I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO. Técnico. Técnico Administrativo. Carrera Administrativa. Archivo. Director II. ÁREA FUNCIONAL III. PROPÓSITO PRINCIPAL

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1 Página 1 de 5 Nivel Denominación del empleo Naturaleza del Empleo Código Grado N de cargos Dependencia Cargo del jefe inmediato I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO Técnico Técnico Administrativo Carrera Administrativa Archivo Director Archivo y Biblioteca II. ÁREA FUNCIONAL III. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar labores para el manejo y control de la gestión documental de la entidad y para el control de uso del material bibliográfico, didáctico y medios tecnológicos de la biblioteca, según requerimientos normativos del Archivo General de la Nación y directrices institucionales, con el fin de conservar la memoria institucional y cumplir con los lineamientos de bienestar estudiantil para la comunidad educativa. IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES 1. Definir políticas y directrices para el manejo de los documentos físicos y electrónicos de la entidad, según requerimientos legales de las entidades públicas. 2. Definir y actualizar el programa de gestión documental para los documentos físicos y electrónicos generados en la entidad, según directrices del Archivo General de la Nación.

2 Página 2 de 5 3. Controlar la conservación y preservación de los documentos electrónicos aprobados en la entidad, en el sistema de gestión documental respectivo, según requerimientos legales y directrices de Gobierno en línea 4. Digitalizar la documentación física de la gestión institucional, requerida y controlar su conservación a través del sistema de gestión documental respectivo, según requerimientos institucionales y directrices del Archivo General de la Nación 5. Gestionar la definición y actualización de las tablas de retención documental para el manejo de los documentos físicos y electrónicos generados en la gestión de la entidad, para su organización y archivo, según requerimientos legales del Archivo General de la Nación y directrices normativas. 6. Definir y aplicar las tablas de valoración documental para la disposición final de los documentos del archivo central de la institución, según normatividad legal y directrices institucionales. 7. Gestionar la transferencia de documentos de archivos de gestión de los funcionarios al archivo central, para su custodia, consulta y conservación, acorde a la normatividad legal vigente. 8. Gestionar capacitaciones para los funcionarios de la entidad que permitan la identificación de la importancia del control de la Gestión Documental en las entidades públicas, según directrices del Archivo General de la Nación. 9. Administrar y custodiar los documentos del archivo central e histórico, para la conservación de la memoria institucional, según directrices normativas. 10. Gestionar los servicios de biblioteca demandados por la comunidad estudiantil y generar informes relacionados con la consulta, préstamo y devolución de material bibliográfico, material de colección y requerimientos de material bibliográfico y medios didácticos solicitados y no disponibles, según necesidades de consulta. 11. Realizar el diagnóstico de necesidades de material bibliográfico de manera permanente, que permitan su actualización, según requerimientos de información. 12. Gestionar los procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios asignados, según necesidades institucionales y requerimientos legales de las entidades públicas.

3 Página 3 de Realizar reuniones del comité de gestión documental, para la toma de decisiones relacionada con el manejo y control de los documentos generados en la gestión de la entidad y presentar informes de los servicios de biblioteca en el comité académico, según directrices normativas y del sistema de gestión integral. 14. Realizar la medición de los indicadores definidos en la gestión a cargo, para verificar su cumplimiento según requerimientos legales y del sistema de gestión integral. 15. Gestionar los riesgos inherentes de la gestión a cargo en los procesos de gestión documental y formación integral, según requerimientos legales de entidades publicas 16. Implementar las acciones identificadas en procesos de evaluación para el mejoramiento continuo de la gestión, según requerimientos del sistema de gestión integral. 17. Cumplir con las funciones y responsabilidades del sistema de seguridad y salud en el trabajo SG-SST, según roles designados desde dicho sistema y requerimientos de específicos del puesto de trabajo. 18. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses. 19. Desempeñar las demás funciones que sean asignadas por la ley y los acuerdos, dentro del marco de sus funciones y competencias. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas de gestión documental del Archivo General de la Nación y del Ministerio de las Tecnologías y Comunicaciones Programa de gestión documental física y electrónica de entidades publicas Herramienta PINAR en la gestión Documental de entidades publicas Almacenamiento, conservación y disposición final de documentos en archivos de gestión, archivo central y archivo histórico

4 Página 4 de 5 Tablas de retención documental TRD y de valoración documental TVD en el ciclo vital de los documentos en entidades publicas Manejo de aplicativos para la gestión documental Herramientas ofimáticas Manejo de TICs Sistemas integrados gestión Contratación de entidades públicas Formulación, medición, análisis de indicadores y de riesgos Código Único Disciplinario VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Título de Tecnólogo en archivo o Un (1) año de experiencia como técnico y gestión documental un (1) año de experiencia relacionada con la gestión documental en entidades públicas VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA FORMACIÓN ACADÉMICA Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Experticia técnica Trabajo en equipo EXPERIENCIA ALTERNATIVAS Creatividad e innovación FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA

5 Página 5 de 5 El Representante legal de la entidad no definió alternativas para este cargo, teniendo en cuenta que es potestad de las autoridades competentes de las entidades territoriales proveer la aplicación de equivalencias en los términos de ley (Decreto 785 artículo 25)

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