INSTRUCTIVO DE PROVEEDORES

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1 Logo 1 de su organización INSTRUCTIVO DE PROVEEDORES Versión Responsable Fecha Actualización Página: 1. OBJETIVO Asegurar que la Selección de Proveedores para la adquisición de productos o servicios se realice garantizando la calidad, disponibilidad y condiciones de contratación requeridas por Atcal S.A.S., aplicando los criterios requeridos en la Evaluación y Reevaluación de Proveedores para cumplir con los procesos y actividades de forma oportuna y satisfactoria. 2. ALCANCE Inicia con la detección de la necesidad de compra por cualquiera de los procesos de la organización, continúa con la Selección de Proveedores, posteriormente con la prestación del servicio y/o entrega del producto y finaliza con la Evaluación y reevaluación de los proveedores. 3. DEFINICIONES Proveedores: La organización y/o persona natural que suministra un producto o servicio. Servicio: Son las diferentes actividades o beneficios intangibles suministrados a Atcal S.A.S., que satisfacen sus necesidades. Producto: Es el resultado de un proceso. Especificación del Servicio: Son los requerimientos hechos por Atcal S.A.S., para cada una de sus necesidades. Evaluación del Proveedor: Evaluación de desempeño de cada uno de los proveedores de tal forma que generen herramientas de mejoramiento interno en Atcal S.A.S., 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. TIPO DE PROVEEDORES CRÍTICOS Se han definido como críticos los siguientes grupos de proveedores, dado que afectan de forma directa la calidad de las actividades realizadas por las empresas: Web Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, líderes en sistemas de gestión de calidad y desarrollo de software info@atcalsas.com -

2 Logo 1 de su organización INSTRUCTIVO DE PROVEEDORES Versión Responsable Fecha Actualización Página: Proveedores de bienes o empresas que suministran productos Estos proveedores se evalúan frente al perfil definido de acuerdo con el producto requerido por la empresa para lograr este propósito, se aplica el proceso de selección de proveedor. Proveedores de repuestos, accesorios y suministros Otros (especificar cuáles) Siendo responsable de éste proceso el Jefe de Compras Proveedores de Servicios Se consideran críticos para la prestación del servicio aparte de los mencionados en el punto anterior los proveedores que prestan un servicio permanente en los siguientes aspectos: Proveedores de servicios de mantenimiento Mantenimientos de equipos informáticos (hardware / software) Asesores de la organización de las diferentes temáticas Revisoría fiscal Selección de proveedores Dependiendo de las necesidades de compra se realiza la búsqueda del proveedor por diversos medios tales como: Propuestas directamente recibidas. Recomendaciones. Herramientas como Internet. Directorio telefónico. Para seleccionar a los proveedores, en primera instancia se detallan las propuestas y si el Jefe de Compras lo considera necesario, se citan en las instalaciones de Atcal S.A.S., con el ánimo de obtener mayores conocimientos de los productos y/o servicios que ofrecen de acuerdo a las necesidades de Atcal S.A.S., Se observan varios parámetros definidos en el formato Selección y Evaluación de Proveedores. Web Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, líderes en sistemas de gestión de calidad y desarrollo de software info@atcalsas.com -

3 Logo 1 de su organización INSTRUCTIVO DE PROVEEDORES Versión Responsable Fecha Actualización Página: Una vez evaluados los factores definidos en el formato Selección y Evaluación de Proveedores, se selecciona al (los) mejor(es) candidato(s), si se presentan varias opciones y se considera apto, siempre y cuando cumpla lo más ajustado posible con el perfil requerido, de acuerdo a la calificación obtenida por cada uno de ellos, queda seleccionado el que presente la mejor calificación. Se comunica telefónicamente la decisión y se ingresa al listado de proveedores. A criterio del Jefe de Compras se define si se debe hacer visita a las instalaciones del proveedor; en el caso que se requiera se le comunica dicha decisión, esta se puede presentar en el caso de los productos químicos para conocer sus instalaciones y ver si cumple con las necesidades requeridas o cuando no es posible determinar si el potencial proveedor cumple con todos los requisitos necesarios con la entrevista realizada Evaluación Inicial de Proveedores El Jefe de Compras debe de realizar la Evaluación de Proveedores, bajo los criterios anteriormente descriptos en la Selección de Proveedores. Los resultados se registran en el formato Selección y Evaluación de Proveedores Re-evaluación La Re-evaluación consiste en calificar a cada proveedor en la prestación de los servicios y/o productos contratados. Esta re-evaluación se realiza teniendo en cuenta el puntaje obtenido en el proceso de selección de proveedores. Todos los resultados de las Re-evaluaciones se deben informar a los proveedores vía correo electrónico y telefónicamente con el fin de buscar un mejoramiento continuo. El Jefe de Compras es responsable de abrir una AZ de Proveedores con las siguientes subdivisiones: Fichas de Proveedores Evaluación de Proveedores Reevaluación de Proveedores Documentos de Proveedores (Cámara de Comercio y Rut) Web Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, líderes en sistemas de gestión de calidad y desarrollo de software info@atcalsas.com -

4 LOGO DE LA ORGANIZACIÓN GENERALIDADES PROVEEDOR EXCELENTE 20 BUENO 14 a 19 REGULAR 7 a 13 DEFICIENTE 6 a 0 1. Especificaciones Técnicas: Son las características del producto y/o servicio que se requieren tal como medidas, colores, conocimiento técnico en áreas específicas etc. Cumple en alto porcentaje las especificaciones técnicas requeridas en el producto y/o servicio a adquirir Cumple la mitad más uno de las especificaciones técnicas requeridas en el producto y/o servicio a adquirir Cumple menos de la mitad de las especificaciones técnicas requeridas en el producto y/o servicio a adquirir Cumple una o ninguna de las especificaciones técnicas requeridas en el producto y/o servicio a adquirir OBSERVACIONES 2. Precio: Es la propuesta economica que pasa el proveedor la cual debe ajustarse al presupuesto de la Se ajusta totalmente al presupuesto de la empresa Se encuentra ligeramente por encima del presupuesto de la empresa El costo de la propuesta es superior al presupuesto La propuesta se sale del presupuesto y es muy costosa. 3. Garantía: Es el tiempo y el servicio que preste el proveedor luego de la adquisición y/o prestación del servicio. Ofrece una garantía superior a lo que se encuentra en el mercado, ofreciendo confianza en e producto y/o servicio. La garantía es la misma equivalente a lo ofrecido por los demás proveedores y el mercado. La garantía es menor a lo equivalente en el mercado. No ofrece garantía de su servicio y/o prodcto 4. Forma de Pago: Son las diferentes clases de pago que le brindan al cliente y que se ajuste a las necesidades de la 5. Ofrece valor agregado en los servicios y/o productos prestados. (condiciones de pago, descuentos, despachos, se encuentra certificado? Años de experiencia) La calidad del producto y/o servicio es la requerida por la Brinda una opción de pago que se ajusta a las necesidades de la empresa y realmente es un complemento a su servicio y/o producto Los valores agregados que ofrece son un complemento al servicio, disminuye operación y brinda un apoyo a la empresa, tiene una excelente experiencia (mas de 15 años), sus referencias son intachables, cuenta con certificado de calidad ISO 9001 y lo aplica en su operación. Las opciones de pago que brinda el proveedor es lo normal que se ofrece en el mercado Los valores agregados que ofrece son buenos, la experiencia en el mercado esta dentro de lo normal (menos de 10 años), se brindaron buenas referencias. Las opciones de pago no son muy atractivas para la Ofrece pocos valores agregados y no se consideran tan relevantes para la NO ofrece ninguna opción de pago para la No cuenta con valores agregados L CRITERIO DE SELECCIÓN: Son seleccionados los proveedores con puntajes iguales o superiores a 80 puntos CRITERIO 120 Puntos 80 a 119 Puntos 40 a 79 Puntos 0 a 39 Puntos CONCEPTO EXCELENTE BUENO REGULAR Web DEFICIENTE PERIODICIDAD SELECCIONADO-UN AÑO SELECCIONADO-UN AÑO NO SELECCIONADO-CAMBIO DE PROVEEDOR NO SELECCIONADO-CAMBIO DE PROVEEDOR

5 LOGO EMPRESA RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES FECHA DD MM AA SELECCIÓN EVALUACIÓN DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE PRODUCTO Y/O SERVICIO: Versión: Responsable: Fecha de Pagina: No MATERIA PRIMA INSUMO SERVICIO NOMBRE O RAZÓN SOCIAL PROVEEDOR A OTRO CUÁL CONTACTO TELÉFONO Y/O FAX CALIFICACIÓN E B R D a 7 a 13 0 a 6 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PRECIO GARANTÍA FORMA DE PAGO CALIDAD VALOR AGREGADO CALIFICACIÓN PARCIAL OBSERVACIÓN CALIFICACIÓN TOTAL 0 PROVEEDOR B NOMBRE O RAZÓN SOCIAL CONTACTO TELÉFONO Y/O FAX CALIFICACIÓN E B R D a 7 a 13 0 a 6 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PRECIO GARANTÍA FORMA DE PAGO CALIDAD VALOR AGREGADO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIÓN CALIFICACIÓN TOTAL 0 PROVEEDOR C NOMBRE O RAZÓN SOCIAL CONTACTO TELÉFONO Y/O FAX CALIFICACIÓN E B R D a 7 a 13 0 a 6 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PRECIO GARANTÍA FORMA DE PAGO CALIDAD VALOR AGREGADO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIÓN CALIFICACIÓN TOTAL 0 PROVEEDOR SELECCIONADO Después de evaluar los proveedores es seleccionado el proveedor que tenga mayor calificación, teniendo en cuenta la propuesta más conveniente para la CRITERIO CONCEPTO PERIOCIDAD 120 Puntos 80 a 119 Puntos EXCELENTE BUENO SELECCINADO-UN AÑO SELECCINADO-UN AÑO 40 a 79 Puntos REGULAR NO SELECCIONADO-CAMBIO DE PROVEEDOR 0 a 39 Puntos DEFICIENTE NO SELECCIONADO-CAMBIO DE PROVEEDOR CONDICIONES DE LA COMPRA Web Firma Cargo: REVISA Y APRUEBA

6 LOGO EMPRESA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Versión: Responsable: Fecha de Actualización: Página: FECHA REEVALUACIÓN DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NOMBRE O RAZÓN SOCIAL CONTACTO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS - VALOR AGREGADO PRECIO GARANTÍA FORMA DE PAGO CALIDAD PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PLAN DE EMERGENCIA COPASST Y/O VIGÍA AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL PROVEEDOR RANGO CALIFICACIÓN E B R D a 6 TELÉFONO Y/O FAX OBSERVACIÓN CALIFICACIÓN PARCIAL CALIFICACION TOTAL 0 CRITERIO CONCEPTO PERIOCIDAD 100 Puntos EXCELENTE UN AÑO 80 a 99 puntos BUENO SEIS MESES 61 a 79 puntos REGULAR TRES MESES 0 a 60 puntos DEFICIENTE CAMBIO DE PROVEEDOR CALIFICACIÓN Después de evaluar los proveedores es seleccionado el proveedor que tenga mayor calificación Teniendo en cuenta la propuesta más conveniente para la empresa, se escogió a OBSERVACIONES RESPONSABLE RESPONSABLE Firma Nombre: Web Firma Nombre:

7 LOGO EMPRESA GENERALIDADES PROVEEDOR EXCELENTE 16 a 20 BUENO 11 a 15 REGULAR 10 a 6 DEFICIENTE 5 a 0 OBSERVACIONES 1. Especificaciones Técnicas: Son las características del producto y/o servicio que se requieren tal como medidas, colores, conocimiento técnico en áreas específicas etc. Cumple en alto porcentaje las especificaciones técnicas requeridas en el producto y/o servicio a adquirir Cumple la mitad más uno de las especificaciones técnicas requeridas en el producto y/o servicio a adquirir Cumple menos de la mitad de las especificaciones técnicas requeridas en el producto y/o servicio a adquirir Cumple una o ninguna de las especificaciones técnicas requeridas en el producto y/o servicio a adquirir 2. Precio: Es la propuesta económica que pasa el proveedor la cual debe ajustarse al presupuesto de la Se ajusta totalmente al presupuesto de la empresa Se encuentra ligeramente por encima del presupuesto de la empresa El costo de la propuesta es superior al presupuesto La propuesta se sale del presupuesto y es muy costosa. 3. Garantía: Es el tiempo y el servicio que preste el proveedor luego de la adquisición y/o prestación del servicio. Ofrece una garantía superior a lo que se encuentra en el mercado, ofreciendo confianza en e producto y/o servicio. La garantía es la misma equivalente a lo ofrecido por los demás proveedores y el mercado. La garantía es menor a lo equivalente en el mercado. No ofrece garantía de su servicio y/o prodcto 4. Forma de Pago: Son las diferentes clases de pago que le brindan al cliente y que se ajuste a las necesidades de la Brinda una opción de pago que se ajusta a las necesidades de la empresa y realmente es un complemento a su servicio y/o producto Las opciones de pago que brinda el proveedor es lo normal que se ofrece en el mercado Las opciones de pago no son muy atractivas para la No ofrece ninguna opción de pago para la 5.Calidad: Es la cualidad innata, carácterística absoluta y universalmente reconocida de un producto y/o servicio. Cuenta con certificación de calidad ISO 9001:2008 No cuenta con certificación pero el producto cuenta con buenos estándares de calidad. Los estándares de calidad del producto y/o servicio son regulares. Los estándares de calidad no cumplen con los requisitos mínimos 6. Ofrece valor agregado en los servicios y/o productos prestados. (condiciones de pago, descuentos, despachos, se encuentra certificado? Años de experiencia) La calidad del producto y/o servicio es la requerida por la Los valores agregados que ofrece son un complemento a su servicio, brinda un apoyo a la empresa, tiene una excelente experiencia (mas de 15 años), sus referencias son intachables, cuenta con certificado de calidad ISO 9001 y lo aplica en su operación. Los valores agregados que ofrece son buenos, la experiencia en el mercado esta dentro de lo normal (menos de 10 años), se brindaron buenas referencias. Ofrece pocos valores agregados y no se consideran tan relevantes para la No cuenta con valores agregados Web

8 7.Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Disciplina que trata de la prevencion de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo y de la proteccion y promoción de la salud de los trabajadores. (El proveedor debe tener establecido el sistema) Cuenta con la ejecución completa de los programas de medicina preventiva y del trabajo, seguridad de higiene industrial y ambiente. Cuenta con la ejecución parcial de los programas de medicina preventiva y del trabajo, seguridad de higiene industrial y ambiente. Cumple con menos de la mitad de la ejecución del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. No cuenta con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo 8. Programa de Gestión ambiental: Son las políticas encaminadas al cuidado del ambiente y preservación de un ambiente saludable. Cuenta con un programa adecuado de disposición de residuos y una matriz de impactos ambientales acorde a las necesidades de la organización. Cuenta con un buen programa de disposición de residuos y una matriz de impactos ambientales. Cuenta con un código de colores para la separación de residuos generados en la fuente. No cuenta con un programa de gestión ambiental. 9.Plan de Emergencias: Es el procedimiento en el cual se dan a conocer las acciones a tomar en caso de emergencia. Cuenta con un plan de emergencias diseñado conforme a la infraestructura de las instalaciones y con personal capacitado para responder ante una emergencia. (BRIGADISTAS) Cuenta con un plan de emergencia básico y con un equipo de brigadistas. Cuenta con rutas de evacuación en las instalaciones y divulgadas al personal. No cuenta con plan de emergencias ni con equipo de brigadistas. 10. Copaso y/o Vigía: Es el comité parietario de salud ocupacional y/o vigía. Tiene establecido el COPASST ó VIGIA y se cuenta con registro de reuniones realizadas, conforme a la normatividad legal vigente. Tiene establecido el COPASST ó VIGIA mas no se evidencia continuidad en las reuniones. Cuenta con actas de constitución del COPASST y/o VIGÍA más no cuenta con registros de reuniones. No tiene constituido el COPASST y/o VIGÍA 11. Afiliación al sistema de seguridad social Todos los trabajadores estan afiliados al sistema de seguridad social y cuentan con planillas actualizadas. Entre un 80 y un 99% de los trabajadores se encuentran afiliados al sistema de seguridad social. Entre un 50 y un 80% de los trabajadores se encuentran afiliados al sistema de seguridad social. Menos del 50% de los trabajadores se encuentran afiliados al sistema de seguridad social. CRITERIO DE SELECCIÓN: Son seleccionados los proveedores con puntajes iguales o superiores a 80 puntos CRITERIO CONCEPTO PERIODICIDAD 100 Puntos EXCELENTE UN AÑO 80 a 99 puntos BUENO SEIS MESES 61 a 79 puntos REGULAR TRES MESES 0 a 60 puntos DEFICIENTE CAMBIO DE PROVEEDOR Web