El desarrollo de este procedimiento se encuentra basado sobre los siguientes requisitos de control de documentación:

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1 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y USO DE LOGOTIPO I.- OBJETIVO: Establecer la metodología de control de la documentación que ADSMUNDO utiliza para el correcto funcionamiento y sistematización de los procesos enmarcados en la norma ISO 9001:2008 y NCh 3067:2007, con el objeto de evitar el uso inadecuado de documentos obsoletos y garantizar la correcta actualización, almacenamiento, difusión de los documentos vigentes, y la continuidad de la imagen corporativa de ADSMUNDO. II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS SGC: Sistema de gestión de calidad III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO El desarrollo de este procedimiento se encuentra basado sobre los siguientes requisitos de control de documentación: - Elaboración, revisión y aprobación de los documentos del SGC y de la norma NCh 3067: Control de las modificaciones y actualizaciones de los documentos - Aseguramiento de la disponibilidad y difusión de los documentos al personal - Control de los documentos de origen externo - Control de los documentos obsoletos - Uso de marcas y logotipos. a) CONTROL DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Cada vez que la organización decida estandarizar un procedimiento para sistematizar un proceso de la organización debe realizar las siguientes acciones: a.1 Elaboración del documento: El personal responsable de la actividad o proceso a documentar debe elaborar el documento de acuerdo a los siguientes tipos de documentos: - Política: Es una disposición general de tipo obligatorio, que debe ser debidamente acatada. Se entenderá por política al conjunto de criterios generales que establecen un marco de referencia para el desempeño de las actividades en ADSMUNDO. Estas políticas constituirán el instrumento normativo de más alta jerarquía en la materia al interior de ADSMUNDO y servirá de base para la emisión de los lineamientos de los futuros procedimientos. - Manual de calidad: Es una tipo de información resumida de la organización, el manual de la calidad representa una tarjeta de presentación de la empresa, describiendo obligatoriamente el alcance del sistema de gestión de calidad, la identificación de los procesos y hace referencia a los procedimientos, sirviendo para solucionar un problema puntual o anticipar un procedimiento que más tarde se materializará. Adicionalmente se entenderá por manual al conjunto de instrucciones y políticas que afecten a una determinada materia o asunto. Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Página - 1 -

2 - Procedimientos: Es un conjunto de tareas interrelacionadas que muestran un orden secuencial y la forma determinada de cumplir el trabajo. Un procedimiento está formado por pasos sucesivos y complementarios a los cuales es conveniente fijar límites de tiempo, estándares de control y de gestión para facilitar su seguimiento y coordinación. Un procedimiento establece quién, cuándo y cómo se efectúan las tareas. - Instrucciones de trabajo o manuales de usuario: Establecen información detallada de cómo efectuar ciertas actividades, principalmente dirigidas a como utilizar un determinado software o como utilizar formularios y registros. Un instructivo o manual de usuario esta formado por información especificada detallada del Como ejercer las actividades. Una vez definido el tipo de documento a utilizar, el personal relacionado al proceso debe elaborar esta documentación siguiendo los formatos establecidos para cada tipo de documento, manteniendo además la integridad del uso de logotipos y formatos de acuerdo a los estándares registrados en los anexos de modelos de documentos. (Ver anexo 1). Una vez elaborado el documento debe ser entregado electrónicamente al superior directo quien será responsable de revisar su contenido y entregar finalmente el documento a un Gerente para su aprobación final. a.2 Revisión de los documentos: Las personas que reciben un documento para revisión por parte de un colaborador, deberán leer el documento, analizando la propuesta en cuanto a su contenido, redacción y ortografía, dando su aprobación o rechazo al documento por algunas modificaciones que consideren necesarias, para lo cual, marcarán el documento electrónico y entregarán al colaborador para realizar las modificaciones necesarias y generar nuevamente la cadena de revisión hasta que se encuentre en condiciones de entregarlo al jefe directo, quien hará la última revisión al documento antes de entregárselo a un Gerente para su aprobación final. Sólo una vez que el documento ha sido revisado puede ingresar a la etapa de aprobación, para lo cual, el o las personas que revisen deberán incluir la fecha en el campo fecha de revisión. a.3 Aprobación del documento: Sólo las Gerencias de cada proceso o de cada área (o quien éste designe para tales efectos) puede aprobar un documento al interior de la organización. Esta acción se realiza verificando la propuesta en cuanto a su contenido e identificando la etapa de aprobación en el pié de página, específicamente se debe agregar la fecha de vigencia del documento (Fecha desde la cuál comienza a regir este contenido), y el número de versiones del documento. La etapa de aprobación sólo puede realizarse una vez que el documento ha pasado por una etapa de revisión previa con la jefatura correspondiente al documento. a.4 Actualización y control de cambio de los documentos: La actualización de documentos puede ser realizada por cualquier colaborador. Para esto debe solicitar el documento al Coordinador de Calidad, indicando el motivo del cambio y realizando las modificaciones necesarias. Adicionalmente deberá modificar los campos del pié de página de la siguiente manera: - Fecha de vigencia: Borrar la fecha de vigencia para que sea agregada por la persona que aprobará el documento actualizado una vez aceptada la modificación o actualización. - Número de versión: Este deberá aumentar el número de la versión, siguiendo el correlativo lógico correspondiente a: V.00, V.01, V.02 y así sucesivamente. - Fecha de revisión: Deberán colocar la fecha en la cuál entregarán el documento al aprobador, en caso de que éste solicité una modificación la fecha que el revisor deberá colocar será la última antes de la entrega de la aprobación final. Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Página - 2 -

3 - Revisado por: En este campo deberán colocar el cargo de la persona que esta realizando la revisión del documento. - Control de cuadro de modificaciones: Se deberá indicar resumidamente el motivo del cambio del documento, la fecha y el responsable de esta modificación en el cuadro final de cada procedimiento, con el objeto que el personal conozca resumidamente el motivo por el cuál fue actualizado o modificado el documento. Es importante mencionar que cada vez que un documento se actualice o modifique debe pasar por las etapas de revisión y aprobación antes de su publicación, según lo indicado en los apartados a.2 y a.3. a.5 Identificación de los cambios y estado de vigencia de los documentos Todos los documentos, indistintamente de su estado, es decir, si se encuentran en elaboración, revisión u aprobación, deben contar con el pié de página del documento. Este pié de página entrega la información necesaria respecto al estado de vigencia, versión y responsables de las revisiones y aprobaciones. Así mismo a través del cuadro de control de modificaciones se puede obtener la información de la cantidad de versiones que existen y sus motivos de cambios. Adicionalmente para un mayor control de la cantidad y tipos de documentos que existen, el Coordinador de Calidad maneja una lista maestra de documentos internos (ver anexo 2). a.6 Difusión y almacenamiento de la documentación: Una vez aprobado un documento, será el Coordinador de Calidad el responsable de almacenar electrónicamente el documento aprobado en la carpeta de documentos del sistema de gestión de calidad, y posteriormente debe realizar una impresión del documento para almacenarlo en el archivador físico de documentos del sistema de gestión. Posteriormente, el Coordinador de Calidad debe enviar a la Jefatura del área de uso del documento, la versión aprobada con sus respectivos registros o formularios si corresponden, informando la incorporación de este documento o la modificación de un documento existente según corresponda. El jefe de área a su vez será responsable de difundir esta información a sus colaboradores para transformar el documento en una práctica habitual de su proceso. Es importante mencionar que el control de los documentos es de origen electrónico, existiendo sólo una copia física en poder del Representante de Gerencia o quien lo subrrogue en este sentido, para efectos de auditoría y consulta. El personal de la organización no tiene autoridad para modificar los documentos electrónicos del disco F ni Pagina Web, pues se encuentran bloqueados por sistema. a.7 Documentos de origen externos Todos los documentos de origen externo son controlados a través de una lista maestra de documentos externos (ver anexo 3), que mantiene el Coordinador de Calidad, quien es responsable del control de dichos documentos en la lista para garantizar que los documentos se encuentren disponibles para las personas que los requieren. Por su parte, el personal es responsable de enviar los documentos de origen externo al Coordinador de Calidad cada vez que sea necesario incluir un documento externo para que éste sea controlado. a.8 Documentos obsoletos Esta documentación será controlada a través del cuadro de modificaciones existente en cada documento, manteniendo el historial de las modificaciones y dejando solo la última versión. Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Página - 3 -

4 b) USO DE MARCAS Y LOGOTIPOS Todo el personal de la organización debe respetar el uso correcto de los logotipos y marcas, en particular se debe considerar el correcto uso de la papelería tales como papel de cartas, facturas, saludos, etc. y el material publicitario de cualquier índole (anuncios de prensa y TV; material promocional tal como calendarios, agendas, etc., anuncios en vallas publicitarias, autobuses; en vehículos de la empresa; etc.). Las reglas de logotipo a utilizar se encuentran definidas en la Política de Uso de logotipos ADSMUNDO. De igual manera, al elaborar un nuevo procedimiento, se tendrá en consideración lo siguiente: - Tamaño y Tipo de letra: Títulos y Sub-Titulos: Arial 10 Negrita, Texto: Arial 10 Normal - Márgenes de los documentos: Superior 2,5 cm. Izquierdo 2,22 cm. Inferior 2,5 cm. Derecho 2,22 cm. - Orientación del papel: Vertical. - Tamaño de la Hoja: Carta. IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS Modelos de documentos Lista maestra de documentos internos Lista maestra de documentos externos V.- ALCANCE DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica a todo el personal de la organización, y la responsabilidad sobre su ejecución y control corresponde a la Subgerencias de Operaciones y al Representante de Gerencia. VI.- CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES Fecha N de Versión Motivo de la modificación Responsable 14 May/ Documento original Gerencia ambas divisiones 21 Jun/ Se modifica tratamiento de documentación obsoleta, la cual se controlará a través del cuadro de modificaciones en vez de mantener una carpeta con documentos obsoletos. 28 Feb/ Se cambió concepto de División de Turismo Receptivo, a ADSMUNDO Turismo Receptivo. Sugerente de Operaciones de ambas divisiones Coordinadora Calidad de Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Página - 4 -

5 MODELOS DE DOCUMENTOS (Anexo 1) TITULO DEL DOCUMENTO I.- OBJETIVO: II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS II.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS V.- ALCANCE DE APLICACIÓN VI.-CONTROL CUADRO MODIFICACIONES Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Página - 5 -

6 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTO INTERNOS (Anexo 2) Identificación del documento Almacenamiento Protección Cantidad de páginas Nº Versión Fecha vigencia Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Página - 6 -

7 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTO EXTERNOS (Anexo 3) NOMBRE DEL UBICACION FECHA DE FUENTE DE FECHA DE FRECUENCIA DE DOCUMENTO INGRESO BUSQUEDA VIGENCIA REVISIÓN Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011 Página - 7 -