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1 Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: John Alexander Piedrahita NOMBRE: Jorge Gómez NOMBRE: John Alexander Piedrahita Coordinador Egresados Representante de la Dirección Coordinador egresados

2 1. OBJETIVO Desarrollar estrategias de promoción y participación, a través de una base de datos actualizada y altamente confiable. 2. ALCANCE Aplica para la actualización de datos egresados UNIVERSIDAD SANTO TOMAS. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES EGRESADO: Son egresados de la Universidad, quienes han terminado los estudios en uno de los programas de pregrado o posgrado, de la Universidad Santo Tomás y que hayan recibido el título de educación superior. (Estatuto Orgánico Título Undécimo, Capítulo III, Artículo 114) LINK: Acceso web a sitios especiales SPAM: Bloqueo masivo de información desde un servidor no identificado. MARKETING: software de envíos de información JOTFORM: Software libre para formularios web GROUPMAIL: Software envíos 4. DESARROLLO 4.1 Administración y gestión de información sobre profesionales. Para la Universidad es de gran relevancia la administración y gestión de un sistema de información que agrupe datos del universo de profesionales tomasinos con el objeto de establecer y mantener comunicación entre la Universidad y sus profesionales, así como para utilidad institucional en sus procesos de mejoramiento.

3 Figura 1 FIGURA 2

4 4.1.1 Solicitud de datos a los nuevos egresados, Se solicitara a Registro académico según el siguientes link: (http://form.jotform.com/form/ &forcedisplay=1&prev), FIGURA 2 Ingresan y registran sus datos como nuevos egresados. Otra forma de actualizar datos es por medio de una encuesta tipo formato que contiene todos los datos claves del estudiante egresado, la cual es enviada como una imagen web con un enlace para que la diligencien y los resultados quedaran en la plataforma de egresados (Jotform). NOTA: Es necesario conocer los correos de los estudiantes próximos a titularse Actualización de egresados En los eventos o actividades Institucionales se utilizan dos portátiles en línea le permitirán al Área de Egresados almacenar y actualizar datos. NOTA: La actualización de datos solo se hará por medio digital. Las comunicaciones del Área de Egresados deberán llevar obligatoriamente un enlace con un icono que será la forma de recordar en cada comunicación el acceso a la web, la ubicación de la actualización online. El Asistente del Área de Egresados deberá estar pendiente de eventos Institucionales, para hacer los requerimientos necesarios para que se dé una actualización desde el Área de Egresados. Además solicita mediante el FT-BU-12 Solicitud de Servicios a Promoción y Bienestar Universitario lo necesario para el evento (mesas, manteles, portátiles, línea de internet, una o dos personas de apoyo, souvenir, carpeta, o libreta para egresados, pendón) Administración datos Una vez se tengan los datos de los nuevos profesionales, o datos nuevos de egresados se procederá a generar un archivo plano de los correos de los graduados por programa académico. Por consiguiente se procede a: El archivo será del total de la población. es importante validar con 5 o 10 correos, que si estén incluidos los nuevos egresados.

5 Este archivo por programas se lleva a la herramienta de envíos (software de envíos). Se ingresa cada programa por separado a fin de segmentar con áreas de formación. Este proceso se realiza 15 días después de cada ceremonia de grados, cuando se tengan ya los listados de los nuevos egresados en Jotform Fortalecimiento base de datos Con el fin de fortalecer la actualización se desarrollaran las siguientes campañas: Se ubicara un banner en el home de la web y se enviará este enlace a todos los egresados con el fin de que actualicen sus datos, y diligencien la encuesta. Promover en cada oferta laboral, boletines, servicio de posgrado, Bienestar Universitario, entre otros en enlace web de la actualización. Promover el Facebook y las demás redes que se crearan las campañas de actualización Reportes de seguimiento Mensualmente el coordinador del Área de Egresados desde el acceso a la plataforma como administrador, genera un reporte de la actualización para conocer los avances mes a mes de la participación de los graduados en encuestas e identificar los porcentajes de confiabilidad con la información de los egresados Consolidación de informes El Coordinador del Área de Egresados generara informes, reportes y estadísticas periódicas que le permitan al Área responder a las distintas necesidades de las Unidades internas (facultades, proyección social, extensión, posgrados, prácticas) y externas como MEN y CNA Nuevas prácticas y estrategias Con el objetivo de ubicar los egresados y lograr que estos actualicen sus datos e es necesario el desarrollo de estrategias y planes de motivación como: Identificar aliados en el medio para adquirir bienes o servicios que se otorguen como estímulo a la actualización. Destinar rubros del presupuesto en actividades de actualización.

6 4.2 Actualización Datos de Empresas Intermediacion Es importante administrar las bases de datos de las empresas, realizando las siguientes actividades: Ingresar a la herramienta de envíos (software de envíos) las bases de datos de intermediación. Semestralmente se extraerán las bases de datos de la herramienta de intermediación y se ingresará al software de envíos. Se utilizan las bases de datos para promoción de posgrado, extensión, prácticas, laboratorios. 5. ANEXOS FT-BU-12 Solicitud de Servicios

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