Elaboró Revisó Aprobó Área Financiera Liliana Bohórquez Rueda Beatriz Bohórquez Rueda Área Financiera Gerente Financiera Presidencia

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1 Página: 1 de 7 INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD Y DOCUMENTO NO CONTROLADO Versión Fecha Descripción 01 ABRIL 30 DE 2012 Emisión Inicial Elaboró Revisó Aprobó Área Financiera Liliana Bohórquez Rueda Beatriz Bohórquez Rueda Área Financiera Gerente Financiera Presidencia

2 Página: 2 de 7 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades para llevar a cabo la solicitud, el manejo y la legalización de los anticipos que se le otorguen a un tercero que puede ser un empleado, proveedor, subcontratistas o entidad financiera. 2. ALCANCE El presente Instructivo aplica para todos los funcionarios de Construvicol S.A., y tiene como alcance la creación, desembolso y legalización de los anticipos como una forma de pago con la cual se compromete a un tercero que puede ser un empleado, proveedor, subcontratistas o entidad financiera. 3. POLITICAS 3.1. SOLICITUD DEL ANTICIPO Todo anticipo que se genere debe estar autorizado por Presidencia, Vicepresidencia Administrativa y financiera, vicepresidencia operativa o por una Gerencia bien sea Financiera, Recursos Humanos u Operativa Para solicitar la autorización del anticipo se debe informar detalladamente el motivo del anticipo Cuando el anticipo se va a realizar por primera vez a un tercero bien sea, un proveedor, subcontratistas o entidad financiera deben diligenciar el formato FINA- FO-006. Registro de Proveedores - Rev 3, anexando copia del Rut (actualizado), Certificado de cámara de Comercio y certificación de la cuenta bancaria Se debe tener en cuenta si aplican impuestos para descontarlos en el momento del pago del anticipo solicitado En el caso de un anticipo a un proveedor, es preferible tener una copia de la factura a la que se le va a generar el anticipo.

3 Página: 3 de En el caso de un anticipo a un Subcontratista, debe realizar dicha solicitud por escrito, donde conste la negociación y debe tener visto Bueno por el área de Jurídica y autorizado por Vicepresidencia de operaciones, anexando una copia del contrato debidamente firmado, suscrito entre Construvicol y el Subcontratista y copia de las Pólizas que amparan el respectivo contrato, en algunos casos y dependiendo del monto del anticipo que se entrega al subcontratista; juridica deberá consultar con presidencia si se va a exigir dentro del conjunto de pólizas, la póliza de anticipo Si el tercero (empleado, proveedor, subcontratistas o entidad financiera) tiene más de un anticipo por legalizar, no se va a girar un anticipo adicional, solo en el caso en que esté autorizado por Presidencia o Vicepresidencia Operativa Para anticipos para proveedores, subcontratistas o entidades financieras se debe diligenciar completamente el formato SADM-FO-013. Formato para Pagos - Rev 3, con las respectivas firmas Para responsabilidades a trabajadores que se requieran para pagos a un, tercero y/o proveedor porque este no posee cuenta bancaria, ni acepta el pago a través de giro y solo recibe efectivo y es el único proveedor en la zona que presta el servicio o el producto que se requiere entonces se podrá solicitar a nombre del trabajador quien debe diligenciar el formato: FINA-FO-004. Formato de Responsabilidades- Rev Para los anticipos a trabajadores se debe diligenciar completamente el formato CINT-FO-015. Formato de Solicitud de Préstamo - Rev 1, con las respectivas firmas. Y a su vez notificar al Área de Recurso Humano El Área Financiera (contabilidad), no registrara en el sistema Stone, ningún anticipo a trabajadores si no viene con el visto Bueno del área de Recurso Humano Si el anticipo es para compra de un activo, se debe informar a la asistente Contable encargada de activos al correo asistentecontable2@construvicol.com para hacer el respectivo seguimiento Todos los Anticipos solicitados deben estar registrados en el sistema Stone por el área financiera (contabilidad)

4 Página: 4 de Para la legalización de los anticipos solicitados se cuenta con un mes máximo para realizarla, pasado este tiempo se le descontará el valor del anticipo a quien lo solicitó. TIPO DE ANTICIPO No. Días Anticipo para Importar Activos 30 Anticipo para Importar Repuestos 20 Anticipo para Subcontratistas 20 Anticipo para Proveedores - Pago para despacho 10 Anticipos como responsabilidades a trabajadores 10 Anticipos para gastos de viaje 3 Observaciones Según instructivo SADM-IN-001. Instructivo de Gastos de Viaje - Rev La legalización del Anticipo se deberá tramitar con los soportes pertinentes Los trabajadores que son traslados a otro proyecto, podrán legalizar sus anticipos entregados por concepto de viáticos con la jefe administrativa del proyecto al cual llegan con el fin de dar cumplimiento a los tiempos establecidos de legalización en el Instructivo de Gastos de Viaje SADM-IN Rev Cuando se realiza una solicitud por parte de un trabajador para pagarle a un tercero y/o proveedor porque este no posee cuenta bancaria, ni acepta el pago a través de giro y solo recibe efectivo y es el único proveedor en la zona que presta el servicio o el producto que se requiere entonces se podrá solicitar a nombre del trabajador que realizara el pago al proveedor a través de un anticipo, para la legalización de dicha responsabilidad, se debe hacer proceso contable de triangulación y la persona encargada de hacerlo es la Auxiliar contable La persona que solicita o la que registra el anticipo en contabilidad se hace responsable del seguimiento, control y cruce del mismo. Antes de finalizar el

5 Página: 5 de 7 mes la asistente contable enviara un informe a contabilidad y compras de los anticipos pendientes para su legalización Cabe aclarar que una cuenta de anticipo ha sido legalizada una vez esta contablemente digitada y cuadrada y que el saldo en la cuenta de anticipos sea Cero Los soportes de legalización tales como facturas, cuentas de cobro, contratos, deben cumplir con los requisitos legales y de orden tributario, para ser tenidos como documentos legalmente válidos Aquellos soportes que no cumplan los requisitos serán devueltos al responsable del anticipo quien deberá diligenciar los soportes pertinentes Al momento de la legalización se deben practicar los impuestos correspondientes como la Retención en la Fuente, retención de IVA y retención de ICA (Industria y Comercio).

6 Página: 6 de 7 4. PROCEDIMIENTO. INICIO Solicitar la autorización del anticipo Diligenciar Formato indicado según el tipo de anticipo Pasar a la auxiliar contable los soportes anteriores para su contabilización Pasar a Tesorería para su respectivo pago Tesorería envía el soporte del pago a la persona que solicito el anticipo La persona que solicita el anticipo, debe hacer seguimiento y solicita las facturas al tercero. Contabilización de las facturas y documentos soportes en Stone 1

7 Página: 7 de 7 1 Sí Puede contabilizar en Stone? Realiza la respectiva contabilización No Solicita a la Auxiliar Contable o de Compras según sea el caso, el registro contable La Auxiliar Procede a realizar la contabilización Se realiza el cruce del Respectivo anticipo Se verifica en el sistema que el saldo del anticipo sea Cero (0) FIN