expediente y obtiene totales del monto a indemnizar de los bienes que manifiesta. 5.2 Solicitan autorización al Secretario Administrativo y al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios para que autorice la elaboración del convenio solicitado. No autoriza 5.3 Elabora modificaciones y turna nuevamente, continúa con la actividad 5.1. Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Analista del Área Encargada de Seguros Analista del Área Encargada de Seguros y Responsable del Área o Centro Secretario Administrativo y Coordinador Nacional de Recursos Materiales y Servicios

44 Elaboración de Convenios de Pago en Especie Página 44 Secuencia de etapas Actividad Responsable 6. Autorización de Convenios Autoriza 6.1 Elabora convenio de recuperación de bienes siniestrados mediante la reposición en especie (ver anexo 10). 7. Trámite y gestión de pagos 7.1 Realiza investigaciones de mercado entre las diferentes Compañías Automotrices y selecciona la que ofrece mejores condiciones de que requiere. Analista del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS 8. Pago en especie del siniestro 7.2 Solicita a la Compañía Aseguradora que el daño a sus bienes asegurados y siniestrados se haga en especie. 7.3 Atiende la solicitud con la debida diligencia y se comunica con el Responsable del Área Encargada de Seguros de la CNRMyS y se ponen de acuerdo en los aspectos técnicos. 8.1 Cubre directamente a los proveedores autorizados por el en un plazo de una semana el costo de los bienes que sustituyen al dañado y archiva documentación en expediente. Término Compañía de Seguros

45 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 45 VI ANEXOS

46 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 46 ÍNDICE DE ANEXOS Página Anexo 1.- Requisitos para la atención del siniestro Robo con violencia y/o asalto. 47 Anexo 2.- Requisitos para la atención del siniestro Incendio y coberturas adicionales. 48 Anexo 3.- Requisitos para la atención del siniestro Dinero y/o Valores. 50 Anexo 4.- Requisitos para la atención del siniestro Responsabilidad Civil. 52 Anexo 5.- Requisitos para la atención del siniestro Rotura de maquinaria, montaje, Calderas y equipo electrónico. 54 Anexo 6.- Requisitos para la atención del siniestro Vehículos. 55 Anexo 7.- Requisitos para la atención del siniestro Transportes. 56 Anexo 8.- Requisitos para la atención del siniestro Documentación adicional Para embarques de importación o exportación. 57 Anexo 9.- Informe Periódico de Siniestros Cobrados. 58 Anexo 10.- Informe Periódico de Siniestros Pendientes de Cobro. 60 Anexo 11.- Convenio de Recuperación de bienes siniestrados Mediante la reposición en especie. 62

47 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 47 ANEXO 1 Requisitos para la atención del Siniestro: Robo con violencia Documentos requeridos Responsable de entregar el documento DOCUMENTOS EN GENERAL 1. Carta formal de reclamación, dirigida a la Compañía Aseguradora, indicando causas, importe reclamado y conceptos que integran la pérdida 2.- Copia de la Póliza afectada. 3.- Copia certificada del acta de averiguaciones previas con el resultado de inspección ocular. 4.- Copia del acta administrativa elaborada con motivo del siniestro. 5.- Documentación contable de apoyo correspondiente a los bienes afectados. Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Administrador del Centro o Unidad Administrativa MERCANCIAS 1.- Copia del inventario de mercancías inmediato anterior al siniestro. 2.- Copia del inventario levantado con motivo del robo. 3.- Copia de los movimientos de entradas y salidas del periodo entre ambos inventarios. 4.- Comparativo de inventarios en el cual se refleje el faltante, valorizado a precio de costo. 5.- Copia de facturas que amparen la propiedad legal de los bienes faltantes. MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Administrador del Centro o Unidad Administrativa Administrador del Centro o Unidad Administrativa y Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios 1.- Relación detallada de artículos faltantes. 2.-Copia del inventario de activos fijos, donde se encuentren los bienes Administrador del Centro o Unidad Administrativa faltantes. 3.- Copia de facturas de adquisición. Administrador del Centro o Unidad Administrativa y Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y 4.- Cotización por escrito de bienes similares a los sustraídos, elaborado por Empresa legalmente establecida. Servicios Administrador del Centro o Unidad Administrativa o Despacho de Ajustadores DAÑOS OCASIONADOS PARA COMETER EL ROBO 1.- Facturas que amparen las reparaciones efectuadas (cristales, cerraduras, puertas, etc.), sin incluir mejoras y adaptaciones. Administrador del Centro o Unidad Administrativa NOTA IMPORTANTE. Es recomendable no mover nada después de ocurrido el siniestro, en tanto las Autoridades no realicen la inspección ocular, sin embargo en caso de rotura de cristales que den a la calle o zonas públicas, botaduras de chapas de puertas de acceso a la ubicación o violación de protecciones exteriores contra robo, si no se presenta oportunamente el representante del Ministerio Público Federal, deberá comentarse con la Compañía Aseguradora, solicitando autorización para que se lleven a cabo las reparaciones necesarias.

48 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 48 ANEXO2 Requisitos para la atención del Siniestro: Incendio y coberturas adicionales (Explosión, huelgas, alborotos populares, huracán, granizo, vientos tempestuosos, temblor, inundación, fallas geológicas, terrorismos y pérdidas consecuenciales). Documentos requeridos Área responsable de entregar el documento Observaciones 1.- Aviso precautorio: Carta de reclamación informal, en donde se detalle el siniestro desde su origen, el importe estimado del daño y los bienes siniestrados 2.- Carta de formal reclamación, dirigida a la Compañía Aseguradora, indicando la causa, el importe reclamado y los conceptos que integran la misma. 3.- Copia de la póliza de seguros afectada Copia certificada del Acta de Averiguaciones Previas, efectuada ante el Ministerio Público Federal el cual debe contener el resultado de la inspección ocular y el respectivo peritaje oficial. (Solo en caso de Incendio y/ Explosión). 5. Copia certificada del Parte del H. Cuerpo de Bomberos, cuando hayan intervenido Copia de Acta Administrativa Circunstanciada con motivo del siniestro en el área afectada Documentación de apoyo correspondiente a los conceptos afectados como pueden ser: Relación detallada de daños debidamente valorizada. Copia del último avalúo o de restauración, incluyendo el costo del proyecto ejecutivo y gastos previsibles. Copia del contrato de arrendamiento (en su caso). Presupuesto de reparación de los daños, detallado y valorizado, elaborado por Profesional Calificado. Relación detallada de Mercancías dañadas debidamente valorizada. INCENDIO Y COBERTURAS ADICIONALES EDIFICIOS CONTENIDOS: MERCANCIAS Administrador del Centro o Unidad Administrativa Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Administrador del Centro o Unidad Administrativa Administrador del Centro o Unidad Administrativa y Despacho de Ajustadores Administrador del Centro o Unidad Administrativa Administrador del Centro o Unidad Administrativa y Coordinación Nacional de Obras y Proyectos Copia del último inventario anterior al siniestro. Copia de inventario levantado por siniestro, detallando el estado de Administrador del Centro o Unidad Administrativa los bienes. Copia de los movimientos de entradas y salidas del periodo comprendido entre ambos inventarios. Presupuesto de reparación de los bienes. Facturas de bienes considerados perdida total o valorización de los Administrador del Centro o Unidad Administrativa o mismos. Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Relación detallada de artículos dañados. Copia del inventario de activos fijos, donde se encuentren los Administrador del Centro o Unidad Administrativa bienes afectados. Copia de facturas de adquisición. Administrador del Centro o Unidad Administrativa o Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios.

49 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 49 ANEXO2 Requisitos para la atención del Siniestro: Incendio y coberturas adicionales (Explosión, huelgas, alborotos populares, huracán, granizo, vientos tempestuosos, temblor, inundación, fallas geológicas, terrorismos y pérdidas consecuenciales). Documentos requeridos Área responsable de entregar el documento Observaciones Cotización por escrito de bienes similares a los afectados, elaborado por Empresa legalmente establecida. Presupuestos de reparación de los bienes. Administrador del Centro o Unidad Administrativa o Despacho de ajustadores Administrador del Centro o Unidad Administrativa NOTA IMPORTANTE. Es importante considerar que es obligación del Centro de trabajo tomar todas las medidas necesarias para evitar el incremento de los daños, debiendo informar de inmediato a la Compañía Aseguradora, sobre el particular, para buscar alternativas para la solución inmediata.

50 Manual de Normas y Procedimientos de Atención a Siniestros en el. Página 50 ANEXO 3 Requisitos para la atención del Siniestro: Dinero y/o valores Documentos requeridos Área responsable de entregar el documento Observaciones 1. - Carta de formal reclamación, dirigida a la Compañía Aseguradora, indicando la causa, ubicación afectada, importe reclamado y los conceptos que integran la pérdida Copia de la Póliza afectada Copia certificada del Acta de Averiguaciones Previas, con el resultado de la inspección ocular Copia del acta Administrativa elaborada con motivo del siniestro. 5. Documentación contable de apoyo correspondiente a los bienes afectados, de acuerdo a: DOCUMENTOS EN GENERAL Responsable del Área Encargada de Seguros de la Coordinación Nacional de Recursos Materiales y Servicios Administrador del Centro o Unidad Administrativa NÓMINAS Copia completa de la nómina afectada. Copia de los comprobantes del retiro del efectivo. Cheque póliza correspondiente. Copia fotostática del cheque cobrado (ambos lados) proporcionada por el Banco. Estado de cuenta Bancario cortado al día del siniestro. Administrador del Centro o Unidad Administrativa Copia de los pagos efectuados antes del siniestro. Copia del arqueo practicado después del siniestro. Con servicio especializado de entrega (transporte de valores), copia del comprobante de servicio. Copia del comprobante de reposición de la nómina. Copia de dos nóminas anteriores inmediatas. EFECTIVO DE VENTAS Comprobante de ventas del día afectado (notas de mostrador, facturas, tiras de auditoria, etc.). Arqueo posterior al siniestro. Administrador del Centro o Unidad Administrativa Comprobantes de venta de 5 días anteriores al siniestro. Estado de cuenta bancario a la fecha y comprobantes de depósitos de 5 días antes del siniestro. EFECTIVO DE CAJA CHICA Copia del comprobante de la última reposición. Copia de los vales pendientes de comprobación. Copia de comprobantes definitivos. Arqueo posterior al siniestro. Copia del comprobante de reposición posterior al siniestro. Copia de 2 reposiciones anteriores al siniestro con sus comprobantes. Administrador del Centro o Unidad Administrativa

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