Libro Blanco Todo lo que necesitas saber sobre el nuevo Sistema de Liquidación Directa de Cotizaciones a la Seguridad Social

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1 Todo lo que necesitas saber sobre el nuevo Sistema de Liquidación Directa de Cotizaciones a la Seguridad Social

2 Introducción This is A4 headline text 32/32pt It is intended to be read but have no meaning El nuevo Sistema de Liquidación Directa simplifica el trámite de cotización y pago de los seguros sociales de los trabajadores, automatizando el procedimiento: una nueva cultura de comunicación. 1

3 Qué es (Control de Recaudación por Trabajador) es la forma en que la Tesorería General de la Seguridad Social denomina a un nuevo proyecto que cambiará el sistema de cotización de las empresas: se crea un nuevo Sistema de Liquidación Directa para simplificar el cumplimiento de las obligaciones sociales, facilitando la liquidación y el cálculo de las cuotas sociales de cada trabajador. El nuevo método de cotización sustituirá al actual envío de los ficheros FAN y será similar a los borradores del IRPF que la AEAT envía a los contribuyentes. Se simplificará el trámite de cotización y pago de los seguros sociales de los trabajadores, automatizando el procedimiento. Mientras que en el sistema actual, el envío de la información de las cotizaciones se realiza por parte de las empresas y despachos profesionales a la Tesorería General de Seguridad Social y posteriormente la TGSS envía la cantidad resultante de la liquidación facilitada, en el nuevo Sistema es la TGSS la que envía la información de las cotizaciones según los datos de los que dispone, de manera similar a los borradores de la AEAT. Se pasa a modelo de facturación por trabajador. Las empresas y despachos profesionales verificarán que la información sea correcta y sólo deberán confirmarla para que se efectúe el pago correspondiente. 2

4 Qué cambia con Qué cambia con El Sistema de Liquidación Directa supone cambios en el procedimiento de presentación de liquidaciones y una nueva filosofía de trabajo en la que la clave del éxito es que los datos utilizados para la facturación sean correctos. Los principales cambios son: 1. El cálculo de cuotas lo realiza la TGSS Mediante el nuevo Sistema, la liquidación o cálculo de las cuotas de los trabajadores será realizada directamente por la Tesorería General de la Seguridad Social, quedando reducidas las obligaciones de las empresas y despachos profesionales a solicitar mensualmente la práctica de la liquidación y a aportar la información necesaria para su cálculo. Con la empresa o despacho profesional sólo deberá comunicar a la TGSS aquellos datos de los trabajadores que constan en alta en el Fichero General de Afiliación (FGA) y que ésta no pueda calcular o de los que no disponga, como: bases de cotización que hayan cambiado de un mes respecto al anterior, horas de contratos a tiempo parcial, el importe de formación continua, coeficiente de EREs, bonificaciones por formación continua o subvenciones por formación, importe de las compensaciones de pago delegado, modalidad de salario y otras específicas para determinados colectivos. Para el cálculo de la liquidación, la TGSS dispone de las siguientes fuentes de información externas: bases de datos del SEPE, INSS, FGA, AEAT, Haciendas Forales y mutuas. 2. El cálculo de liquidación es por trabajador Ya no será necesario informar sobre importes de bonificaciones, los importes totales y los datos del TC1. Con la TGSS calculará estos datos por cada trabajador de forma automática y los remitirá a las empresas y despachos profesionales a través del Recibo de Liquidación de Cotizaciones. Para que la comunicación de las liquidaciones en este sistema sea correcta, las empresas y despachos profesionales deberán mantener un control riguroso del estado de afiliación de sus trabajadores y que esta información esté correctamente actualizada en las aplicaciones gestión laboral o de nóminas. 3. Se permiten las liquidaciones parciales La cotización con es a nivel de trabajador y posibilita hacer liquidaciones totales o parciales de trabajadores consolidados (sin discrepancias con la información de TGSS). Es decir, durante un mismo mes la empresa o el despacho profesional podrán realizar varias liquidaciones parciales hasta que se lleve a cabo una liquidación por el total de todos los trabajadores. 4. Aparece la cotización por tramos Asimismo, con aparece el concepto tramo: periodo temporal en que las características de cotización del trabajador (perfil de cotización) no varían. Por ejemplo un contrato temporal que a mitad de mes se transforma en indefinido, motivará en este caso que se deba cotizar en dos tramos. Un trabajador siempre tendrá como mínimo un tramo para cada periodo de liquidación. Los tramos de cotización de un trabajador se generan desde las aplicaciones de nómina y la TGSS comprueba la coherencia con la información de que dispone. Es imprescindible que la información de los cambios que se produzcan durante el mes (modificaciones de contrato, altas, bajas, etc.), se comunique correctamente y en plazo y que toda la información esté actualizada en el programa de nóminas. 3

5 Con la TGSS reducirá los plazos de gestión de la recaudación; tendrá un mayor control de la recaudación y reducirá de incidencias en cotización. Principales cambios Fan Calcula la empresa Periodos por empresa Bases Compensaciones Periodos por trabajador Bases por tramos Compensaciones Calcula Empresa o TGSS Bonificaciones TC1 Autoliquidación Bonificaciones TC1 Facturación Calcula TGSS 4

6 Beneficios Beneficios de para las empresas y despachos profesionales 1. Minimiza errores en las cotizaciones Con se minimizan los errores en las cotizaciones de las empresas y despachos profesionales debido a que las reglas de cotización se aplican desde el momento de la liquidación por parte de la TGSS y a que da una mayor seguridad jurídica en la aplicación de bonificaciones y deducciones. Todo esto conlleva también una reducción de la emisión de deudas y recargos que supone la subsanación de errores en la liquidación. 2. Simplifica la forma de cotizar y reduce cargas administrativas Que la liquidación o cálculo de las cuotas de los trabajadores sea realizada directamente por la TGSS, reduce las obligaciones de las empresas y despachos profesionales. Para estos supone la simplificación en la forma de cotizar por las empresas y la reducción de cargas administrativas al tener que comunicar menos datos. Asimismo, al realizarse totalmente a través de servicios telemáticos, significa la total eliminación del soporte en papel y la reducción de atención personal. 3. Aumenta la transparencia en las cotizaciones Con mejora la transparencia en las liquidaciones de las cotizaciones: Las validaciones de las liquidaciones se efectúan en el momento de la presentación, dando mayor seguridad y optimizando su gestión. Fiabilidad de la información utilizada para el cálculo, en interconexión con otros organismos y administraciones como el INSS, Mutuas, SEPE, AEAT, etc. Con el Sistema de Liquidación Directa se pasa de un sistema de cotización por CCC completo a un sistema por empleado, permitiéndose liquidaciones parciales. Se reduce la posibilidad errores y, por tanto, de reclamaciones, como por ejemplo en: - Aplicación indebida de bonificaciones y compensaciones de IT - Cotizaciones inferiores por desempleo o por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales - Falta de cotización por trabajadores en alta o de cotización adicional en los contratos de duración inferior a 7 días - Cotización a tiempo parcial por jornadas inferiores a las reales. Para la aplicación de estas mejoras, la TGSS unificará en una única base de datos la información de otros organismos y administraciones como: INSS, Mutuas, SEPE, AEAT y podrá validar los datos de afiliación y cotización. 5

7 Con las empresas y despachos profesionales reducirán y simplificarán las cargas y trámites administrativos y dispondrán de información más detallada para la gestión de las obligaciones sociales. 1. Minimiza errores en las cotizaciones Prevención de las situaciones erróneas en la cotización Menor generación de deudas con recargo Aplicación de las reglas de cotización desde el momento de la liquidación por parte de la TGSS Reducción de la emisión de deudas y recargos por la subsanación de errores en la liquidación. Mayor seguridad jurídica en la aplicación de bonificaciones y deducciones, tanto en derecho como en cuantía. 2. Simplifica la forma de cotizar y reduce cargas administrativas Sustitución de autoliquidación por facturación Eliminación total de soporte papel y necesidad de atención presencial Simplificación de la obligación de cotizar de las empresas. Reducción de cargas administrativas para el empresario al comunicar menos datos. Incremento de los servicios ofrecidos para el empresario. Procedimiento integral por servicios telemáticos. 3. Aumenta la transparencia en las cotizaciones Información disponible para el trabajador de lo cotizado por él a la Seguridad Social Fiabilidad de la información utilizada para el cálculo y compartida con entidades externas Simplificación de la obligación de cotizar de las empresas. Reducción de cargas administrativas para el empresario al comunicar menos datos. Incremento de los servicios ofrecidos para el empresario. Procedimiento integral por servicios telemáticos. 6

8 Entrada en vigor Cuándo entra en vigor el Sistema de Liquidación Directa? Está previsto que, a partir de octubre del 2014, y en función de la publicación de la normativa necesaria, la TGSS seleccione paulatinamente empresas y despachos profesionales para que se vayan incorporando al nuevo sistema de liquidación de cuotas, dando un período transitorio de 3 meses para que éstos se adapten. Se iniciará por los autorizados que gestionen exclusivamente por el Régimen General. Se prevé ir incorporando al resto de empresas y despachos profesionales al nuevo sistema de liquidación directa de forma progresiva. La TGSS puso en marcha en octubre de 2013 la denominada Fase Beta de este proyecto en el que están participando los principales desarrolladores de software, entre los que se encuentra Sage. Para ello, se están realizando envíos en prueba de cotizaciones de la Seguridad Social con este nuevo sistema a través de un grupo empresas y despachos profesionales. En el caso de los clientes de Sage, éstos realizan las pruebas pilotos con sus soluciones laborales, ya preparadas para este nuevo sistema. Beta Creta TGSS Empresas Desarrolladoras de soluciones laborales Usuarios RED 7

9 de un vistazo de un vistazo 1. Qué es (Control de Recaudación por Trabajador a través de internet) es la forma en que la Tesorería General de la Seguridad Social denomina a un nuevo proyecto que cambiará el sistema de cotización de las empresas: se crea un nuevo Sistema de Liquidación Directa para simplificar el cumplimiento de las obligaciones sociales, facilitando la liquidación y el cálculo de las cuotas sociales de cada trabajador. 2. Cuál es el objetivo principal del Sistema de Liquidación Directa? El objetivo principal es minimizar los errores al asumir la TGSS la aplicación de las reglas de cotización y contrastar los datos con carácter previo a la liquidación, mejorando la transparencia y la forma de relación con las empresas. 3. Cuáles son las diferencias fundamentales entre Sistema RED y Se sustituye el sistema de autoliquidación utilizado en el Sistema Red en que la empresa autoliquida la cuota total de todos sus trabajadores y el importe a liquidar (TC1), por un sistema de facturación, en que la TGSS calcula la cuota de las cotizaciones sociales de cada trabajador y el total de la liquidación a partir de la información de que dispone. 4. Cómo se liquida por el Sistema La cotización de cada trabajador se efectúa por tramos de cotización: un tramo de cotización es el periodo de alta en la empresa en el que las condiciones de cotización son iguales. Esta es la forma de relacionar la cotización diaria de un trabajador en relación con la información de afiliación que dispone TGSS. Las empresas y despachos profesionales comunican sólo las variaciones en las bases de cotización y tramos de cotización que se puedan producir cada mes en cada trabajador. Así este sistema incorpora la posibilidad de liquidar a partir de la información ya existente en la TGSS. 5. Cómo se envian los seguros con el cambio de Sistema? El envío de ficheros se hará de la misma manera que se hacía a través de Winsuite, pero con una nueva aplicación que será El formato de los ficheros será XML. 6. Qué implicación tiene para las empresas y despachos profesionales? Para la correcta cotización, las empresas y despachos profesionales deberán mantener un control riguroso del estado de afiliación de sus trabajadores y que esta información esté correctamente actualizada en las aplicaciones, así como comunicar las variaciones en las bases de cotización y tramos de cotización de cada mes. 7. Cuándo entra en vigor? Está previsto que, a partir de octubre del 2014, y en función de la publicación de la normativa necesaria, la TGSS seleccione paulatinamente empresas y despachos profesionales para que se vayan incorporando al nuevo sistema de liquidación de cuotas, dando un período transitorio de 3 meses para que éstos se adapten. 8

10 Soluciones laborales Sage En Sage disponemos de la experiencia y soluciones laborales necesarias para que las empresas y despachos profesionales puedan realizar una migración transparente al nuevo Sistema Pymes Sage NominaPlus La solución más sencilla para la gestión laboral de todo tipo de negocios. Permite gestionar las principales tareas relacionadas con los trabajadores, recibos de salarios, administraciones (Agencia Tributaria, SS), control de incidencias, gestión de costes laborales, etc. Se integra con las herramientas de Convenios Colectivos, Mementos para la consulta de la legislación vigente desde la propia solución más información de Sage NominaPlus Sage Murano Sage Murano es un ERP que se compone de módulos específicos para cada área de actividad de su negocio. Con el módulo especifico para Contratos, Gestión Laboral y de Recursos Humanos dispondrás de un entorno de trabajo completamente integrado que permite la gestión y el proceso de todo el flujo de información en la gestión del ciclo laboral de los empleados. más información de Sage Murano ERP Despachos Profesionales Sage NominaPlus Asesorías La solución de gestión laboral multipuesto más utilizada por los Despachos Profesionales, por su completa funcionalidad. Gestión Laboral completa, recibos de salarios, centros de trabajo. más información de Sage NominaPlus Asesorías Sage Despachos La Gestión laboral de Sage Despachos le permite una óptima gestión de todos los procesos que componen el ciclo laboral así como de sus obligaciones legales, ya sean de sus clientes o del propio despacho. Dentro del Área Laboral, Sage Despachos ofrece una trazabilidad total de la información, pudiendo así, dar una respuesta eficiente a las necesidades más exigentes de los despachos y de sus clientes. más información de Sage Despachos 9

11 En Sage nuevamente nos adelantamos a un cambio legal para ayudar a las empresas y los despachos profesionales a adaptarse al Sistema Sage, como empresa proveedora de software seleccionada, está ya realizando envíos en prueba de cotizaciones a la TGSS con clientes que están participando en una fase de experiencias piloto. Estos clientes realizan las pruebas con las soluciones laborales de Sage, ya preparadas para este nuevo sistema. En Sage disponemos de la experiencia y soluciones laborales necesarias para que las empresas y despachos profesionales puedan realizar una migración transparente al nuevo Sistema Sage NominaPlus, Sage Murano y Sage Despachos. Con Sage, tu adaptación a más fácil. Infórmate en www. sage.es/creta Sage Spain Labastida Madrid T Sage España 2014

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