GUÍA DE ELABORACIÓN DEL CALENDARIO. ACADÉMICO Página 1 de 8 Aprobó:

Transcripción

1 Revisó: Vicerrector Director de Sede Regional Director de Admisiones y Registro Coordinador del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia Profesional de Admisiones y Registro Profesional de Vicerrectoría Académica ACADÉMICO Página 1 de 8 Aprobó: Fecha de aprobación: Rector Octubre 31 de 2008 Resolución Nº OBJETIVO Definir los lineamientos para la elaboración del calendario académico 2. ALCANCE Aplica para los programas de pregrado presencial y educación a distancia, especializaciones médico quirúrgicas, maestrías y doctorados. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Calendario : Documento aprobado por el Consejo en el que se establecen las fechas en que se llevarán a cabo las principales actividades para el desarrollo del. 4. CONTENIDO DE LA GUÍA 4.1 RESPONSABLES El Vicerrector, el Director de Admisiones y Registro, el Director de Posgrados y el Director del Instituto, son los responsables de elaborar las distintas propuestas de calendario académico. 4.2 CLASES DE CALENDARIOS ACADÉMICOS Teniendo en cuenta la dinámica de los distintos programas académicos de pregrado y posgrado, es posible definir un mismo calendario académico para varios programas académicos así: Programas académicos de pregrado presencial adscritos a las facultades de Ciencias, Ciencias Humanas, Ingenierías y Salud, excepto la Escuela de Medicina (en el primer nivel). Escuela de Medicina (a partir del segundo nivel) Programas de Maestría y Doctorado Especializaciones Médico Quirúrgicas de la Escuela de Medicina Programas académicos de pregrado a distancia Programas académicos de pregrado presencial de las Sedes Regionales

2 ACADÉMICO Página 2 de CALENDARIO ACADÉMICO PARA PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO PRESENCIAL ADSCRITOS A LAS FACULTADES DE CIENCIAS, CIENCIAS HUMANAS, INGENIERÍAS Y SALUD, EXCEPTO LA ESCUELA DE MEDICINA (A PARTIR DEL SEGUNDO NIVEL) La propuesta de calendario académico se elabora anualmente y en ella se indican las fechas en que se desarrollarán las diferentes actividades para el primer y segundo del año correspondiente. La propuesta de calendario académico del siguiente año se debe presentar para aprobación antes de finalizar la novena semana de actividades del segundo periodo académico del año en curso. Para los programas académicos de pregrado presencial, el calendario académico se debe elaborar sobre la base de periodos académicos de dieciocho (18) semanas calendario, que incluye dos (2) semanas para exámenes y evaluación. El inicio y finalización de clases corresponde a dieciséis (16) semanas. Durante el primer semestre del año, se debe considerar interrupción por Semana Santa. En el mes de julio se debe considerar la interrupción de vacaciones para docentes por un periodo de quince (15) días calendario. Una vez terminadas las actividades académicas y administrativas del año, se deben programar quince (15) días hábiles de vacaciones para profesores y personal administrativo. Se deben incluir, por cada las fechas para realizar las siguientes actividades: Entrega de liquidaciones de matrícula Periodo de inducción a la vida universitaria para estudiantes de primer nivel en pregrado presencial sede Bucaramanga. Entrega de horarios Verificación y ajuste de matrícula por parte del estudiante Revisión y ajuste de asignaturas matriculadas por parte del estudiante Verificación y ajuste de la matrícula académica por parte de los directores de escuela Último día para la recepción de solicitudes de reliquidación de matrícula en la oficina de liquidaciones Último día para la inscripción al Fondo Patrimonial en Bienestar Universitario Último día para cancelación de matrícula académica Último día para solicitar traslados, simultaneidad y transferencias para el siguiente Último día para solicitar ante el Consejo de Escuela la readmisión para el siguiente Periodo para la evaluación docente Último día para que las decanaturas envíen a la Dirección de Admisiones y Registro las solicitudes aprobadas de traslados, simultaneidad, transferencias y readmisiones para el siguiente.

3 ACADÉMICO Página 3 de 8 Fecha límite para registrar en el Sistema de Información los horarios del siguiente Periodo para evaluaciones finales Último día para registrar las calificaciones en el Sistema de Información y enviar las actas correspondientes a la Dirección de Admisiones y Registro Periodo para habilitaciones y validaciones por suficiencia Último día para registrar en el sistema de información las notas de habilitaciones y validación por suficiencia y reportar a la Dirección de Admisiones y Registro las actas respectivas Se deben especificar las fechas del año en las cuales se realizarán los grados, indicando para cada ceremonia las fechas en que se deben realizar las siguientes actividades: Fecha límite para entregar trabajos de grado en las escuelas, para efectos de su respectiva evaluación y calificación Plazo límite para entregar notas de trabajos y documentos de grado en la Dirección de Admisiones y Registro Entrega de documentos de grado en la Secretaría General Cuando no sea posible realizar los dos semestres académicos en un mismo año, se requiere elaborar un calendario académico para los lineamientos y los programas de salud que realizan práctica social. En dicho calendario se indican las fechas de iniciación y finalización de clases, y el periodo para evaluaciones finales. Teniendo en cuenta que el Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación realizan sus actividades durante todo el año, se debe elaborar un calendario académico especial en el cual se indica la fecha de iniciación y finalización de actividades. 4.4 CALENDARIO ACADÉMICO PARA LA ESCUELA DE MEDICINA La propuesta de calendario académico se elabora anualmente y en ella se indican las fechas en que se desarrollarán las actividades para el primer y segundo periodo académico del año correspondiente La propuesta de calendario académico del siguiente año se debe presentar para aprobación antes de finalizar la novena semana de actividades del segundo periodo académico del año en curso. Para el primer semestre del año se debe considerar interrupción por Semana Santa En el mes de julio se debe considerar la interrupción de vacaciones para los docentes por un periodo de quince (15) días calendario Una vez terminadas las actividades académicas y administrativas del año, se deben programar quince (15) días hábiles de vacaciones para profesores y personal administrativo. Se deben incluir las fechas para realizar las siguientes actividades:

4 ACADÉMICO Página 4 de 8 Entrega de liquidaciones Verificación y ajuste de matrícula por el estudiante Verificación y ajuste de la matrícula académica por parte del Director de Escuela. Último día para cancelación de matrícula académica Periodo para realizar la evaluación docente Fecha límite para registrar en el Sistema de Información los horarios del siguiente Periodo para evaluaciones finales Último día para registrar las calificaciones en el Sistema de Información y enviar las actas correspondientes a la Dirección de Admisiones y Registro Teniendo en cuenta que el Internado Rotatorio realiza sus actividades durante todo el año, se debe indicar en el calendario académico la fecha de iniciación y finalización de actividades de este programa. 4.5 CALENDARIO ACADÉMICO PARA PROGRAMAS DE MAESTRÍA Y DOCTORADO Para los programas académicos de Maestría y Doctorado, el calendario académico se debe elaborar sobre la base de periodos académicos de dieciséis (16) semanas calendario. Para el primer semestre del año se debe considerar interrupción por Semana Santa En el mes de julio se debe considerar la interrupción de vacaciones para docentes por un periodo de quince (15) días calendario Una vez terminadas las actividades académicas y administrativas del año, se deben programar quince (15) días hábiles de vacaciones para profesores y personal administrativo. Se deben incluir las fechas para realizar las siguientes actividades: Periodo de inscripciones al programa Prueba de competencias personales y profesionales Examen de ingreso Entrevistas Resultados de admisión Periodo para solicitar a los Consejos de Escuela el otorgamiento de beca de posgrado Exámenes de lengua materna e inglés Fecha límite para publicar resultados de becas Ajuste de matrícula por parte del estudiante

5 ACADÉMICO Página 5 de 8 Fecha límite para reportar matrículas a la Dirección de Admisiones y Registro Fecha límite para la presentación del examen de candidatura para doctorados Último día para solicitar readmisión para el siguiente Último día para registrar las calificaciones en el Sistema de Información y enviar las actas correspondientes a la Dirección de Admisiones y Registro 4.6 CALENDARIO ACADÉMICO PARA ESPECIALIZACIONES MÉDICO QUIRÚRGICAS Para los programas académicos de Especializaciones Médico Quirúrgicas, el calendario académico se debe elaborar sobre la base de periodos académicos de un año calendario. Se deben incluir las fechas para realizar las siguientes actividades: Periodo de inscripciones al programa Examen de conocimientos y prueba de competencias personales y profesionales Entrevistas Resultados de admisión Exámenes de lengua materna e inglés Fecha límite para reportar matrículas a la Dirección de Admisiones y Registro Ajuste de matrícula por parte del estudiante Último día para solicitar readmisión para el siguiente Último día para reportar las calificaciones y enviar las actas correspondientes a la Dirección de Admisiones y Registro 4.7 CALENDARIO ACADÉMICO PARA PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO A DISTANCIA La propuesta de calendario académico se elabora anualmente y en ella se indican las fechas en que se desarrollarán las actividades para el primer y segundo semestre académico del año correspondiente; a su vez cada semestre se compone de dos (2) periodos. Para los programas académicos de pregrado a distancia, el calendario académico se debe elaborar sobre la base de semestres académicos de veinte (20) semanas

6 ACADÉMICO Página 6 de 8 calendario, cada semestre con dos periodos de diez (10) semanas calendario cada uno. Se deben incluir por cada semestre académico las fechas para realizar las siguientes actividades: Entrega de liquidaciones, prematrículas y notas a estudiantes de todos los niveles Inducción a estudiantes de primer nivel Iniciación del primer periodo del primer semestre académico del año Periodo para realizar matrícula extraordinaria Inclusión de asignaturas Periodo para presentar solicitud de estudios de homologación Finalización del primer periodo del primer semestre académico del año Iniciación del segundo periodo del primer semestre académico del año Fecha límite para solicitar exámenes de validación Finalización del segundo periodo del primer semestre académico del año Presentación de exámenes de validación Último día para solicitud de cambio de carrera Readmisiones y transferencias Cursos de vacaciones Último día para registrar las notas en el sistema por parte de los tutores. En los CAE entrega de notas a los coordinadores Generación de notas, prematrículas y liquidaciones 4.8 CALENDARIO ACADÉMICO PARA PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO PRESENCIAL EN LAS SEDES REGIONALES La propuesta de calendario académico se elabora anualmente y en ella se indican las fechas en que se desarrollarán las actividades para el primer y segundo periodo académico del año correspondiente. La propuesta de calendario académico del siguiente año se debe presentar para aprobación, antes de finalizar la novena semana de actividades del segundo periodo académico del presente año. Para los programas académicos de pregrado presencial, el calendario académico se debe elaborar sobre la base de periodos académicos de diecisiete (17) semanas calendario, que incluyen una (1) semana para exámenes y evaluación. El inicio y finalización de clases corresponde a dieciséis (16) semanas. Durante el primer semestre del año, se debe considerar interrupción por Semana Santa Una vez finalicen las actividades del año se deben considerar quince (15) días hábiles de vacaciones de fin de año para personal administrativo. Se deben incluir por cada las fechas para realizar las siguientes actividades: Inscripciones para el primer nivel en las diferentes carreras Verificación de requisitos de admisión en la Dirección de Admisiones y Registro Aprobación de la admisión por parte del Consejo Publicación de la lista de estudiantes admitidos

7 ACADÉMICO Página 7 de 8 Recepción de documentos para la liquidación de matrícula Entrega de liquidaciones Inducción para los estudiantes de primer nivel Entrega de horarios Verificación y ajuste de matrícula por el estudiante Reporte de la revisión de matrícula a la Dirección de Admisiones y Registro Último día para cancelación de matrícula académica Último día para recibir solicitudes de reliquidación de matrícula Último día para solicitar ante el Consejo de Escuela la readmisión para el siguiente Último día para solicitar exámenes de validación por suficiencia Periodo para la evaluación docente Periodo para evaluaciones finales Último día para registrar las calificaciones en el Sistema de Información y enviar las actas correspondientes a la Dirección de Admisiones y Registro Periodo para habilitaciones y validaciones por suficiencia Último día para registrar en el sistema de información las notas de habilitaciones y validación por suficiencia y reportar a la Dirección de Admisiones y Registro las actas respectivas Cursos de vacaciones Último día para registrar en el sistema de información las notas de los cursos de vacaciones y reportar a la Dirección de Admisiones y Registro las actas respectivas 4.9 TRÁMITE PARA LA APROBACIÓN El calendario, debe ser aprobado mediante acto administrativo para lo cual se debe seguir el procedimiento PGD.07 denominado Procedimiento Control de Documentos Especiales.

8 CONTROL DE CAMBIOS ACADÉMICO Página 8 de 8 VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 31 de 2008 Creación del documento 02 Noviembre 21 de 2008 Revisión de estilo 03 Marzo 09 de 2009 Corrección de forma