H. Ayuntamiento de Metepec Procedimiento para la elaboración de Proyectos de Mejora PRO-DIG-UIN-008

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1 H. Ayuntamiento de Metepec Procedimiento para la elaboración de 3 3 ELABORÓ Lic. Gerardo Alexandro de la Mora Gómez Encargado de Área REVISÓ Lic. Sergio Palma González Jefe de la Unidad de Innovación AUTORIZÓ Mtra. Ivette Franco Romero Directora de Innovación Gubernamental

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos generales para la administración e integración de proyectos de mejora, utilizando la metodología del círculo PHVA, a fin de incrementar la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad de la administración pública de Metepec. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a las dependencias y organismos de la administración pública de Metepec, que tienen procesos documentados en el Sistema de Gestión de la Calidad y que identifican la necesidad de incorporar mejoras a su proceso y servicio. 3. REFERENCIAS Procedimiento para la integración de procedimientos de los procesos documentados del SGC. Manual de la Calidad. Norma ISO 9000:2005 Norma ISO 9001:2008 Norma ISO 9004:2000 PRO-DIG-UIN-001 MDC-DIG-UIN-001 NMX-CC-9000-IMNC-2005 NMX-CC-9001-IMNC-2008 NMX-CC-9004-IMNC TERMINOLOGÍA 4.1. Acción Correctiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. (ISO 9000:2005, 3.6.5) 4.2. Actuar. Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. (ISO 9001:2008) Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Puede ser por ejemplo un reproceso o una reclasificación. Puede realizarse junto con una acción correctiva. (ISO 9000:2005, 3.6.6) 4.4. Hacer. Implementar los procesos. (ISO 9001:2008) PHVA. Metodología conocida como Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (ISO 9001:2008) Planificar. Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización. (ISO 9001:2008) Verificar. Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. (ISO 9001:2008). Página 2 de 6

3 4.8. Reclasificación. Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales. (ISO 9000:2005, 3.6.8) 4.9. Reproceso. Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. (ISO 9000:2005, 3.6.7) Restricción. Limitación, disminución de los gastos. Medidas de razonamiento decretadas en época de escasez. (Diccionario Básico) 5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD 5.1. Es responsabilidad del representante de la dirección establecer, revisar, actualizar, controlar y distribuir el presente procedimiento Es responsabilidad de los dueños de proceso, aplicar el presente procedimiento para la correcta administración de proyectos de mejora, utilizando la metodología del Círculo PHVA Es responsabilidad del personal involucrado en los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, conocer y apoyar la aplicación de este procedimiento. 6. DESARROLLO 6.1. Recomendación para el dueño de proceso: Para mejorar la planificación en los proyectos de mejora es indispensable, asignar tiempo y recursos suficientes al trabajo de planificación de la calidad, adoptar un enfoque más estructurado y crear una amplia base de datos, derivada de las lecciones aprendidas Los dueños de proceso y el personal involucrado deben analizar si la prestación de los servicios que entregan responden a las necesidades detectadas; de no cumplirlas, posteriormente deberán preparar un plan en el que trabajarán para cumplir con la satisfacción del usuario El planear, los debe llevar a establecer metas y objetivos, para realizar esta tarea deben realizarse cuestionamientos tales como: Cuáles podrían ser los logros más importantes de este proyecto de mejora?, Qué cambios son deseables? Así como definir los logros en términos concretos y medibles, Cuál es el plazo de tiempo máximo y mínimo estimado?, Qué método utilizaremos para alcanzar las metas?, Qué datos hay que reunir?, Cómo se van a obtener?, Qué acciones se tienen que tomar?, Cómo vamos a estructurar el trabajo?, Qué recursos se van a invertir? y Cómo se va a controlar el avance y/o resultados? 6.4. Hacer. Es ejecutar las acciones planeadas Al evaluar, se debe comparar el grado de avance y actuar sobre la diferencia, así como comparar el resultado final contra los objetivos programados. Cuando se verifican, los resultados del seguimiento y Página 3 de 6

4 la medición se debe poner atención en los efectos de las acciones, y cuestionarse Cómo se van a observar y a revisar los efectos producidos por el cambio?, qué aprendimos? Y estudiar los resultados y comunicarlos al dueño de proceso Actuar, tomar las acciones correctivas apropiadas, verificar el efecto de mismas, apoyarse en el procedimiento para acciones correctivas, los cuales establecen puntos de control para asegurar la continuidad de la mejora. 6.7 Para mejor entendimiento se debe consultar el siguiente esquema y el diagrama de flujo, después de haber realizado los 12 pasos, se deben plasmar en el formato de proyectos de mejora. El llenado del formato de administración de proyectos de mejora consiste en la siguiente forma: ACTUAR Prevención de la Recurrencia Planear Formación del Equipo Definición del Problema EVALUAR Verificación Acción Intermedia HACER 10 Solución de Problemas 4 Recabar Datos Implementación 9 5 Decisión Análisis de Datos Evaluación de Soluciones Determinación de Soluciones Alternas Determinación de Alcance/Causas PLANEAR Página 4 de 6

5 6.9 TITULO (1) Escribir el nombre del proyecto de mejora DEPENDENCIA U ORGANISMO (2) Escribir el nombre de la dependencia u organismo responsable de la ejecución del proyecto de mejora FECHA DE REGISTRO (3) Anotar la fecha en la que se inicia la integración del proyecto de mejora respetando la siguiente estructura los dos primeros dígitos para el día, las tres primeras letras para el mes en mayúsculas y cuatro dígitos para asignar el año, ejemplo: (25/FEB/2010) FECHA DE APROBACIÓN (4) Anotar la fecha en la que el titular de la dependencia u organismo aprueba el proyecto de mejora respetando la siguiente estructura los dos primeros dígitos para el día, las tres primeras letras para el mes en mayúsculas y cuatro dígitos para asignar el año, ejemplo: (29/ABR/2010) COORDINADOR DEL PROYECTO (5) Escribir el nombre del dueño de proceso por ser el responsable de vigilar la ejecución del proyecto de mejora hasta su conclusión PARTICIPANTES (6) Escribir el nombre y puesto de los integrantes del equipo y áreas que representan DESCRIPCIÓN (7) Visualizar el proyecto y enunciar las características importantes del mismo en forma clara y concisa OBJETIVO (8) Describir las metas a las que se quiere llegar. El enunciado deberá contar con los siguientes elementos: Verbo en infinitivo (terminación ar, er, ir) + Elemento a medir + Área de énfasis PRODUCTOS DEL PROYECTO (9) Son los entregables del proyecto; documentos, análisis, conclusiones, información, propuestas, etc. (resultados intermedios y finales a entregar) JUSTIFICACIÓN (10) Necesidad que se ha de cubrir, problema que se va a solucionar, rentabilidad de la inversión o costo-beneficio en valor monetario (frutos mayores que la inversión) MÉTODO DE TRABAJO (11) Indicar el esquema o patrón que estructurará al conjunto de acciones para lograr los resultados esperados ACCIONES (12) Son las actividades que podrían equipararse a las de una ruta crítica, por lo que deben ser concretas RESPONSABLE (13) Se establecerá el nombre y puesto de la(s) persona(s) que ejecutará cada una de las acciones programadas FECHA LÍMITE (14) Anotar la fecha establecida para cumplir cada acción programada la cual deberá respetar la siguiente estructura los dos primeros dígitos para el día, las tres primeras letras para el mes en mayúsculas y cuatro dígitos para asignar el año, ejemplo: (25/MAR/2010). Página 5 de 6

6 6.23 CONCLUSIONES (15) Indicar las recomendaciones, acciones de prevención o comentario relacionado con la implementación del proyecto de mejora APROBACIONES (16) Se deberán establecer las aprobaciones correspondientes para dar formalidad y obtener el compromiso de la dirección, por lo que en el apartado de elaboró se establecerá el nombre y la firma de la persona del equipo de trabajo que realizó el proyecto pudiendo ser el dueño de proceso, en revisó se escribirá el nombre y firma del dueño de proceso por ser él el responsable de verificar la ejecución del proyecto y en el apartado de autorizó se anotará nombre y firma del titular de la dependencia u organismo. 7. ANEXOS Los anexos se encuentran disponibles en la página de internet del SGC. Anexo 1. Administración de FOR-DIG-UIN DISTRIBUCIÓN Este procedimiento está disponible en la página de internet 9. HISTORIAL DE CAMBIOS NIV. DE REV.: FECHA: DESCRIPCIÓN: 0 20/DIC/2009 Emisión del documento. 1 14/ENE/2010 Cambio de Imagen Institucional, nombre de nuevas autoridades y modificación de los apartados 2., 8. y /MARZO/2011 De conformidad al acuerdo de cabildo N. 348/2010 establecido en la gaceta municipal No. 43 de fecha 17 de diciembre de 2010 donde se estableció nuevo logotipo, se incluyó en la imagen institucional del SGC dicho logotipo. 3 11/DIC/12 En la Octava Sesión Solemne de Cabildo de fecha 11 de diciembre de 2012, tomaron protesta las nuevas autoridades municipales. 4 16/ENE/13 Cambio de Imagen Institucional. 5 04/FEB/14 Cambio de la imagen institucional, así como la fecha y versión vigente. 6 01/MAR/14 Se cambió el nombre del Titular de la FIN DEL DOCUMENTO Página 6 de 6

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