UNIVERSIDAD LATINOAMERICANA DE CIENCIA Y TECONOLOGIA ESCUELA DE CIENCIAS EMPRESARIALES PRACTICA PROFESIONAL EVELYN PARAJELES SARQUIS PROFESOR:

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1 1 UNIVERSIDAD LATINOAMERICANA DE CIENCIA Y TECONOLOGIA ESCUELA DE CIENCIAS EMPRESARIALES PRACTICA PROFESIONAL EVELYN PARAJELES SARQUIS PROFESOR: VICTOR RODRIGUEZ TEMA: PROYECTO FINAL I CUATRIMESTRE 2008

2 2 Índice Marco Contextual.2 Nombre de la Empresa..3 Misión y Visión.4 Descripción del proyecto..5 Objetivos..6 Análisis del Entorno.7 Estrategia Metodológica...8 Descripción del Proceso....9 Limitaciones..10 Logros...11 Aplicación y Desarrollo de Destrezas...12 Resultados Obtenidos...13 FODA...14 Conclusión 15 Anexos..16

3 3 Marco Contextual El motivo porque el cuál se seleccionó esta empresa es porque ha tenido una excelente reputación y dado a ello y su reconocimiento así como la forma en que emplea nuevos proyectos y estrategias para prácticas profesionales en empresas, es una de las razones más contundentes por las cuales he considerado una gran oportunidad de emprender mi proyecto de practica profesional. Ya que la experiencia y trayectoria de Conectividad Laboral han permitido como tal darme la oportunidad como estudiante de emplear mis conocimientos y habilidades, proporcionando de esta forma una perspectiva diferente de la realidad y como poner en práctica mis conocimientos. El proyecto el cual esta emprendiendo Conectividad Laboral en este momento es el de Actualización de Expedientes y lo esta realizando en una entidad financiera, la cual se basa en ciertas normas y leyes para el debido proceso de actualizar. Este proyecto es muy interesante y por lo tanto es muy conocido y requerido por todas las entidades financieras, ya que es una forma de tener al día los datos de los clientes e información que le permite conocer muchos aspectos. Adicionalmente es un requisito pedido por la SUGEF la cual es el ente regulador de las entidades financieras y que por lo tanto demanda de las entidades control, orden, seguimiento de sus clientes entre otros aspectos.

4 4 Nombre de la empresa: Conectividad Laboral A.G. S.A. Oficinas Banco XXXX de San José. Conectividad Laboral se dedica a la prestación de servicios de outsourcing para la realización de proyectos en el sector bancario. El lugar donde desarrollo mi práctica profesional es en una entidad financiera reconocida a nivel centroamericano, con reconocimiento por su gran esfuerzo, calidad y servicio que brinda a sus clientes. La entidad se ubica en el Centro de San José. Esta entidad financiera se destaca además por sus valores, excelencia, lealtad, credibilidad, innovación e iniciativa, así como el compromiso, respeto, perseverancia, profesionalismo, desarrollo personal y por un ambiente laboral agradable de trabajo. La practica profesional consiste en un proyecto de actualización de expedientes de los clientes conforme la ley 8204 que rige para entidades financieras, de tal forma que la información contenida se rija a partir de lo que nos dice la ley. La presente Normativa regula los requisitos mínimos que deberán cumplir los sujetos fiscalizados por la Superintendencia General de Entidades Financieras, la Superintendencia de Pensiones y la Superintendencia General de Valores con el objeto de prevenir las operaciones de ocultación y movilización de capitales de procedencia dudosa y otras transacciones encaminadas a legitimar capitales provenientes de delitos graves. Con el objetivo de prevenir las operaciones de ocultación y movilización de capitales de procedencia dudosa y otras transacciones encaminadas a legitimar capitales provenientes de delitos graves, esto según el Capítulo V, Artículo 16. Dichos requisitos consideran los siguientes aspectos: a) Manual de Cumplimiento. b) Conocimiento del cliente y del personal. c) Registro y notificación de transacciones. d) Oficial y Comité de Cumplimiento.

5 5 Misión Ser un Banco sólido que brinda soluciones financieras integrales e innovadoras; creando valor para nuestros clientes, accionistas, empleados y la comunidad. Visión Posicionarnos como el banco más eficiente y rentable del Sistema Financiero Centroamericano, extendiendo operaciones a nivel internacional, a través de un equipo humano calificado, comprometido con el éxito de nuestros clientes y accionistas. Porque somos congruentes en lo que decimos y hacemos, para el logro de objetivos personales e institucionales.

6 6 Descripción del proyecto Este proyecto es esencial ya que es un proceso en el cual debe de cumplir con las normativas de la SUGEF, es interesante y me permite adquirir nuevos conocimientos, experiencia, además de comprender el porqué es necesario que se aplique la ley. Para la empresa el proyecto representa una importancia relevante ya que es un proceso en el cual todas las entidades financieras o entidades en las cuales se registra algún registro financiero donde la actualización de información debe contener información requerida por la SUGEF, y es que esta entidad es la reguladora de todos aquellos procesos en los cuales no se permita el lavado de dinero y se prohíba filtrar información que pueda llevar al cierre. Y esto a raíz de los cambios en la ley de bancos, donde la información de los clientes debe contener cierta información específica, el proyecto pretende una revisión completa de todos los expedientes de todos los clientes con el propósito de cumplir con los nuevos requerimientos. Para la universidad el proyecto es importante ya que le da la satisfacción de que el estudiante adquiriera un conocimiento diferente al normal que se ejecuta en las universidades, el cual es la asistencia a clases, es un enfoque diferente donde el conocimiento que se le ha proporcionado al estudiante se pone en práctica y se evalúa el conocimiento y la experiencia obtenida, además de saber que el estudiante realizó un excelente trabajo deja a la universidad con grandes expectativas de seguir calando, por lo que el estudiante esta representándose el y la universidad.

7 7 Objetivos Generales: Realizar un proyecto de actualización de expedientes basado en la ley 8204 de la SUGEF para las entidades financieras. Objetivos Específicos: Describir las bases de datos según orden de importancia. Evaluar los pasos a seguir para la confección de un expediente. Organizar la información del manual según los pasos a seguir.

8 8 Análisis del Entorno Es indispensable llevar a cabo un análisis minucioso del entorno para estar al tanto de los cambios que se producen en él y así adquirir una ventaja competitiva, y tener un futuro con buenos resultados. El análisis del entorno permite conocer más a fondo de aspectos que se deben de tomar en cuenta a la hora de emprender un proyecto. Además este tipo de investigación proporciona herramientas esenciales en cuanto a la cultura y costumbres, así como de aspectos sociales, económicos y demográficos. En Costa Rica existen habitantes de los cuáles se puede decir que por lo menos un 70% tiene algún producto en un banco y es que según estadísticas por cuestiones laborales, de estatus e inclusive de ahorro, son personas que agrandan la cartelera de clientes. De los cuales se analiza muy bien que tipo de producto tiene y su preferencia, así como las actividades que realiza el cliente. Impacto Social y Económico del Proyecto El desarrollo de este proyecto permite que el banco por su parte se encuentre al día con la información de sus clientes, llevando un control no solamente de sus transacciones sino que además poder conocer al cliente, ya sea por medio de la profesión, ocupación, lugar de trabajo y el estimado mensual, logrando estar al día con la SUGEF y por bienestar propio.

9 9 Estrategia Metodológica Se asigna un numero de expedientes a cada uno de los participantes en el proyecto y cada uno debe de realizar una evaluación del estado de los expedientes, a partir de ello se debe de completar la información que hace falta, investigando en las diferentes bases de datos. Cuando hablamos de bases de datos nos referimos a que no solo nos podemos confiar a lo que nos brinda una sola información, ya que muchas veces el perfil del cliente puede ser cambiado por cuestiones laborales o bien por situaciones como profesión y se debe de actualizar correctamente. El proceso de actualizar un expediente se basa principalmente en analizar las bases de datos. Es decir, poder identificar las bases de datos según el orden de importancia, ya que todas son importantes pero de todas ellas todo lleva un proceso y para agilizar este proceso se requiere de ciertos aspectos como conocer muy bien las bases de datos y cuales me van a ayudar a dar pie a la información de tal forma que pueda confeccionar un expediente más rápidamente. Todas las entidades financieras tienen un formato en el cuál regirse para que el proceso de la actualización de expedientes sea más eficaz y eficiente, esta institución financiera por lo tanto tiene sus bases de datos en las cuales administrarse ya sea en tiempo y en cuanto a orden se refiere. Las bases de datos en las cuales se basan para la confección de un expediente son las siguientes: Laserfiche Call Center Cobis Datum Syscard Depopera SAB

10 10 Estas bases de datos a su vez, nos van a brindar información que se respalda con otra para lograr obtener el perfil de un cliente. Según las características más recientes del cliente, ya sea en cuanto a su profesión, dirección, ocupación, lugar de trabajo y nivel estimado mensual, así como del producto. El saber identificar que tipo de producto se obtiene nos va a permitir indagar en bases de datos importantes. A la hora de completar un expediente se deben detallar ciertos aspectos y estas deben de llevar un orden para que de esta manera cuando se realice la confección no se cometan tantos errores. Descripción del proceso Normalmente se verifican las bases de datos de la siguiente forma verificamos en Call Center y vemos si el cliente o empresa jurídica tiene algún producto lo que nos permite ver que esta activo o bien inactivo, seguidamente procedemos con la actualización del caso con la siguiente base de datos, la cual nos va a indicar si tiene algún firmante, codeudor, o bien representante la cual es la base conocida como Cobis Clientes, después evaluamos si el cliente tiene fotocopia de la cedula en el sistema Laserfiche lo que nos permite continuar con la actualización, adicionalmente se imprime el Datum, es decir, si tenemos estos datos podemos empezar a confeccionar un expediente de tal forma que si falta algún dato se llama al cliente o empresa, como agradecimiento a su colaboración normalmente se ofrecen ciertas regalías a cambio de la información brindada la cual es de suma importancia para la entidad y como requisito para presentar un expediente. Es decir la elaboración de un expediente es my detallada ya que se deben consultar muchas bases de datos y todas en especial nos ayudan a enfocarnos en ciertos datos que al final nos permite confeccionar un expediente. Pero considero que es un proceso interesante e importante y que se ejecuta en todas las entidades financieras y que el peso de este proceso es enorme.

11 11 Limitaciones Creo que si bien es cierto no existen limitaciones por parte de la entidad a la hora de actualizar el expediente de un cliente, se nos brinda la información y los números que el cliente indica y si es necesario se le llama para confirmar datos si así lo requiere. Las limitaciones pueden surgir muchas veces por parte del cliente que tal vez no desea que sea investigado o bien no recuerda haber tenido algún producto con la entidad. Claro existe una gran limitante pero creo que en todo trabajo lo requiere, confidencialidad total, ya sea de la empresa con el cliente y por lo tanto el papel de los que laboran con sus clientes ya sea ejecutando esta función ya que estos han depositado toda su confianza en la entidad y esta debe darles esa seguridad, que los ha caracterizado por siempre.

12 12 Logros Se puede decir que el objetivo es cumplido en su totalidad, solamente en el mes de Enero, se lograron tener estadísticas muy grandes hasta de expedientes actualizados, lo que me permitió actualizar por lo menos a 200 personas. Característica que después me sirvió para poder tener más agilidad a la hora de realizar el trabajo de manera más eficiente y eficazmente. En los siguientes meses los cuales corresponden a Febrero y Marzo se superaron las expectativas de los expedientes que se debían de realizar, lo que produjo a grandes rasgos un excelente desenvolvimiento de los empleados con la empresas y con la SUGEF, no obstante este emprendimiento se logro dado a un trabajo realizado grupalmente pero que individualmente se debía a un esfuerzo y entrega, para poder generar buenos resultados. Comprender empresarialmente que el trabajo en equipo tiene un valor agregado y que los proyectos grandes se resuelven y destacan mayormente grupalmente, lo que genera buenas esperanzas.

13 13 Aplicación y Desarrollo de Destrezas Áreas de mi carrera aplicadas en la práctica: conocimiento del funcionamiento de una empresa, organización, planificación, manejo de departamentos, flujo de información, procedimientos internos, seguridad de la información. Desarrollos y conocimientos nuevos adquiridos durante la práctica: capacidad de análisis de información, cumplimiento con las leyes vigentes, destrezas de comunicación para la obtención de información, relación con el cliente para la actualización de datos personales, el trato con los compañeros así como la comunicación y la forma de transmitir conocimientos de tal forma que no solamente yo entienda lo que quiero decir, sino que sea perceptible a los demás, entender que todos los trabajos son importantes, que los departamentos y procesos son esenciales y que cada uno tiene un valor fundamental, además que cada día se aprende algo más, así como que cada persona tiene algo que aportar siempre. Adicionalmente puedo decir que le conocimiento que he adquirido no tiene precio ya que el desenvolvimiento en una entidad financiera le permite ver mas allá de lo que es materia o bien teoría, ya que te permite conocer la realidad de las cosas, el haber realizado mi practica profesional me ha permitido visualizar todo desde otra perspectiva, me genera un mundo diferente en el cual me desenvuelvo, mayor comprensión y análisis de las situaciones reales de la vida cotidiana. Seguidamente puedo decir que ha sido una experiencia muy grata ya que he estado capacitando a otras personas y el transmitirles la información y que estos den buenos resultados han sido grandes índices, no obstante el que me ascendieran de puesto en el proyecto no solamente significo un puesto más sino mayor experiencia, conocimiento, y responsabilidad y no solamente personalmente sino grupalmente.

14 14 Resultados Obtenidos: Que hasta el momento se han generado los expedientes correspondientes a los meses de Enero, Febrero, Marzo y que están terminados bajo las características de la SUGEF. Su emprendimiento y calidad de los expedientes, así como la responsabilidad de la empresa ha tenido gran reputación y prestigio, digna de destacar. Al concluirse el proyecto, la expectativa es que el 100% de los expedientes debe de estar conforme la normativa de la ley. y esto lo ha logrado hasta el mes de Marzo, en cual la empresa presenta todo a la SUGEF y esta presenta estar conforme con la información y calidad de los expedientes, así como la información que se le brinda. Otro aspecto importante es que es un proyecto muy confidencial en que no se puede brindar información a personas fuera de la institución, por lo que cada empleado operativo debe desempeñarse de la mejor manera y demostrar la confidencialidad del caso, por lo que me permitiría según mi desempeño pueda adquirir una plaza fija en el banco y laborar en él, dando mi mejor esfuerzo, entrega y satisfacción propia y a la entidad.

15 15 FODA FORTALEZAS Tener programas que permitan tener información relevante para actualizar un expediente. Poder tener accesos a los programas y no depender de otras personas. Que se le brinden las herramientas con las cuales laborar. Que exista una comunicación y constante retroalimentación de cambios. OPORTUNIDADES Aprender conocimientos de los demás Manejar Bases de Datos que son utilizadas en todas las Entidades Bancarias. Emplear mis conocimientos y habilidades. Poder crear un manual de los procesos para la entidad. DEBILIDADES Tener una capacitación de un solo día. Diversificación de criterios. Cambios contantes. Que no todos tienen la misma información. AMENAZAS Que se comentan grandes errores por el poco tiempo de capacitación. Que no se logren las métricas por corrección de errores. Que los sistemas estén caídas y no se pueda terminar labores en el tiempo estipulado.

16 16 Conclusión El proyecto como tal es sumamente importante y es un proceso en el cual incurren todas las entidades financieras, cabe decir que por lo tanto el conocimiento y la experiencia en que se incurren tienen un valor agregado. Sin embargo un aspecto importante es que la determinación de este proceso y el desempeño que se ejecute así como la forma en que se le presente a la SUGEF son esenciales, por lo que cada persona debe dar lo mejor de si y demostrar que el trabajo en equipo es eficiencia y eficacia. Este proyecto ha sido una de mis mejores experiencias y la considero una escuela ya que es donde aplique mis conocimientos y destrezas y se me evaluaba como tal, es decir, me instruí en grandes aspectos en las cuales desconocía todo un mundo de experiencias y conocimientos y que por lo tanto le estoy muy agradecida a la entidad por brindarme este conocimiento. No obstante considero que este aprendizaje no tiene precio ya que soy la portadora de un conocimiento que no todos poseen y que me destaca por ello, así como la oportunidad que me permite de brindar mis conocimientos a los demás.

17 17 ANEXOS Valores Honradez e integridad Para actuar siempre en forma transparente y honesta. Excelencia desempeño. Porque queremos alcanzar siempre el máximo rendimiento de nuestro Lealtad Incondicional para no defraudar la confianza depositada. Credibilidad Porque somos congruentes en lo que decimos y hacemos, para el logro de objetivos personales e institucionales. Innovación e Iniciativa Siendo proactivos en la mejora continúa. Compromiso Para involucrarnos totalmente en alcanzar el éxito de nuestro Banco.

18 18 Respeto los demás. Para tratar con dignidad y consideración de las ideas, sentimientos y acciones a Perseverancia Porque somos constantes para lograr lo que nos proponemos. Profesionalismo Porque queremos la mejor gente trabajando en equipo. Ambiente agradable de trabajo y Desarrollo personal Que permita la realización de la persona, donde se destaquen los mejores.

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