TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD VALENCIANA

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1 En el Expediente Gubernativo seguido en esta Secretaría de Gobierno con el número 185/08, de conformidad con lo que establecen los artículos de la LOPJ y 9 del ROCSJ he dictado en esta fecha la presente Instrucción sobre adopción de medidas para la protección de datos de carácter personal con ocasión de la practica de actos de comunicación de forma personal, al objeto de que los Secretarios Judiciales destinados en el ámbito del Tribunal Superior de Justicia de la Comunitat Valenciana se atengan en lo sucesivo a sus prescripciones, y cuyo contenido es como sigue: INSTRUCCIÓN PRIMERO.- En fecha 7 de mayo de 2008, se recibe en el Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Valenciana, comunicación procedente de la Comisión Permanente del Consejo General del Poder Judicial de 22 de abril de 2008, con salida del mismo el 29 del mismo mes, por la que se da traslado y conocimiento de la resolución de 9 de abril de este año, de la Agencia de Protección de Datos por la que se declara que un Juzgado de Primera Instancia e Instrucción determinado ha infringido lo dispuesto en el art. 10 de la ley 15/99 de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, con la fundamentación que resume de la siguiente forma: a) Una funcionaria del Servicio Común de Notificaciones y Embargos procedió a entregar una serie de documentos, sin sobre cerrado, al portero de la finca donde residía una de las partes en un proceso civil que se estaba tramitando en un Juzgado de Primera Instancia e Instrucción de la localidad: una cédula de citación, una diligencia de presentación, una demanda de divorcio, el convenio regulador y dos partidas de nacimiento.

2 b) El art. 10 de la ley 15/99 establece que el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligadas al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo. c) Pese a que la funcionaria prestaba sus servicios en el Servicio Común de Notificaciones y Embargos, la Agencia Española de Protección de Datos entiende que la documentación procedía de los ficheros del Juzgado de Primera Instancia e Instrucción en cuestión, por lo que éste es el responsable de los datos procedentes de sus archivos, de cuyo destino responde. d) Desde el punto de vista de la protección de datos personales, el citado Juzgado de Primera Instancia en Instrucción es el responsable del fichero o del tratamiento, por lo que está sometido al régimen sancionador previsto en la Ley 15/99. e) Por último, la Agencia Española de Protección de Datos, concluye que el citado Juzgado ha infringido el deber de secreto contemplado en el art. 10 de la ley 15/99, incurriendo en una infracción tipificada como grave en el artículo 44.3 g) de la citada Ley al tratarse de datos de carácter personal que permiten realizar una evaluación de la personalidad de los individuos afectados.

3 A la vista de la trascendencia de la comunicación, se procedió a dar general conocimiento de todos los Secretarios Judiciales de la Comunidad desde la. SEGUNDO.- El art. 10 de la Ley Orgánica 15/99, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligadas al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo. El Consejo General del Poder Judicial, mediante Acuerdo del Pleno de 15 de septiembre de 2005 por el que se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales y en su Título V (del establecimiento y gestión de los ficheros automatizados bajo la responsabilidad de los órganos judiciales) atribuyó la condición de responsable de los ficheros al Secretario Judicial en su artículo 91: De los ficheros automatizados de los órganos judiciales unipersonales será responsable el Secretario del Juzgado. De los ficheros dependientes de Tribunales será responsable el Secretario judicial que se indique en el acuerdo de creación o modificación. Del incumplimiento de las obligaciones que impone esta condición de responsable del fichero o de responsable del tratamiento asignada al Secretario Judicial, nunca podrán derivarse las consecuencias previstas en el régimen sancionador contenido en la Ley 15/99, pero en algún caso sí podrían serlo las del régimen disciplinario contenido en de la Ley Orgánica del Poder Judicial, y ello tanto respecto de éstos como para los Funcionarios de los Cuerpos al servicio de la Administración de Justicia.

4 Aún no habiéndose notificado oportunamente la resolución que provoca esta instrucción a los responsables del fichero, o a los encargados de tratamiento, o a sus superiores jerárquicos, conocidos los problemas que puede producirse, caso de repetirse la actuación relatada en la resolución dictada por la Agencia de Protección de Datos, procede adoptar las medidas oportunas en evitación de la reproducción futura del defecto observado por la Agencia, cuando menos en el ámbito territorial de la Comunitat Valenciana, estableciendo, además, un marco jurídico que dote de seguridad en su actuación a los Secretarios Judiciales y Funcionarios al servicio de la Administración de Justicia TERCERO.- Las leyes de enjuiciamiento establecen que determinados actos de comunicación hayan de practicarse directamente con la persona del destinatario y prevén que, ante la incidencia de no encontrar el lugar establecido a dicho interesado, se haga lo propio con terceras personas que reciben los documentos judiciales con el encargo y obligación de hacerlos llegar a ese destinatario. Así, el artículo de la LEC obliga a entregar resoluciones, cédulas o documentos a familiares, empleados, conserjes o personas conocidas de la persona buscada, y en parecidos términos el artículo 172 de la LECrim. De esta entrega a un tercero, sin más y en los mismos términos que se haría con el destinatario, podría devenir que este tercero accediera a datos o circunstancias personales del destinatario e incluso de otras personas que pudieran tener intervención en el procedimiento judicial, hecho éste que resulta contrario, no sólo a la letra de la Ley de protección de datos de carácter personal, sino a los principios mismos que inspiran la protección del derecho constitucional a la intimidad personal y a la propia imagen. Es por ello que procede acordar, como medida adecuada al fin indicado y respetuosa con la normativa procesal citada, que la entrega de documentación judicial a persona distinta del interesado se realice en forma que preserve los datos contenidos en la misma del acceso de esas personas.

5 CUARTO.- La normativa que sirve de habilitación para el dictado de la presente instrucción viene constituida por: 1. Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, conforme a la redacción dada por la reforma de la misma operada por al L.O. 19/03, de 23 de diciembre: - Artículo 452: 1. Los secretarios judiciales desempeñarán sus funciones con sujeción al principio de legalidad e imparcialidad en todo caso, al de autonomía e independencia en el ejercicio de la fe pública judicial, así como al de unidad de actuación y dependencia jerárquica en todas las demás que les encomienden esta ley y las normas de procedimiento respectivo, así como su reglamento orgánico. Las funciones de los secretarios judiciales no serán objeto de delegación ni de habilitación, sin perjuicio de lo establecido en el artículo Artículo 457: "Los secretarios judiciales dirigirán en el aspecto técnico-procesal al personal integrante de la Oficina judicial, ordenando su actividad e impartiendo las órdenes e instrucciones que estime pertinentes en el ejercicio de esta función." - Artículo 465: Serán competencias de los Secretarios de Gobierno: 1. La inspección de los servicios que sean responsabilidad de los secretarios judiciales de su respectivo ámbito competencial, sin perjuicio de la que corresponda al Consejo General del Poder Judicial, a las Salas de Gobierno o, en su caso, al Presidente del Tribunal o de la Sala respectivos.

6 5. Dirección y organización de los secretarios judiciales que de él dependan, respetando y tutelando su independencia en el ejercicio de la fe pública. 8. Cursar circulares e instrucciones de servicio a los secretarios judiciales de su territorio, así como velar por el correcto cumplimiento de las que, a su vez, dirija el Ministerio de Justicia, las cuales en ningún caso podrán suponer una intromisión en el desarrollo de la actividad procesal de jueces o magistrados, ni contradecir las decisiones adoptadas por la Sala de Gobierno en el ámbito de sus competencias. Tampoco podrán impartir instrucciones particulares relativas a asuntos concretos en los que un secretario judicial intervenga en calidad de fedatario o en el ejercicio de sus competencias de ordenación y dirección del proceso. 2. Real Decreto 1608/2005, de 30 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales: - Artículos 4 y siguientes, en tanto en cuanto completan y desarrollan los preceptos orgánicos citados en el anterior. - Artículo 18: Las competencias que ejercerán los Secretarios Coordinadores Provinciales, bajo la dependencia directa de los respectivos Secretarios de Gobierno, serán las siguientes: e) Organizar y distribuir el trabajo de los Secretarios judiciales y de los funcionarios de los Cuerpos al servicio de la Administración de Justicia que desempeñen sus puestos de trabajo en el conjunto de las Unidades Procesales de Apoyo Directo a un determinado órgano colegiado que radique en el mismo municipio o en el conjunto de Unidades Procesales de Apoyo Directo a órganos

7 judiciales unipersonales del mismo orden jurisdiccional que radiquen en el mismo municipio, sin perjuicio de las facultades que corresponden al titular del órgano judicial y al Secretario judicial de las Unidades respecto de los funcionarios adscritos funcionalmente a las mismas. f) Coordinar el funcionamiento de cuantos Servicios Comunes Procesales se encuentren ubicados en su territorio... Por todo lo expuesto, el Ilmo. Sr. Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Comunitat Valenciana, a propuesta de los Ilmos. Sres. Secretarios Coordinadores de Valencia, Alicante y Castellón, ACUERDA 1º. La presente instrucción será de aplicación a los Sres. Secretarios Judiciales que ocupen puestos de trabajo en las Oficinas Judiciales sitas en la Comunitat Valenciana. 2º. En las carátulas de transmisión de documentación a los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución, se incluirá la siguiente prevención: Conforme y siéndole aplicable la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y demás legislación vigente en la materia, los datos contenidos en esta comunicación y en la documentación adjunta son confidenciales, quedando prohibida su transmisión o comunicación pública por cualquier medio o procedimiento, y debiendo ser tratados exclusivamente para los fines propios de la Administración de Justicia. 3º. Por los Secretarios Judiciales de los Servicios Comunes de Actos de Comunicación y Ejecución, se hará la prevención y se adoptarán las

8 medidas oportunas para que los funcionarios de los referidos servicios, caso de entregar documentación a quienes no sean los destinatarios directos de las mismas, salvo que fuera el representante legal de un menor o incapaz, lo hagan en sobres cerrados, y efectúen y dejen constancia en las correspondientes diligencias de la prevención del carácter reservado y confidencial de los datos de carácter personal en ellas contenidos y de la obligación de asegurar por quien la reciba que no se trasmitirán ni comunicarán públicamente, de conformidad con la LO 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de carácter personal, y demás legislación vigente relativa a la materia. Notifíquese esta instrucción a los Iltres. Secretarios Judiciales de los Juzgados, Tribunales y Servicios Comunes de Notificaciones y Embargos de la Comunitat Valenciana. Conforme al artículo 83.2 del R.D. 1608/2005, de 30 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales, contra la presente instrucción los Sres. Secretarios Judiciales que la entiendan improcedente o contraria a la Ley podrán formular informe razonado a Ilmo. Sr. Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Valenciana. En Valencia a veintiuno de mayo de dos mil ocho Fdo. Jesús Olarte Madero Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Comunitat Valenciana

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