Plan de Contingencia Facturación de Prestaciones

Transcripción

1 Plan de Contingencia Facturación de Prestaciones Nº Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 13/02/07

2 INDICE GENERAL INTRODUCCION 3 Objetivo 3 Alcance 3 Sectores Involucrados 3 Sistemas Involucrados 3 Consideraciones Generales 4 Procesos de facturación de prestaciones 5 DESARROLLO 7 1. Comunicación de la Contingencia Activación de la Contingencia No Programada (Parcial y Total) Notificación de la Contingencia Programada (Parcial y Total) 8 2. Inicio de la Contingencia Programada y No Programada Distribución de Facturas manuales en Cajas Ambulatorias 9 3. Operación durante la Contingencia Total del Sistema de Facturación Programada y No Programada Operación durante la contingencia en Cajas Ambulatorias Recepción de pacientes ambulatorios Gestión de Comprobantes para Facturar a la Obra Social/Prepaga Facturación y Cobranza a Pacientes Ambulatorios Anulación de facturas de pacientes ambulatorios Cierre de caja manual durante la contingencia Operación durante la contingencia en Centrales de Emergencia Operación durante la contingencia en Facturación Internados Operación durante la contingencia en Facturación Central Notificación de retraso de facturación a entidades Operación durante la Contingencia Parcial Programada y No Programada Fin de la Contingencia Comunicación del fin de la Contingencia Recuperación luego de la contingencia Recuperación de la contingencia en Cajas Ambulatorias Procesamiento de Facturas manuales emitidas Rendición de caja manual al Supervisor Registro de facturas manuales en la caja de contingencia Rendición de la caja de contingencia al supervisor Rendición de documentación de la caja de contingencia a Tesorería Envío de documentación a Archivo Administrativo 21 Normas y s 1 de 39

3 6.1.2 Procesamiento de Formularios de Vales Manuales (D45) emitidos Recuperación de la contingencia en Centrales de Emergencias Recuperación de la contingencia en Facturación de Internados Tareas preventivas Provisión de Formularios de facturas manuales Anulación de Formularios de facturas manuales al vencimiento del CAI Reposición de formularios de Compromiso de Pago Indicadores de Gestión Anexo Formularios Facturas Manuales Formulario D Compromiso de Pago (Cuentas Corrientes) Compromiso de Pago (Central de Emergencia) Anexo Flujogramas Activación de la Contingencia No Programada (Parcial y Total) Recepción de pacientes ambulatorios Gestión de Comprobantes para facturar a la Obra Social/Prepaga Facturación y Cobranza a Pacientes Ambulatorios Operación durante la Contingencia en Centrales de Emergencia Operación durante la contingencia en Facturación Internados Rendición de caja manual al Supervisor Registro de facturas manuales en la caja de contingencia Rendición de la caja de contingencia al supervisor Rendición de documentación de la caja de contingencia a Tesorería Procesamiento de Formularios de Vales manuales (D45) emitidos 39 Normas y s 2 de 39

4 INTRODUCCION Objetivo Instrumentar la operatoria a los efectos de establecer la responsabilidad de los distintos actores intervinientes en el Proceso de Facturación, para permitir operar de forma eficaz, ante la eventual imposibilidad de utilizar los sistemas asociados con el mencionado proceso. Alcance El siguiente procedimiento alcanza desde el momento en que se activa la contingencia cuando un actor detecta la imposibilidad de utilizar alguno de los sistemas de Facturación, las operaciones que se realizan durante la misma, las tareas preventivas y el registro posterior en el sistema de las operaciones efectuadas en forma manual durante la contingencia, incluyendo la finalización cuando vuelve a operar con normalidad. Cabe aclarar que en el presente procedimiento no se incluye la operatoria de San Justo, facturación de Socios de PLS y Farmacia PLS. Sectores Involucrados Usuarios del Sistema: Proceso de Facturación a Pacientes Ambulatorios: Departamento de Atención Integral a Paciente y otras áreas que operan cajas ambulatorias. Proceso de Facturación a Pacientes Internados: Departamento de facturación (Facturación en piso) y Departamento de Admisión y Alta de Pacientes (Cuentas Corrientes) Proceso de Facturación a Pacientes en Centrales de Emergencia: Central de Emergencias Adultos, Central de Emergencias Pediatrica y Guardia de Obstetricia. Proceso de Facturación a Entidades: Departamento de Facturación (Facturación Central) Soporte al Sistema: Mesa de Ayuda, Area de Tecnología y Area de Desarrollos Administrativos. Sistemas Involucrados Facturación Periférica (FP), Caja de Guardia (GU), Caja Ambulatoria (CA), Auditor y Supervisor (FC), Historia Clínica Electrónica (HCE). Normas y s 3 de 39

5 Consideraciones Generales En función de la extensión del corte de sistema y la programación del mismo se identificaron cuatro escenarios: 1) Caída de sistema programada total. 2) Caída de sistema programada parcial. 3) Caída de sistema no programada total. 4) Caída de sistema no programada parcial. 1) CONTINGENCIA PROGRAMADA - TOTAL Como consecuencia de una evaluación del sistema se decide inhabilitar el sistema de Facturación en su totalidad por un periodo de tiempo determinado (Ej: cambios de versión, cambios de servidores, etc.). Este tipo de Contingencia se comunica a todo el personal con una anticipación no menor a 48 Hs. 2) CONTINGENCIA PROGRAMADA - PARCIAL Como consecuencia de una evaluación del sistema se decide inhabilitar el sistema de Facturación en, al menos, un área por un periodo de tiempo determinado mientras que otras áreas continúan operando normalmente. Este tipo de Contingencia se comunica a todo el personal con una anticipación no menor a 48 Hs. 3) CONTINGENCIA NO PROGRAMADA - TOTAL Como consecuencia de un desperfecto técnico no previsto el sistema de Facturación queda inhabilitado en su totalidad por un periodo de tiempo superior a 30 Min. 4) CONTINGENCIA NO PROGRAMADA - PARCIAL Como consecuencia de un desperfecto técnico no previsto el sistema de Facturación queda inhabilitado en al menos un área, por un periodo de tiempo superior a 30 Min., mientras que otras áreas continúan operando normalmente. Normas y s 4 de 39

6 Procesos de facturación de prestaciones Facturación Pacientes Facturación Pacientes Ambulatorios y Circuito de Vales Facturación Entidades Factura (Paciente) Facturación Pacientes en Central de Emergencias Auditoría Facturación Central Emisión de Facturas Factura (Entidades) Facturación Pacientes Internados y Facturación en pisos En forma esquemática el proceso normal de facturación de prestaciones (cuando no hay contingencia), tiene 2 sub-procesos: Facturación a Pacientes y Facturación a Entidades. El proceso de Facturación a Pacientes, cumple con 2 objetivos: 1) Emitir las facturas tanto a pacientes privados como a pacientes con cobertura y con cargo paciente. 2) Registrar la información y obtener la documentación necesaria para la facturación a entidades (en adelante Circuito de vales, Facturación en piso, etc.). Se compone de 3 sub-procesos que se utilizan de acuerdo al nivel de atención que recibe el paciente: Facturación a pacientes Ambulatorios y Circuito de vales. Facturación a pacientes Internados. Facturación a pacientes en Centrales de Emergencias. El proceso de Facturación a Entidades se alimenta de la información registrada y la documentación obtenida en los sub-procesos de Facturación a pacientes. Asimismo, cumple con 2 objetivos: 1) Emitir las facturas a entidades (Obras Sociales). 2) Alimentar otros procesos (Cobranzas, Honorarios, Contaduría, etc.). Normas y s 5 de 39

7 El proceso de facturación a Entidades se compone de 2 sub-procesos: Auditoría: Los facturistas reciben los vales y/o la documentación asociada, registran el Visado en el sistema y guardan la documentación de manera conveniente hasta la emisión de la factura. Emisión de Facturas: Una vez visados todos los vales, los facturistas emiten los comprobantes de factura y le adjuntan la documentación necesaria para presentar en la Obra social. Debido a que los sub-procesos tienen características diferentes, durante una contingencia, cada uno de ellos opera en forma diferente: Facturación a Pacientes Ambulatorios y Circuito de Vales: En este proceso, la facturación a Pacientes Ambulatorios es en línea y es condición necesaria para atender a un paciente, por lo que no puede interrumpirse durante una contingencia, por ese motivo se requiere de un procedimiento alternativo para estos casos. Por otro lado, las operaciones del Circuito de Vales no son en línea ni están directamente relacionadas con la atención del paciente, por estos motivos, este proceso se suspende durante la contingencia y se retoma una vez recuperado el sistema. Facturación a Pacientes Internados: Este proceso no es condición necesaria para la atención del paciente, por ese motivo se suspende ante la contingencia y se retoma una vez recuperado el sistema. El único punto problemático es el otorgamiento del Egreso Administrativo que es condición necesaria para el egreso del paciente. En estos casos se puede estimar la deuda del paciente (facturación total menos los anticipos que el paciente ya abonó) y, si corresponde, tomarle un pago a cuenta o hacerle firmar un Compromiso de Pago (Ver punto 9 Anexo Formularios ), dejando la emisión de la factura para cuando se recupere el sistema. Facturación a Pacientes de Guardia: El proceso de facturación de Guardia es similar al de pacientes Internados con algunas diferencias relevantes para el plan de contingencias: - Los episodios son mucho más cortos, incrementando el problema de los egresos. - No hay cuenta corriente de episodios de guardia que permita registrar pagos a cuenta. - Debido a la complejidad de cotizar la atención y medicación de los pacientes sin sistema, se optó por emitir Compromisos de Pagos en vez de Facturas Manuales, cuya facturación y cobranza se gestiona cuando se restablece el sistema. Nota: En Guardia de Obstetricia se aplica un circuito de facturación análogo al de Pacientes Ambulatorios. Facturación a Entidades: La facturación a Entidades no es en línea ni necesaria para la atención al paciente. Durante todo el mes se recopila y audita un gran volumen de Normas y s 6 de 39

8 información y se emiten las facturas al final del período. Por el gran volumen de información que administra este proceso no puede funcionar sin sistema, además es importante recalcar que el peor inconveniente de detenerlo temporalmente sería un retraso en la emisión de factura (lo que es muy poco probable), por estos motivos este proceso se interrumpe durante una contingencia y se retoma una vez recuperado el sistema. DESARROLLO 1. Comunicación de la Contingencia Este proceso cubre la fase previa a la contingencia, incluyendo la decisión de entrar en contingencia y la comunicación de la misma. 1.1 Activación de la Contingencia No Programada (Parcial y Total) Usuario del sistema Usuario 1.1.a Detecta que el sistema no funciona y hace un pedido a Mesa de Ayuda, con carácter de urgente. En caso de no poder hacer el pedido por Intranet, lo hace vía telefónica. Mesa de ayuda Despachador de Mesa de Ayuda 1.1.b Recibe el pedido, lo analiza y, si evalúa que es una posible causa de contingencia, lo despacha al responsable de Tecnología con carácter de urgente, de ser necesario refuerza el pedido con un llamado telefónico. Tecnología Responsable/Operador de Tecnología 1.1.c Recibe el pedido y realiza un análisis preliminar del problema. Si evalúa que la solución puede demorar más de 30 minutos realiza las siguientes tareas: Encuadra carácter de la contingencia en TOTAL o PARCIAL Si es PARCIAL, genera un detalle de los sectores inhabilitados. Normas y s 7 de 39

9 Si es posible, estima el tiempo que demorará la solución del inconveniente. 1.1.d Finalmente, comunica a la Mesa de Ayuda la activación del Plan de Contingencia para que ésta se lo comunique a los usuarios. Mesa de ayuda Despachador de Mesa de Ayuda 1.1.e Comunica al grupo de correo Contingencia Facturación la activación del plan de contingencia detallando el encuadre, las áreas afectadas y la duración estimada. Nota: La Mesa de ayuda opera de Lunes a viernes de 8 Hs a 20 Hs, durante este horario el tiempo desde la llegada del pedido de mesa de ayuda y la comunicación de la contingencia no debe superar los 30 minutos. Fuera del horario de Mesa de Ayuda la notificación del Plan de Contingencia será responsabilidad del Operador de guardia de Tecnología, el cual dispondrá de 1 hora y 30 minutos de plazo para efectuar la misma. Nota: Ante una contingencia evidente del sistema de Facturación (como por ej.: un corte de luz), el Supervisor de Cajas podrá decidir el inicio del plan de contingencia en su sector. 1.2 Notificación de la Contingencia Programada (Parcial y Total) Tecnología Responsable de Tecnología 1.2.a Con una anticipación mínima de 48Hs, envía un correo al grupo Contingencia Facturación comunicando la decisión de inhabilitar el sistema de Facturación por un tiempo determinado. En dicha comunicación se detallan los siguientes datos del alcance de la contingencia: El sistema que afectará. Fecha y hora de inicio de la suspensión del sistema. El tiempo aproximado que demorará la puesta en marcha del mismo. El carácter de la suspensión (TOTAL o PARCIAL) Si la suspensión es parcial, un detalle de las áreas afectadas. Observaciones. Normas y s 8 de 39

10 2. Inicio de la Contingencia Programada y No Programada Este proceso comprende un conjunto de tareas que se realizan una sola vez al inicio de la contingencia, y tiene como objetivo permitir o facilitar la operatoria durante la misma. 2.1 Distribución de Facturas manuales en Cajas Ambulatorias Sector/Servicio Supervisor 2.1.a Entrega dos talonarios de facturas manuales por sector, uno de tipo A y uno de tipo B. Dichos talonarios son compartidos entre todos los cajeros del sector.(ver punto 9 anexo de formularios del presente procedimiento) 3. Operación durante la Contingencia Total del Sistema de Facturación Programada y No Programada Este proceso comprende el conjunto de tareas que se realizan durante la contingencia, en particular la recepción de pacientes ambulatorios que incluye la facturación, cobranza y autorización de prestaciones a pacientes. 3.1 Operación durante la contingencia en Cajas Ambulatorias Recepción de pacientes ambulatorios Sector/Servicio Cajero a. Consulta al Paciente acerca del motivo de su presencia b. Si el motivo de su presencia es la realización de una práctica o estudio que requiera orden medica, la solicita c. Consulta al Paciente acerca de su cobertura, si tiene Obra social le solicita la credencial. Continúa el procedimiento en función de la cobertura: Normas y s 9 de 39

11 3.1.1.c.1. Costo 100% OS 1 : Gestiona los comprobantes para facturar a la Obra Social/Prepaga. (Ver Gestión de comprobantes para facturar a la Obra Social/Prepaga ) c.2. Costo Compartido 2 : Gestiona los comprobantes para facturar a la Ora social/prepaga, emite la factura y le cobra. (Ver Gestión de comprobantes para facturar a la Obra Social/Prepaga y Facturación y Cobranza a Pacientes Ambulatorios ) c.3. Privado 3 : Emite la factura y le cobra (Ver Facturación y Cobranza a Pacientes Ambulatorios ). Nota: Si ocurre que el paciente no dispone de una orden médica o estudio porque se encuentra registrada en la HCE, le informa al paciente de la caída del sistema y le solicita que vuelva en otra oportunidad, registrando los datos para contactarse con el paciente por la reserva del nuevo turno, consulta o prestación Gestión de Comprobantes para Facturar a la Obra Social/Prepaga Sector/Servicio Cajero a Determina si requiere autorización de la Obra Social/Prepaga, en cuyo caso se la solicita b Determina si requiere documentación adicional (Bonos, etc.), en cuyo caso se la solicita. Continua el procedimiento en función de la cobertura: c.1 En el caso de que la cobertura sea Costo 100% OS : Completa el formulario D45. En caso de que lo establezca la Modalidad Operativa, se lo hace firmar al paciente. Archiva en forma temporaria el formulario D45 con el resto de los comprobantes, para registrarlo una vez restablecido el sistema. 1 La Obra social/prepaga cubre el 100% del costo. 2 La Obra social/prepaga le cubre una parte del costo y el paciente se hace cargo del resto. 3 El paciente cubre el 100% del costo. Normas y s 10 de 39

12 3.1.2.c.2 En el caso de que la cobertura sea Costo Compartido : Registra los datos de la cobertura en la factura manual. En caso de que lo establezca la Modalidad Operativa, se la hace firmar al paciente. Archiva la documentación en forma temporaria hasta la finalización de la contingencia Nota: El Comprobante D45 es el Vale manual. Se utiliza como respaldo para la carga no sistematizada y para registrar la firma del paciente en los casos que sea necesario. Cuando la cobertura es compartida este requisito lo cubre la factura manual Facturación y Cobranza a Pacientes Ambulatorios Las tareas a realizar son las mismas tanto cuando el paciente es privado o tiene cobertura compartida Sector/Servicio Cajero a Determina el importe a pagar por el paciente y lo factura, en caso contrario estima el valor b Determina la Condición de IVA del afiliado c Selecciona el talonario de facturas manuales (tipo A ó B) correspondiente d Completa la factura manual e Le cobra al paciente y le entrega el original de la factura manual f. Archiva la documentación en forma temporaria hasta la finalización de la contingencia Nota: En caso que el Cajero y el Supervisor de Cajas no recuerden el importe exacto a facturar, realizan un estimativo del cobro, que luego se compensa con los ajustes del sistema (Ver Registro de facturas manuales en la caja de contingencia). Normas y s 11 de 39

13 3.1.4 Anulación de facturas de pacientes ambulatorios Las facturas manuales, que por error u omisión necesitan ser anuladas, se cruzan y sellan como anuladas en todas sus copias. Posteriormente, al regresar el sistema, deben ser cargadas y anuladas en el mismo (Ver Registro de facturas manuales en la caja de contingencia ). Sector/Servicio Cajero a Cruza y sella cada una de las 3 copias b Archiva las copias con el resto de las facturas emitidas. Nota: Si la factura había sido emitida por sistema antes de la contingencia y no se imprimió no se puede anular, por lo que se le indica al paciente que queda a su disposición el original de la factura para retirarla en cualquier momento o se le envía por correo a su domicilio. Nota: Durante una contingencia no se emiten notas de crédito y débito, si un paciente solicita la emisión de una de ellas, se le indica que queda a su disposición para retirarla en cualquier momento o se le envía por correo a su domicilio Cierre de caja manual durante la contingencia Se aplica cuando el cajero finaliza su jornada laboral y aun no ha terminado la contingencia. Sector/Servicio Cajero a Entrega al Supervisor de Sector lo siguiente: El dinero recaudado durante la contingencia Los duplicados y triplicados de facturas que emitió en forma manual Los originales de las facturas anuladas Supervisor de Sector b Recibe y controla que el dinero corresponda con las facturas emitidas. Normas y s 12 de 39

14 3.1.5.c Archiva toda la documentación para su posterior carga en el sistema. Nota: Si el cajero había emitido facturas por sistema antes de la contingencia, al reanudarse el mismo realiza su cierre de caja y, en caso de haberse retirado lo realiza al primer día hábil siguiente. 3.2 Operación durante la contingencia en Centrales de Emergencia Central de Emergencia Administrativo 3.2.a Analiza si el paciente tiene algún porcentaje a su cargo, en cuyo caso le hace firmar un Compromiso de pago (Ver punto 9 Anexo Formularios ). 3.2.b Si el paciente tiene Obra Social/Prepaga, fotocopia los comprobantes necesarios para facturarle una vez restablecido el sistema. 3.2.c Le otorga el Egreso Administrativo. Nota: En caso de que el paciente quede internado, se adjunta el compromiso de pago a la carpeta de Historia Clínica y continúa con el procedimiento de Facturación Internados (Ver 3.3 Operación durante la contingencia en Facturación Internados ). Nota: En la Guardia de Obstetricia se aplica el mismo procedimiento que para Cajas Ambulatorias (Ver 3.1 Operación durante la contingencia en Cajas Ambulatorias ), a excepción de que la paciente quede internada, en cuyo caso continúa con el procedimiento de Facturación Internados (Ver 3.3 Operación durante la contingencia en Facturación Internados ). 3.3 Operación durante la contingencia en Facturación Internados Ante la solicitud de Egreso Administrativo Facturación Central Facturista en piso 3.3.a Verifica en el legajo de Internación la cobertura del paciente. Normas y s 13 de 39

15 3.3.b Si el paciente es privado, lo deriva a Cuentas Corrientes. 3.3.c Si el paciente tiene cobertura de Obra Social/Prepaga, verifica vía telefónica con Cuentas Corrientes, si tiene algún cargo paciente, en cuyo caso lo deriva a Cuentas Corrientes. 3.3.d Si el paciente tiene cobertura de Obra Social/Prepaga y no tiene cargo paciente, le otorga el Egreso Administrativo Cuando se presenta el familiar derivado de Facturación en Piso Cuentas Corrientes Administrativo 3.3.e Verifica en su planilla de saldos si el paciente tiene alguna deuda pendiente, debido a que fue pagando anticipos, y en tal caso le hace firmar un Compromiso de Pago (Ver punto 9 Anexo Formularios del presente procedimiento) postergando la emisión de la factura para cuando se recupere el sistema o al momento de cancelar el Compromiso de Pago. 3.3.f Le otorga el Egreso Administrativo. 3.4 Operación durante la contingencia en Facturación Central Se suspenden las actividades sobre el sistema hasta que se restablezca el mismo Notificación de retraso de facturación a entidades En caso de que la Contingencia se extienda al punto que resulte imposible cumplir con los plazos previstos con alguna entidad, se notificará a esta última del retraso en la facturación a través del Área de Cobranzas. 4. Operación durante la Contingencia Parcial Programada y No Programada En caso de producirse una caída del sistema de Facturación en alguno de los sectores involucrados en el proceso que cubre este procedimiento, se activará el plan de contingencia sólo para las tareas que involucren a dicho sector. Normas y s 14 de 39

16 5. Fin de la Contingencia 5.1 Comunicación del fin de la Contingencia Mesa de Ayuda y/o Tecnología Responsable de Mesa de Ayuda 5.1.a Notifica al grupo de correo Contingencia Facturación el fin de la Contingencia. Nota: La Mesa de ayuda opera de Lunes a viernes de 8 Hs a 20 Hs. Fuera de este horario la notificación de la finalización Plan de Contingencia será responsabilidad del Operador de guardia de Tecnología. 6. Recuperación luego de la contingencia 6.1 Recuperación de la contingencia en Cajas Ambulatorias Una vez recuperado el sistema, el supervisor del sector recopila las Facturas manuales y Formularios D45 sin Emitir. A continuación se procesan los formularios emitidos de la siguiente manera: Procesamiento de Facturas manuales emitidas Finalizada la contingencia, deberán ingresarse las facturas manuales en el día de haberse producido. En caso de no ser factible, se incorporarán hasta las 12 horas del día siguiente o primer día hábil posterior a la finalización de la contingencia. Cada sector tiene habilitada una sola caja de contingencia en las que se registran en el sistema todas las facturas manuales del sector (inclusive las facturas anuladas). En forma esquemática, el procesamiento de las facturas manuales tiene 5 pasos: Rendición de caja manual al Supervisor Registro de facturas en la Caja de Contingencia Rendición de la caja de contingencia al Supervisor Rendición de la caja de contingencia a Tesorería Envío de documentación a Archivo. Normas y s 15 de 39

17 Rendición de caja manual al Supervisor Sector/Servicio Supervisor de Sector a Solicita a cada uno de los cajeros del sector: El dinero recaudado durante la contingencia. Los duplicados y triplicados de todas las facturas que emitió en forma manual. Los originales de las facturas anuladas. En el caso que la cobertura sea compartida, los comprobantes necesarios para facturar a la entidad (Autorizaciones, bonos, etc.), siempre y cuando se hayan cobrado durante la contingencia b Controla que el dinero corresponda con las facturas emitidas y que no falte ninguna factura c Designa una persona del sector para que realice la carga fuera de línea y le entrega las facturas (Ver Registro de facturas manuales en la caja de contingencia ). Nota: En caso de producirse la pérdida de una factura, se deberá realizar una denuncia policial notificando dicha perdida Registro de facturas manuales en la caja de contingencia Sector/Servicio Cajero a Por cada Factura manual, registra los siguientes datos en la caja de contingencia: Cabecera del Vale ID Paciente: Obligatoriio Apellido y nombre del paciente: Automático Documento de identidad: Automático Entidad: Obligatorio Plan: Obligatorio Normas y s 16 de 39

18 Código de afiliado: Obligatorio (Excepto Privado) Fecha de Vale: Obligatorio y debe ser igual a la Factura manual Especialidad: Obligatorio Médico: ídem caja sistematizada Detalle de las prestaciones Tipo de prestación: Obligatorio Código de prestación: Obligatorio Descripción de prestación: Automático Cantidad: Obligatorio Valor de prestación: Automático Porcentaje afiliado: Obligatorio Datos de la Factura pre-impresa Condición de IVA: Obligatorio Encuadre de IVA: Obligatorio Letra de la Factura: Automático (Depende de la condición de IVA) Serie de la Factura (Pto. de venta): Obligatorio Nro. de la Factura: Obligatorio Importe facturado: Obligatorio CUIT: Opcional Sector/Servicio Aplicación de caja b Calcula, con los precios de la lista de precios del sistema, el valor de la factura emitida manualmente c Compara los valores del sistema con los facturados manualmente d De encontrar alguna diferencia, tanto positiva como negativa, el sistema genera un movimiento de ajuste quedando equilibrado de esta manera el total facturado más IVA según corresponda. Los códigos de ajuste a emplear son las siguientes Diferencia Positiva Factura Manual Diferencia Negativa Factura Manual Normas y s 17 de 39

19 e Genera un Comprobante interno por duplicado. Sector/Servicio Cajero f Adjunta los comprobantes emitidos por sistema a las copias de la factura manual para incorporarlo a la rendición de Tesorería g Si la factura manual fue anulada, registra la anulación en la caja de contingencia h Si la cobertura es costo compartido separa los comprobantes necesarios para facturarle a la entidad y sigue el circuito de vales en forma normal como si hubieran sido emitidos en línea. Nota: Si la factura ha sido firmado por el paciente se adjunta una copia a la documentación que se remite a Facturación Central i Finalizada la carga de TODAS las facturas se procede a la rendición de la caja de contingencia (Ver Rendición de la caja de contingencia al supervisor ) Rendición de la caja de contingencia al supervisor Sector/Servicio Cajero a Registra y controla la rendición en la caja de contingencia, emitiendo el Informe de Rendición y adjuntándolo al resto de la documentación b Entrega al supervisor: Las facturas recibidas originalmente Los comprobantes emitidos por la caja de contingencia. El informe de rendición de la caja de contingencia Sector/Servicio Supervisor de Sector Normas y s 18 de 39

20 c Recibe y controla en la rendición: - Que estén todos los comprobantes de facturas manuales y los emitidos por el sistema. - Que se hayan registrado por el importe correcto. - Que se hayan registrado las anulaciones d Acepta la rendición de la caja de contingencia e Una vez aceptada la rendición de la caja se procede a efectuar la rendición del Sector a Tesorería (Ver Rendición de la caja de contingencia a Tesorería ) Rendición de documentación de la caja de contingencia a Tesorería Sector/Servicio Supervisor de Sector a Registra la rendición del sector en el sistema b Entrega la siguiente documentación a Vigilancia: - El dinero recaudado durante la contingencia. - Los duplicados y triplicados de las facturas que emitió en forma manual y los originales de las facturas anuladas. - El Informe de Rendición de la caja de contingencia. - Los comprobantes emitidos por el sistema. Vigilador / Personal de seguridad c Deposita el dinero en la sucursal del banco d Entrega la boleta de deposito junto con toda la documentación en un sobre por bolsín a Tesorería Normas y s 19 de 39

21 Gerencia Financiera Personal de Tesorería e Controla una por una las facturas, que estén las copias y que el importe total coincida con el del Informe de Rendición f Controla que la boleta de deposito presentada coincida con el Informe de Rendición g Firma y sella cada uno de los comprobantes presentados y el Informe de Rendición h Separa las copias que se quedan en Tesorería Facturas anuladas: Originales y Duplicados. Facturas emitidas: Duplicados. Para ambos casos, original de los comprobantes emitidos por la caja de contingencia i Acepta la rendición en el sistema j Entrega al Vigilador / Personal de Seguridad quien traslada al Supervisor de Caja el formulario de rendición, los triplicados de cada factura y el duplicado de los comprobantes emitidos por la caja de contingencia k Archiva los comprobantes y facturas que se guardan en Tesorería. Sector/Servicio Supervisor l Archiva la documentación remitida por Tesorería. Normas y s 20 de 39

22 Envío de documentación a Archivo Administrativo A los 30 días de aceptada la rendición Sector/Servicio Supervisor a Envía la documentación al Archivo Administrativo, con detalle de la documentación remitida. Gerencia Financiera Personal de Tesorería b Envía la documentación al Archivo Administrativo, con detalle de la documentación remitida Procesamiento de Formularios de Vales Manuales (D45) emitidos Cada cajero ingresa al sistema a diferido cada uno de los formularios D45 emitidos durante la contingencia. Sector/Servicio Cajero a Emite vales por sistema con los datos de los formularios D45, utilizando la aplicación de Caja NSI b Adjunta a los vales los comprobantes necesarios para facturar a la Obra Social/Prepaga c Rinde la documentación a Facturación para cumplir con el circuito de vales. Nota: Si el formulario D45 ha sido firmado por el paciente se adjunta a la documentación sistematizada que se rinde a Facturación Central. Nota: En los casos que la atención dentro de este período sea requerida por pacientes sin reserva de turno, el cajero tendrá la precaución de registrar los datos que acrediten identidad y Normas y s 21 de 39

23 números de contacto, para evitar posteriores inconvenientes referidos a la transacción realizada por la atención brindada al paciente. 6.2 Recuperación de la contingencia en Centrales de Emergencias Cuando el paciente se presenta a cancelar el compromiso de pago, Central de Emergencia Administrativo 6.2.a Emite la factura a través del sistema y le cobra al paciente. 6.2.b Le devuelve el original del compromiso de pago. Nota: En la Guardia de Obstetricia se aplica el mismo procedimiento que para Cajas Ambulatorias (Ver 6.1 Recuperación de la contingencia en Cajas Ambulatorias ). 6.3 Recuperación de la contingencia en Facturación de Internados Cuando el paciente se presenta a cancelar el compromiso de pago, Cuentas Corrientes Administrativo 6.3.a Emite la factura a través del sistema y le cobra al paciente. 6.3.b Le devuelve el original del compromiso de pago. Normas y s 22 de 39

24 7. Tareas preventivas 7.1 Provisión de Formularios de facturas manuales Al inicio de la contingencia, el supervisor del sector debe tener disponible una cantidad de talonarios de facturas manuales, equivalente al número promedio de facturas que emite por día. Para asegurar esto se requiere un proceso de reposición cada vez que ocurre uno de estos eventos: Apertura de un nuevo sector: Custodia Patrimonial adjudica un punto de venta que debe contar con formularios manuales para posibles contingencias Stock mínimo de formularios de factura manual: el supervisor del sector es responsable de solicitar a Economato la reposición de facturas manuales con correlatividad numérica. Vencimiento del CAI: el Supervisor de Sector solicita el reemplazo de los formularios manuales proximos a vencer al sector de Economato (Ver 7.2 Anulación de Formularios de facturas manuales al vencimiento del CAI ). Nota: El supervisor de sector solicita la reposición al sector de Economato indicando el Punto de Venta manual, Letra y Numeración (desde y hasta). 7.2 Anulación de Formularios de facturas manuales al vencimiento del CAI 4 Cuando se vence el CAI de las facturas, el supervisor del sector anula las facturas (una por una) cruzándolas con la descripción de: ANULADA, y las envía al archivo administrativo. 7.3 Reposición de formularios de Compromiso de Pago Los formularios de Compromiso de Pago se imprimen en cada sector que los utiliza. Periódicamente el administrativo de Central de Emergencias y Cuentas Corrientes verifica que dispone de una cantidad suficiente de formularios e imprime/fotocopia los que considere necesarios. 4 CAI: Código de Autorización de Impresión Normas y s 23 de 39

25 8. Indicadores de Gestión % de Contingencia Programadas notificadas a tiempo Total de Contingencias Programadas -- Total de Conting. Programadas notificadas con un tiempo < a 48 Hs. = % Contingencias Programadas notificadas a tiempo Total de Contingencias Programadas % de Contingencia No Programadas notificadas a tiempo Total de Contingencias No Programadas -- Total de Conting. No Programadas notificadas con un tiempo > a 30 min.. = % Contingencias No Programadas notificadas a tiempo Total de Contingencias No Programadas % Registro fuera de línea en el tiempo estipulado por Sector y Contingencia Total de operaciones a cargar por Sector - Total de operaciones cargadas x sector en un plazo > al tiempo estipulado. Total de operaciones a cargar por Sector = % Registro fuera de línea a tiempo Normas y s 24 de 39

26 9. Anexo Formularios 9.1 Facturas Manuales Normas y s 25 de 39

27 9.2 Formulario D45 Normas y s 26 de 39

28 9.3 Compromiso de Pago (Cuentas Corrientes) Normas y s 27 de 39

29 9.4 Compromiso de Pago (Central de Emergencia) Normas y s 28 de 39

30 10. Anexo Flujogramas 10.1 Activación de la Contingencia No Programada (Parcial y Total) Usuario Mesa de Ayuda Tecnología Realiza el pedido a Mesa de Ayuda Analiza el pedido Si Soluciona? No Notifica al usuario de la solución del problema Deriva pedido a Tecnología Analiza el problema No Clasifica el problema y lo notifica a Mesa de Ayuda Solución < a 30 min.? Si Soluciona en forma inmediata Comunica al grupo de correo "Contingencia Facturación" del inicio de la Contingencia con la información al respecto Notifica al usuario de la solución del problema Normas y s 29 de 39

31 10.2 Recepción de pacientes ambulatorios Cajero Consulta al paciente sobre el motivo de su presencia Practica/Estudio Alternativa Le solicita la Orden Médica Consulta Consulta al paciente acerca de su cobertura Alternativa Costo 100% O.S Gestiona los Comprobantes p/ facturar a la OS Privado Emite la factura y le cobra al paciente Costo compartido Gestiona los Comprobantes para facturar a la OS, emite la factura y le cobra Ver Gestión de Comprobante para facturar a la OS Ver Facturación y Cobranza a Pac. Ambulatorio Ver Gestión de Comprobantes para facturar a la OS y Facturación y Cobranza a Pac. Ambulatorios Normas y s 30 de 39

32 10.3 Gestión de Comprobantes para facturar a la Obra Social/Prepaga Cajero Determina si requiere autorización de la OS/Prepaga Si Requiere autorización? Se la solicita No Determina si requiere documentación adicional Si Requiere documentación? Se la solicita No Determina si requiere documentación adicional Según el tipo de cobertura Completa el Formulario D45 y, si corresponde, se lo hace firmar al paciente Costo 100% OS Alternativa Costo Compartido Registra los datos de la cobertura en la factura manual y, si corresponde, se lo hace firmar al paciente Archiva el Formulario D45 junto al resto de los Comprobantes Normas y s 31 de 39

33 10.4 Facturación y Cobranza a Pacientes Ambulatorios Cajero Determina el importe a pagar por el paciente Determina la condición de IVA del afiliado Completa la factura manual Cobra al paciente y le entrega el original de la factura manual Normas y s 32 de 39

34 10.5 Operación durante la Contingencia en Centrales de Emergencia Administrativo Consulta al paciente sobre su cobertura Paciente con porcentaje a su cargo Le solicita que firme un Compromiso de Pago por la atención brindada Alternativa Fotocopia los comprobantes necesarios para poder facturarle Paciente con Obra Social/Prepaga Otorga el egreso administrativo Normas y s 33 de 39

35 10.6 Operación durante la contingencia en Facturación Internados Facturista Cuentas Corrientes Obra Social/ Prepaga Verifica vía telefónica con Ctas Ctes, si tiene algún cargo paciente Verifica en el legajo de Internación la cobertura del paciente Altenativa Paciente Privado Lo deriva a Cuentas Corrientes Sin cargo paciente Altenativa Con cargo paciente Le otorga el Egreso Administrativo Lo deriva a Cuentas Corrientes Verifica en su planilla de saldos si el paciente tiene alguna deuda pendiente No Le otorga el Egreso Administrativo Tiene deuda pendiente? Si Le hace firmar un Compromiso de Pago Le otorga el Egreso Administrativo Normas y s 34 de 39

36 10.7 Rendición de caja manual al Supervisor Supervisor Solicita a los cajeros el dinero recaudado y todos los comprobantes emitidos durante la contingencia Controla que el dinero corresponda con las facturas emitidas y que no falte ninguna factura Designa una persona del sector para que realice la carga fuera de línea Normas y s 35 de 39

37 10.8 Registro de facturas manuales en la caja de contingencia Cajero Sistema Registra los datos de todas las facturas en la caja de contingencia Identifica y ajusta las diferencias Genera un Comprobante interno por duplicado Adjunta los comprobantes emitidos a las copias de la factura manual Si la factura manual fue anulada, registra la anulación en la caja de contingencia Si la cobertura es costo compartido separa los comprobantes necesarios para facturarle a la entidad Normas y s 36 de 39

38 10.9 Rendición de la caja de contingencia al supervisor Cajero Supervisor Registra la rendición en la caja de contingencia, emite el Informe de Rendición y lo adjunta al resto de la documentación. Recibe y controla que la rendición se haya efectuado correctamente y que no falte ningún comprobante Acepta la rendición en la caja de contingencia Normas y s 37 de 39

39 10.10 Rendición de documentación de la caja de contingencia a Tesorería Supervisor Vigilador Personal de Tesorería Registra la rendición del sector en el sistema Presenta la documentación y el dinero recaudado a Vigilancia Deposita el dinero en el banco y entrega toda la documentación a Tesorería Controla las facturas y que el importe total coincida con el Informe de Rendición Controla que la boleta de deposito coincida con el Informe de Rendición Firma y sella cada uno de los comprobantes presentados y el Informe de Rendición Separa las copias que se quedan en Tesorería y acepta la rendición en el sistema Entrega al Supervisor la documentación correspondiente Entrega al Vigilador los comprobantes correspondientes Archiva la documentación remitida por Tesorería Archiva los comprobantes y facturas Normas y s 38 de 39

40 10.11 Procesamiento de Formularios de Vales manuales (D45) emitidos Cajero Emite vales con los datos de los formularios D45 Adjunta los otros comprobantes necesarios para facturar a la OS Continua con el Circuito de Vales Normas y s 39 de 39