TESORERÍA DE LA SEGURIDAD SOCIAL Año del Centenario del Natalicio de Juan Bosch

Transcripción

1 COMPARACIÓN DE PRECIOS CP29-5 TERMINOS PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS DE CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE CALIDAD BASADO EN LA NORMA ISO 91:28 I. ANTECEDENTES La Tesorería de la Seguridad Social (TSS), en su plan de constante desarrollo y a los fines de lograr la mejora continua de nuestros procesos y la maximización de nuestros recursos, conscientes de que los cambios que se van dando en la sociedad obligan a las instituciones a reestructurar y mejorar sus procesos internos, ha decidido dar un paso de avance mediante implementar estándares que nos permitan administrar y mejorar la calidad de nuestros servicios, asesorados por un experto que nos lleve adoptar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 91:28. II. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA Contratación de una firma de Consultores especializados que nos asesore en la Implementación de un Sistema único de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 91:28 en todas las áreas y departamentos de la Tesorería. III. TIPO DE PROCESO La contratación de la consultoría para la Implementación de un Sistema Único de Gestión de calidad Basado en la Norma ISO 91:-28 será realizada a través del proceso de Comparación de Precios. IV. ALCANCE - Diagnostico y auditoría - Capacitación y Formación - Implementación del Sistema de Calidad - Preparación para la Certificación 1 P a g e

2 Productos Esperados (no excluyentes) 1. Informe inicial de diagnóstico de calidad ISO 91:28, que incluya plan para la preparación de Certificación y Programa de Trabajo 2. Documentación del sistema de gestión de calidad a. Políticas y objetivos de calidad b. Manuales de calidad que describa el sistema de gestión de calidad implementado para obtener la certificación ISO 91:28 c. Procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 91:28 correspondientes a los procesos de Control de Documentos, Control de Registros, Control de Producto No Conforme, Auditorías Internas, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas, entre otros documentos que aseguren la eficaz planificación, operación y control de los procesos, incluyendo instructivos d. Documentos de registro de calidad requeridos por la norma ISO 91:28. e. Manuales de capacitación f. Informes con resultados de Auditorías internas de calidad. g. Informe de acciones correctivas y acciones preventivas implementadas a los resultados de las auditorías de Pre certificación. h. Cualquier otro documento que pueda surgir producto de la evaluación de la institución 3. Informes de avance a. Primer Informe de Avance al finalizar el primer mes de consultoría, que deberá contener los resultados de Diagnóstico de Calidad ISO 91:28, plan para la preparación de Certificación y Programa de Trabajo de Implementación y la propuesta de interacción de procesos del sistema b. Segundo Informe de Avance al finalizar el quinto mes de consultoría, que contenga el manual de calidad, registros de calidad y los procedimientos c. Informe Preliminar final de Resultados de Auditorías internas de Calidad Al finalizar el Noveno mes de Consultoría, d. Informe final de consultoría al finalizar la Consultoría, que debe contener las acciones correctivas asociadas a las no conformidades del proceso de certificación del sistema 2 P a g e

3 Resultados Esperados (no excluyentes) a. Realizar diagnóstico de calidad ISO 91:28, Plan para la preparación y de Certificación y Programa de Trabajo b. Sensibilizar a los empleados sobre la norma de calidad ISO:91:28 y las ventajas que éstas representan. c. Analizar y reestructurar los procesos de la Institución, con el objetivo de reducir los desperdicios y eliminar la duplicidad de funciones. d. Analizar y sugerir cambios en la estructura de la organización con miras a un mejor funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) e. Capacitación en Norma ISO 91:28, talleres prácticos para desarrollo de procedimientos y documentación, y capacitación en auditorías internas de calidad al personal de la institución que le sea asignado para tales fines. f. Apoyar en la implementación de las acciones correctivas y preventivas detectadas en las auditorías internas de la calidad. g. Definir las políticas, la estructura organizativa, el esquema de los procesos y la descripción del sistema de calidad. h. Asesorar y trabajar en la redacción de los manuales de calidad. i. Asignar tareas, monitorear y evaluar el equipo de trabajo. j. Acompañar a la TSS en el proceso de certificación. V. DOCUMENTOS REQUERIDOS: Generales Carta de Interés en participar que contenga: Nombre de la empresa, dirección, nombre, teléfono y correo electrónico del representante de la empresa. 3 P a g e Constancia de Inscripción en el Registro Nacional de Proveedores Certificación de Pagos al Día de la Tesorería de la Seguridad Social Certificación de Pagos al Día de la Dirección General de Impuestos Internos Propuesta metodológica y Programa de Trabajo. Debe ser precisa, sistemática, haciendo una descripción detalla de los procedimientos, técnicas e instrumentos a utilizar. Debe incluir además el tiempo de dedicación de cada profesional del equipo de trabajo que desarrollará las diferentes etapas del proceso de preparación para la certificación, así como la definición de los entregables

4 De la experiencia de la firma Mínimo cinco (5) referencias de trabajo de la firma consultora en preparación para Certificaciones ISO 91, a través de un documento firmado por el representante de la empresa a la que se haya realizado la consultoría que contenga: o Nombre de la empresa o Nombre del Proyecto o Nombre del Jefe de Proyecto o Consultores asignados al Proyecto o Fecha de inicio y término de la consultoría o Descripción del trabajo realizado Experiencia de la firma en procesos de preparación para la certificación bajo norma ISO 91:28 en la República Dominicana Experiencia del equipo de trabajo en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 9 en los últimos 3 años Experiencia del equipo de trabajo o Especificar experiencia en sistemas de gestión de calidad o Tiempo de permanencia como personal en la empresa consultora de cada uno de los miembros del equipo de trabajo Hoja de vida de los miembros del equipo de trabajo Documentación que certifique su acreditación para hacer consultorías en Normas ISO Las empresas deberán especificar la experiencia de trabajo de la misma y sus consultores en base a los criterios de evaluación más abajo indicados. De la oferta económica La oferta económica debe ser presentada en papel con los datos generales de la empresa, nombre, dirección, logo, correo electrónico y teléfono del representante de la empresa, firma y sello. El monto deberá constar en Pesos Dominicanos, escrito en letra y número, incluyendo ITBIS. Tomar en cuenta 4 P a g e

5 que la Tesorería de la Seguridad Social realiza una retención de 5% de Impuestos Sobre la Renta. Deberá ser incluida dentro de la oferta económica una Garantía de Seriedad de la Oferta por valor de cinco por ciento (5%) del monto total de la oferta, la misma podrá consistir en pólizas de fianza de compañía aseguradora de reconocida solvencia o cheque certificado o de administración emitido a favor de la Tesorería de la Seguridad Social La oferta económica será presentada únicamente por aquellas empresas que califiquen, y que sean previamente invitadas por la Tesorería de la Seguridad Social a presentar oferta económica después de la evaluación de las propuestas, en la fecha y lugar establecido por la TSS para estos fines. VI. FORMA DE PAGO Y GARANTÍAS El pago se hará atendiendo a una de las siguientes opciones: a) El 1% al momento de finalización de la Consultoría b) En pagos parciales de acuerdo a la siguiente distribución o 1% de anticipo al momento de la firma del contrato o 25% a la presentación y recepción satisfactoria de la TSS del Primer Informe de Avance con todos los anexos requeridos o 25% a la presentación y recepción satisfactoria de la TSS del Segundo Informe de Avance con todos los anexos requeridos o 25% a la presentación del Informe Preliminar Final con todos los anexos requeridos o 15% al término de la Consultoría, con un Informe final y recomendaciones a ser aprobados por la TSS Observaciones: En caso de seleccionar esta opción (b), la firma deberá: 1. Firmar un Contrato con la Tesorería de la Seguridad Social 2. Presentar Póliza de Seguro de Fidelidad, por una suma ascendente al 1% del valor del avance inicial para garantizar el mismo. Dicha Póliza de Seguro de Fidelidad deberá ser emitida por una de las compañías autorizadas para esta clase de negocios, a favor de la Tesorería de la Seguridad Social y contar con su aprobación. No se aceptarán cambios en las cotizaciones remitidas 5 P a g e

6 La remisión de la cotización indica la aceptación de los términos establecidos. La empresa que resulte adjudicataria deberá conformar una Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, equivalente a un diez por ciento (1%) del monto total de la contratación, la misma podrá consistir en pólizas de fianza de compañía aseguradora de reconocida solvencia o cheque certificado o de administración emitido a favor de la Tesorería de la Seguridad Social VII. RECEPCION DE PROPUESTAS Las propuestas técnicas deberán ser entregadas en el quinto piso de la Torre de la Seguridad Social, ubicada en la Avenida Tiradentes No. 33, Ensanche Naco, Santo Domingo, a más tardar el miércoles 3 de junio 29 a las 1: a.m., pasada esta hora no serán recibidas más propuestas. A partir de las 1:1 a.m. serán aperturadas las propuestas técnicas en presencia del Comité de Compras y Contrataciones de la TSS, un Notario Público y los proponentes que estén interesados en estar presente. En este momento será verificado únicamente el cumplimiento de entrega de la documentación solicitada. La oferta económica será presentada únicamente por aquellas empresas que califiquen, y que sean previamente invitadas por la Tesorería de la Seguridad Social a presentar oferta económica después de la evaluación de las propuestas, en la fecha y lugar establecido por la TSS para estos fines. VIII. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Una vez pasada la fecha límite para recepción de las propuestas, las mismas serán evaluadas por la Comisión de Compras y Contrataciones de la TSS, basados en calidad, experiencia y costo, eligiendo la propuesta que presente la mejor calificación combinada, asignando un 7% a la propuesta técnica y un 3% a la propuesta económica. 6 P a g e

7 El período de evaluación de las propuestas técnicas y calificación de la empresa es de dos (2) semanas, al finalizar este período aquellas empresas que califiquen serán invitadas a presentar sus propuestas económicas las cuales serán aperturadas en la fecha y hora indicadas al momento de la invitación. La propuesta técnica involucra experiencia de la empresa, formación y experiencia del personal y la metodología de trabajo. Sistemas Utilizados La calificación de propuestas se efectuará utilizando los sistemas: Cumple o No Cumple, y Puntaje Sistema Cumple o No Cumple Se utilizará para evaluar la presentación y condiciones de validez de los documentos entregados por la empresa el día de apertura de la Propuesta Técnica: Requisitos Evaluados Cumple No Cumple Carta de Interés en participar que contenga: Nombre de la empresa, dirección, nombre, teléfono y correo electrónico del representante de la empresa Constancia de Inscripción en el RNP Certificación de Pagos al Día de la Tesorería de la Seguridad Social Certificación de Pagos al Día de la Dirección General de Impuestos Internos Mínimo cinco (5) referencias de trabajo de la firma consultora en preparación para Certificaciones ISO 91, preferiblemente en Certificación ISO 91:28 Experiencia de la firma en procesos de preparación para la certificación bajo norma ISO 91:28 en la República Dominicana Experiencia del equipo de trabajo en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91 en los últimos 3 años Documentación que certifique acreditación para hacer consultorías en Normas ISO Propuesta metodológica y Programa de Trabajo, la cual debe ser precisa, 7 P a g e

8 sistemática, haciendo una descripción detalla de los procedimientos, técnicas e instrumentos a utilizar. Debe incluir además el tiempo de dedicación de cada profesional del equipo de trabajo que desarrollará las diferentes etapas del proceso de preparación para la certificación, así como la definición de los entregables * La calificación de No Cumple en cualquiera de estos requisitos descalificará automáticamente a la Firma Consultora Sistema de Puntaje El puntaje total asignado a la evaluación y calificación de la propuesta técnica es de 1 puntos Criterios evaluados Experiencia de la Empresa Formación y Experiencia del personal Metodología y programa de trabajo Propuesta Económica 15 puntos 15 puntos 4 puntos 3 puntos Experiencia específica de la empresa (puntaje máximo 1 puntos) Experiencia de la firma en procesos de preparación para la Certificación bajo 7 puntos Norma ISO 91 No posee experiencias en procesos de preparación para la certificación de Normas ISO 91 Posee entre 1 y 5 experiencias en procesos de preparación para la certificación de 11 Normas ISO 91 Posee entre 6 y 1 experiencias en procesos de preparación para la certificación 25 de Normas ISO 91 Posee entre 11 y 1 5 experiencias en procesos de preparación para la certificación 4 de Normas ISO 91 Posee entre 16 y 2 experiencias en procesos de preparación para la certificación 55 de Normas ISO 91 Posee más de 2 experiencias en procesos de preparación para la certificación de 7 Normas ISO 91:28 Experiencias en procesos de preparación para la certificación de Normas ISO 3 puntos 91:28 No posee experiencias en procesos de preparación para la certificación de 8 P a g e

9 Normas ISO 91:28 Posee entre 1 y 3 Experiencias en procesos de preparación para la certificación de Normas ISO 91:28 Posee entre 4 y 6 Experiencias en procesos de preparación para la certificación de Normas ISO 91:28 Posee más de 6 Experiencias en procesos de preparación para la certificación de Normas ISO 91:28 Experiencia del equipo de trabajo (puntaje máximo 1 puntos) Experiencia el equipo de trabajo en procesos de preparación para la Certificación bajo Norma ISO 91, durante los últimos 3 años Al menos un miembro del equipo de trabajo posee al menos 5 experiencias en procesos de preparación de la certificación bajo la Norma ISO 91 Al menos un miembro del equipo de trabajo posee más de 5 y menos de 15 experiencias en procesos de preparación de la certificación bajo la Norma ISO 91 Dos o más miembros del equipo de trabajo poseen más de 5 y menos de 15 experiencias en procesos de preparación de la certificación bajo la Norma ISO 91 Al menos un miembro del equipo de trabajo posee 15 o más experiencias en procesos de preparación de la certificación bajo la Norma ISO 91 Dos o más miembros del equipo de trabajo poseen 15 o más experiencias en procesos de preparación de la certificación bajo la Norma ISO 91 Experiencia el equipo de trabajo en procesos de preparación para la Certificación bajo Norma ISO 91:28 Ningún miembro del equipo trabajo tiene experiencia en procesos de preparación para la Certificación bajo Norma ISO 91:28 Al menos 1 miembro del equipo trabajo tiene experiencia en procesos de preparación para la Certificación bajo Norma ISO 91:28 Al menos 2 miembros del equipo trabajo tiene experiencia en procesos de preparación para la Certificación bajo Norma ISO 91:28 Experiencia del equipo de trabajo en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91 Ningún miembro del equipo de trabajo tiene experiencia en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91 Al menos un miembro del equipo de trabajo posee una experiencia en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO puntos puntos puntos 9 9 P a g e

10 Dos o más miembros del equipo de trabajo posee una experiencia en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91 Al menos un miembro del equipo de trabajo posee 2 o más experiencias en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91 Dos o más miembros del equipo de trabajo posee 2 o más experiencias en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91 Experiencia del equipo de trabajo en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91:28 Ningún miembro del equipo de trabajo tiene experiencia en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91:28 Al menos un miembro del equipo de trabajo posee una experiencia en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91:28 Dos o más miembros del equipo de trabajo posee una experiencia en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91:28 Al menos un miembro del equipo de trabajo posee 2 o más experiencias en auditorías internas de calidad en procesos de preparación de la certificación bajo la norma ISO 91:28 Tiempo de permanencia como personal de la empresa consultora desempeñando las funciones de implementador o consultor de Certificación bajo la Norma ISO 91 Los miembros del equipo de trabajo tienen 6 meses o menos de permanencia como personal de la empresa consultora desempeñando las funciones de implementador o consultor de Certificación bajo la Norma ISO 91 Al menos un miembro del equipo de trabajo posee más de 6 meses y menos de 18 meses de permanencia como personal de la empresa consultora desempeñando las funciones de implementador o consultor de Certificación bajo la Norma ISO 91 Al menos un miembro del equipo de trabajo tiene entre 18 y 36 meses de permanencia como personal de la empresa consultora desempeñando las funciones de implementador o consultor de Certificación bajo la Norma ISO 91 Al menos un miembro del equipo de trabajo tiene más de 36 meses de permanencia como personal de la empresa consultora desempeñando las funciones de implementador o consultor de Certificación bajo la Norma ISO Puntos Puntos P a g e

11 Metodología (puntaje máximo 1 puntos) Calidad de la Propuesta Metodológica La Propuesta metodológica es de deficiente calidad, esto es: La propuesta metodológica es imprecisa u omite la explicación de aspectos claves a utilizar La Propuesta metodológica es de calidad regular, esto es: La propuesta metodológica presenta una descripción parcialmente detallada y hay algunos fallos en la descripción de uno o más aspectos como procedimientos, técnicas e instrumentos considerados La Propuesta Metodológica es de buena calidad, esto es, La Propuesta Metodológica es precisa, sistemática e integral, es decir, hace una descripción detalla de los procedimientos, técnicas e instrumentos considerados Calidad del Programa de Trabajo El Programa de Trabajo es de deficiente calidad, esto es, no tiene una descripción del equipo de trabajo y del Cronograma de Actividades, carece además de lógica y secuencia El Programa de Trabajo es de calidad regular, esto es: el programa de trabajo tiene una descripción del Equipo de Trabajo y del Cronograma de Actividades que no permiten efectuar un seguimiento efectivo de su ejecución y su posterior evaluación El Programa de trabajo es de buena calidad, esto es, el Programa de trabajo presenta en forma precisa las actividades del equipo consultor y las horas comprometidas, para todas las Actividades del Cronograma hay una descripción detallada y precisa de su contenido, que permitan efectuar un seguimiento de su ejecución y posterior evaluación. 5 puntos puntos 25 5 IX. CONSULTAS SOBRE DUDAS O ACLARACIONES Las dudas o aclaraciones deben hacerse por escrito, dirigidas al Comité de Compras y Contrataciones de la Tesorería de la Seguridad Social, dentro de los primeros 4 días laborables contados a partir de la fecha de publicación en el Portal de Compras Dominicano ( Las respuestas a las mismas serán realizadas a más tardar 2 días laborables después de la recepción en las oficinas de la TSS. 11 P a g e