Manual de Usuario Manual de Operación Administración del Flujo de Efectivo. Administración del Flujo de Efectivo 15 Febrero 2005

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1 Manual de Operación de Cash Management Cash Management Manual de Usuario

2 Tabla de contenido 1 CREAR ASIENTOS MANUALES REGISTRO MANUAL DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS Ingreso de un Estado de Cuenta Bancario Nuevo (New Bank Statement): CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA (AUTORECONCILIATION) Importar y Conciliar Automáticamente CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA (AUTORECONCILIATION) MEDIANTE LA VENTANA ESTADO DE CUENTA BANCARIO (BANK STATEMENT) Contabilidad Reportes CONCILIACIÓN MANUAL Conciliar Revisar Transacciones Conciliadas No Conciliado Crear Pago Nuevo (New Payment) y Cobros (Receipts) Agregar Líneas Bancarias Adicionales Reversiones Errores del Banco Finalizar Contabilidad Reportes PRONÓSTICO DE EFECTIVO Crear una Plantilla de Pronóstico (Forecast Template) Crear un pronóstico utilizando la ventana Tools Submit Forecast Crear un pronóstico usando la ventana Enviar Solicitud (Submit Request) Ver Resultados del Pronóstico BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES...0

3 1 Crear Asientos Manuales Módulo: Administración de Proceso: Ingreso manual de Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements) Objetivo: Crear manualmente un estado de cuenta bancario en Administración de (Cash Management). Agregar líneas manualmente a un estado de cuenta previamente ingresado. Prerrequisitos: 1. Cuentas Por Pagar (Payables), Cuentas Por Cobrar (Receivables), Nómina (Payroll), Tesorería (Treasury) y Administración de (Cash Management) deben haber sido instalados 2. Las transacciones están disponibles para Conciliación (Reconciliation) 3. AutoReconciliation debe haber sido instalado (tolerancias, códigos, p.ej.). 1.1Registro Manual de Estados de Cuenta Bancarios Usted puede ingresar un estado de cuenta bancario manualmente o puede agregar a mano líneas a un estado de cuenta bancario que ha sido previamente ingresado. El estado de cuenta pudo haber sido ingresado manualmente o puede haber sido cargado en forma electrónica. Antes de que pueda ingresar un estado de cuenta bancario manualmente, primero debe instalar la aplicación Administración de (Cash Management). Si usted decide utilizar Conciliación Automática (AutoReconciliation) para expedir el proceso de conciliación, deberá instalarlo. Se requieren los códigos de transacción para el uso de Conciliación Automática (AutoReconciliation) y también deben instalarse. Aunque algunas organizaciones deciden no utilizar AutoReconciliation, con todo, eligen utilizar códigos de transacción para aumentar la precisión de ingreso de información y proporcionar una mejor guía de auditoría.

4 1.1.1 Ingreso de un Estado de Cuenta Bancario Nuevo (New Bank Statement): Para ingresar un nuevo estado de cuenta, proporcione la información requerida en la ventana Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement). Navegar por: Conciliación Bancaria > Estados Bancarios (Bank Reconciliation > Bank Statements) Cuando entre al formato, haga clic en el botón Nuevo (New).

5 Posteriormente, ingrese la siguiente información: Número de Cuenta (Account Number): Selecciónela cuenta a la que creará el Estado de Cuenta. Nombre de Cuenta (Account Name): Predeterminado. De acuerdo a la cuenta que selecciono. Nombre del Banco (Bank Name): Predeterminado. Aparece en automático de acuerdo a la cuenta que selecciono. Sucursal Bancaria (Branch Name): Predeterminado. Aparece en automático de acuerdo a la cuenta que selecciono. Fecha (Date): Ingrese fecha del Estado de Cuenta Divisa (Currency): Predeterminado Número de Estado de Cuenta (Statement Number): Predeterminado a partir de la fecha ingresada o ingrese

6 Fecha Contable (GL Date): Ingrese la fecha en la que se contabilizará. Opcionalmente ingrese Totales Control (Control Totals): Saldo Inicial (Opening Amount): Ingrese balance de estado abierto Recibos (Receipts Amount): Ingrese Importe total Pagos (Payments Amount): Ingrese Importe total Saldo Final (Closing Amount): Valor calculado Número de líneas de Recibos: Ingrese cantidad Número de líneas de pagos: Ingrese cantidad Líneas (Lines): Número de líneas Modificar la fecha de GL (General Ledgar) nos permite conciliar Estados de Cuenta Bancarios el primer día del siguiente mes contable que se esta cerrando, esto facilita que si existen transacciones que afecten algún modulo Oracle y este a su vez contabilice, ese registro contable se hará dentro del periódo que le corresponde sin saltar el siguiente mes. Después de ingresar la información del encabezado y el control (opcional) haga clic en el botón Líneas (Lines). Pero antes de que haga clic, tome nota de la sección Totales Línea (Line Totals) para mantener un control de cómo sus saldos actuales se comparan con los totales control. Haga clic en el botón Líneas (Lines) para empezar el ingreso de las líneas del estado de cuenta bancario Nuevo (New). Cuando entre por primera vez a la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines) usted comenzará en la región Cantidades (Amounts) de la región alterna. Los siguientes campos estarán disponibles para ingreso: Número de Línea (Line Number): Ingrese. Normalmente inicia en 10 y el secuencial es con este rango. Tipo (Type): Seleccione (pago, cobro, misc., NSF, etc.)

7 Código (Code): Requerido para Conciliación Automática (AutoReconciliation), de otra forma, opcional Número (Number): Ingrese número de documento (cheque, recibo) Fecha de la Transacción (Transaction Date): Predeterminado a partir de la fecha en la cabecera del estado de cuenta Importe (Amount): Ingrese la cantidad de la línea (todos los valores positivos, el Tipo (Type) es el controlador. Se requieren todos los campos antes mencionados excepto el Código (Code). Este campo no es requerido a menos que usted esté utilizando Conciliacion Automática (AutoReconciliation). Es importante mencionar que existen algunos Recibos Varios (Miscellaneous) previamente establecidos (comisiones bancarias, intereses, etc.) y el requisito para la Conciliación Automática es que no debe contener información en el campo Número, esto es necesario para optimizar su conciliación y reducir lo más posible la conciliación manual.

8 La siguiente opción es Cambio (Exchange). Sólo utilice estos campos si la divisa de la transacción difiere de la utilizada en la cuenta, de otra forma considera por default la moneda asociada a la cuenta.

9 Los siguientes valores de campos están disponibles: Divisa (Curr): Seleccione. Si es una diferente a la funcional. Fecha (Date): Ingrese, solo si se trata de una diferente a la de su estado de cuenta. Tipo (Type): Seleccione (periodo o diariamente) Tasa (Rate): Ingrese. Tipo de cambio a aplicar. Importe Original (Original Amount): Ingrese. Importe en la Divisa diferente a la funcional. La siguiente opción es Referencia (Reference).

10 De manera opcional, proporcione la siguiente información general de referencia: Agente (Agent): Cliente (Customer)o Proveedor (Supplier) Cuenta Bancaria Agente (Bank Account): Cuenta bancaria del agente Factura (Invoice): Número de factura del proveedor. La cuarta opción es Descripción (Description). De manera opcional, ingrese información descriptiva de la transacción en los siguientes campos:

11 Descripción (Description): Ingrese cualquier comentario que considere necesario para la línea (sobre todo cuando realiza alguna cancelación, error, etc). Estado ( Status): Indica el estatus que tiene ese movimiento (aquí aun sin conciliar) Cargos (Charges): Ingrese la cantidad de cualesquiera cargos relacionados al banco Después de haber ingresado todas las líneas de su estado de cuenta, guarde su trabajo.

12 Si usted está utilizando totales de control, verifique que sus totales actuales sean iguales a los totales de control.

13 Compare los totales actuales con los totales control. En el caso de que los totales no correspondan, ejecute: Reporte Detallado de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Detail Report) Este le servirá para comparar los documentos. Navegar por: Otro> Programas> Ejecutar (Other> Programs> Run) Seleccione el Informe detallado de Estado Bancario (Bank Statement Detail Report)

14 Proporcione los parámetros siguientes: Nivel de Corte (Break Level): Estado de Cuenta (Predeterminado) Número de Cuenta Bancaria (Bank Account Number): Seleccione Número del Estado de Cuenta Desde (Statement Number From): Ingrese o seleccione Número del Estado de Cuenta A (Statement Number To): Ingrese Fecha del Estado de Cuenta Desde (Statement Date From): Ingrese o deje en blanco Fecha del Estado de Cuenta A (Statement Date To): Ingrese o deje en blanco Estado de Línea del Estado de Cuenta (Statement Line Status): Todas Una vez que reciba el resultado de Oracle, compárelo con sus líneas del estado de cuenta. El reporte muestra cada línea de transacción de su estado de cuenta y proporciona información resumida para cada tipo de transacción. La información se distribuye por Conciliada (Reconciled) y No Conciliado (Unreconciled). Ya que nos preocupamos por los problemas en el registro de la

15 información y problemas de no conciliación, nos interesaremos en la información No conciliado (Unreconciled). Si después de ingresar un estado de cuenta y guardarlo necesita agregar líneas de estado adicionales, simplemente regrese a la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines). Coloque su cursor en la fila inferior a su última línea de estado y proceda mediante el registro de la información en la línea de estado. El Número de Línea (Line Number) se incrementará automáticamente al siguiente número secuencial. Para agregar líneas a un estado de cuenta que ha sido cargado electrónicamente, se debe seleccionar el parámetro de sistema Agregar Líneas a Estados Electrónicos (Add Lines to Electronic Statements). Navegar por: Seleccione: Conciliación Bancaria>Estados Bancarios (Bank Reconciliation>Bank Statements) Find:Review:Lines

16 En la pantalla anterior hemos solicitado un nuevo registro y en automático nos da el siguiente número de línea. Finalmente los totales de control que usted ingreso y los proporcionados por Oracle deben ser iguales. Con esto su Estado de Cuenta esta listo para ser conciliado.

17 1.2Conciliación Automática (AutoReconciliation) Módulo: Proceso: Objetivo: Prerrequisitos: Administración de Conciliar Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements) diarios u Conciliación automática (AutoReconciliation) Ejecutar la Conciliación Automática (AutoReconciliation) para un estado d bancario sin importar si fue ingresado electró manualmente. 1. Los recibos han sido registrados y contabilizados y las facturas también pagadas y contabilizadas. 2. El estado de cuenta bancario ha sido cargado, va está listo para la Importación (Import) y consecuente Conciliación Automática (AutoReconciliation) 3. Se debe configurar AutoReconciliation (tolerancias, etc.). Esta guía de capacitación está diseñada para proporcionar instrucción respecto al uso de las Conciliaciones Automáticas (AutoReconciliation). Mediante el uso adecuado de los instrumentos y el correcto registro de las actividades que impactan su balance, puede minimizar el esfuerzo requerido para Conciliar automáticamente (AutoReconcile). Si se utilizan transferencias electrónicas o cheques, cerciórese de desarrollar políticas que aseguren que se registran las transacciones adecuadamente en Oracle. Mantenga una bitácora para este tipo de actividades y otras que ocurren fuera de Oracle pero requieren registro en él. Mediante la disminución de la probabilidad de encontrarse con líneas no conciliadas, usted aumenta significativamente la probabilidad de tener una rápida AutoReconciliation. Si después de haber hecho ingresos corregidos y ejecutar la Conciliación automática (AutoReconciliation) en algunas ocasiones, todavía tiene líneas no conciliadas, probablemente deberá conciliar las líneas restantes manualmente. Esto puede ser una tarea muy laboriosa y, de ser posible, debe evitarse. Si necesita conciliar manualmente, vea los documentos Conciliación Manual (Manual Reconciliation).

18 Ejecutando los Programas: Administración de (Cash Management) utiliza los siguientes programas para ejecutar conciliación automática (AutoReconciliation). Conciliación Automática (AutoReconciliation): Puede utilizarse para conciliar estados de cuenta bancarios cargados tanto manual como electrónicamente. Importar Estado Bancario (Bank Statement Import): Puede utilizarse para importar un estado de cuenta bancario de la tabla de Interfase de (Cash Interface) que ha sido previamente cargada mediante el programa SQL*Loader. Importar y Conciliar Estados Bancarios (Bank Import and AutoReconciliation): Use este programa para importar y conciliar al mismo tiempo estados de cuenta bancarias cargados electrónicamente. Conciliación automática (AutoReconciliation) Para conciliar un estado de cuenta bancario que ha sido ingresado manualmente o un estado ingresado electrónicamente que ha sido exitosamente importado, utilice el programa Conciliación Automática (AutoReconciliation). Usted puede ejecutar este programa con la frecuencia que lo requiera.

19 Navegar por: Otro > Programas >Ejecutar (Other > Programs >Run) Seleccione Conciliación automática (AutoReconciliation) Número de Cuenta Bancaria (Bank Account Number): Seleccione. La cuenta que desea conciliar. Número de Estado de Cuenta Desde (Statement Number From): Ingrese a partir de cual desea conciliar. Número de Estado de Cuenta A (Statement Number To) : Ingrese o acepte el predeterminado. Fecha de Estado de Cuenta Desde (Statement Date From): Ingrese la fecha de inicio para la conciliación Fecha de Estado de Cuenta A (Statement Date To): Ingrese la fecha final para la conciliación Fecha Contable (GL Date): Ingrese la fecha para contabilizar

20 Actividad de Cuentas Por Cobrar (Receivable Activity): Debe dejarse en blanco este registro para que el sistema considere todas las Actividades de Cuentas Por Cobrar (Receivables Activity) que existan y no limite nuestra búsqueda, eso facilita la conciliación y creará Recibos Misceláneos (Miscellaneous Receipts) Método de Pago (Payment Method): Debe dejarse en blanco este registro para que el sistema considere todas los Métodos de Pago (Payment Method) que existan y no limite la búsqueda de las cuentas por pagar. NSF: Seleccione: No Aplica (No Action) o Revocar (Reverse) y Reabrir Factura (Reopen Invoice) Importar y Conciliar Automáticamente Para Importar (Import), Conciliar (Only reconcile) o para Importar y Conciliar (Import and reconcile) un programa electrónicamente cargado, utilice ya sea el programa Importar Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Import) o el programa Importar y Conciliar Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Import and Reconciliation).

21 Navegar por: Conciliación automática> Interface Estado Bancario (Bank Reconciliation > Bank Statement Interface) Número de Cuenta (Account Number): Seleccione la cuenta a conciliar Nombre del Banco (Bank Name): Predeterminado. Aparecerá automáticamente de acuerdo a la cuenta seleccionada. Sucursal Bancaria (Bank Branch): Predeterminado de acuerdo a la cuenta seleccionada Divisa (Currency): Predeterminado de acuerdo a la cuenta seleccionada Estado de Cuenta (Statement): Ingrese. Si se trata del único lo verá de inmediato en pantalla, de haber más de uno verifique con la flecha hacia abajo hasta que encuentre el correspondiente.

22 Apertura (Opening Amount): Predeterminado del cierre del último estado de cuenta Recibos/Líneas (Receipts Amount/Lines): Predeterminado, proviene de la información bancaria Pagos/Líneas (Payments Amount/Lines): Predeterminado, proviene de la información bancaria Cierre (Closing): Predeterminado, proviene de la información bancaria, es el saldo final de nuestra cuenta bancaria e inicio del siguiente día. Después de haber llenado el formato, elija el botón Herramientas (Tools) y seleccione Conciliación Automática (AutoReconciliation).

23 Elija la opción Importar y Conciliar (Import and Reconciliation) Ejecute el programa, una vez hecho esto obtendrá un número de identificación de solicitud recurrente (Submit Request), donde podrá verificar si su importación y conciliación fueron existosas o verificar los errores. 1.3 Conciliación automática (AutoReconciliation) mediante la ventana Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement) Usted también puede acceder al programa de conciliación mediante la ventana Conciliar Estados de Cuenta Bancarios (Reconcile Bank Statements). Usted puede ejecutar este programa en estados de cuenta cargados electrónica o manualmente. Navegar por: Conciliaciones Bancarias > Estados de Cuenta (Bank Reconciliations> Bank Statements)

24 Seleccione el botón Encontrar (Find) En la ventana Buscar (Find) indique criterios para elegir el estado de cuenta que desea y luego seleccione el menú Herramientas (Tools) y nuevamente elija Conciliación automática (AutoReconciliation).

25 Luego elija de las siguientes opciones:. Importar (Import): Sólo Conciliar (Reconcile Only): Seleccione esta opción ya que solo desea conciliar el estado de cuenta. Importar y Conciliar (Import and Reconcile): Fecha Contable (GL Date): Ingrese. Esta le da la opción de contabilizar en una fecha diferente de los estados de cuenta bancarios.

26 Actividad de Cuentas Por Cobrar (Receivables Activity): Dejar en blanco para que considere las existentes y no limite la búsqueda. Métodos de Pago (Payment Methods): Dejar en blanco para que considere las existentes y no limite la búsqueda. Manejo NSF (NSF Handling): Seleccione de las opciones de la lista de valores. Se Recomienda Sin Proceso (No Action) Ejecutar. Cuando la petición concurrente se haya terminado, revise los siguientes reportes: Conciliación automática (AutoReconciliation Report): Este reporte proporciona información sobre cualquier error ocurrido durante la ejecución del programa. Este reporte se genera automáticamente al ejecutar la conciliación. Informe Detallado de Estados de Cuenta Bancario (Bank Statement Details Report): Este reporte identifica líneas conciliadas y no conciliadas en el estado de cuenta, además de esto le proporciona una breve razón de que no este conciliada. También se ejecuta en forma automática una vez solicitada la conciliación. Además de ver los reportes, usted puede ver los resultados en línea. Mientras continúe en la ventana Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements) haga clic en el botón Revisar (Review).

27 Ya que esté en la ventana Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements), usted puede comparar sus totales de control con sus totales actuales en su estado de cuenta. También puede acceder a las siguientes ventanas: Errores (Errors): Muestra errores asociados con la ejecución del Programa de Autoreconciliación (AutoReconciliation Program). Reversiones (Reversals): Utilice esta ventana para reversar un ingreso de Cuentas Por Cobrar (Receivables). Conciliado (Reconciled): Esta ventana muestra todas las líneas conciliadas después del proceso de autoreconciliación de su estado de cuenta. Disponible (Available): En esta ventana usted puede buscar documentos Oracle y, si es apropiado, puede agregar líneas a su estado de cuenta. Las líneas aparecerán con el estado de Conciliadas (Reconciled).

28 Líneas (Lines): Al hacer clic en este botón, usted será transportado a una ventana que le permite ver, ajustar, conciliar y no conciliar líneas individuales del estado de cuenta. Para ver las líneas conciliadas, haga clic en el botón Conciliadas (Reconciled). Y usted podrá observar las líneas ya conciliadas. Desde esta pantalla puede elegirse una línea que por alguna razón valida desee dejar sin conciliar, entonces deberá elegirla y oprimir el botón No Conciliar (No reconcile) con lo cual dejará esta línea nuevamente disponible para ser conciliada. Si aun después de correr la conciliación automática quedan líneas no conciliadas o si necesita corregir una línea conciliada, utilice la tecla Líneas (Line) para conciliar manualmente. Para este procedimiento puede verificar el manual de Usuario Conciliaciones Manuales (Manual Reconciliation).

29 En el campo No conciliadas (Unreconciled) puede rápidamente ver la cantidad en pesos y líneas no conciliadas (< >,6 Verifique la pantalla de arriba). Haga clic en el botón Líneas (Lines) para ver o ajustar las líneas del estado.

30 Ya que se encuentre en la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines), las siguientes ventanas están disponibles: Marcar (Mark): Marca una línea del estado como un error (banco) o externo a Oracle y Administración de (Cash Management) y lo excluirá de la conciliación. La línea del estado de cuenta será marcada como Error o Externo (External) y la cantidad será excluída. Crear (Create): Cree documentos Por Cobrar (Receivable) o Por Pagar (Payable) en esta ventana. Usted será llevado a la aplicación para crear un documento. Es aquí donde puede crear recibos miscelaneos cuando no estan previamente configurados para que se realicen durante la conciliación automática. Errores (Errors): Esta ventana muestra errores de AutoReconciliation para una línea específica.

31 Conciliadas (Reconciled): En esta ventana usted puede ver líneas conciliadas y sus documetos asociados. Usted también puede no conciliar una línea o el Estado de cuenta completo (siempre que exista una razón valida para ello) Disponible (Available): Le permite ver las líneas que no fueron conciliadas en el proceso de Conciliación automática (Autoreconciliation). Puede realizar la búsqueda de un documento, un lote de documentos o información de la Interfase Abierta (Open Interface) para conciliar contra una línea específica en esta ventana. Si la causa de las líneas no conciliadas es obvia y usted puede fácilmente resolverlo, hágalo. Después de hacer la corrección, usted puede volver a ejecutar el programa AutoReconciliation o puede conciliar manualmente las líneas del estado de cuenta. Los problemas más comunes serán las omisiones, casos de manejo NSF y pagos detenidos. Excepciones Comunes La ocurrencia de líneas no conciliadas al usar la Conciliación Automática (AutoReconciliation) frecuentemente es resultado de no haber tenido la oportunidad de resolver transacciones bancarias de excepción. Un estado de cuenta bancario puede contener información sobre NSF, cobros rechazados, pagos detenidos, depósitos o débitos directos u otras transacciones creadas fuera de Cuentas Por Pagar (Payables) y Cuentas Por Cobrar (Receivables). El estado de cuenta bancario también contiene errores bancarios que no pueden conciliarse

32 contra ninguna transacción. Es importante identificar todos aquellos cargos o abonos que pueden afectar sus cuentas bancarias y crear este tipos de Varios (Miscellaneus) desde un inicio, de esa manera al procesar una conciliación automática, Cash Management por si mismo creará esos Recibos que afectan sus cuentas y las líneas serán conciliadas desde el inicio limitando sus líneas no conciliadas a los errores bancarios o errores de registro que serán mínimos. Después de haber hecho las entradas requeridas para conciliar sus líneas no conciliadas, puede ejecutar AutoReconciliation o puede conciliar las líneas manualmente en la ventana Disponible (Available). Si elije la conciliación manual, simplemente proporcione criterios y marque el documento localizado para conciliación. El valor de AutoReconciliation es que pocas líneas deben aparecer como no conciliadas. Si hay muchas líneas no conciliadas, después de ejecutar AutoReconciliation, usted debe revisar cuidadosamente los elementos no conciliados. Asegúrese de no tener errores de codificación. Si usted cargó un archivo bancario, verifique que la información sea suya y que sea razonablemente correcta. Si no, contacte al banco y solicite otro archivo. Si después de hacer ajustes y re-ejecutar AutoReconciliation usted todavía tiene varias líneas no conciliadas, probablemente sea necesario conciliar las líneas restantes manualmente, Puede consultar el documento Conciliación Manual (Manual Reconciliation). Terminación Una vez que haya marcado todas las líneas como conciliadas, usted puede congelar el estado de cuenta bancario, marcándolo como Finalizar (Complete). Esto deshabilitará ciertas características de Administración de (Cash Management) y prevendrá cambios futuros al estado de cuenta. Antes de marcar el estado como completo, asegúrese de ejecutar y revisar los reportes de Administración de (Cash Management) relacionados.

33 Seleccione la casilla en la esquina inferior izquierda. Mediante la selección del estado como Finalizar (Complete) usted protege el estado de ciertas funciones Administración de (Cash Management) y, en efecto, congela el estado. Si existierá una razón para desmarcar el estado como completo, simplemente no seleccione la casilla Contabilidad El objetivo de conciliar el dinero es verificar que todas las transacciones que impactan su balance monetario hayan sido correctamente contabilizadas. Si durante el proceso de conciliación de su estado de cuenta bancario existía un documento Oracle para cada línea, no habrá necesidad de crear un diario de conciliación. Cada vez que usted cree recibos o facturas de pago Varios (Misceláneos), estas afectarán directamente los módulos correspondientes, de tal manera que cuando estos realicen su contabilización los movimientos se afectarán contablemente desde cada uno de los módulos.

34 1.3.2 Reportes Administración de (Cash Management) genera varios reportes para ayudarles a revisar y analizar la conciliación de transacciones bancarias. Los siguientes reportes están disponibles en: Navegar por: Otro > Programas > Ejecutar (Other > Programs > Run) Y seleccionamos el reporte a consultar. Informe de Pronóstico de (Cash Forecast Report): Este reporte imprime la información de un pronóstico previamente solicitado y puede verse en línea. Informe de Ejecución de Pronóstico de (Cash Forecast Execution Report): Este reporte proporciona información sobre errores después del empleo del programa Pronóstico (Forecast). Informe de Ejecución de Conciliación automática (AutoReconciliation Execution Report): Este reporte muestra errores de importación y conciliación ocurridos durante la ejecución del programa Conciliación Automática (AutoReconciliation). Informe Detallado de Estados de Cuenta Bancario (Bank Statements Detail Report): Este reporte muestra las líneas conciliadas y no conciliadas así como los totales de tipo de transacción por estado de cuenta bancaria. Informe Resumido de Estado Bancarios (Bank Statements Summary Report): Este reporte muestra un resumen de la información del estado de cuenta para un banco. Estados Bancarios por Número de Documento (Bank Statements By Document Number Report): Este reporte enumera los estados de cuenta bancarios por número de documento para ayudar a identificar estados de cuenta faltantes o borrados. Reporte de Conciliación General Ledger (GL Reconciliation Report): Compara la posición bancaria con el Libro Mayor General (General Ledger). También enumera su total de líneas conciliadas y no conciliadas. Este reporte no será preciso a menos que la conciliación del estado de cuenta sea completa y los diarios hayan sido actualizados. Transacciones Disponibles para Informe Conciliación (Transactions Available for Reconciliation Report): Este reporte muestra todas las transacciones que están disponibles para conciliación en una cuenta bancaria específica. Enumera cobros, pagos y registros diarios disponibles. Reporte de en Tránsito (Cash In Transit Report): Este reporte enumera los cobros y pagos que no han sido despejados mediante una cuenta bancaria específica. Esto refleja el estado de flotación del efectivo.

35 1.4Conciliación Manual Módulo: Proceso: Objetivo: Prerrequisitos: Administración de (Cash Management) Conciliar Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements) utilizando la Con Manual (Manual Reconciliation) 1. Elaborar Conciliación Manual (Manual Reconciliation) para un estado d bancario sin importar si ha sido ingresado elect manualmente. 1. Se han aplicado y actualizado los ingresos y las facturas también h pagadas y contabilizadas. 2. Si está utilizando un estado de cuenta bancario electróni haber sido cargado, validado, e importado exitosamente. 3. Si está utilizando un estado de cuenta bancario in manualmente, la información debe haber sido ingresada. Descripción General La conciliación manual puede realizarse en estados de cuenta bancarios cargados electrónica o manualmente. También puede conciliar estados previamente conciliados utilizando Conciliación Automática (AutoReconciliation) y que por alguna razón sus líneas no fueron conciliadas en su totalidad. Conciliar manualmente un estado de cuenta es un proceso que requiere hacer coincidir cada línea del estado de cuenta con un documento Oracle. El objetivo principal es asegurar que todas las transacciones que impactan su balance de efectivo hayan sido contabilizadas adecuadamente. La mayoría de los ingresos de conciliación serán el resultado de la creación de documentos para transacciones creados en Oracle. En la mayor parte de los casos, usted llevará a cabo una búsqueda definida del documento Oracle correspondiente o creará un documento que corresponda a la línea del estado de cuenta. Ya que haya hecho coincidir una línea del estado de cuenta con un documento Oracle, simplemente marque la línea como conciliada y proceda a la siguiente línea del estado de cuenta. Independientemente de que utilice la conciliación manual o la conciliación automática, la parte más laboriosa de conciliar estados de cuenta bancarios es contabilizar las transacciones de excepción. Para conciliar el estado de cuenta con elementos de excepción, debe ajustar o crear transacciones en Oracle que correspondan a una actividad sin fondos suficientes (non-sufficient fund activity, NSF), errores del banco, omisiones de información Oracle (registro de traspasos electrónicos, etc.) y pagos detenidos. El manejo y correspondencia de actividades irregulares será el reto más grande.

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