Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías

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1 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Materiales MAB Administrar MAB Actualizar pólizas y (A) = Automatizable a través de SIPAR 1

2 Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Subproceso MAB Actualizar pólizas y Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB 030 Actualizar pólizas y Analizar información de a asegurar (A) Realizar análisis de riesgos Definir esquema de aseguramiento Validar el programa de aseguramiento Administrar pólizas de seguros Administrar seguros temporales Entregar pólizas a usuarios Monitorear desempeño de la administración del riesgo Recibir reporte u oficio de siniestro Levantar acta ante el ministerio público Integrar expediente para aseguradora Dictaminar responsabilidad Clasificar tipo de daño Solicitar la reposición del bien Recibir de reposición Turnar caso a contraloría Determinar la forma de pago del deducible y/o coaseguro Solicitar la deducción del deducible al pago de indemnización Revisar presupuesto para pago de deducibles (A) Solicitar adecuación presupuestal (A) Solicitar pago del deducible (A) Recibir pago en especie o indemnización Actualizar bitácora de siniestros Enviar cheque de indemnización a TESOFE Tramitar baja del bien Enviar solicitud para recuperar montos de indemnización del periodo Diagrama del subproceso Anexo de formatos (A) = Automatizable a través de SIPAR 2

3 5 Documentos anexos Bitácora de siniestros Endosos de pólizas (A) = Automatizable a través de SIPAR 3

4 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso MAB-030 Actualizar pólizas y. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso MAB-030 Actualizar pólizas y forma parte del proceso MAB Administrar dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Materiales. Recursos Materiales Adquirir y servicios MABS Administrar MAB Administrar mantenimiento MAPM Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones MABS-010 Administrar Legalidad de Contratos MABS-050 Administrar Inventarios MAB-010 Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros MAB-030 Planear y Calendarizar el Mantenimiento MAPM-010 Atender solicitudes de adquisición MABS-020 Recibir, Revisar y Aceptar Bienes y Servicios MABS-060 Administrar la Flota Vehicular MAB-020 Disponer y Dar de Baja Bienes MAB-040 Atender Solicitudes de Mantenimiento MAPM-020 Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos MABS-030 Administrar Proveedores MABS-070 Administrar y Controlar las Actividades de Mantenimiento MAPM-030 Comprar y servicios MABS-040 (A) = Automatizable a través de SIPAR 4

5 2 Descripción del Subproceso MAB Actualizar pólizas y 2.1 Descripción general del subproceso El subproceso de Actualizar pólizas y contempla el análisis de exposición a riesgos para, así como el desarrollo de una estrategia para minimizarlos. Se identifican necesidades y los niveles justos de aseguramiento, y se lleva la relación con los proveedores de seguros para el correcto desarrollo y administración de los contratos. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB 030 Actualizar pólizas y Analizar información de a asegurar (A) ID (1) MABS-010 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones: Programa Anual de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios autorizado (información de referencia) MABS-050 Administrar legalidad de contratos: Contrato/Convenio modificatorio formalizado MABS-060 Recibir, revisar y aceptar y servicios: Póliza de seguro notificada Analizar por medio del sistema integral de procesos de administración de recursos (SIPAR) la cantidad y valor de todos los tipos de patrimoniales o bajo la responsabilidad de la Secretaría que son sujetos a aseguramiento, tomando en cuenta los siguientes aspectos: Relación de actualizada Parque vehicular terrestre, marítimo y aéreo Bienes inmuebles propios, rentados y en comodato Bienes muebles (A) = Automatizable a través de SIPAR 5

6 Equipo electrónico Maquinaria y equipo Movimiento de valores Obras de arte Información analizada Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 6

7 2.2.2 Realizar análisis de riesgos ID (2) No Aplica Realizar la medición de riesgos y una jerarquización en base a la probabilidad de ocurrencia de siniestros y el costo incurrido en caso de dichos sucesos. Este análisis debe de de considerar tanto la frecuencia como la magnitud de los siniestros ocurridos Se deben categorizar tipos de riesgos para así facilitar el estudio y la jerarquización, considerando entre otras cosas los siguientes conceptos: Zona geográfica Tipo de uso del bien Características específicas de Se puede realizar internamente o se pueden contratar servicios de externos para esta evaluación. Riesgos analizados Análisis de riesgos Planeador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 7

8 2.2.3 Definir esquema de aseguramiento ID (3) Definir el esquema de aseguramiento que minimice las consecuencias de algún siniestro mediante la transferencia de riesgos. De acuerdo a los análisis de riesgos se deben de pactar la mejores condiciones para la transferencia de los riesgos, considerando: Tipo seguro Sumas aseguradas Límites máximos de responsabilidad Deducibles Coaseguros Condiciones específicas Coberturas y exclusiones En el caso que dentro del esquema de aseguramiento se defina no asegurar algún bien se debe de tramitar una autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). Adicionalmente, se deben definir los tipos de medición e indicadores que permitan el monitoreo adecuado al esquema de aseguramiento. Esquema definido (A) = Automatizable a través de SIPAR 8

9 Planeador de Validar el programa de aseguramiento ID (4) Validar del programa integral de aseguramiento. El Programa integral de be de contener como soporte: Documentos técnicos específicos. Relación de a asegurar Documentación administrativa requerida para iniciar el procedimiento de adquisición o contratación. Adquisición de seguro solicitada: MABS-020 Atender solicitudes de adquisición Programa integrado Programa integral de aseguramiento Responsable de (A) = Automatizable a través de SIPAR 9

10 2.2.5 Administrar pólizas de seguros ID (5) MAB-010 Administrar inventarios: Bien a asegurar registrado Administrar la elaboración, envío, recepción y control de solicitudes de endosos para altas, bajas o modificaciones de pólizas vigentes. Las solicitudes deben de estar relacionadas con: Parque vehicular terrestre, marítimo o aéreo Cambios en arrendamiento de inmuebles Cambios de ubicación Obras de arte Adquisición de maquinaria y equipo especializado Cambios en sumas aseguradas Adicionalmente se debe de realizar la digitalización de documentación soporte, para el caso de altas de parque vehicular, y solicitar actualizaciones de avalúos de inmuebles. Pólizas administradas, continua con actividad #7 Endosos de pólizas (Endosos de pólizas, documento anexo 5.2) (A) = Automatizable a través de SIPAR 10

11 Operador de Administrar seguros temporales ID (6) MABS-060 Recibir, revisar y aceptar y servicios: Póliza de seguro registrada Administrar la elaboración, envío, recepción y control de las solicitudes de endosos temporales de póliza relacionados con: Exposiciones temporales de obras de arte Movimiento de valores extraordinarios Traslado de y mercancía especiales Incluyendo clausulas de vigencia, tipos de cobertura, y características específicas. Póliza de seguro temporal administrada Endosos de pólizas Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 11

12 2.2.7 Entregar pólizas a usuarios ID (7) Pólizas administradas, viene de actividad #5 Entregar pólizas de aseguramiento a las áreas usuarias que correspondan, en los casos que los usuarios del bien requieran tener copia de la misma. Se recaban firmas de recibido y se lleva registro de la entrega con fecha, receptor y persona que entrega. Pólizas entregadas a usuarios Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 12

13 2.2.8 Monitorear desempeño de la administración del riesgo ID (8) Bitácora actualizada, viene de actividad # 23 Monitorear el desempeño de la administración del riesgo a través de la evaluación de información histórica del periodo, el comportamiento de las pólizas por tipo de incidente, así como el tiempo de atención. Adicionalmente, se debe de medir el tiempo total del ciclo incluyendo la recuperación de montos totales de las indemnizaciones por parte de la Tesorería de la Federación. Finalmente, se realiza una revisión de contratos-póliza así como de las coberturas a fin de confirmar que todos los se encuentren debidamente asegurados. Necesidades de adquisición identificadas: MABS-010 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Análisis del desempeño del esquema de aseguramiento Planeador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 13

14 2.2.9 Recibir reporte u oficio de siniestro ID (9) Siniestro ocurrido Recibir reporte, aviso u oficio de siniestro mediante correo electrónico, documento escrito o vía telefónica, y dar aviso inmediato a la aseguradora sobre el siniestro ocurrido. Declaración no requerida, continua con actividad # 11 Declaración requerida Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 14

15 Levantar acta ante el ministerio público ID (10) Levantar acta ante el ministerio público siguiendo las siguientes tareas: El servidor público que tiene el bien bajo su resguardo debe de acudir a la oficina de ministerio público correspondiente para levantar acta de sucesos referente al siniestro. Se debe de levantar acta ante el ministerio público en los siguientes casos: Robo Asalto Extravío o desaparición misteriosa (dependiendo de las condiciones de cada póliza) Hurto Accidente vehicular en caso de que no haya acuerdo entre las partes involucradas, o que haya lesionados o difuntos En algunos casos el área jurídica brindará asesoría para levantar el acta ante el ministerio público. Acta levantada Acta de sucesos Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 15

16 Integrar expediente para aseguradora ID (11) Declaración no requerida, viene de actividad # 9 Integrar toda la documentación de soporte necesaria para iniciar la reclamación de la indemnización del siniestro. Posteriormente, enviar carta de reclamación con expediente a la aseguradora. 1.- Integración de expediente para la reclamación indemnización de daños a o vehículos: Declaración del siniestro Acta administrativa Cotización de los daños Fotografías Carta de reclamación Resguardo individual de activo fijo y/o factura (copias) Acta ante el ministerio público (en caso que aplique) 2.- Integración de expediente para la reclamación de indemnización por robo, pérdida total por daños materiales y extravío (en caso que aplique): Factura endosada (con copia de identificación del responsable) Resguardo individual de activo fijo Acta ante ministerio público (en caso que aplique) Acreditación de propiedad ante el ministerio público Ratificación de denuncia (en caso que aplique) Acta administrativa Cotización Carta de reclamación Automóviles o Tarjeta de circulación (copia u original) o Tenencias o Baja de placas (A) = Automatizable a través de SIPAR 16

17 o Verificaciones vehiculares o Llaves (en caso que se requiera) o Identificación oficial del responsable o Reporte de tránsito local y/o federal Daño cubierto, continua con actividad # 17 Daño no cubierto Expediente de siniestro Operador de Dictaminar responsabilidad ID (12) Dictaminar la responsabilidad del siniestro mediante el análisis de las condiciones del siniestro, la elaboración de un reporte de hechos y en su caso la solicitud de la intervención del Órgano Interno de Control. Usuario responsabilizado, continua con actividad # 14 Usuario no responsabilizado (A) = Automatizable a través de SIPAR 17

18 Supervisor de Clasificar tipo de daño ID (13) Clasificar el tipo de daño y determinar el curso de acción para la reparación o baja del bien según sea el caso. 1.- Daños parciales: En caso de que se tenga posesión del bien se envía la solicitud de reparación a mantenimiento. 2.- Extravío, robo o desaparición: En caso de que no se tenga posesión del bien se envía la solicitud de baja por extravío, robo o desaparición. Reparación requerida: MAPM-020 Atender solicitudes de mantenimiento Disposición Final solicitada: MAB-040 Disponer y dar de baja (A) = Automatizable a través de SIPAR 18

19 Supervisor de Solicitar la reposición del bien ID (14) Usuario responsabilizado, viene de actividad # 12 Solicitar al responsable del resguardo del bien siniestrado la reposición del mismo, ya sea en especie (características similares o mejores) o mediante un pago monetario equivalente, y establecer fechas para entrega o método de compensación para cubrir el costo total de reposición. Reposición no acordada, continua con actividad # 16 Reposición acordada Notificación de reposicón o pago de reparación del bien Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 19

20 Recibir de reposición ID (15) Recibir la reposición de siniestrados, bien reparado o indemnización de reparación, en el caso de reposición de se deberá de recibir la factura donde se especifica el valor de compra. Posteriormente, se debe de verificar que la reposición cumpla con las características necesarias para sustituir al bien siniestrado, y solicitar la baja del bien sustituido. Bien de reposición registrado: MAB-010 Administrar inventarios Recibo de reposición de, bien reparado o indemnización de reparación Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 20

21 Turnar caso a contraloría ID (16) Reposición no asegurada, viene de actividad # 14 Turnar el caso a Órgano Interno de Control junto con el expediente del siniestro, en el caso de que no se acuerde la reposición del bien con el responsable. Caso turnado al OIC, termina Responsable de Determinar la forma de pago del deducible y/o coaseguro ID (17) Daño cubierto, viene de actividad # 11 FPP-040 Adecuar presupuesto: Adecuación presupuestal actualizada FPP-040 Adecuar presupuesto: Rechazo de adecuación presupuestal comunicado (A) = Automatizable a través de SIPAR 21

22 Determinar la forma de pago del deducible y/o coaseguro mediante el análisis del expediente del siniestro. Se puede determinar que el deducible y/o el coaseguro se paguen directamente a la aseguradora o se deduzcan de la indemnización del siniestro. Para determinar la forma de pago se deben de considerar los siguientes aspectos: Tipo de indemnización (especie o monetaria) Suficiencia presupuestal Autorizaciones especiales Responsabilidad Pago de deducible aprobado, continua con actividad # 19 Pago de deducible no aprobado Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 22

23 Solicitar la deducción del deducible al pago de indemnización ID (18) Solicitar la deducción del deducible y/o coaseguro de la indemnización a la aseguradora (en caso de requerirse), así como integrar la documentación que sea necesaria para realizar el trámite con la aseguradora. Deducción solicitada, continua con actividad # 22 Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 23

24 Revisar presupuesto para pago de deducibles (A) ID (19) Pago de deducible aprobado, viene de actividad # 17 Revisar el presupuesto mediante el SIPAR, para verificar la disponibilidad de recursos y solicitar la reserva de los mismos. Reserva de recursos solicitada: FECG-010 Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 24

25 Solicitar adecuación presupuestal (A) ID (20) FECG-010 Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos: Insuficiencia presupuestal comunicada Solicitar la adecuación presupuestal con base en los requerimientos específicos para los cuales no hubo suficiencia presupuestal. Adecuación presupuestal solicitada: FPP-040 Adecuar presupuesto Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 25

26 Solicitar pago del deducible (A) ID (21) FECG-010 Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos: Recurso reservado Solicitar el pago del deducible y/o coaseguro para la aseguradora y enviarla al área de presupuestos para que se realice dicho pago. Así mismo, se debe de enviar la factura original entregada por la aseguradora para que el área de presupuestos pueda liberar el pago. 1.- Conciliación de deducibles, coaseguros y primas por pagar En caso de que los pagos de deducibles y/o coaseguros se realicen mediante conciliaciones contra las primas por pagar, dicha conciliación deberá de ser realizada por el administrador de los contratos de seguros en el subproceso MABS-060 Recibir, revisar y aceptar y servicios, como parte del seguimiento al contrato de servicios. Pago de deducible solicitado: FECG-020 Ejercer presupuesto Pago en especie o indemnización esperado Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 26

27 Recibir pago en especie o indemnización ID (22) Deducción solicitada, continua con actividad # 18 Recibir el pago de la indemnización a través de cheque, transferencia o por pago en especie. 1.- Indemnización: En caso de cheques o transferencia, se realiza la revisión de montos estipulados conforme a pólizas, finiquitos y expediente de siniestro. 2.- Reparación del daño en especie: Cuando se recibe pago en especie, se realizar la revisión del bien, y cuando aplique, realizar el levantamiento de inventario de partes para asegurar el estado de entrega. Pago de indemnización recibido, continua con actividad # 24 Pago en especie recibido Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 27

28 Actualizar bitácora de siniestros ID (23) Solicitud de recuperación enviada, viene de actividad # 26 Actualizar la bitácora de siniestros mediante el registro de la información del expediente del siniestro en base de datos a fin de llevar un control de los mismos (Bitácora de siniestros, documento anexo 5.1). La bitácora debe de contener los siguientes campos: Tipo de incidente Número de registro del incidente Causas Deducibles y/o coaseguros pagados Numero de póliza/contrato Fechas de seguimiento, Resolución del caso (cuando aplique) Número de averiguación (cuando aplique) Fechas y lugar de siniestro Fecha de pago de indemnización Montos y tipo de pago por parte de aseguradora Numero de cheque (en caso que aplique) Documentación anexa (cuando es pago en especie) Aplicación de penas convencionales Estándares de servicio La información se toma de la documentación recopilada y generada durante el proceso de seguimiento de siniestros o accidentes. Bitácora actualizada, regresa a actividad # 8 (A) = Automatizable a través de SIPAR 28

29 Operador de Enviar cheque de indemnización a TESOFE ID (24) Pago de indemnización recibido, viene de actividad # 22 Enviar el cheque de indemnización a la Tesorería de la Federación y recabar firmas de entrega. Pérdida total no ocurrida, continua con actividad # 26 Pérdida total ocurrida Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 29

30 Tramitar baja del bien ID (25) Tramitar la baja del bien mediante la solicitud de elaboración y firma del dictamen de no utilidad del bien que se desea dar de baja, así como la propuesta para su disposición final. Adicionalmente, se debe de recopilar documentación anexa que sea requerida para iniciar el trámite de disposición final y baja de. 1.- En caso de una pérdida total de un vehículo Adicionalmente, debe de enviar la notificación al subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Disposición final requerida: MAB-040 Disponer y dar de baja Registro de vehículo actualizado: MAB-020 Administrar la flota vehicular Baja de bien solicitada Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 30

31 Enviar solicitud para recuperar montos de indemnización del periodo ID (26) Pérdida total no ocurrida, viene de actividad # 24 Enviar solicitud al área de presupuestos para recuperar el monto total de indemnizaciones del periodo definido, mediante adecuaciones presupuestales tramitadas con la Tesorería de la Federación. Solicitud de recuperación enviada, regresa a actividad # 23 Solicitud de recuperación de montos de indemnización Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 31

32 3 Diagrama del subproceso Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Recibir, revisar y aceptar y servicios Administrar legalidad de contratos Programa Anual de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios... Póliza de seguro notificada Contrato/Convenio modificatorio formalizado Analizar información de a asegurar Operador de Información analizada Análisis de riesgo Realizar análisis de riesgos Planeador de Rie sgos analizados Definir esquema de aseguramiento Planeador de Esquem a definido Programa integral de aseguramiento Validar el programa de aseguramiento Responsable de Adquisición de seguro solicitada Atender solicitudes de adquisición (A) = Automatizable a través de SIPAR 32

33 Administrar inventarios Recibir, revisar y aceptar y servicios Programa integrado Bien a asegurar registrado Póliza de seguro registrada Endosos de pólizas Administrar seguros temporales Supervisor de Endosos de polizas Administrar pólizas de seguros Operador de Poliza de seguro temporal administrada Pólizas administradas Entr egar pólizas a usuarios Operador de Pólizas entregadas a usuarios Análisis deldesempeño del esquema de aseguramiento Monitorear desempeño de la administración del riesgo Planeador de Necesidades de adquisición identificadas Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 33

34 Siniestro ocurrido Recibir reporte u oficio del siniestro Operador de Declaración requerida Acta de sucesos Levantar acta ante el ministerio público Supervisor de Declaración no requerida Acta levantada Adecuar presupuesto Adecuar presupuesto Expediente de siniestro Integrar expediente para aseguradora Operador de Adecuación presupuestal actualizada Rechazo de adecuación presupuestal comunicado Daño cubierto Determinar la forma de pago del deducible y/o coaseguro Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 34

35 Daño no cubierto Pago de deducible aprobado Pago de deducible no aprobado Dictaminar responsabilidad Supervisor de Revisar presupuesto para pagos de deducibles Operador de Solicitar la deducción del deducible al pago de... Autorizador de Reserva de recursos solicitada Deducción solicitada Usuar io responsabilizado Usuario no responsabilizado Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Solicitar la reposición del bien Autorizador de Clasificar tipo de daño Supervisor de Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Recurso reservado Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Insuficiencia presupuestal comunicada Reposición no acordada Turnar caso a contraloria CAso turnado al OIC Responsable de Recibo de reposición de o indemnización d... Reposición acorada Recibir de reposición Bien de reposición registrado Operador de Disposición Final solicitada Disponer y dar de baja Reparación requerida Atender solicitudes de mantenimiento Solicitar Pago de Deducible Autorizador de Definir necesidad de adecuación presupuestal Autorizador de Administrar inventarios Adecuación presupuestal solicitada Pago de deducible solicitado Pago en especie o indeminización esperado Adecuar presupuesto Eje r cer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 35

36 Recibir pago en especie o indemnización Supervisor de Pago en especie recibido Pago de indemnización en especie no recibido Enviar cheque de indemnización a presupuesto o TESOFE Operador de Pérdida total no ocurrida Pérdida total ocurrida Tramitar baja del bien Autorizador de Baja de bien solicitada Registro de vehículo actualizado Disposición final requerida Administrar la flota vehicular Disponer y dar de baja Solicitud de recuperación de montos Enviar solicitud para recuperar montos de Supervisor de Solicitud de recuperación enviada Actualizar bitacora siniestros Operador de Bitácora actualizada (A) = Automatizable a través de SIPAR 36

37 4 Anexo de formatos 4.1 (A) = Automatizable a través de SIPAR 37

38 5 Documentos anexos 5.1 Bitácora de siniestros 5.2 Endosos de pólizas (A) = Automatizable a través de SIPAR 38

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