MANUAL DE RIESGO DE CONGLOMERADO

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1 Página: 1 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA MODIFICACION ELABORO REVISÓ/APROBÓ DIVULGACION /10/2011 Creacion del documento /08/ División de la información del documento principal en Riesgo de Conglomerado y Conflictos De Interés Y Manejo De Información Privilegiada Inclusión de definición, identificación, tratamiento, monitoreo y control de las operaciones con Vinculados y Partes relacionadas. Jose Luis Gallon A. Analista PYP Ana Marcela Gil V. Analista PyP Diana Carolina Rodríguez D. Analista PyP Ana Marcela Gil V. Analista PyP Alejandro Cardeñosa Director de Conceptos Filiales y Staff Alejandro Cardeñosa Director de Conceptos Filiales y Staff Alejandro Cardeñosa Director de Conceptos Filiales y Staff DPYP DPP-APY-895 DPP-APY-1257 LISTA DE DISTRIBUCIÓN VERSIÓN AREA-GRUPO ANEXOS Y REFERENCIAS CÓDIGO DESCRIPCION

2 Página: 2 de 11 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO Y ALCANCE GENERALIDADES RIESGO DE CRÉDITO RIESGO DE LIQUIDEZ RIESGO DE MERCADO AUDITORIA CONTRATACIÓN DEFINICIONES Vinculado (según Decreto 2555 de 2010 Literal B ) Partes Relacionadas (según Circular Básica Contable y Financiera Cap. VI) Definicion Tipo de Operaciones Operaciones Activas Operaciones Pasivas Operaciones Neutras PROCEDIMIENTO OPERATIVO TRATAMIENTO VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS SOLICITUD Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE ADMINISTRADORES Y ACCIONISTAS DEL BANCO TRÁMITE DE OPERACIONES ACTIVAS CON VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS TRÁMITE DE OPERACIONES PASIVAS CON VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DE CLIENTES VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS... 11

3 Página: 3 de OBJETIVO Y ALCANCE El presente manual tiene como objetivo documentar las políticas y/o procedimientos que el Banco debe observar en atención a las posibles situaciones de riesgo que se presenten debido a las relaciones que tiene el Banco con otras entidades que forman parte del conglomerado. El presente manual se encuentra autorizado por la Junta Directiva mediante acta No de fecha 11 de enero de 2013.

4 Página: 4 de RIESGO DE CRÉDITO 2. GENERALIDADES Las operaciones de crédito que se realicen con Partes Relacionadas y Vinculados económicos del Banco, o los cambios en las condiciones de los créditos, deben ser analizados en la División de Crédito y tener la aprobación de la Junta Directiva, con previa recomendación del Comité de Crédito de la Dirección General, independiente del monto de la operación o nivel de endeudamiento. Así mismo según el articulo 122 del Estatuto Organico del Sistema Financiero las operaciones activas que celebre el banco con sus accionistas titulares del cinco por ciento (5%) o más del capital suscrito, sus administradores, así como las que celebren con los cónyuges y parientes de sus socios y administradores dentro del segundo grado de consanguinidad, de afinidad, o único civil requerirán para su aprobación del voto unánime de los miembros de junta directiva asistentes a la respectiva reunión. En las actas de la Junta Directiva se debe dejar explicito que las aprobaciones de los créditos anteriormente mencionados cumplen con las normas vigentes relacionadas con limites de exposición, que el cliente es vinculado o parte relacionada del Banco. Para efectos de evaluar los límites de exposición se tendrán en cuenta las operaciones directas e indirectas (Grupo) del cliente con el Banco y con las filiales de éste. Realizar informes que serán reportados trimestralmente a Junta Directiva que permitan conocer el volumen y la evolución de las operaciones realizadas con Partes Relacionadas y Vinculados económicos del Banco, así como las mayores exposiciones de clientes con el Banco y sus filiales RIESGO DE LIQUIDEZ El Banco establecerá límites y/o plazos para operaciones activas de liquidez de tesorería con Vinculados y Partes Relacionadas (ver definición C.E. 042 de 2009 de la Superintendencia Financiera). A través de la plataforma MEC PLUS se controlan los límites definidos de las operaciones de simultaneas activas. Por medio del reporte de Monitoreo y Control de Niveles se controlan de forma diaria los límites de las operaciones activas de liquidez (Interbancarios y simultaneas activas) realizadas con partes relacionadas 1. En caso de realizarse una operación por fuera de los niveles establecidos, dicha operación deberá ser reportada a Presidencia para su respectiva aprobación. De manera trimestral la Division de Riesgo de Tesoreria presentará a Junta Directiva de la casa matriz el informe de Riesgo de Liquidez consolidado del conglomerado financiero (Casa Matriz, Banco de Occidente Panama, Occidental Bank Barbados y Fiduciarias) 1 Según listado de Partes Relacionadas dispuesto en la Intranet del Banco.

5 Página: 5 de RIESGO DE MERCADO Toda operación de compraventa de inversiones con Vinculados y Partes Relacionadas será reportada al Presidente del Banco. A través del Monitoreo y Control de Niveles de operaciones de tesorería se reportan todas las operaciones de compra y venta de títulos realizadas por la tesorería, entre las cuales se encuentran las operaciones realizadas con partes relacionadas. Toda operación de liquidez entre el Banco y sus Filiales será reportada al Presidente del Banco. Todas las operaciones de liquidez realizadas por la Tesorería con sus filiales son reportadas de forma diaria en el reporte de Reporte diario de moneda extranjera. De manera trimestral la Division de Riesgo de Tesoreria presentará a Junta Directiva de la casa matriz el informe de Riesgo de Mercado consolidado del conglomerado financiero (Casa Matriz, Banco de Occidente Panama, Occidental Bank Barbados y Fiduciarias) AUDITORIA El área de Auditoria Interna del Banco efectuará, dentro de sus labores de auditoría, la evaluación de los controles de riesgo de conglomerado establecidos en el Banco para velar por su cumplimiento CONTRATACIÓN El Banco deberá analizar, documentar y efectuar seguimiento a los contratos que celebre con sus contrapartes que pertenezcan al conglomerado. Así mismo realizará un seguimiento a dichos contratos con la finalidad de verificar la vigencia de las condiciones establecidas en los mismos, y actualizarlas en caso de ser necesario y viable.

6 Página: 6 de DEFINICIONES Vinculado (según Decreto 2555 de 2010 Literal B ) Él o los accionistas o beneficiarios reales 2 del 10 por ciento (10%) o más de la participación accionaria en el intermediario. Las personas jurídicas en las cuales, el intermediario sea beneficiario real del diez por ciento (10%) o más de la participación societaria. La matriz del intermediario de valores y sus filiales y subordinadas. Los administradores del intermediario, de su matriz y de las filiales o subordinadas de ésta Partes Relacionadas (según Circular Básica Contable y Financiera Cap. VI) Son las personas naturales o jurídicas, que tienen con todas o algunas de las entidades que integran el Conglomerado Financiero, o con la entidad vigilada individual en caso de que ésta no haga parte de un Conglomerado Financiero (conjunto de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y sus filiales y subsidiarias en el exterior que ejerzan la actividad financiera, bursátil y/o aseguradora, entre quienes existen vínculos de propiedad por tener un mismo beneficiario real controlante), vínculos de administración, de propiedad directa e indirecta igual o superior al 5% y las sociedades donde cualquiera de las personas enunciadas anteriormente, tenga una participación directa o indirecta igual o superior al 10%. 2.3 Definicion Tipo de Operaciones Operaciones Activas Son las colocaciones de recursos propios o de terceros al público o, dicho de otra forma, el otorgamiento de créditos (ej. mutuo, descuentos, tarjetas de crédito) Operaciones Pasivas Son las operaciones mediante las cuales se captan recursos del público para su posterior uso/colocación (ej. Depósitos de ahorro, redescuento). 2 Se entiende por beneficiario real cualquier persona o grupo de personas que, directa o indirectamente, por sí misma o a través de interpuesta persona, por virtud de contrato, convenio o de cualquier otra manera, tenga respecto de una acción de una sociedad, o pueda llegar a tener, por ser propietario de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, capacidad decisoria; esto es, la facultad o el poder de votar en la elección de directivas o representantes o de dirigir, orientar y controlar dicho voto, así como la facultad o el poder de enajenar y ordenar la enajenación o gravamen de la acción. Para los efectos del presente decreto, conforman un mismo beneficiario real los cónyuges o compañeros permanentes y los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil, salvo que se demuestre que actúan con intereses económicos independientes, circunstancia que podrá ser declarada mediante la gravedad de juramento ante la Superintendencia Financiera de Colombia con fines exclusivamente probatorios. Igualmente, constituyen un mismo beneficiario real las sociedades matrices y sus subordinadas.

7 Página: 7 de Operaciones Neutras Son servicios que presta el banco a cambio de una remuneración (ej. Cajillas de seguridad, remesas).

8 Página: 8 de PROCEDIMIENTO OPERATIVO 3.1 TRATAMIENTO VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS Con el fin cumplir de la normatividad impartida por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2555 de 2010 que reglamenta el tratamiento, monitoreo y control de las operaciones (Activas, Pasivas y Neutras) con Vinculados y Partes Relacionadas, se establece el siguiente procedimiento operativo SOLICITUD Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE ADMINISTRADORES Y ACCIONISTAS DEL BANCO Se establece en cumplimiento con la normatividad mencionada en el numeral 2 del presente manual, la circular de Solicitud de Información Administradores y Accionistas del Banco de Occidente CIR-APY-308 establece que los Administradores (Representantes Legales y Miembros de la Junta Directiva) y Accionistas del Banco deben suministrar la información solicitada el formato Solicitud Información Vinculados y Partes Relacionadas FTO-COL-1149, con el fin de obtener y almacenar datos relevantes de estos considerados como Vinculados y Partes Relacionadas. Para llevar a cabo lo anterior Control de Credito debe: Enviar anualmente a los Administradores, mediante correo electrónico el formato para ser diligenciado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Recibir los formatos diligenciados, custodiarlos y procesar la información contenida en estos. Actualizar la lista de Vinculados con la información obtenida. Administrar y actualizar la lista de Vinculados y Partes Relacionadas con la información proveniente de las áreas de Credito, Riesgo de Tesoreria, Análisis y Presupuesto. Actualizar la lista trimestralmente de acuerdo a la información consignada en las diferentes fuentes (Internet, actas de representación legal, información administradores y accionistas Banco y Grupo Aval). Por otro lado la Vicepresidencia Jurídica deberá: Informar a la Dirección de Control de Crédito los nuevos nombramientos de Administradores, para hacer llegar a estos el Formato para su diligenciamiento. 3.2 TRÁMITE DE OPERACIONES ACTIVAS CON VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS

9 Página: 9 de IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS GERENTE / EJECUTIVO COMERCIAL Recibir y garantizar el diligenciamiento de los documentos por parte del cliente. Remitir documentos a Secretaria/ Auxiliar /Gestor comercial SECRETARIA / AUXILIAR / GESTOR Recibir documentos del cliente y consultarlo en Lista de Vinculados y Partes Relacionadas. Alertar al comercial en caso que el cliente consultado anteriormente sea un Vinculado o Parte Relacionada. Imprimir resultado de consulta y anexar a la carpeta del cliente. Digitalizar e indexar documentos si aplica. GERENTE / EJECUTIVO COMERCIAL Radicar solicitud de crédito al comité de Crédito DG de Bogotá o Cali según corresponda, indicando que se trata de un vinculado o parte relacionada APROBACION DE SOLICITUDES DE CLIENTES VINCULADOS Y PARTES RELACIONASAS COMITÉ DE CRÉDITO D.G Recibir solicitud de cliente calificado como vinculado o parte relacionada Realizar análisis de la solicitud de acuerdo a procedimientos vigentes Presentar para aprobación de Junta Directiva las operaciones de crédito de clientes Vinculados y Partes Relacionadas y la decisión tomada debe ser incluida en las actas de Junta. (Numeral del presente manual) Enviar por correo electrónico a Control de Credito cada uno de los clientes reportados como Vinculados o Partes Relacionadas para que sean incorporados en la lista de Vinculados y Partes Relacionadas

10 Página: 10 de TRÁMITE DE OPERACIONES PASIVAS CON VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS GERENTE / EJECUTIVO COMERCIAL Recibir y garantizar el diligenciamiento de los documentos por parte del cliente. Remitir documentos a Secretaria/ Auxiliar /Gestor comercial SECRETARIA / AUXILIAR / GESTOR Recibir solicitud del cliente y consultarlo en Lista de Vinculados y Partes Relacionadas. Imprimir resultado de consulta y anexar en la carpeta del cliente. Si el resultado arroja que el cliente es Vinculado y/o Parte Relacionada, alertar al comercial de que se trata de un vinculado o parte relacionada. GERENTE / EJECUTIVO COMERCIAL Solicitar por correo electrónico al Gerente de Tesoreria o Subgerente de Mesa de Distribución la tasa, indicando cedula y/o NIT del cliente y que se trata de un vinculado o parte relacionada, TESORERÍA / ANÁLISIS Y PRESUPUESTO Recibir solicitud de cliente calificado como vinculado o parte relacionada Realizar análisis de la solicitud de acuerdo a procedimientos vigentes Las operaciones pasivas deben ser aprobadas de acuerdo a atribuciones de los diferentes entes aprobatorios (Tesorería-Vicepresidencia Financiera-Presidencia). Realizar mensualmente el consolidado de las operaciones pasivas constituidas con Vinculados y Partes relacionadas. GERENTE TESORERIA - FRONT OFFICE Realizar consolidación de operaciones de CDT s constituidas con Vinculados y Partes Relacionadas. Recibir consolidado por parte de Análisis y Presupuesto de cuentas corrientes y de ahorro con tasa especial de vinculados y partes relacionadas. Realizar Reporte de Operaciones Pasivas de Clientes Vinculados y/o Partes Relacionadas para presentar a Junta Directiva.

11 Página: 11 de CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DE CLIENTES VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS REPORTE DE OPERACIONES DE TESORERIA CON VINCULADOS Y PARTES RELACIONADAS. Para las operaciones de Tesoreria que necesitan tener un cupo aprobado se debe realizar lo estipulado en el numeral Trámite de Operaciones Activas con Vinculados y Partes Relacionadas, del presente manual. RIESGO DE TESORERIA Generar un informe semanal posterior a la negociación de Inversiones y Derivados donde se reporten las operaciones realizadas con Partes relacionadas y Vinculadas conforme la lista suministrada por Control de Crédito. Enviar por correo electrónico informe a Control de Crédito con las operaciones realizadas con Vinculados y Partes Relacionadas. Reportar mensualmente a Junta Directiva las operaciones con Inversiones y Derivados realizadas con Partes relacionadas y Vinculadas en el Informe de Riesgo de Mercado y Liquidez conforme lo establecido en los Capítulos VI y XXI de la Circular Básica Contable y Financiera 100 de 1995.

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