Cuando la calidad de los datos se vuelve un problema

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1 Documento técnico Administración de información de clientes Administración de datos e integración Cuando la calidad de los datos se vuelve un problema El problema va más allá de las tecnologías de la información. Su proactividad es crucial.

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3 Página 3 Es probable que tenga problemas de calidad de datos. No está solo. Casi la mitad de las empresas experimentan pérdidas de ingresos, problemas y costos mayores debido a datos deficientes. Dicho esto, usted puede sentirse solo cuando intenta resolver estos problemas. Identificar errores, descubrir causas y prevenir problemas toma tiempo. Como alguien enfocado en problemas comerciales, no es su trabajo rastrear información, eliminar registros duplicados y volver a generar claves de datos. Si se comunica con TI para obtener ayuda, a lo sumo obtendrá una solución parcial. Entonces, en quién puede confiar? La respuesta es: en todos. Los líderes de TI y comerciales deben trabajar en conjunto para generar los datos de alta calidad que su empresa necesita para tener éxito.

4 Página 4 Piense en la calidad de forma estratégica. Demasiadas empresas tienen un apetito infinito por datos, pero ninguna estrategia para asegurar la calidad de estos. En este documento técnico se exploran los desafíos de administrar volúmenes masivos de datos, y se describen los roles y responsabilidades de una iniciativa exitosa para mejorar la calidad de los datos. Ayude a su empresa a obtener ganancias a partir de datos masivos. Toda organización funciona con datos. Las empresas tienen un apetito voraz por datos de clientes y recopilan montañas de información cada día. La Corporación Internacional de Difusión de Datos (IDC, por sus siglas en inglés) estima que la cantidad de datos se duplica cada dos años y que llegará a los 40 billones de gigabytes antes del Este crecimiento explosivo de datos no se limita a los datos comerciales tradicionales. Las empresas están capturando flujos a partir de una variedad de fuentes: Redes sociales Etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) Sistemas de posicionamiento global (GPS) Lectores de códigos de barras Dispositivos inteligentes y tecnologías portátiles Aunque algunos de estos datos están estructurados, la mayoría simplemente no lo está. Aquellas empresas que desean comprender a sus clientes y anticipar sus necesidades están haciendo un esfuerzo enorme para procesar y analizarlos en tiempo real. Es una situación que hace inevitable la presencia de errores e inconsistencias. El 91 % de las empresas tiene problemas con sus datos de contacto. El 88 % cree que estos errores tienen un impacto en sus resultados finales. Es un gran problema, pero quién es responsable de solucionar todo esto? Comprender lo que se necesita para tener éxito. Asumir la responsabilidad y el control. Si no controla sus datos, no controlará sus negocios. Quien es el "propietario" de los datos de su empresa? Es una pregunta importante, porque la propiedad implica responsabilidad. Por esta razón, es lógico que la responsabilidad por los datos conlleve una responsabilidad por su calidad. En la mayoría de las empresas, la respuesta no está para nada clara. Pocas organizaciones han nombrado a un jefe de datos. Peor aún, de acuerdo con la Encuesta de calidad de datos de TDWI, cerca de la mitad de las empresas no tienen planificado administrar la calidad de los datos. De forma casi predeterminada, la mayor parte de las empresas delegan la responsabilidad por la calidad de los datos al departamento de TI. El personal de TI puede ayudar; pero cómo no habría de hacerlo. El área de TI se encarga de procesar los datos, los que residen en los sistemas computacionales. En realidad, la mayoría de los departamentos de TI están más preocupados por los sistemas que por los datos. El personal de TI no crea los datos ni controla su uso. Ellos no definen las reglas ni los requisitos para la calidad de los datos, ya que ello depende en gran medida del contexto. Lo que es importante para un grupo comercial puede ser completamente irrelevante para otro. Por último pero no menos importante, el personal de TI cuenta con una capacidad limitada para identificar o corregir errores. Una solución de tecnología puede decirle si un número de teléfono tiene el formato correcto. Sin embargo, no puede decirle si dicho número está correcto. El verdadero costo de los datos deficientes Una razón por la que a las empresas les cuesta asignar responsabilidad por la calidad de los datos puede ser la dificultad de detectar datos deficientes. A pesar de que los problemas de calidad de los datos son a menudo generalizados, sus efectos son sutiles. Las campañas de marketing no generan estrictamente los resultados esperados. El rendimiento disminuye. Los pronósticos son poco precisos. El asunto es que nada estalla o colapsa. Así, los problemas "pasan desapercibidos" y los costos son absorbidos por el servicio al cliente. El problema se genera debido a que la mayoría de las organizaciones tienden a subestimar la calidad de sus datos y también el impacto que los errores y las inconsistencias pueden tener en sus resultados finales. No existe ningún rubro contable en el presupuesto al que los gerentes comerciales puedan atribuirle datos deficientes. Dado que los costos de los datos deficientes son difíciles de identificar, cabe alguna duda de que simplemente se den por perdidos como parte del costo de hacer negocios? Cuando la calidad de los datos se vuelve un problema. Documento técnico de Pitney Bowes

5 Página 5 Los datos correctos ayudan a evitar las malas decisiones. Sin los datos correctos, los líderes comerciales actúan a ciegas. Cuando toma decisiones estratégicas basado en datos deficientes, entre las consecuencias pueden estar pérdidas financieras, relaciones dañadas y daños irreparables a la credibilidad de una organización. La empresa mundial de analistas Ovum estimó que "la mala calidad de los datos le cuesta a los negocios estadounidenses al menos un 30 % de sus ingresos; la sorprendente suma de $700 mil millones al año". El daño se extiende mucho más allá de las pérdidas financieras directas. La mala calidad de los datos puede poner en riesgo iniciativas estratégicas como la administración de la relación con los clientes o la inteligencia comercial. Una encuesta reciente de Gartner reveló que más del 35 % de los encuestados identificaron la calidad de los datos como uno de los desafíos más importantes que enfrentan sus organizaciones. Cuando los líderes de TI y comerciales trabajan en conjunto, cosas buenas suceden. Hablemos de negocios. Tener datos precisos es una obligación de las empresas. La calidad exitosa de los datos depende mucho más de la participación y el esfuerzo de los usuarios comerciales que del personal de TI. Esto se debe a que los usuarios comerciales tienen mucho más que perder. Ellos son quienes crean los datos y quienes los usan. Experimentan la inconveniencia de una mala calidad de datos, y disfrutan los beneficios cuando dicha calidad es buena. Es importante para los profesionales comerciales asumir la responsabilidad de los datos que utilizan, como la información de ventas y de clientes. La propiedad le permite tener un enfoque proactivo, priorizar proyectos y garantizar un retorno de la inversión. Elimine el hábito de tener datos deficientes. Solo puede haber datos de calidad si existe un trabajo en equipo. Por ello, los usuarios comerciales y el personal de TI deben dejar de culpar a otros y comenzar a ayudar. Deje en claro que todos quienes están en la organización tienen algo en juego con respecto a la calidad de los datos. Lance una iniciativa de calidad de los datos. Establezca un comité directivo de datos para crear políticas e identificar soluciones. Descubra las causas del origen de los errores en los datos y supervise de forma rutinaria para prevenir que los problemas de calidad se expandan. Comience desde arriba. La calidad de los datos es un problema estratégico y solo los gerentes de mayor experiencia tienen la influencia para impulsar cambios en los procesos y el comportamiento de la organización. Mientras la gerencia de mayor nivel puede echar a andar el proceso, con la iniciativa se deben examinar los datos en el contexto de los negocios. Esto requiere la cooperación entre los usuarios de datos de la empresa y el personal de TI. Ninguno de estos grupos tiene la capacidad y el conocimiento para "hacerlo por sí mismos". Contrate a administradores de datos. Las personas que están más involucradas en la creación de datos y el mantenimiento de estos, quienes comprenden la naturaleza de los datos y la forma en que podrían utilizarse, a menudo son los administradores de datos exitosos. Entre los probables candidatos están: Directores de marketing, quienes a menudo son veteranos en iniciativas de calidad de los datos. Gerentes de administración, quienes dependen de datos precisos para llevar un registro de las oportunidades de ventas. Directores financieros, quienes necesitan información precisa para elaborar informes y presupuestos. Cualquier responsable del ingreso de datos, quien puede ayudar a eliminar los errores manuales. Crear una cultura de calidad de datos. Todas las personas tienen un motivo para tener datos de alta calidad, ya sea que lo comprendan o no. Por este motivo, debe educar a sus empleados y asegurarse de que comprendan que la mejora de la calidad de los datos es un proceso constante y que nunca se debe dar por completado. Depende de los líderes comerciales fomentar una cultura que valore los datos como un activo esencial de los negocios y hacer que sus empleados sean responsables por la calidad de los datos.

6 Página 6 Acentúe su ventaja sobre la competencia. A menudo, los ejecutivos ven la calidad de los datos como un problema que deben resolver sus colegas de TI. Esto pasa por alto el rol que los datos deficientes tienen sobre las decisiones y el rendimiento del trabajo. Invertir en datos de alta calidad es una decisión sabia. Las empresas con datos más eficaces crecen un 35 % más rápido que sus competidores. Según PriceWaterhouseCoopers, las empresas de alto rendimiento tienen mayor calidad de datos que sus seguidores. Confían más en sus datos y los utilizan con mayor frecuencia para tomar decisiones. Considere la calidad de los datos como su problema. Cuando los líderes de TI y comerciales trabajan en conjunto, puede generar los datos de alta calidad que su empresa necesita para tener éxito. Proporcione un conocimiento más acabado Asegure el cumplimiento Disminuya el riesgo al mínimo Aumente la productividad Reduzca los desechos Acelere los ciclos de generación de informes Mejore la confianza Mejore el rendimiento Aumente los ingresos Podemos ayudarlo. Las grandes organizaciones confían en que Pitney Bowes les ofrecerá soluciones de administración de datos con la más alta tecnología, así como el conocimiento experto asociado a ello. Entre nuestras capacidades, está el diseño visual de datos como gráficos de conocimiento, calidad de la información, visualización de datos, flujos de trabajo de la administración de datos y administración de políticas, integración de datos y análisis. Obtenga más información en pitneybowes.com. Cuando la calidad de los datos se vuelve un problema. Documento técnico de Pitney Bowes

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8 Estados Unidos Europa/Reino Unido Canadá Australia/Asia Pacífico Si desea obtener más información, visítenos en nuestro sitio web: pitneybowes.com/sp Pitney Bowes y el logo corporativo son marcas comerciales de Pitney Bowes Inc. o un subsidiario. Todas las demás marcas comerciales pertenecen a sus propietarios respectivos Pitney Bowes Inc. Todos los derechos reservados. 15DCS00668_SP

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